Mendato vs. Crewmeister – Der vollständige Softwarevergleich für Gebäudereiniger (2026)

01 – EinführungWarum dieser Vergleich für Gebäudereiniger wichtig ist

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung die Grundlage für Planung, Lohn, Nachweise und Controlling. Bei der Suche nach Software stoßen viele Betriebe auf zwei Namen: Crewmeister und Mendato. Beide ermöglichen digitale Zeiterfassung per App – in der Praxis lösen sie jedoch unterschiedliche Probleme.

Die Gebäudereinigung ist organisatorisch anspruchsvoll: viele Objekte, feste Intervalle, wechselnde Teams. Entscheidend ist, wie Zeiten strukturell eingebettet sind – einem Objekt, einer Leistung oder einer Abrechnung zugeordnet. Genau hier trennen sich einfache Zeiterfassungstools von branchenspezifischen Lösungen.

Dieser Vergleich prüft beide Systeme entlang der realen Anforderungen von Gebäudereinigern. Er richtet sich an kleine und mittlere Betriebe, die wachsen oder professioneller steuern wollen. Mehr Grundlagen findest du im Leitfaden Zeiterfassung in der Gebäudereinigung.

02 – ProduktfokusZeiterfassung vs. Branchensoftware

Crewmeister positioniert sich als branchenübergreifende Zeiterfassungssoftware. Der Vorteil: sehr einfacher Einstieg, wenig Komplexität und schnell verständlich für kleine Teams. Der Nachteil: fehlender Branchenkontext und begrenzte Tiefe für komplexe Einsatzmodelle. (Quelle: crewmeister.com)

Mendato verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz. Die Software ist ausschließlich für Gebäudedienstleister entwickelt. Zeiterfassung ist kein isoliertes Tool, sondern ein Baustein innerhalb eines Gesamtprozesses – von der Auftragsplanung bis zum Controlling. Crewmeister beantwortet: „Wann hat jemand gearbeitet?“ Mendato beantwortet: „Wer hat wo, was, wann, für wen und zu welchen Kosten gearbeitet?“

03 – SoftwareaufbauZentrales Tool vs. spezialisiertes App-System

Crewmeister ist als zentrales Zeiterfassungstool konzipiert: eine Web-Oberfläche für die Verwaltung und eine mobile App für Mitarbeitende. Alle Funktionen liegen in einem Systemkontext. Das sorgt für schnellen Einstieg und geringe Komplexität. Rollen und Berechtigungen sind vorhanden, die Trennung bleibt jedoch relativ flach – eine branchenspezifische Objektleiter-Logik ist nicht als Standardstruktur dokumentiert. (Quelle: crewmeister.com)

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht. Das senkt die Komplexität pro Nutzer und reduziert Fehlbedienungen.

04 – OrganisationsformWie werden Kunden, Objekte und Leistungen strukturiert?

Crewmeister ist organisatorisch auf die Mitarbeiterebene ausgerichtet. Zeiten werden von Mitarbeitenden erfasst und können Projekten zugeordnet werden. Was strukturell nicht vorhanden ist: keine echte Kundenebene, keine Objektebene, keine Auftragsebene. Projekte können Einsätze grob strukturieren, ersetzen aber keine leistungsbezogene Organisationslogik.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Objekt kann mehrere Aufträge enthalten – z. B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Grundreinigung. Jeder Auftrag verfügt über eigene Planung, Schichten, Zeiten, Mitarbeitende, Dokumente und Auswertungen. Dadurch bleibt auch bei komplexen Objekten klar, wer was wann gemacht hat und welche Leistung wie wirtschaftlich ist.

05 – ZeiterfassungGleicher Begriff, unterschiedliche Tiefe

Zeitmodelle

Crewmeister arbeitet mit zwei Zeitebenen: Soll-Zeit auf Mitarbeiterebene und Ist-Zeit aus der Zeiterfassung. Eine systematische Plan-Zeit je Objekt oder Leistung ist strukturell nicht vorgesehen. Abweichungen auf Mitarbeiterebene sind sichtbar, ein Vergleich „geplant vs. tatsächlich“ pro Objekt ist jedoch nicht möglich.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit liegt auf Auftragsebene und definiert, wie viel Zeit für eine konkrete Leistung vorgesehen ist. Dadurch entstehen direkte Vergleiche: geplant vs. tatsächlich je Auftrag, Über- oder Unterdeckung pro Objekt und Effizienz von Teams. Das ist der Unterschied zwischen Zeit erfassen und Zeit verstehen.

Erfassungsmethoden

Crewmeister setzt konsequent auf eine mobile App als primäre Methode: Start/Stopp per Smartphone, optional mit Tätigkeitszuordnung. Ein Erfassungsweg, geringe Einstiegshürde – gut für einfache Strukturen. (Quelle: crewmeister.com)

Mendato bietet mehrere Erfassungswege: mobile Zeiterfassung per App, manuelle Erfassung, Übernahme von Planzeiten, nachträgliche Erfassung und Import. Unterhaltsreinigung: Zeiten entstehen direkt aus geplanten Schichten. Sonderreinigung: flexible Erfassung je Einsatz. (Video: Zeiterfassung)

Hybridmodell

Crewmeister ist als rein digitale Zeiterfassung konzipiert. Papier-Stundenzettel sind nicht Teil des Systems. Für Mitarbeitende ohne App entsteht ein Medienbruch zwischen digital und analog.

Mendato ermöglicht einen echten Hybridbetrieb: App-Nutzer erfassen digital, Mitarbeitende ohne Smartphone nutzen Stundenzettel, die anschließend strukturiert digitalisiert werden. Alle Zeiten laufen zentral zusammen – kein Schatten-System, kein Datenverlust. (Video: Stundenzettel-Import)

Offline & GPS

Crewmeister ermöglicht Offline-Zeiterfassung per App und nutzt GPS-Standortdaten beim Stempeln als Zusatzinformation.

Mendato bietet ebenfalls Offline-Zeiterfassung – eingebettet in den Einsatz- und Auftragskontext. Offline erfasste Zeiten bleiben Einsätzen und Aufträgen zugeordnet. GPS ist einsatz- und auftragsbezogen nutzbar, nicht nur als Stempelinfo. (Video: GPS-Ortung)

06 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & Zuschläge

Wichtig: Weder Crewmeister noch Mendato ersetzen eine klassische Lohnabrechnungssoftware. Beide leisten vorbereitende Lohnbuchhaltung. Der Unterschied liegt darin, wie gut die Vorbereitung funktioniert und wie wenig Rückfragen beim Steuerberater entstehen.

Crewmeister stellt Zeitdaten und Abwesenheiten als Export bereit. Zuschläge, Tariflogik gemäß Rahmentarifvertrag und Sonderfälle werden extern gepflegt. Für einfache Strukturen kann das ausreichen, mit steigender Komplexität wächst der Abstimmungsaufwand.

Mendato bereitet Lohndaten strukturiert auf: Zeiten entstehen auf Basis von Aufträgen und geplanten Schichten, inklusive Abwesenheiten und Zuschlägen. Der Export an DATEV, LODAS oder den Steuerberater erfolgt über die Mendato Buchhaltung. (Video: Lohndaten-Export)

07 – PersonalplanungMehr als „Mitarbeiter einteilen“

Unterhaltsreinigung

Crewmeister ist nicht speziell für Unterhaltsreinigung konzipiert. Personalplanung erfolgt auf Mitarbeiterebene, optional über Projekte. Ein klassisches Leistungsverzeichnis mit Revieren, Räumen und Intervallen lässt sich nicht strukturiert abbilden. Objektleiter müssen viel über Erfahrung und manuelle Kontrolle steuern.

Mendato plant Unterhaltsreinigung entlang des Leistungsverzeichnisses: Objekte werden in Reviere und Räume gegliedert, Aufgaben mit Intervallen versehen, Schichten entstehen daraus automatisch. Mitarbeitende sehen, was an welchem Tag in welchem Objekt zu tun ist. (Video: Dienstplan)

Sonderreinigung

Crewmeister kann Sonderreinigung über Projekte abbilden. Für einzelne Glasreinigungen oder kleinere Bauendreinigungen funktioniert das. Grenzen entstehen bei mehreren parallelen Einsätzen, weil keine zentrale Einsatzübersicht existiert und Umplanungen manuell erfolgen müssen.

Mendato behandelt Sonderreinigung als eigenständige, disponierbare Einsätze – gekoppelt an Aufträge, Objekte und Adressen. Der Dienst- und Einsatzplan zeigt alle Einsätze, zeitliche Überschneidungen und freie Kapazitäten. Besonders hilfreich bei Tourenplanung und kurzfristigen Zusatzaufträgen. (Video: Urlaubsplaner)

08 – SubunternehmerOrganisieren vs. Abrechnen

Crewmeister ist primär für die Zeiterfassung eigener Mitarbeitender ausgelegt. Spezifische Funktionen für ein separates Subunternehmer-Portal, eine eigene Rollenlogik oder eine integrierte Abrechnung von Subunternehmerleistungen sind in der öffentlichen Dokumentation nicht beschrieben.

Mendato behandelt Subunternehmer als eigenständigen Prozess: eigene Zugänge über das Subunternehmerportal, klare Trennung zwischen Eigen- und Fremdleistung, Zuordnung von Einsätzen und ein integriertes Gutschriftssystem. Damit behält der Auftraggeber die Abrechnungshoheit und Fehler durch fehlerhafte Eingangsrechnungen werden vermieden. (Video: Gutschriften)

09 – KundenmanagementTransparenz, Nachweise & Reklamationen

Crewmeister ist auf interne Zeiterfassung ausgerichtet. Ein integriertes Kundenportal, strukturierte Leistungsnachweise für Kunden oder ein systematisches Reklamationsmanagement sind in der Produktdokumentation nicht beschrieben. Kundenkommunikation erfolgt außerhalb der Software.

Mendato bietet ein Kundenportal mit Übersicht über Objekte, Leistungen und Einsätze. Reklamationen lassen sich einer konkreten Leistung oder einem Einsatz zuordnen – über das integrierte Ticketsystem. Das reduziert Rückfragen, erhöht das Vertrauen und spart Zeit im Büro. (Video: Ticketsystem | Video: Kundenportal)

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

Crewmeister ist bei reiner Zeiterfassung deutlich günstiger (z. B. 50 MA ≈ 150 €/Monat im Pro-Paket). Mendato kostet mehr, deckt dafür aber Planung, Lohnvorbereitung, Subunternehmer, Kundenportal und Controlling ab – Prozesse, die bei Crewmeister extern gelöst werden müssen. Die eigentliche Frage lautet nicht „Welche Software ist günstiger?“, sondern: „Wie viele Systeme brauche ich zusätzlich – und was kostet mich das im Alltag?“ Alle Mendato-Preise im Detail. (Quelle: crewmeister.com/preise)

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Google-Bewertungen im Vergleich:

12 – VergleichstabelleCrewmeister vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitCrewmeister oder Mendato?

Crewmeister

Crewmeister ist eine schlanke, branchenübergreifende Zeiterfassung. Sinnvoll bei sehr kleinem Team, hauptsächlich Sonderreinigung, wenigen Objekten und ohne komplexe Planungslogik. Schneller Einstieg, geringe Kosten, einfache Bedienung.

Sobald jedoch Struktur ins Spiel kommt – mehrere Objekte, Unterhaltsreinigung, Subunternehmer, Lohnvorbereitung oder Controlling – stößt Crewmeister an seine Grenzen. Die fehlende Objekt- und Auftragsebene ist der zentrale limitierende Faktor.

Mendato

Mendato ist keine reine Zeiterfassung, sondern eine durchgängige Branchensoftware für Gebäudereinigungen. Wenn du regelmäßig Unterhaltsreinigung betreibst, mehrere Leistungsarten pro Objekt hast, Planung und Abrechnung verbinden willst oder mit Subunternehmern arbeitest – dann ist Mendato die passendere Wahl. Die Struktur Kunde → Objekt → Auftrag, das Drei-Ebenen-Zeitmodell, das Gutschriftssystem und das Kundenportal machen Mendato besonders geeignet für wachsende Betriebe und langfristige Skalierung. Mehr dazu auf der Kundenstimmen-Seite.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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