Mendato vs. sevdesk – Buchhaltungssoftware für Gebäudereiniger im Vergleich

01 – EinführungWarum dieser Vergleich?

Dieser Vergleich stellt Mendato und sevdesk gegenüber – mit Fokus auf Buchhaltung: Rechnungsstellung, Mahnwesen, Bankmatching, Unterhaltsreinigungs-Abrechnung, E-Rechnungen und Auswertungen.

sevdesk ist eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für Selbstständige und Unternehmen. Es geht hier nicht um manuelle Rechnungserstellung, sondern um: Wie gut lässt sich Abrechnung automatisieren? Und wie gut verbindet sie sich mit Zeiten, Mengen und Nachweisen?

Für die Unterhaltsreinigung zählt ein zuverlässiger Abrechnungsprozess. Für die Sonderreinigung: schnelle Übersetzung von Stunden und Mengen in Rechnungen. Seit 01.01.2025 ist E-Rechnung im B2B-Alltag Pflicht.

02 – ProduktfokusZwei komplett verschiedene Welten

sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige und KMU: Belege, Rechnungen, Mahnungen, Banking, Auswertungen (sevdesk.de/buchhaltungssoftware). Bewusst branchenübergreifend – Vorteil für klassische Buchhaltung, Nachteil wenn Abrechnung von Objektlogik abhängt.

Mendato ist auf Gebäudedienstleister spezialisiert: komplette Prozesskette von Abrechnung bis Controlling. Buchhaltung hängt hier an Objekt, Auftrag, Mengen, Nachweisen und Reklamationen.

03 – SoftwareaufbauEine Plattform vs. rollenbasierte Bereiche

sevdesk ist eine Web-Plattform mit Teamarbeit über Benutzerrechte, kostenlosem Steuerberaterzugang und DATEV/ADDISON-Export (sevdesk.de/zusammenarbeit).

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb (Operations), Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht.

04 – OrganisationslogikKontakte vs. Kunde → Objekt → Auftrag

In der Gebäudereinigung gilt selten „ein Kunde = eine Rechnung“. Filialkunden, Sammelrechnungen, objektbezogene Pflichtangaben – das ist Alltag.

sevdesk: Kontakte und Adressen

sevdesk arbeitet über Kontakte und Belege. Du kannst bei einem Kunden mehrere Adressen hinterlegen. Als Workaround bei wenigen Objekten tauglich – eine echte Kunde → Objekt → Auftrag-Struktur fehlt.

Mendato: Kunde → Objekt → Auftrag als Standard

Mendato bildet genau diese Realität ab: Kunde, darunter Objekte, darunter Aufträge und Leistungen. Du entscheidest pro Kunde, ob Objekte gebündelt oder getrennt abgerechnet werden – ohne Workarounds.

05 – AbrechnungsvorbereitungNach der Rechnung vs. vor der Rechnung

„Rechnung schreiben“ ist selten das Problem. Das Problem: Ist alles abrechnungsreif? Reklamationen, Schließzeiten, fehlende Nachweise – ohne Prüfung gehen falsche Rechnungen raus.

sevdesk zeigt offene Posten, Zahlungseingänge und fällige Termine. Das ist Forderungsmanagement nach der Rechnung (sevdesk.de Ratgeber). Eine Abrechnungsvorbereitung musst du typischerweise außerhalb bauen.

Mendato bietet eine Postenliste als Abrechnungs-Workspace vor der Rechnung: prüfen → klären → freigeben → bündeln → Rechnung erstellen → versenden. Fehler sinken, Rückfragen sinken, Ausnahmen werden Standard.

06 – Wiederkehrende AbrechnungIntervall-Logik vs. Posten-Logik

In der Unterhaltsreinigung zählt: Rechnungen monatlich automatisch erstellen und trotzdem bei Abweichungen reagieren können.

sevdesk bietet wiederkehrende Rechnungen: Vorlage anlegen, Intervall wählen, automatische Erstellung. Optional mit E-Mail-Versand, Briefversand derzeit nicht möglich (sevdesk Hilfe). Funktioniert sauber – solange sich an der Leistung wenig ändert.

Mendato setzt wiederkehrende Abrechnung über abrechnungsreife Posten um: objekt- und auftragsbezogen, vor dem Versand prüfbar. Abweichungen (Reklamationen, fehlende Nachweise) fallen im gleichen Ablauf auf.

07 – DauerrechnungenEin Dokument vs. monatlich neue Rechnungen

Viele Gebäudedienstleister arbeiten mit Dauerschuldverhältnissen. Dauerrechnung = einmal ausstellen, stabil laufen lassen (IHK Pfalz).

sevdesk löst das über wiederkehrende Rechnungen: einrichten, Intervall, automatischer Versand (sevdesk.de). Es entstehen fortlaufend neue Rechnungen – Serien-Logik, nicht Dauer-Logik.

Mendato bietet Dauerrechnungen als eigenen Prozess: einmal anlegen, objektbezogen zuordnen, dauerhaft nutzen. Das reduziert Handgriffe und hält die Abrechnung stabil.

08 – E-Rechnungen & Operative DatenStrukturierte Formate und Echtzeit-Mengen

E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)

sevdesk kann E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und validieren – inklusive ZUGFeRD und XRechnung (sevdesk.de). Das ist ein klarer Pluspunkt. Mendato kann E-Rechnungen ebenfalls abbilden. Praxis-Hinweis: Bei Behörden brauchst du oft die Leitweg-ID (BMF FAQ).

Operative Daten in der Buchhaltung

Bei Leistungen nach Menge oder Stunden (Hotelzimmer, Glasreinigung, Baureinigung) braucht die Buchhaltung jeden Monat operative Daten.

sevdesk bietet ein Zeiterfassung-Add-on für Zeiten auf Kunden/Projekte (sevdesk.de/zeiterfassung). Arbeitsscheinbasierte Abnahmen oder mobile Mengenmeldungen pro Objekt sind kein Standard in einer Buchhaltungssoftware.

Mendato verbindet operative Daten direkt mit der Abrechnung. Reinigungskräfte geben Mengen in der App ein – der Posten wird in Echtzeit angepasst. Arbeitsscheine werden automatisch berücksichtigt. 📹 Video: Zeiterfassung

09 – UStVA & BankmatchingSteuer und Zahlungsabgleich

Umsatzsteuer-Voranmeldung

sevdesk bietet die UStVA als integrierte Funktion: automatisch erstellen und direkt per ELSTER ans Finanzamt – inklusive Erinnerung, Protokoll und Korrektur (sevdesk.de). Das ist ein klarer Pluspunkt.

Mendato fokussiert auf saubere Datenvorbereitung und strukturierten Export an Steuerberater oder Buchhaltungssystem.

Bankmatching

sevdesk positioniert Banking als Kernfunktion: über 4.000 Banken, automatische Zuordnung, CSV/MT940-Import (sevdesk.de/online-banking). Hier ist sevdesk sehr stark.

Mendato bietet Import und Abgleich im Abrechnungsprozess: Posten → Rechnung → Zahlung → Status. Passt besser zu vielen wiederkehrenden Rechnungen über viele Objekte.

10 – Subunternehmer & ControllingGutschriften, BWA und Objektsteuerung

Subunternehmer-Abrechnung

sevdesk bietet Gutschrift-Funktionen: Stornorechnung vs. Gutschrift und Gutschrift mit Grund „Honorar“ (sevdesk Hilfe). Eine komplette Subunternehmer-Steuerung als operativer Prozess ist nicht der Kern.

Mendato behandelt Subunternehmer als operativen Prozess mit eigenem Portal und Gutschriftensystem. 📹 Video: Gutschriften

Controlling & Kennzahlen

sevdesk bietet BWA (DATEV-Vorbild, Tarif „Buchhaltung Pro“), Summen- und Saldenliste, Filter nach Kostenstellen (sevdesk Hilfe: BWA). Sehr gute buchhalterische Kennzahlen – aber an Buchungen und Konten gebunden, nicht an Objekten.

Mendato setzt Controlling dort an, wo die Marge entsteht: im Objekt und im Auftrag. Deckungsbeitrag pro Objekt, A/B/C-Analyse nach Ergebnis, Minderungen durch Reklamationen – alles objektbezogen.

11 – PreisePreise & Kostenstruktur

sevdesk ist im Einstieg günstiger. Wichtig: „Ab“-Preise gelten bei 24 Monaten Laufzeit, Add-ons erhöhen die Kosten (sevdesk.de/preise). sevdesk bietet 14 Tage Testphase, Mendato bietet 7 Tage kostenlos ohne Kreditkarte.

12 – Vergleichstabellesevdesk vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitFür wen ist was die richtige Wahl?

sevdesk

sevdesk ist stark, wenn du eine klassische Buchhaltungs- und Rechnungssoftware suchst: wiederkehrende Rechnungen automatisieren, Mahnwesen, Banking, UStVA per ELSTER. Auch E-Rechnungen und Steuerberaterzugang sind klare Pluspunkte.

In der Gebäudereinigung wird es eng, sobald Abrechnung nicht nur „Rechnung + Zahlung“ ist. Wenn du vorher prüfen musst: Stimmt die Leistung? Sind Nachweise da? Gab es Reklamationen? Welche Objekte gehen zusammen? – Das löst sevdesk nicht als Standardprozess.

Mendato

Mendato spielt genau hier seinen Branchenschnitt aus: Die Postenliste als Abrechnungs-Workspace macht Abrechnung prüfbar und skalierbar. Dauerrechnungen sind ein eigener Prozess. Operative Daten fließen in Echtzeit. Subunternehmer werden als Prozess behandelt.

Kurz: Wenn du „Buchhaltung als Buchhaltung“ suchst, ist sevdesk oft ein sehr guter Fit. Wenn du „Buchhaltung als Teil deiner operativen Reinigungsprozesse“ automatisieren willst, ist Mendato in der Regel die passendere Logik.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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