Definition
Die Nachkalkulation ist die rückblickende Überprüfung, ob die kalkulierten Kosten eines Reinigungsauftrags mit den tatsächlich angefallenen Kosten übereinstimmen – und ob der Auftrag profitabel ist.
Zusammenfassung – Nachkalkulation auf einen Blick
Die Nachkalkulation vergleicht Soll (Kalkulation) mit Ist (Realität). Erst dadurch erkennst du, ob ein Auftrag wirklich Geld bringt.
Kernfrage: Stimmen Sollzeit und Istzeit überein? Wenn die Istzeit höher ist, schmilzt deine Marge.
Best Practice: Nachkalkulation für neue Objekte nach 4–8 Wochen, für Bestandsobjekte mindestens quartalsweise.
01 – GrundlagenWarum Nachkalkulation unverzichtbar ist
Die Vorkalkulation basiert auf Annahmen: geschätzte Flächen, Richtwerte für Leistungswerte, durchschnittliche Ausfallquoten. Aber die Realität hält sich selten an Annahmen.
Ein Objekt, das auf dem Papier 5 % Marge bringt, kann in der Praxis Verlust machen – wenn die Reinigungskräfte länger brauchen als kalkuliert, wenn Sondereinsätze anfallen oder wenn Materialkosten höher sind als geplant.
Die Nachkalkulation deckt genau das auf. Sie ist dein Realitätscheck – und die Grundlage für Preisanpassungen, Prozessoptimierungen oder die ehrliche Frage: Lohnt sich dieser Auftrag überhaupt?
Kategorie
Kalkulation
Auch bekannt als
Ergebnisrechnung, Soll-Ist-Vergleich, Auftragsergebnis
Relevant für
GF, Controlling, Kalkulation
Mendato-Modul
02 – MethodeSoll-Ist-Vergleich: Die Kernmethode
Das Herzstück der Nachkalkulation ist der Soll-Ist-Vergleich. Dabei werden kalkulierte Werte den tatsächlichen Werten gegenübergestellt:
| Position | Soll (Kalkulation) | Ist (Realität) | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Sollzeit / Istzeit | 120 Std./Monat | 135 Std./Monat | +12,5 % |
| Personalkosten | 2.520 € | 2.835 € | +315 € |
| Materialkosten | 180 € | 210 € | +30 € |
| Auftragserlös | 3.200 € | 3.200 € | 0 |
| Deckungsbeitrag | 500 € | 155 € | –345 € |
⚠ Praxisbeispiel: Stille Margenfresser
In diesem Beispiel schrumpft der Deckungsbeitrag von 500 € auf 155 € – obwohl der Erlös gleich bleibt. Der Grund: 15 Stunden Mehrarbeit pro Monat, die niemand bemerkt hat, weil die Zeiterfassung nicht ausgewertet wurde.
03 – AbweichungenHäufigste Ursachen für Planabweichungen
Zeitabweichung: Mitarbeitende brauchen länger als kalkuliert. Ursachen: unrealistische Leistungswerte, schlechte Einarbeitung, falsche Aufmaße.
Ungeplante Einsätze: Sonderreinigungen, Nacharbeiten nach Reklamationen, zusätzliche Vertretungseinsätze.
Lohnkostensteigerung: Tariferhöhungen oder Mindestlohnanpassungen, die nicht an den Kunden weitergegeben wurden.
Materialkosten: Preiserhöhungen bei Reinigungsmitteln oder erhöhter Verbrauch.
04 – Digitale LösungNachkalkulation mit Mendato
Ohne digitale Zeiterfassung ist Nachkalkulation Ratewerk. Denn ohne genaue Istzeiten pro Objekt kannst du keinen Soll-Ist-Vergleich machen.
Automatischer Soll-Ist-Vergleich: Mendato vergleicht kalkulierte Sollzeiten mit den erfassten Istzeiten – pro Objekt, pro Monat, in Echtzeit.
DB-Analyse pro Objekt: Du siehst den Deckungsbeitrag jedes Objekts auf einen Blick.
Friih warnen: Wenn ein Objekt in den roten Bereich rutscht, erkennst du es sofort – nicht erst am Jahresende.
✓ Mendato-Vorteil
Mit Mendato ist Nachkalkulation kein Quartalsprojekt mehr, sondern ein Live-Dashboard. Du siehst jederzeit, welche Objekte Geld verdienen und welche dich Geld kosten.
05 – FazitWer nicht nachkalkuliert, kalkuliert blind
Die Nachkalkulation ist das Controlling-Werkzeug Nr. 1 in der Gebäudereinigung. Sie zeigt dir die Wahrheit über deine Aufträge – und gibt dir die Datenbasis für bessere Entscheidungen.
Kalkuliere vor, kontrolliere nach. So einfach – und so wirkungsvoll.
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