Mendato vs. ToolTime – Der Softwarevergleich für Gebäudereinigungen

01 – EinführungToolTime in der Gebäudereinigung – passt das?

ToolTime ist eine Softwarelösung, die speziell für Handwerker entwickelt wurde – also vor allem für Dachdecker, Fliesenleger, Maler und SHK-Betriebe. Die Software macht vieles richtig: schnelle Einarbeitung, saubere Oberfläche und guter Support. Aber die Frage ist: Ist ToolTime auch für die Gebäudereinigung geeignet?

Genau das schauen wir uns in diesem Mendato vs. ToolTime Vergleich an. Beide Lösungen werden in allen relevanten Bereichen verglichen: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abrechnung, Controlling und Preise.

02 – ProduktfokusHandwerk vs. Gebäudereinigung

03 – SoftwareaufbauEine App vs. spezialisierte Module

ToolTime besteht aus einer Web-App und einer mobilen App (Android & iOS). Alle Funktionen und Bereiche laufen zentral in der Desktop-Anwendung. Das macht den Einstieg einfach – alles ist an einem Ort.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge (für Objektleiter und Disponenten), Buchhaltung (für Lohnvorbereitung und Rechnungen), Controlling (für Geschäftsführung) und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht – weniger Überladung, mehr Fokus.

04 – SystemarchitekturDer wichtigste Unterschied zwischen beiden Systemen

ToolTime arbeitet mit Kunden und Projekten. Ein Projekt wird einem Kunden zugewiesen, und pro Projekt kann ein Ausführungsort hinterlegt werden. Grundsätzlich kann man sich die verschiedenen Objekte über Projekte zusammenbauen. Aber: Sobald ein Kunde mehrere Objekte hat und innerhalb eines Objekts verschiedene Leistungen laufen, wird es schnell unübersichtlich.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Einem Kunden können beliebig viele Objekte zugeordnet werden. Innerhalb jedes Objekts legst du einzelne Aufträge an – zum Beispiel für Unterhaltsreinigung, Sonderreinigung oder Winterdienst. Pro Auftrag können unterschiedliche Abrechnungsmodelle hinterlegt werden.

05 – ZeiterfassungZeiterfassung im Vergleich

Zeitmodelle: Soll, Plan und Ist

ToolTime kennt zwei Zeitebenen: die Sollzeit (vertraglich auf Mitarbeiterebene) und die Istzeit (tatsächlich erfasst). Das reicht für klassische Handwerksbetriebe aus.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit wird pro Auftrag hinterlegt und zeigt, was für das jeweilige Objekt geplant wurde. So kannst du drei Ebenen miteinander vergleichen und mittelfristig deutlich besser optimieren.

GPS-Ortung

ToolTime bietet keine GPS-Ortung. Für Handwerker ist eine ständige Überprüfung weniger relevant.

Mendato setzt auf GPS-Ortung mit definierbarem Radius. Du kannst festlegen, bei welchen Mitarbeitenden die Ortung aktiv sein soll. Gerade in der Unterhaltsreinigung willst du sicherstellen, dass Reinigungskräfte sich in den richtigen Objekten befinden. (Video: GPS-Ortung)

Sprachen der mobilen App

ToolTime bietet die mobile App aktuell in drei Sprachen: Deutsch, Englisch und Polnisch.

Mendato passt sich automatisch an die Gerätesprache des Handys an. Damit ist sichergestellt, dass jede Reinigungskraft die App in ihrer eigenen Sprache nutzen kann – wichtig bei multinationalen Teams in der Gebäudereinigung.

Stundenzettel & Zuschläge

ToolTime bietet eine Zeiterfassungsliste, aber keine detaillierten Stundenzettel pro Tag und Objekt. Zuschläge können nicht abgebildet werden – auch nicht nachträglich. Eine Massendigitalisierung von Papier-Stundenzetteln ist nicht möglich.

Mendato liefert detaillierte digitale Stundenzettel mit allen Objekten, Zuschlägen und Tagesdetails. Bestehende Papier-Stundenzettel können über den Stundenzettel-Importer einfach digitalisiert werden (Video). Zuschläge nach dem Rahmentarifvertrag (RTV) werden automatisch berechnet – laut RTV der Gebäudedienstleister ein zentraler Bestandteil der korrekten Lohnabrechnung.

06 – AbrechnungRechnungsstellung & Dauerrechnungen

In der Gebäudereinigung dreht sich bei der Abrechnung alles um wiederkehrende monatliche Rechnungen. Das ist ein grundlegend anderes Modell als im klassischen Handwerk.

ToolTime ist stark bei Abschlags- und Schlussrechnungen sowie bei komplexen Einzelrechnungen. Für Handwerksprojekte perfekt. Aber die automatisierte Erstellung monatlicher Rechnungen für viele Objekte bietet ToolTime nicht in vergleichbarer Tiefe.

Mendato ermöglicht automatisierte monatliche Rechnungen, die vorher in einer Postenliste komplett geprüft werden können. Zusätzlich gibt es Dauerrechnungen: Ein Dokument für das gesamte Jahr, parallel dazu werden monatliche Zahlungstransaktionen erstellt und zugebucht. Mehr Details auf der Mendato Buchhaltungsseite.

07 – PersonalplanungDienstplan & Disposition

Schichtsysteme

ToolTime ermöglicht einzelne und wiederkehrende Termine. Die Wiederholung funktioniert nach dem Muster „alle x Tage/Wochen“. Für komplexe Reinigungsintervalle wie „jeder zweite Dienstag“ oder „letzter Dienstag im Monat“ reicht das nicht aus.

Mendato bildet auch die komplexesten Schichtsysteme ab. Jeder Rhythmus, der in einem Leistungsverzeichnis stehen kann, lässt sich in Mendato abbilden – egal wie verschachtelt. (Video: Dienstplan)

Dienstplan & Disposition

ToolTime bietet eine Wochen- und Tagesansicht mit Drag & Drop. Einsätze ohne Zuordnung werden unten angezeigt. Das ist übersichtlich und funktioniert gut für kleinere Teams. Bei der Disposition prüft ToolTime, ob ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist.

Mendato bietet zusätzlich Auslastungsanzeigen, Fähigkeitsfilter und Ortschaftsfilter. Wenn du noch nicht weißt, wen du einem Einsatz zuweisen sollst, reicht ein Klick – und du erhältst Vorschläge auf Basis von Auslastung, Verfügbarkeit und Fähigkeiten. (Video: Personalfinder) Gerade bei hunderten Reinigungskräften macht das einen riesigen Unterschied. Mehr auf der Schicht- & Urlaubsplanung Seite.

08 – SubunternehmerSubunternehmer abbilden

ToolTime bildet Subunternehmer nicht ab. In kleineren Handwerksbetrieben ist die Zusammenarbeit mit Nachunternehmern weniger üblich.

Mendato bietet ein eigenes Subunternehmerportal mit getrennter Zeiterfassung, Disposition und Abrechnung über das Gutschriftverfahren. (Video: Gutschriften)

09 – Reklamation & ObjektleiterReklamationsmanagement & Objektleiter-Funktionen

ToolTime bietet kein Reklamationsmanagement und keine Möglichkeit, Objekte oder Mitarbeitende einzelnen Objektleitern zuzuweisen. Alle Backoffice-Mitarbeitende sehen alles.

Mendato hat ein vollständiges Ticketsystem: Reklamationen können von Reinigungskräften, Objektleitern, Büro-Mitarbeitenden oder sogar vom Kunden über das Kundenportal angelegt werden. Jedes Ticket hat einen Status und muss bearbeitet werden. (Video: Ticketsystem)

Dazu können Objekte und Reinigungskräfte gezielt Objektleitern zugewiesen werden. Jeder Objektleiter sieht nur seine Bereiche – inklusive spezifischer Statistiken. Über die Benutzereinstellungen lässt sich steuern, ob ein Objektleiter Preise oder sensible Informationen sehen darf. Mehr auf der Reklamationsseite.

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

Der Preisunterschied ist deutlich – und hat einen klaren Grund: ToolTime berechnet 35 € pro zusätzlichem Mitarbeiter. In der Gebäudereinigung arbeiten aber viele Minijobber, die sich nur 1–3 Mal pro Woche einchecken. Ein so hoher Preis pro Kopf lohnt sich dafür nicht. Mendato setzt auf Paketpreise mit allen Mitarbeitenden inklusive – eine faire Mischkalkulation für Vollzeitkräfte und Minijobber. Alle Mendato Preise im Detail.

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Google-Bewertungen spiegeln subjektive Nutzererfahrungen wider. Trotzdem geben sie einen guten Anhaltspunkt, wie zufrieden Kunden mit einer Software sind.

12 – VergleichstabelleToolTime vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitFür wen ist welche Software die richtige Wahl?

ToolTime

ToolTime ist ein benutzerfreundliches, gut durchdachtes Tool. Du kommst schnell rein und kannst vieles direkt digitalisieren. Für Reinigungsfirmen unter 10 Mitarbeitenden, die hauptsächlich Sonderreinigung machen, kann ToolTime eine solide Wahl sein.

Sobald die Anzahl an Mitarbeitenden steigt und der Fokus bei der Unterhaltsreinigung liegt, kommt ToolTime an seine Grenzen. Das betrifft die Systemarchitektur, die fehlenden Schichtsysteme, die nicht vorhandene GPS-Ortung und die Zuschlagsberechnung. Auch das Preismodell mit 35 € pro Mitarbeiter wird bei 50+ Reinigungskräften schnell unwirtschaftlich.

Mendato

Mendato ist ausschließlich für die Reinigungsbranche entwickelt. Das zeigt sich in der Kunde-Objekt-Auftrag-Struktur, dem Soll-Plan-Ist-Zeitmodell, den automatischen Zuschlägen nach RTV, der GPS-Ortung, dem Subunternehmerportal und den Paketpreisen, bei denen alle Mitarbeitenden inklusive sind. Wer Unterhaltsreinigung macht, mehr als 10 Reinigungskräfte hat oder mit Filialisten arbeitet, findet in Mendato die passende Lösung.

Du kannst Mendato 7 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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