Zusammenfassung – Planzeit auf den Punkt
Die Planzeit gibt an, wie viele Stunden für einen bestimmten Einsatz oder ein Objekt eingeplant sind. Sie ist die zentrale Steuerungsgröße für Einsatzplanung, Kalkulation und Controlling in der Gebäudereinigung.
Im Gegensatz zur vertraglichen Sollzeit (mitarbeiterbezogen) und zur tatsächlich geleisteten Istzeit (stempelbasiert) ist die Planzeit objekt- und auftragsbezogen.
Abweichungen zwischen Planzeit und Istzeit zeigen dir sofort, ob ein Objekt wirtschaftlich läuft – oder ob du nachsteuern musst.
Mit Mendato hinterlegst du Planzeiten pro Einsatz, vergleichst sie automatisch mit der Istzeit und erkennst Abweichungen in Echtzeit.
01 – DefinitionWas ist Planzeit?
Die Planzeit ist die Arbeitszeit, die für einen bestimmten Einsatz, Auftrag oder ein Reinigungsobjekt eingeplant wird. Sie beschreibt also nicht, wie lange jemand laut Vertrag arbeiten soll – das ist die Sollzeit. Und sie beschreibt auch nicht, wie lange jemand tatsächlich gearbeitet hat – das ist die Istzeit.
Stattdessen beantwortet die Planzeit eine ganz konkrete Frage: Wie viele Stunden sind für dieses Objekt in dieser Schicht vorgesehen?
Beispiel
Ein Einsatz für die Unterhaltsreinigung in Objekt „Büropark Mitte“ ist auf 3 Stunden geplant. Die Reinigungskraft startet um 18:00 Uhr und beendet den Einsatz um 20:45 Uhr (abzüglich 15 Min. Pause). Die Planzeit beträgt 3 Stunden, die Istzeit 2 Stunden und 30 Minuten – eine Differenz von 30 Minuten.
In der Gebäudereinigung ist die Planzeit deshalb so zentral, weil Reinigungskräfte häufig an mehreren Objekten pro Tag arbeiten. Jedes Objekt hat seinen eigenen Zeitbedarf – und genau diesen bildet die Planzeit ab.
02 – RelevanzWarum ist Planzeit so wichtig?
In kaum einer Branche sind Arbeitszeiten so eng mit dem wirtschaftlichen Ergebnis verknüpft wie in der Gebäudereinigung. Lohnkosten machen 70–80 % der Gesamtkosten aus. Jede Stunde, die du für ein Objekt einplanst, bestimmt direkt, ob der Auftrag profitabel ist – oder nicht.
Die Planzeit ist dabei der zentrale Hebel für drei Bereiche:
Kalkulation & Angebotserstellung
Wenn du ein Angebot für einen neuen Kunden erstellst, rechnest du auf Basis von Planzeiten. Du schätzt: Wie viele Stunden braucht mein Team für dieses Objekt? Multipliziert mit dem Stundenverrechnungssatz ergibt das deinen Angebotspreis. Eine falsch angesetzte Planzeit führt zu einem falschen Preis – und im schlimmsten Fall zu einem Auftrag, der dich Geld kostet.
Einsatzplanung & Personaldisposition
Die Planzeit bestimmt, wie du deine Mitarbeiter auf die Objekte verteilst. Passt die Summe aller Planzeiten zur verfügbaren Kapazität? Gibt es Lücken – oder Überlastung? Ohne belastbare Planzeiten planst du im Blindflug.
Controlling & Nachkalkulation
Erst der Vergleich von Planzeit und Istzeit zeigt dir, ob ein Objekt wirtschaftlich läuft. Liegt die Istzeit dauerhaft über der Planzeit, stimmt etwas nicht – und du musst handeln, bevor die Marge auffrisst.
Risiko: Falsche Planzeiten
Zu knapp kalkulierte Planzeiten führen zu Zeitdruck bei den Reinigungskräften, sinkender Qualität, Kundenreklamationen und am Ende zu Überstunden, die nicht einkalkuliert waren. Zu großzügige Planzeiten kosten dich bares Geld – und verringern den Deckungsbeitrag pro Objekt.
03 – AbgrenzungPlanzeit vs. Sollzeit vs. Istzeit
Drei Zeitbegriffe, die im Alltag häufig durcheinander geworfen werden – dabei ist die Abgrenzung entscheidend für eine saubere Lohnabrechnung und ein funktionierendes Controlling.
| Zeitbegriff | Bezugspunkt | Definition | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Sollzeit | Mitarbeiter & Vertrag | Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit pro Woche oder Tag | 30 Stunden/Woche laut Arbeitsvertrag |
| Planzeit | Objekt & Einsatz | Geplante Arbeitszeit für einen konkreten Einsatz | 3 Stunden für Objekt „Büropark Mitte“ |
| Istzeit | Zeiterfassung | Tatsächlich erfasste Arbeitszeit (abzüglich Pausen) | 2:45 Stunden laut Stempelvorgang |
| Vergütete Zeit | Lohnabrechnung | Istzeit plus Fahrzeiten, Zuschläge und Abwesenheiten | 3:15 Stunden inkl. 30 Min. Fahrzeit |
Wichtig für die Praxis
Welche Zeit für die Auszahlung herangezogen wird, hängt vom jeweiligen Arbeitszeitmodell ab. Manche Betriebe zahlen grundsätzlich die Planzeit aus (auch wenn die Istzeit kürzer ist), andere nutzen die Istzeit als Abrechnungsbasis. Diese Entscheidung muss mit dem Steuerberater abgestimmt und dokumentiert sein.
Die Zusammenhänge lassen sich am einfachsten so darstellen:
04 – HerkunftWoher kommt die Planzeit?
Der Begriff Planzeit stammt ursprünglich aus dem Arbeitsstudium nach REFA. Dort bezeichnet eine Planzeit eine auf bestimmte Ablaufabschnitte bezogene Sollzeit, die über Einflussgrößen beschrieben wird – also messbare Faktoren, die den Zeitbedarf einer Tätigkeit beeinflussen.
In der Gebäudereinigung gibt es verschiedene Quellen, aus denen Planzeiten abgeleitet werden:
Leistungskennzahlen (m²/Stunde)
Branchenübliche Richtwerte geben an, wie viele Quadratmeter pro Stunde gereinigt werden können. Diese Werte unterscheiden sich je nach Reinigungsart (Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Glasreinigung), Bodenbelag, Möblierungsgrad und eingesetzter Technik. Typische Werte für die Unterhaltsreinigung liegen bei 150–350 m²/Stunde – je nach Raumtyp und Verschmutzungsgrad.
Erfahrungswerte & Versuchsreinigungen
Viele Betriebe ermitteln ihre Planzeiten über konkrete Zeitmessungen vor Ort. Eine Probereinigung zeigt, wie lange ein Objekt tatsächlich braucht – und liefert belastbare Grundlagen für Kalkulation und Dienstplan.
Planzeitkataloge
Etablierte Kataloge wie das Hamburger Modell, die KGSt-Richtlinien, die FIGR-Richtleistungen oder die REFA-Objektkennzahlen bieten standardisierte Zeitwerte für verschiedene Raumgruppen und Reinigungsverfahren. Sie dienen als Ausgangsbasis, die anschließend an das konkrete Objekt angepasst wird.
Gut zu wissen
Planzeitkataloge liefern Richtwerte – keine absoluten Wahrheiten. Objektspezifische Faktoren wie Zugänglichkeit, Hindernisse, Höhenlage oder besondere Hygieneauflagen können den tatsächlichen Zeitbedarf deutlich verändern. Deshalb solltest du Katalogwerte immer durch eigene Messungen validieren.
05 – PraxisPlanzeit im Alltag der Gebäudereinigung
In der täglichen Arbeit begegnet dir die Planzeit an vielen Stellen – oft ohne dass sie bewusst so genannt wird. Hier die wichtigsten Anwendungsfälle:
Einsatzplanung & Dienstplan
Wenn du im Stundenzettel oder Dienstplan festlegst, dass Frau Müller von 6:00 bis 9:00 Uhr in Objekt A arbeitet, definierst du damit eine Planzeit von 3 Stunden. Die Summe aller Planzeiten eines Mitarbeiters sollte möglichst nah an der vertraglichen Sollzeit liegen – sonst entstehen Unterstunden oder Überstunden.
Angebotsphase
Bevor du ein Angebot abgibst, kalkulierst du die Planzeit für das neue Objekt. Du berücksichtigst Fläche, Reinigungsintervall, Raumtypen und ggf. Sonderleistungen. Die resultierende Planzeit multiplizierst du mit dem Stundenverrechnungssatz – und erhältst deinen Angebotspreis.
Soll-Ist-Vergleich
Der wichtigste Controlling-Hebel in der Gebäudereinigung: Du vergleichst regelmäßig die geplante Zeit (Planzeit) mit der tatsächlich geleisteten Zeit (Istzeit) – idealerweise pro Objekt und pro Monat.
| Objekt | Planzeit / Woche | Istzeit / Woche | Abweichung | Bewertung |
|---|---|---|---|---|
| Büropark Mitte | 15,0 h | 14,5 h | −0,5 h | ✓ Im Rahmen |
| Klinik Süd | 25,0 h | 28,5 h | +3,5 h | ✗ Prüfen! |
| Einkaufszentrum West | 40,0 h | 39,0 h | −1,0 h | ✓ Im Rahmen |
| Schulkomplex Nord | 20,0 h | 24,0 h | +4,0 h | ✗ Prüfen! |
In diesem Beispiel liegen Klinik Süd und Schulkomplex Nord deutlich über der Planzeit. Die Ursachen können vielfältig sein: veränderte Nutzung, höherer Verschmutzungsgrad, ineffiziente Abläufe oder schlicht eine zu knappe Kalkulation.
Praxistipp
Setze eine Toleranzgrenze von ±5–10 % für Abweichungen zwischen Planzeit und Istzeit. Alles darüber sollte systematisch analysiert werden – nicht erst am Monatsende, sondern idealerweise wöchentlich.
06 – Digitale LösungPlanzeiten digital verwalten
Viele Gebäudereinigungsbetriebe verwalten Planzeiten noch in Excel-Tabellen oder sogar auf Papier. Das funktioniert bei wenigen Objekten – aber ab einer gewissen Größe wird es fehleranfällig und unübersichtlich.
Mit einer digitalen Branchensoftware wie Mendato lassen sich Planzeiten direkt in der Einsatzplanung hinterlegen – und automatisch mit den Istzeiten aus der Zeiterfassung vergleichen.
Manuell & Excel
- Planzeiten in separaten Tabellen gepflegt
- Kein automatischer Abgleich mit Istzeit
- Abweichungen erst am Monatsende sichtbar
- Hoher manueller Aufwand bei Änderungen
- Übertragungsfehler bei der Lohnvorbereitung
Digital & automatisiert
- Planzeiten direkt im Einsatz hinterlegt
- Automatischer Plan-Ist-Vergleich in Echtzeit
- Abweichungen sofort im Dashboard sichtbar
- Änderungen per Drag-and-Drop – Push ans Team
- Stundenzettel auf Planzeit- oder Istzeit-Basis
Ein besonderer Vorteil: In Mendato kannst du wählen, ob der Stundenzettel auf Basis der Planzeiten oder der Istzeiten erzeugt wird. Je nach Arbeitszeitmodell und Vereinbarung mit dem Steuerberater lässt sich das individuell einstellen.
🎥 Tipp: Im Video Zeiterfassung mit Mendato siehst du, wie Planzeiten in der Einsatzplanung angelegt und mit der Istzeit abgeglichen werden.
„Seitdem wir Planzeiten pro Objekt in Mendato hinterlegen, sehen wir sofort, welche Objekte aus dem Ruder laufen. Früher haben wir das erst am Monatsende gemerkt – da war es meistens zu spät.“
– Saeid Hakimi, DE-REINIGUNG (70 Mitarbeiter)
07 – Typische FehlerWas bei der Planzeit schiefgehen kann
Fehler bei der Planzeit wirken sich direkt auf Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterzufriedenheit und Kundenbeziehung aus. Hier die fünf häufigsten Stolperfallen:
1. Planzeit einmal festgelegt – nie wieder angepasst
Objekte verändern sich: Neue Möbel, zusätzliche Flächen, geänderte Nutzung. Wer seine Planzeiten nicht regelmäßig überprüft, kalkuliert bald an der Realität vorbei.
2. Pauschale Schätzung statt objektbezogener Kalkulation
„Das wird schon so drei Stunden dauern“ ist keine belastbare Planzeit. Ohne Flächenaufmaß, Raumtypen und Leistungskennzahlen bleibt die Planzeit ein Bauchgefühl – und das trügt.
3. Fahrzeiten nicht berücksichtigt
Die Planzeit bezieht sich auf den reinen Einsatz im Objekt. Fahrzeiten zwischen Objekten müssen separat eingeplant und – je nach Modell – vergütet werden. Wer Fahrzeiten vergisst, plant zu viele Einsätze pro Tag.
4. Kein Abgleich mit der Istzeit
Planzeiten ohne regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich sind wertlos. Nur wenn du die Differenz kennst, kannst du steuern. Das gilt besonders bei Objekten mit schwankender Auslastung.
5. Planzeit und Abrechnungsmodell nicht abgestimmt
Manche Betriebe zahlen die Planzeit aus, andere die Istzeit. Wenn diese Entscheidung nicht klar dokumentiert und mit dem Steuerberater abgestimmt ist, drohen Nachforderungen bei Prüfungen.
Achtung bei Prüfungen
Bei einer Zollprüfung oder Betriebsprüfung kann es relevant sein, ob die ausbezahlte Zeit der Planzeit oder der Istzeit entspricht. Eine lückenlose Dokumentation schützt dich vor Rückforderungen und Bußgeldern.
08 – FazitHandlungsempfehlungen
Die Planzeit ist weit mehr als eine Zahl im Dienstplan. Sie ist die zentrale Steuerungsgröße für Kalkulation, Einsatzplanung und Controlling in der Gebäudereinigung. Wer seine Planzeiten im Griff hat, hat auch seine Kosten im Griff.
Hier die wichtigsten Empfehlungen:
Planzeiten objektbezogen kalkulieren – auf Basis von Flächen, Raumtypen und Leistungskennzahlen. Nicht pauschal schätzen.
Regelmäßig Plan-Ist-Vergleiche durchführen – idealerweise wöchentlich, mindestens monatlich. Abweichungen über 10 % systematisch analysieren.
Planzeiten bei Veränderungen anpassen – neue Möbel, geänderte Nutzung, zusätzliche Flächen? Dann müssen auch die Planzeiten aktualisiert werden.
Abrechnungsmodell klar definieren – Planzeit oder Istzeit als Auszahlungsbasis? Die Entscheidung dokumentieren und mit dem Steuerberater abstimmen.
Digital arbeiten – eine Branchensoftware wie Mendato macht Planzeiten transparent, ermöglicht automatische Abgleiche und reduziert Fehler in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
Mendato 7 Tage kostenlos testen
Planzeiten hinterlegen, Istzeiten erfassen, Abweichungen erkennen – alles in einem System.
Jetzt kostenlos starten →