Zusammenfassung – Rechnungsprogramme für Gebäudereiniger
Allgemeine Rechnungsprogramme wie Lexware, sevdesk, WISO MeinBüro oder orgaMAX funktionieren für einfache Rechnungen – aber sie verstehen die Abrechnungslogik der Gebäudereinigung nicht: Dauerrechnungen aus Objektstrukturen, Sonderleistungen, §13b für Subunternehmer, Leistungsnachweise als Rechnungsgrundlage.
Branchensoftware wie Mendato verbindet Auftragsplanung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem System – Rechnungen entstehen automatisch aus erbrachten Leistungen. Ab 99 €/Monat für 0–10 Reinigungskräfte.
Word & Excel sind kostenlos, aber riskant: keine E-Rechnungsfähigkeit, keine Pflichtangaben-Prüfung, kein Controlling.
01 – Das ProblemWarum Gebäudereiniger ein spezielles Rechnungsprogramm brauchen
Die Rechnungsstellung in der Gebäudereinigung funktioniert grundlegend anders als in anderen Branchen. Während ein Handwerker eine Rechnung pro Auftrag schreibt, hat ein Reinigungsbetrieb mit 50 Objekten jeden Monat 50+ Dauerrechnungen – plus Sonderrechnungen für Glasreinigung, Grundreinigung oder Baureinigung.
Ein allgemeines Rechnungsprogramm behandelt jede Rechnung als Einzelvorgang. Aber in der Gebäudereinigung ist die Rechnung immer das Ergebnis eines Prozesses: Auftrag → Einsatzplanung → Zeiterfassung → Leistungsnachweis → Rechnung. Wenn dein Rechnungsprogramm diesen Prozess nicht versteht, landest du bei doppelter Dateneingabe, fehlenden Positionen und verlorener Kontrolle.
⚠ Das kostet dich ein falsches Rechnungsprogramm
Reinigungsunternehmen mit 30–50 Objekten verbringen laut Branchenberichten 15–25 Stunden pro Monat allein mit der Rechnungserstellung, wenn sie allgemeine Software nutzen. Mit einer integrierten Branchenlösung reduziert sich der Aufwand auf 2–4 Stunden – weil Rechnungen automatisch aus den Aufträgen und Leistungsnachweisen generiert werden.
02 – AnforderungenDie 5 Anforderungen an eine Rechnungssoftware für Gebäudereiniger
Bevor du dich für ein Programm entscheidest, prüfe diese fünf branchenspezifischen Kriterien:
1. Dauerrechnungen & Objektlogik
80 % deines Umsatzes kommt aus Unterhaltsreinigung – und die wird über Dauerrechnungen abgerechnet. Dein Rechnungsprogramm muss verstehen: Ein Objekt hat mehrere Reinigungsarten mit unterschiedlichen Intervallen, Preisen und Zeiträumen. Eine einfache „wiederkehrende Rechnung“ reicht nicht.
2. Abrechnungsvorbereitung aus Leistungsdaten
Die Rechnung sollte sich aus den tatsächlich erbrachten Leistungen ableiten: Welche Reinigungen wurden ausgeführt? Welche Sonderleistungen kamen hinzu? Ein gutes Programm generiert die Rechnung automatisch – ohne manuelles Zusammensuchen.
3. E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (Betriebe >800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle) musst du auch senden können. Dein Programm muss XRechnung und ZUGFeRD beherrschen – besonders wenn du öffentliche Auftraggeber bedienst.
4. §13b UStG (Reverse Charge) für Subunternehmer
Wenn du mit Subunternehmern arbeitest, wird die Umsatzsteuer umgekehrt – du stellst eine Gutschrift ohne MwSt. aus. Dein Rechnungsprogramm muss §13b korrekt abbilden können.
5. DATEV-Export & Steuerberater-Anbindung
Die wenigsten Reinigungsunternehmen machen die Finanzbuchhaltung selbst. Also muss dein Programm einen sauberen DATEV-Export liefern, den dein Steuerberater direkt importieren kann.
„Ich hatte vorher Lexware, dann Microsoft Dynamics – beides zu umständlich für unsere Abrechnungslogik. Erst mit Mendato konnte ich Subunternehmer deutschlandweit sauber abrechnen.“
03 – Allgemeine ProgrammeKategorie 1: Allgemeine Rechnungsprogramme
Allgemeine Rechnungsprogramme wie Lexware, sevdesk, WISO MeinBüro oder orgaMAX sind für Freelancer und Kleinunternehmen aller Branchen gemacht. Sie bieten solide Rechnungsstellung und Banking – aber sie kennen die Gebäudereinigung nicht.
✓ Was allgemeine Programme gut können
- Rechnungen, Angebote, Mahnungen erstellen
- Banking & Kontoabgleich
- UStVA & EÜR/Bilanz
- E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)
- DATEV-Export
⚠ Was sie nicht können
- Dauerrechnungen aus Objektstruktur
- Sonderleistungen pro Objekt hinzufügen
- Rechnung aus Zeiterfassungsdaten ableiten
- §13b-Gutschriften für Subunternehmer
- Controlling auf Objektebene
Hier sind die vier gängigsten allgemeinen Programme und wie sie sich für Gebäudereiniger schlagen:
Mendato vs. Lexware
Lexware Office ist der Klassiker für Selbstständige. Stark bei Banking und Steuererklärung – aber ohne Objektlogik, Dauerrechnungen und Zeiterfassung für die Gebäudereinigung.
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Mendato vs. sevdesk
sevdesk glänzt mit moderner UI und gutem Banking. Wiederkehrende Rechnungen ja – aber keine Leistungspositionen pro Objekt, keine Abrechnungsvorbereitung aus Einsatzdaten.
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Mendato vs. WISO MeinBüro
WISO MeinBüro bietet solide Buchhaltung mit Bankmatching und UStVA. Aber die Abrechnungslogik für Unterhaltsreinigung mit Sonderpositionen fehlt komplett.
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Mendato vs. orgaMAX
orgaMAX ist ein Desktop-Allrounder mit Warenwirtschaft. In der Gebäudereinigung fehlt die Cloud-Fähigkeit und die branchenspezifische Rechnungserstellung.
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💡 Wann allgemeine Programme reichen
Wenn du Solo-Reinigungskraft bist, nur Einzelrechnungen schreibst (keine Dauerobjekte) und keine Mitarbeiter hast, kann ein sevdesk oder Lexware genügen. Sobald du wiederkehrende Objekte, Mitarbeiter oder Subunternehmer hast, stoßen sie an ihre Grenzen.
04 – BranchensoftwareKategorie 2: Branchensoftware für Gebäudereinigung
Branchensoftware löst das Kernproblem: Rechnungen entstehen automatisch aus der operativen Arbeit. Du planst Aufträge, deine Mitarbeiter stempeln Zeiten, und am Monatsende generiert das System alle Rechnungen – inklusive Sonderleistungen und Leistungsnachweisen.
Neben Mendato gibt es zahlreiche weitere Branchenlösungen. Wir haben sie alle verglichen – hier die Übersicht:
Mendato vs. Fortytools
Einsatzplanung und Zeiterfassung mit Branchenfokus. Unterschiede in Systemarchitektur, Controlling-Tiefe und Preismodell.
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Mendato vs. PlanD
PlanD fokussiert auf Einsatzplanung und Disposition. Direkter Vergleich bei Buchhaltung, Zeiterfassung und Controlling.
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Mendato vs. Profacilo
Etablierte Lösung. Softwareaufbau, Abrechnung und Preise verglichen.
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Mendato vs. CleanManager
Dänisches Tool mit deutschem Marktstart. Funktionen und Preise verglichen.
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Mendato vs. BSS.CLEAN
Kalkulations-Fokus. Funktionen, Preise & Sub-Management verglichen.
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Mendato vs. BlueTem
Modularer Aufbau. Abrechnung, Zeiterfassung und Preise verglichen.
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Mendato vs. ADDIGO
ERP für Facility Services. Buchhaltung und Controlling verglichen.
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Mendato vs. SAPHIR
ERP-Verwaltung vs. operative Steuerung verglichen.
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Mendato vs. DIGRAS
ERP-Logik vs. Einsatzlogik verglichen.
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Mendato vs. GEK Software
Kalkulation vs. operativer Betrieb verglichen.
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Mendato vs. iQTrust
Abrechnung und Transparenz verglichen.
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Mendato vs. Blink
Zeiterfassung und Planung für Gebäudereiniger verglichen.
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„Wir stellen 50–75 Rechnungen mit 2 Klicks vom Handy. Verwaltung fühlt sich nicht mehr nach Arbeit an.“
05 – DIY-LösungenKategorie 3: Word, Excel & manuelle Lösungen
Viele Reinigungsunternehmen starten mit Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen. Das funktioniert am Anfang – skaliert aber nicht:
Word & Excel
- Keine E-Rechnungsfähigkeit (ab 2027/2028 Pflicht)
- Keine Prüfung der Pflichtangaben
- Fortlaufende Rechnungsnummer manuell – fehleranfällig
- Kein DATEV-Export, kein Banking
- Kein Mahnwesen, keine OP-Liste
- Keine Verknüpfung zu Zeiterfassung
Branchensoftware
- E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)
- Pflichtangaben automatisch geprüft
- Fortlaufende Nummernkreise automatisch
- DATEV-Export, Bankabgleich
- Automatisches Mahnwesen, OP-Übersicht
- Rechnung direkt aus Zeiterfassung
⚠ E-Rechnung macht Word & Excel zum Auslaufmodell
Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz E-Rechnungen senden können. Ab 2028 gilt das für alle. Word und Excel können keine strukturierten XML-Rechnungsdaten erzeugen – du brauchst spätestens dann ein Rechnungsprogramm. Mehr dazu: E-Rechnung in der Gebäudereinigung.
06 – MatrixGroße Vergleichsmatrix: Alle Programme auf einen Blick
Hier siehst du auf einen Blick, welche Funktionen die verschiedenen Programmtypen bieten – speziell für die Anforderungen der Gebäudereinigung:
| Funktion | Word/Excel | Lexware | sevdesk | WISO MB | orgaMAX | Mendato |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Einzelrechnungen | Manuell | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dauerrechnungen mit Objektlogik | ✗ | ✗ | Einfach | Einfach | ✗ | ✓ Voll |
| Abrechnungsvorbereitung aus Leistung | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| E-Rechnung XRechnung | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | Eingeschr. | ✓ |
| E-Rechnung ZUGFeRD | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | Eingeschr. | ✓ |
| §13b Reverse Charge | ✗ | Manuell | Manuell | Manuell | Manuell | ✓ Auto |
| DATEV-Export | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Banking / Kontoabgleich | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Via DATEV |
| Integrierte Zeiterfassung | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ GPS |
| Einsatzplanung | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Controlling je Objekt | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Subunternehmer-Portal | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Preis/Monat | 0 € | ab 8 € | ab 9 € | ab 12 € | ab 9 € | ab 99 € |
Stand: Februar 2026. Preise laut Anbieter-Websites. Alle Angaben ohne Gewähr.
07 – EmpfehlungWelches Programm passt zu dir?
Die Antwort hängt von deiner Betriebsgröße und Abrechnungslogik ab:
Solo-Reinigung, keine Mitarbeiter, nur Einmalaufträge
→ sevdesk oder Lexware genügen. Du brauchst keine Objektlogik und kein Controlling.
1–10 Reinigungskräfte, erste Dauerobjekte
→ Mendato Starter (99 €/Monat). Sobald du Mitarbeiter auf verschiedene Objekte schickst und Dauerrechnungen schreibst, sparst du mit einer integrierten Lösung mehr als sie kostet.
10–50 Reinigungskräfte, Subunternehmer
→ Mendato Professional (199–299 €/Monat). Subunternehmer-Portal, §13b-Gutschriften und Nachkalkulation werden zu Differenzierungskriterien.
50–100+ Reinigungskräfte, Großkunden
→ Mendato Enterprise (ab 499 €/Monat). Kundenportal, Filialabrechnung und Objektcontrolling sind Pflicht.
„Ich hatte Profacilo und bin mit über 200 Reinigungskräften und 40 Subunternehmern zu Mendato gewechselt. Der Umstieg lief schnell und einwandfrei.“
💡 Mendato ersetzt nicht die Finanzbuchhaltung
Mendato ist kein Ersatz für DATEV oder die Buchhaltung deines Steuerberaters. Mendato deckt die branchenspezifische Abrechnungsvorbereitung ab: Von der Leistungserfassung bis zur fertigen Rechnung. Der DATEV-Export übergibt alles sauber an deinen Steuerberater. Viele Kunden nutzen Mendato parallel zu Lexware oder DATEV – ohne Doppelarbeit.
Rechnungen, die sich selbst schreiben
Von der Zeiterfassung über den Leistungsnachweis bis zur fertigen Rechnung – automatisch.
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