Zusammenfassung – Gutschriftverfahren auf den Punkt
Beim Gutschriftverfahren erstellt nicht der Subunternehmer die Rechnung, sondern du als Auftraggeber. Du rechnest ab, was dein Sub geleistet hat – und überweist den Betrag direkt.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und gibt dir die volle Kontrolle über Beträge, Leistungsnachweise und Fristen. Voraussetzung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien.
Rechtliche Basis: § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG – der Leistungsempfänger darf die Abrechnung übernehmen.
Mit Mendato erstellst du Gutschriften für Subunternehmer automatisch auf Basis erfasster Einsätze – inklusive aller Pflichtangaben und DATEV-Export.
01 – DefinitionWas ist das Gutschriftverfahren?
Im Normalfall läuft eine Abrechnung so: Der Dienstleister erbringt eine Leistung und schickt anschließend eine Rechnung an den Auftraggeber. Beim Gutschriftverfahren ist es genau umgekehrt: Der Auftraggeber erstellt die Abrechnung für den Dienstleister – und nennt dieses Dokument Gutschrift.
Wichtig: Der Begriff „Gutschrift“ wird im Alltag häufig falsch verwendet – viele meinen damit eine Stornorechnung (also die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung). Im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Gutschrift jedoch ein eigenständiges Abrechnungsdokument, das der Leistungsempfänger ausstellt.
Beispiel aus der Gebäudereinigung
Dein Betrieb beauftragt den Subunternehmer „Clean Team GmbH“ mit der Glasreinigung in fünf Objekten. Statt auf eine Rechnung von Clean Team zu warten, erstellst du am Monatsende eine Gutschrift: 42 Stunden × 22,50 € = 945,00 € netto. Du schickst die Gutschrift an Clean Team und überweist den Betrag.
Das Gutschriftverfahren ist in vielen Branchen verbreitet – besonders dort, wo ein Auftraggeber mit mehreren Subunternehmern zusammenarbeitet und die Abrechnung zentral steuern möchte. In der Gebäudereinigung ist es fast schon Standard.
02 – RelevanzWarum ist es in der Gebäudereinigung so verbreitet?
In der Gebäudereinigung arbeiten viele Betriebe mit mehreren Subunternehmern gleichzeitig – für Glasreinigung, Sonderreinigung, Winterdienst oder zur Abdeckung regionaler Objekte. Jeder dieser Subs müsste eigentlich eine Rechnung schreiben. In der Praxis führt das zu Problemen:
Das Rechnungschaos bei klassischer Abrechnung
Subunternehmer schicken Rechnungen oft unvollständig, verspätet oder mit falschen Beträgen. Du als Auftraggeber musst jede Rechnung prüfen, Stunden abgleichen, Rückfragen stellen – und am Ende trotzdem korrigieren. Das kostet Zeit und Nerven.
Warum das Gutschriftverfahren besser funktioniert
Beim Gutschriftverfahren hast du die volle Kontrolle über den Abrechnungsprozess. Du weißt, welche Einsätze geleistet wurden (weil du sie geplant hast), du kennst die vereinbarten Sätze – und du erstellst das Dokument selbst. Keine Rückfragen, keine fehlenden Pflichtangaben, keine verspäteten Rechnungen.
Die Vorteile im Überblick:
| Vorteil | Wirkung |
|---|---|
| Zentrale Kontrolle | Du bestimmst Beträge, Fristen und Format – keine Überraschungen |
| Weniger Fehler | Keine falschen Steuernummern, fehlenden Angaben oder Zahlendreher |
| Schnellere Abrechnung | Kein Warten auf eingehende Rechnungen – du erstellst sofort |
| Bessere Nachkalkulation | Kosten pro Objekt und Sub sind sofort transparent |
| Einfacher DATEV-Export | Alle Belege liegen in deinem System – kein Einsammeln nötig |
Gut zu wissen
Das Gutschriftverfahren ändert nichts an der Leistungsbeziehung. Der Subunternehmer bleibt der Leistungserbringer und schuldet die Umsatzsteuer. Du als Auftraggeber übernimmst lediglich die Erstellung des Abrechnungsdokuments.
03 – AbgrenzungGutschriftverfahren vs. klassische Rechnung vs. Stornorechnung
Drei Begriffe, die im Alltag ständig verwechselt werden – mit teils erheblichen umsatzsteuerlichen Konsequenzen.
| Dokument | Wer erstellt? | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Klassische Rechnung | Leistungserbringer (Sub) | Abrechnung einer erbrachten Leistung | § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG |
| Gutschrift (Abrechnungsgutschrift) | Leistungsempfänger (du) | Abrechnung im Gutschriftverfahren | § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
| Stornorechnung / Rechnungskorrektur | Ursprünglicher Rechnungsersteller | Korrektur einer fehlerhaften Rechnung | § 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG / § 31 UStDV |
Achtung: Begriffsverwechslung mit steuerlichen Folgen
Viele Betriebe bezeichnen Stornorechnungen fälschlicherweise als „Gutschrift“. Seit 2013 verlangt das Finanzamt jedoch, dass nur echte Abrechnungsgutschriften im Sinne des § 14 UStG als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Wer eine Stornorechnung als Gutschrift betitelt, riskiert umsatzsteuerliche Probleme – im schlimmsten Fall einen doppelten Steuerausweis.
04 – RechtRechtliche Grundlagen & Pflichtangaben
Das Gutschriftverfahren ist im deutschen Umsatzsteuerrecht klar geregelt. Die zentrale Vorschrift ist § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG: Danach kann die Rechnung auch vom Leistungsempfänger ausgestellt werden – vorausgesetzt, dies wurde vorher vereinbart.
Voraussetzungen
Damit eine Gutschrift umsatzsteuerlich als Rechnung anerkannt wird, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:
1. Schriftliche Vereinbarung: Auftraggeber und Subunternehmer müssen das Gutschriftverfahren vertraglich vereinbaren. In der Praxis reicht eine Klausel im Subunternehmervertrag – etwa: „Die Abrechnung der Leistungen erfolgt im Gutschriftverfahren gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Der Auftraggeber erstellt die Gutschrift.“
2. Kein Widerspruch des Subunternehmers: Solange der Subunternehmer nicht widerspricht, gilt die Gutschrift als Rechnung. Widerspricht er, verliert das Dokument seine umsatzsteuerliche Wirkung – und du kannst keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
3. Subunternehmer ist Unternehmer: Das Gutschriftverfahren funktioniert nur zwischen Unternehmern im Sinne des § 2 UStG. Bei Privatpersonen ist es nicht möglich.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Eine Gutschrift muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine reguläre Rechnung – plus die ausdrückliche Bezeichnung als „Gutschrift“:
| Pflichtangabe | Inhalt / Beispiel |
|---|---|
| Bezeichnung „Gutschrift“ | Muss im Dokument klar erkennbar sein |
| Name & Anschrift des Gutschrifterstellers | Dein Firmenname & Adresse (Auftraggeber) |
| Name & Anschrift des Leistungserbringers | Firmenname & Adresse des Subunternehmers |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Des Subunternehmers (Leistungserbringer) |
| Gutschriftdatum | Ausstellungsdatum des Dokuments |
| Fortlaufende Nummer | Eindeutige Gutschriftnummer (z. B. GS-2026-0042) |
| Leistungsbeschreibung | Art, Umfang, Zeitraum der Leistung |
| Leistungszeitpunkt/-zeitraum | z. B. „Glasreinigung, Januar 2026“ |
| Nettobetrag | Entgelt ohne Umsatzsteuer |
| Steuersatz & Steuerbetrag | z. B. 19 % = 179,55 € |
| Bruttobetrag | Gesamtbetrag inkl. USt |
Praxistipp: Steuernummer des Subs
Auf der Gutschrift steht die Steuernummer oder USt-IdNr. des Subunternehmers – nicht deine eigene. Das ist ein häufiger Fehler. Hintergrund: Die Gutschrift ersetzt die Rechnung des Leistungserbringers – und dort muss dessen Steuernummer stehen.
05 – PraxisSo erstellst du eine Gutschrift für Subunternehmer
Der typische Ablauf vom Einsatz bis zur fertigen Gutschrift in fünf Schritten:
Leistung erfassen
Der Subunternehmer erbringt die vereinbarte Leistung. Du erfasst (oder lässt erfassen), welche Einsätze in welchen Objekten mit wie vielen Stunden stattgefunden haben. Idealerweise über eine digitale Branchensoftware mit Zeiterfassung.
Daten prüfen
Stimmen die erfassten Stunden mit der Einsatzplanung überein? Gibt es Abweichungen, Fehlzeiten oder Sonderleistungen? Kläre Unstimmigkeiten vor der Gutschrifterstellung.
Gutschrift erstellen
Erstelle das Gutschrift-Dokument mit allen Pflichtangaben (siehe Abschnitt 04). Achte besonders auf die korrekte Steuernummer des Subunternehmers und die Bezeichnung „Gutschrift“. Berechne: Stunden × Stundenverrechnungssatz = Nettobetrag.
Gutschrift übermitteln
Sende die Gutschrift an den Subunternehmer – per E-Mail, Post oder über ein digitales Portal. Der Sub muss die Gutschrift prüfen können. Ohne Widerspruch innerhalb einer vereinbarten Frist gilt sie als akzeptiert.
Zahlung & Buchung
Überweise den Gutschriftbetrag und buche den Beleg. Die Gutschrift ist gleichzeitig dein Beleg für den Vorsteuerabzug und geht über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater. Pflege die Offene-Posten-Liste entsprechend.
Praxistipp: Widerspruchsfrist definieren
Lege im Subunternehmervertrag eine klare Widerspruchsfrist fest – z. B. 14 Tage ab Zugang der Gutschrift. So hast du Planungssicherheit und vermeidest nachträgliche Diskussionen.
06 – Digitale LösungGutschriftverfahren digital abwickeln
Wer Gutschriften manuell erstellt – in Word, Excel oder einer allgemeinen Buchhaltungssoftware –, kämpft mit Medienbrüchen, fehlenden Daten und manueller Pflege. Sobald du mehr als zwei oder drei Subunternehmer hast, wird das schnell unübersichtlich.
Mit einer Branchensoftware wie Mendato lässt sich das Gutschriftverfahren direkt in den Abrechnungsprozess integrieren – vom Einsatz bis zum DATEV-Export.
Manuell & Excel
- Stunden manuell aus Stundenzetteln übertragen
- Gutschrift in Word oder Excel erstellen
- Pflichtangaben einzeln prüfen
- Steuernummer des Subs manuell einpflegen
- Kein automatischer Abgleich mit Einsatzplanung
- DATEV-Export per Hand oder CSV-Bastelei
Digital & automatisiert
- Einsätze und Stunden automatisch erfasst
- Gutschrift per Klick aus erfassten Daten generiert
- Pflichtangaben automatisch geprüft
- Stammdaten des Subs (inkl. StNr.) hinterlegt
- Plan-Ist-Vergleich vor Gutschrifterstellung
- DATEV-Export mit einem Klick
Ein besonderer Vorteil in Mendato: Du kannst pro Subunternehmer festlegen, ob du im Gutschriftverfahren oder auf Basis eingehender Rechnungen abrechnen möchtest. Die E-Rechnung wird dabei automatisch im richtigen Format erzeugt.
„Wir arbeiten mit acht Subunternehmern. Früher haben wir ständig Rechnungen angemahnt oder korrigiert. Seitdem wir die Gutschriften über Mendato erstellen, ist der gesamte Abrechnungsprozess in zwei Stunden erledigt – statt in zwei Tagen.“
– Saeid Hakimi, DE-REINIGUNG (70 Mitarbeiter)
07 – Typische FehlerWas beim Gutschriftverfahren schiefgehen kann
Das Gutschriftverfahren ist unkompliziert – wenn man die Spielregeln kennt. Hier die fünf häufigsten Fehler:
1. Keine schriftliche Vereinbarung
Ohne vertragliche Grundlage ist die Gutschrift umsatzsteuerlich wertlos. Das Finanzamt erkennt den Vorsteuerabzug nicht an. Die Vereinbarung muss vor der ersten Gutschrift vorliegen – nicht nachträglich.
2. Falsche Steuernummer auf der Gutschrift
Auf der Gutschrift muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des Subunternehmers stehen. Viele Auftraggeber setzen versehentlich ihre eigene Nummer ein – das macht die Gutschrift formal ungültig.
3. Verwechslung mit Stornorechnung
Wer eine Rechnungskorrektur als „Gutschrift“ bezeichnet, riskiert einen doppelten Steuerausweis. Die korrekte Bezeichnung für eine Korrektur lautet „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ – niemals „Gutschrift“.
4. Kein Abgleich mit tatsächlichen Einsätzen
Wenn die Gutschrift auf Planzeiten basiert, die tatsächlichen Einsätze aber abweichen, stimmt die Abrechnung nicht. Prüfe immer die Istdaten – idealerweise über einen digitalen Stundenzettel oder die Zeiterfassung.
5. Widerspruch des Subs ignoriert
Widerspricht der Subunternehmer einer Gutschrift und du ignorierst das, verliert die Gutschrift ihre umsatzsteuerliche Wirkung. Du musst den Widerspruch klären – entweder durch eine korrigierte Gutschrift oder durch eine Rechnung des Subs.
Achtung bei Betriebsprüfungen
Prüfer achten gezielt auf die formale Korrektheit von Gutschriften: Liegt eine Vereinbarung vor? Ist die Steuernummer des Subs korrekt? Wurde „Gutschrift“ klar bezeichnet? Fehler führen zum Verlust des Vorsteuerabzugs – rückwirkend für alle betroffenen Belege.
08 – FazitHandlungsempfehlungen
Das Gutschriftverfahren ist für Gebäudereinigungsbetriebe mit Subunternehmern die effizienteste Abrechnungsmethode. Du behältst die Kontrolle über Beträge, Fristen und Pflichtangaben – und sparst dir das Warten auf fehlerhafte Rechnungen.
Hier die wichtigsten Empfehlungen:
Gutschriftverfahren vertraglich verankern – mit einer klaren Klausel im Subunternehmervertrag, die auf § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verweist.
Stammdaten der Subs sauber pflegen – Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung und Kontaktdaten aktuell halten. Ohne korrekte Stammdaten keine korrekte Gutschrift.
Widerspruchsfrist definieren – z. B. 14 Tage ab Zugang. Damit vermeidest du endlose Diskussionen und hast Planungssicherheit für dein Controlling.
Gutschrift immer auf Ist-Daten basieren – nicht auf der Sollzeit oder Schätzwerten. Nur wenn Einsatz und Abrechnung übereinstimmen, ist die Gutschrift belastbar.
Digital arbeiten – eine Branchensoftware wie Mendato generiert Gutschriften automatisch aus erfassten Einsätzen, prüft Pflichtangaben und exportiert Belege per DATEV.
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