Buchhaltung & Recht
Zahlungserinnerung, Mahnstufen, Verzugszinsen, gerichtliches Mahnverfahren: So holst du dir dein Geld – ohne Kundenbeziehungen zu zerstören.
✅ Zusammenfassung – Mahnwesen für Gebäudereiniger
Im B2B-Bereich tritt Zahlungsverzug automatisch 30 Tage nach Rechnungszugang ein (§286 Abs. 3 BGB). Du musst rechtlich nicht einmal mahnen – ein dreistufiges Verfahren (Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → letzte Mahnung) hat sich aber als Praxis-Standard bewährt, weil es Kundenbeziehungen schont.
Verzugszinsen im B2B: 10,27 % p.a. (Basiszinssatz 1,27 % + 9 Prozentpunkte). Dazu kommt eine Pauschale von 40 € (§288 Abs. 5 BGB). Die beste Lösung: Mendato bietet ein integriertes Mahnmodul mit konfigurierbaren Mahnstufen, Mahnung per Klick aus offenen Rechnungen und automatischer Zahlungszuordnung – direkt in der Buchhaltung.
Gebäudereiniger haben ein Dilemma: Die meisten Kunden sind langfristige Vertragskunden mit monatlicher Unterhaltsreinigung. Wer mahnt, riskiert die Geschäftsbeziehung. Wer nicht mahnt, riskiert seine Liquidität.
Dazu kommt: Viele Gebäudereinigungsbetriebe arbeiten mit dünnen Margen. Eine einzige unbezahlte Rechnung über 5.000 € kann den Gewinn eines ganzen Monats auffressen. Trotzdem scheuen gerade kleinere Betriebe das Mahnen – aus Angst, den Kunden zu verlieren. Das ist ein Fehler.
💡 Realitäts-Check
Professionelles Mahnen ist kein Zeichen von Schwäche – es ist ein Zeichen von Professionalität. Großkunden erwarten klare Prozesse. Wer nach 60 Tagen immer noch stillhält, signalisiert eher Desorganisation als Kulanz.
Bevor du mahnen kannst, muss dein Kunde in Zahlungsverzug sein. Der Verzug ist die rechtliche Voraussetzung für Verzugszinsen, Mahnkosten und alle weiteren Schritte. Das BGB kennt mehrere Wege in den Verzug:
| Situation | Verzugseintritt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Konkretes Zahlungsziel auf Rechnung (z. B. „zahlbar bis 15.03.2026“) | Automatisch nach Ablauf des Datums | §286 Abs. 2 Nr. 1 BGB |
| Berechenbare Frist (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“) | Automatisch nach Fristablauf | §286 Abs. 2 Nr. 2 BGB |
| Keine Frist vereinbart (B2B) | Automatisch nach 30 Tagen nach Rechnungszugang | §286 Abs. 3 BGB |
| Mahnung des Gläubigers | Mit Zugang der Mahnung | §286 Abs. 1 BGB |
| Schuldner verweigert Zahlung | Sofort, ohne Mahnung | §286 Abs. 2 Nr. 3 BGB |
Quelle: §286 BGB | Verbraucherportal Bayern
💡 Praxis-Tipp: Konkretes Datum statt „30 Tage netto“
Schreibe auf jede Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum, z. B. „Zahlbar bis zum 15.03.2026“. Damit tritt der Verzug automatisch ein – ohne dass du eine Mahnung schicken musst. Bei Dauerrechnungen gilt: Der Monatsbetrag ist jeweils zum vereinbarten Termin fällig.
Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug herbeizuführen. In der Praxis hat sich ein abgestuftes Verfahren bewährt, das die Kundenbeziehung schützt und trotzdem konsequent ist:
Gutes Mahnwesen beginnt bei der Rechnung. Jede Rechnung sollte ein konkretes Zahlungsdatum enthalten, nicht nur „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Dazu den Hinweis: „Nach Ablauf des Zahlungsziels befinden Sie sich im Zahlungsverzug gemäß §286 Abs. 3 BGB.“ So stellst du sicher, dass der Verzug automatisch eintritt. Alle Pflichtangaben müssen vollständig sein – fehlerhafte Rechnungen sind der häufigste Grund für verzögerte Zahlungen.
3–7 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels versendest du eine freundliche Zahlungserinnerung. Kein Vorwurf, keine Drohung – oft hat der Kunde die Rechnung schlicht übersehen. Setze eine neue Frist von 7–10 Tagen. Etwa 70 % aller Fälle lösen sich in dieser Stufe.
Jetzt wird der Ton bestimmter. Bezeichne das Schreiben klar als „1. Mahnung“. Erwähne, dass sich der Kunde im Verzug befindet und Verzugszinsen anfallen. Neue Frist: 7 Tage. Versende per Einschreiben oder nachweisbar per E-Mail.
Letzte Chance. Kündige klar an, dass du nach Fristablauf gerichtliche Schritte einleiten oder ein Inkassounternehmen beauftragen wirst. Frist: 5–7 Tage. Dieses Schreiben immer per Einschreiben mit Rückschein.
Wenn alle Stufen ausgeschöpft sind, bleibt das gerichtliche Mahnverfahren. Du beantragst einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht (online über mahngerichte.de). Der Schuldner hat 14 Tage Zeit für Widerspruch. Ohne Widerspruch erhältst du einen Vollstreckungsbescheid – damit kannst du zwangsvollstrecken.
| Posten | Höhe | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Verzugszinsen (B2B) | 10,27 % p.a. (9 PP + Basiszins 1,27 %) | §288 Abs. 2 BGB |
| Verzugszinsen (Verbraucher) | 6,27 % p.a. (5 PP + Basiszins 1,27 %) | §288 Abs. 1 BGB |
| Pauschale (B2B) | 40,00 € pro Rechnung | §288 Abs. 5 BGB |
| Mahngebühren | 2,50–5,00 € pro Mahnung (tatsächlicher Aufwand) | Rechtsprechung |
| Inkassokosten | Erstattungsfähig als Verzugsschaden | §280 Abs. 2 BGB |
| Rechtsanwaltskosten | Erstattungsfähig als Verzugsschaden | §280 Abs. 2 BGB |
Basiszinssatz: 1,27 % seit 01.07.2025, unverändert zum 01.01.2026. Quelle: Deutsche Bundesbank
💡 Rechenbeispiel: Verzugszinsen bei 5.000 €
Dein Kunde schuldet 5.000 € netto und ist seit 60 Tagen im Verzug. Verzugszins B2B: 10,27 % p.a. → 5.000 × 10,27 % ÷ 365 × 60 = 84,49 €. Dazu die Pauschale von 40 € → Gesamtforderung: 5.124,49 €.
💬 Zahlungserinnerung – freundlich
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [RE-Nr.] vom [Datum] Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name], sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die oben genannte Rechnung über [Betrag] € seit dem [Zahlungsziel] offen ist. Wir bitten Sie, den Betrag bis zum [neues Datum] auf das in der Rechnung genannte Konto zu überweisen. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
⚠️ 1. Mahnung – bestimmt
Betreff: 1. Mahnung – Rechnung [RE-Nr.] vom [Datum] Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name], trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die Rechnung über [Betrag] € weiterhin unbeglichen. Sie befinden sich seit dem [Datum Verzugseintritt] im Zahlungsverzug gemäß §286 BGB. Wir fordern Sie auf, den offenen Betrag zuzüglich anfallender Verzugszinsen bis spätestens [Datum, 7 Tage] zu begleichen.
🚨 Letzte Mahnung – Frist mit Konsequenz
Betreff: Letzte Mahnung vor gerichtlichen Schritten – Rechnung [RE-Nr.] Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name], leider ist die Rechnung über [Betrag] € trotz mehrfacher Aufforderung weiterhin offen. Die Gesamtforderung inklusive Verzugszinsen und Pauschale beträgt nun [Gesamtbetrag] €. Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis zum [Datum, 5–7 Tage]. Sollte bis dahin kein Zahlungseingang vorliegen, werden wir ohne weitere Ankündigung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten bzw. ein Inkassounternehmen beauftragen. Die dabei entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.
Allgemeine Buchhaltungssoftware wie sevDesk oder Lexware bietet bestenfalls eine einfache Zahlungserinnerung – aber kein echtes mehrstufiges Mahnwesen, das auf die Gebäudereinigung zugeschnitten ist. Mendato hat ein vollständiges Mahnmodul direkt in der Buchhaltung integriert:
In Mendato legst du unter Buchhaltung → Einstellungen eigene Mahnstufen an – zum Beispiel: Zahlungserinnerung nach 7 Tagen, 1. Mahnung nach 14 Tagen, letzte Mahnung nach 21 Tagen. Für jede Stufe definierst du den Text, die Frist und ob Verzugszinsen ausgewiesen werden. So passt du den Mahnprozess exakt an dein Unternehmen an.
Unter Buchhaltung → Rechnungen siehst du sofort, welche Rechnungen überfällig sind. Über das Kontextmenü (drei Punkte) wählst du „Mahnung erstellen“ – Mendato generiert die Mahnung automatisch auf Basis der hinterlegten Mahnstufe, inklusive korrektem Mahnungstext, Rechnungsnummer und Frist. Text anpassen, absenden – fertig.
Die Mahnung verschickst du direkt als E-Mail oder PDF aus Mendato heraus. Kein Umweg über Word, kein manuelles Zusammensuchen von Rechnungsdaten. Filter „gemahnt“ zeigt dir jederzeit alle laufenden Mahnvorgänge.
Mendato gleicht eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen ab – per digitalem Kontoauszug (MT940). Sobald der Kunde zahlt, wird die Mahnung automatisch als erledigt markiert. Kein manuelles Abhaken, keine doppelten Mahnungen.
💡 Hilfe-Artikel: Mahnwesen in Mendato einrichten
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von Mahnstufen und zum Erstellen von Mahnungen findest du im Mendato Hilfebereich.
„Begeistert vom Controlling – schrittweiser Umstieg von Excel zu Mendato für 33 Mitarbeitende.“
– Sebastian Mauß, Immobilien Service Sebastian Mauß (33 Reinigungskräfte)
Das beste Mahnwesen ist das, das du nicht brauchst. Drei Maßnahmen, die in der Gebäudereinigung am meisten bringen:
Statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ schreibst du „Zahlbar bis zum 15.03.2026“. Das schafft Klarheit und automatischen Verzug bei Überschreitung. Bei Dauerrechnungen definierst du feste monatliche Zahlungstermine. Mendato setzt das Zahlungsziel automatisch auf jede Rechnung.
Rechnung erst 3 Wochen nach Leistungserbringung? Dann beginnt die Zahlungsfrist erst 3 Wochen später. Mendato erstellt Rechnungen direkt aus Auftragsdaten – ausstehende Posten für Unterhaltsreinigungen werden automatisch am Monatsersten erzeugt, für Sonderreinigungen sofort nach Einsatzabschluss. Alle Pflichtangaben sind automatisch enthalten.
Wenn du erst am Monatsende merkst, dass drei Rechnungen überfällig sind, hast du schon 30 Tage verloren. Mendato zeigt überfällige Rechnungen sofort im Controlling-Dashboard – nach Objekt, Kunde und KPI. Im Buchhaltungsmodul ist der DATEV-Export inklusive – so hat auch dein Steuerberater alles im Blick.
Nicht jeder überfällige Betrag rechtfertigt sofort Inkasso oder Anwalt. Hier eine Orientierung:
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Kunde reagiert nicht, Forderung < 500 € | Gerichtliches Mahnverfahren selbst einleiten (günstig, schnell) |
| Kunde reagiert nicht, Forderung 500–5.000 € | Inkassobüro beauftragen |
| Kunde reagiert nicht, Forderung > 5.000 € | Anwalt einschalten |
| Kunde widerspricht der Forderung | Anwalt – es droht Klage |
| Kunde hat offensichtliche Liquiditätsprobleme | Ratenzahlung anbieten, frühzeitig sichern |
| Langjähriger Großkunde, einmalige Verzögerung | Persönliches Gespräch, Kulanz zeigen |
Mehr zum Thema Inkasso, Factoring und was zu tun ist, wenn ein Kunde dauerhaft nicht zahlt: Kunde zahlt nicht – was dann?
⚠ Achtung: Reinigungsvertrag nicht voreilig kündigen
Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist die Versuchung groß, die Reinigung einzustellen. Vorsicht: Ohne außerordentliche Kündigung (die einen wichtigen Grund erfordert) kannst du nicht einfach aufhören. Erst bei erheblichem Zahlungsverzug (Faustregel: 2+ Monatsbeträge) und nach erfolgloser letzter Mahnung kommt eine fristlose Kündigung in Betracht. Im Zweifelsfall: Anwalt fragen.
Mahnwesen ist kein Konflikt – es ist ein Geschäftsprozess. Wer klare Zahlungsziele setzt, schnell rechnet und systematisch mahnt, bekommt sein Geld in über 95 % der Fälle, ohne die Geschäftsbeziehung zu beschädigen.
Entscheidend ist die richtige Software: Allgemeine Buchhaltungsprogramme wie sevDesk oder Lexware bieten kein integriertes Mahnwesen mit konfigurierbaren Stufen. Mendato hat ein vollständiges Mahnmodul in der Buchhaltung: individuelle Mahnstufen, Mahnung per Klick aus der offenen Rechnung, automatische Zahlungszuordnung per MT940 und DATEV-Export. Dazu kommen Dauerrechnungen, E-Rechnungen und Echtzeit-Controlling – alles in einer Branchensoftware für Gebäudereiniger.
„Von Tooltime, Lexware und BüroEasy zu Mendato – nutzt es vollständig und ist begeistert vom Controlling.“
– Philipp Lange, Glas- und Gebäudereinigung Philipp Lange GmbH (50+ RK)
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So rechnest du richtig ab
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Rechtlich gesehen: keine. Sobald der Schuldner in Verzug ist (z. B. 30 Tage nach Rechnungszugang), kannst du direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. In der Praxis hat sich aber ein dreistufiges Verfahren etabliert – Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung – weil es die Kundenbeziehung schont und oft zum Erfolg führt.
Ab dem Zeitpunkt des Verzugs. Bei B2B-Rechnungen tritt der Verzug automatisch 30 Tage nach Rechnungszugang ein (§286 Abs. 3 BGB), sofern der Kunde darauf hingewiesen wurde. Der Verzugszinssatz bei B2B beträgt 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz – aktuell also 10,27 % p.a. (Stand: 01.01.2026).
Ja, aber nur den tatsächlich entstandenen Aufwand. Gerichte erkennen in der Regel 2,50–5 € pro Mahnung als angemessen an. Zusätzlich hast du bei B2B einen Anspruch auf eine Pauschale von 40 € (§288 Abs. 5 BGB), die auf weitere Schadensersatzansprüche angerechnet wird.
Ein gerichtlicher Mahnbescheid ist eine amtliche Zahlungsaufforderung des Gerichts. Du beantragst ihn beim zuständigen Mahngericht (online über mahngerichte.de). Die Kosten richten sich nach dem Streitwert – bei 5.000 € Forderung zum Beispiel ca. 73 € (halbe Gerichtsgebühr). Der Schuldner hat 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen.
Drei Maßnahmen wirken am besten: Erstens, klare Zahlungsziele mit konkretem Datum auf jeder Rechnung. Zweitens, professionelle Rechnungsstellung mit allen Pflichtangaben direkt nach Leistungserbringung. Drittens, automatische Fälligkeitsüberwachung per Software – so erkennst du überfällige Rechnungen sofort statt erst am Monatsende.