Zusammenfassung – Rechnungsprogramm Gebäudereinigung
In der Gebäudereinigung ist die Rechnungsstellung kein Nebenprozess. Viele Kunden haben mehrere Objekte, jedes mit eigenen Regeln – Sammelrechnungen, abweichende Empfänger, Schließzeiten, Reklamationen. Ein reines „PDF-Tool“ reicht da selten.
Der größte Hebel ist nicht der Rechnungseditor, sondern die Abrechnungsvorbereitung: Eine Vorliste vor der Rechnung, die Fehler verhindert, bevor sie rausgehen. Dazu kommen Pflichtthemen wie E-Rechnung (seit 01.01.2025 B2B-Empfangspflicht), sauberes Bankmatching und operative Daten als Abrechnungsgrundlage.
Entscheidende Frage: Entsteht deine Rechnung aus operativen Daten (Objekt, Einsatz, Nachweis) – oder tippst du sie im Büro zusammen? Die Antwort bestimmt, ob du Branchensoftware brauchst oder ein klassisches Rechnungsprogramm reicht.
Mendato Mendato ist als spezialisierte Branchensoftware für Gebäudereiniger genau auf diese Struktur ausgelegt: Kunde → Objekt → Auftrag → Abrechnung.
01 – ProduktfokusWelche Software-Welt passt zu deiner Gebäudereinigung?
Bevor du Funktionen vergleichst, musst du klären: Was für eine Art Software suchst du überhaupt? In der Gebäudereinigung wirkt vieles auf den ersten Blick gleich („Rechnung schreiben kann doch jedes Tool“). In der Praxis sind es aber komplett unterschiedliche Produktwelten.
Die Unterhaltsreinigung ist oft wiederkehrend und pauschal. Der Preis bleibt gleich, aber du musst jeden Monat sauber und pünktlich abrechnen. Und du brauchst einen Prozess für Ausnahmen wie Reklamationen, Schließzeiten oder Minderungen.
Sonderreinigung und mengenbasierte Leistungen sind dagegen dynamisch. Dann ist die große Frage: Wie schnell bekommst du Stunden, Mengen, Nachweise und Abnahmen ins System?
Dazu kommt das Thema E-Rechnungen. In Deutschland wurde die Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 gestartet, mit Übergangsfristen für die Ausstellung.
Quelle: bundesfinanzministerium.de – FAQ E-Rechnung
Die 4 Produktwelten, die oft verwechselt werden
| Kategorie | Fokus | Passt für… | Grenze bei Gebäudereinigung |
|---|---|---|---|
| A) Reines Rechnungsprogramm | Angebote → Rechnungen → Mahnungen | Wenige Kunden, einfache Abrechnung | Keine Objektlogik, keine operative Datenerfassung |
| B) Buchhaltungssoftware | Buchungen, Banking, Steuer, UStVA | Klassische kaufmännische Prozesse | Löst nicht das Kernproblem: Daten aus dem Objekt |
| C) Branchensoftware | Betrieb → Abrechnung (Kunde→Objekt→Auftrag) | Viele Objekte, Sonderfälle, Skalierung | Evtl. braucht es zusätzlich Buchhaltungssoftware für Abschluss |
| D) Kombination (Setup) | Branchensoftware + Buchhaltungssoftware | Betriebe, die beides brauchen | Nur stark, wenn klar ist, welches System führt |
Die Leitfrage für dich
„Entsteht meine Rechnung aus operativen Daten (Objekt, Einsatz, Nachweis, Menge) – oder tippe ich sie am Ende im Büro zusammen?“
Wenn du „zusammentippst“, reicht oft ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware. Wenn deine Rechnung aus dem Betrieb heraus entsteht, brauchst du Branchensoftware – oder sehr saubere Integrationen.
Mendato fällt klar in Kategorie C. Die Denkweise: Die Rechnung ist nicht der Anfang – sie ist das Ergebnis. Die Abrechnung entsteht aus der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag. Operative Daten wie Zeiten, Mengen und Nachweise sind Teil der Abrechnungslogik. Dadurch wird Automatisierung bei vielen Objekten realistisch.
02 – Organisation & AufbauOrganisationslogik & Softwareaufbau
In der Gebäudereinigung ist „Kunde“ fast nie gleich „ein Ort“. Ein Kunde kann viele Objekte haben. Ein Objekt kann eigene Regeln haben. Und die Rechnungsstellung hängt oft genau daran: Rechnungsempfänger ist die Zentrale, Leistung passiert in 10 Filialen. Ein Kunde will eine Sammelrechnung, ein anderer pro Objekt eine eigene Rechnung.
Gleichzeitig arbeiten mehrere Rollen an denselben Daten. Objektleitung, Reinigungskräfte, Buchhaltung, Geschäftsführung, Steuerberater – jede Rolle braucht andere Sichtbarkeit und andere Rechte.
Auf der Rechnung müssen u. a. Name und Anschrift von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger stehen. Das ist gesetzlich vorgegeben und beeinflusst deine Datenstruktur direkt.
Quelle: gesetze-im-internet.de – § 14 UStG Pflichtangaben
Was ein gutes Rechnungsprogramm hier können muss
⚠ Ohne Objektlogik
- Pro Objekt einen eigenen „Kunden“ anlegen – Überblick geht verloren
- Sammelrechnungen werden fehleranfällig
- Automatisierung wird schwer
- Rückfragen steigen, weil Leistung und Rechnung nicht zusammenfinden
✔ Mit sauberer Objektlogik
- Kunde → Objekt → Auftrag als Standardstruktur
- Rechnungsempfänger vs. Leistungsort sauber getrennt
- Sammelrechnung vs. Einzelrechnung als bewusste Entscheidung
- Zusatzfelder je Objekt (Kostenstelle, Bestellnr., Liegenschaftsnr.)
Rollen & Rechte: Kein „Nice-to-have“
Es geht nicht nur um „Darf jemand Rechnungen schreiben?“ – sondern auch: Kundendaten ändern? Bankumsätze sehen? Mahnen? Je mehr Objekte du hast, desto wichtiger werden saubere Rechte.
Praxis-Tipp: Steuerberater-Zugang
Prüfe, ob dein Steuerberater direkt ins System kann – oder ob ihr ständig ZIPs per Mail schickt. Gibt es DATEV-Export für Buchungsdaten? Können Belegbilder sauber übergeben werden?
Mendato löst das aus der Branche heraus: Objektleitung arbeitet an Objekt und Auftrag, Reinigungskräfte liefern Zeiten mobil, Buchhaltung rechnet ab. Weniger Rückfragen, klarere Zuständigkeiten.
03 – AbrechnungsvorbereitungDer größte Hebel für Gebäudereiniger
In der Gebäudereinigung ist „Rechnung schreiben“ selten das Problem. Das Problem ist fast immer die Vorbereitung davor. Jeden Monat gibt es Reklamationen, Schließzeiten, Sondermengen, fehlende Nachweise. Wenn du diese Punkte erst nach dem Versand merkst, musst du korrigieren – das kostet Zeit und wirkt unprofessionell.
Wichtig: „Offene Posten“ ist NICHT „Abrechnungsvorbereitung“
Offene Posten (OPOS) = Forderungsmanagement nach dem Rechnungsversand. Welche Rechnungen sind offen? Welche werden gemahnt?
Abrechnungsvorbereitung = Vorliste vor der Rechnung. Welche Leistungen sind abrechnungsreif? Was muss noch geprüft werden?
Für Reinigungsfirmen ist die Abrechnungsvorbereitung oft der größte Hebel – weil sie Fehler verhindert, bevor sie rausgehen.
Was ein gutes Rechnungsprogramm hier können sollte
Du brauchst eine echte Abrechnungsvorliste – nicht „offene Rechnungen“, sondern „abrechnungsreife Leistungen“. Typische Felder dafür: Kunde, Objekt, Leistungszeitraum, Abrechnungsart, Status (prüfen, freigeben, abrechnen) und Hinweise bei Abweichungen.
Dazu brauchst du einen Prüf- und Freigabeprozess: Objektleitung prüft fachlich (wurde es geleistet?), Buchhaltung prüft kaufmännisch (Preislogik, Zusatzinfos). Dann wird fakturiert. Wenn das Programm keine Statuslogik kennt, passiert es wieder „über Zuruf“.
Ausnahmefälle als Standard: Minderung eintragen, Schließzeiten hinterlegen, Leistungsänderungen dokumentieren, Nachweise anhängen – das muss normaler Ablauf sein, kein Sonderfall.
Demo-Fragen zur Abrechnungsvorbereitung
1. Wo sehe ich abrechnungsreife Leistungen vor der Rechnung? 2. Kann ich Posten bündeln? 3. Gibt es Status/Freigaben zwischen OL und Buchhaltung? 4. Wie gehen Schließzeiten und Minderungen in die Abrechnung ein? 5. Wie komme ich vom Rechnungsbetrag zurück zur Quelle?
In Mendato ist die Postenliste ein Abrechnungs-Workspace, der genau zwischen Betrieb und Buchhaltung sitzt. Posten sind mit Aufträgen und Einsätzen verbunden. Dadurch siehst du vor dem Versand, ob es Hinweise gibt (Reklamation, fehlender Nachweis, Abweichung). Das macht Abrechnung bei vielen Objekten beherrschbar.
„Vorherige Software konnte Rechnungsstellung und Planung für Unterhalts- und Sonderreinigung nicht lösen.“
– Nico Sica, Haus und Garten Wohl (30+ RK)
04 – Wiederkehrend & DauerWiederkehrende Abrechnung & Dauerrechnungen
Gerade in der Unterhaltsreinigung ist wiederkehrende Abrechnung der Normalfall. Du schreibst jeden Monat ähnliche Rechnungen, oft über viele Objekte. Ein gutes Rechnungsprogramm sollte das automatisch erzeugen – und idealerweise auch automatisch versenden.
Worauf du als Gebäudereiniger achten solltest
Intervall, Start- und Enddatum müssen steuerbar sein. Automatischer Versand muss kontrollierbar sein. Der Knackpunkt: Ausnahmefälle dürfen nicht blind durchlaufen. Reklamation, Schließzeit, Sonderregel je Objekt – wenn dein Programm stumpf nach Zeitplan versendet, geht eine falsche Rechnung raus.
Dauerrechnung vs. Serienrechnung
Serienrechnung
- Jeden Monat neue Rechnung mit eigener Nummer
- Läuft ins Forderungsmanagement (offen/fällig/überfällig)
- Standard bei den meisten Buchhaltungsprogrammen
Dauerrechnung
- Ein Dauer-Dokument als feste Abrechnungsgrundlage
- Weniger monatliche Dokument-Erstellung
- Beliebt bei stabilen Pauschalpreisen
Häufigster Praxisfehler bei Dauerrechnungen
Selbst wenn nur ein Dokument existiert: Zahlungen kommen trotzdem monatlich (wie bei Miete). Dein System muss monatliche Zahlungseingänge sauber zuordnen können. Sonst verlierst du im Forderungsmanagement den Überblick.
Die gesetzlichen Pflichtangaben gelten unabhängig vom Modell.
Quelle: IHK Frankfurt – Pflichtangaben Rechnung
Für Gebäudereiniger ist bei Mendato entscheidend, dass Dauerrechnungen objektbezogen angelegt werden, mit der Abrechnungslogik verbunden sind und Zahlungseingänge im selben Prozess nachvollziehbar bleiben.
05 – E-RechnungE-Rechnungen & Pflichtangaben
E-Rechnungen sind in Deutschland nicht mehr optional. Seit 01.01.2025 betrifft das den Empfang im B2B-Bereich. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen.
Quelle: bundesfinanzministerium.de – FAQ E-Rechnung
Viele Gebäudereiniger rechnen nicht nur an private Firmen ab, sondern auch an Kommunen, Hausverwaltungen und Filialisten. Gerade dort kommen E-Rechnungs-Pflichtfelder schnell ins Spiel – z. B. Leitweg-ID oder Bestellnummer.
PDF ≠ E-Rechnung
Viele Betriebe sagen „wir schicken Rechnungen als PDF per E-Mail“. Das ist digital – aber oft keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Eine E-Rechnung ist strukturiert (maschinenlesbar) und folgt einem Standard wie ZUGFeRD oder XRechnung.
Was dein Rechnungsprogramm können muss
Empfang: E-Rechnungen empfangen und anzeigen. Erstellung: E-Rechnungen erstellen und versenden. Öffentliche Auftraggeber: Leitweg-ID, Bestellnummer. Validierung: Fehler vor dem Versand erkennen.
Quellen: leitweg-id.de | e-rechnung-bund.de
Für Gebäudereiniger ist E-Rechnung am Ende der letzte Schritt. Entscheidend ist, dass Pflichtangaben sauber aus Kunde → Objekt → Auftrag kommen. Dann wird E-Rechnung bei Mendato Standard-Output.
06 – Daten & FinanzenOperative Daten, UStVA & Bankmatching
Operative Daten in der Buchhaltung
In der Gebäudereinigung entsteht Abrechnungsqualität nicht im Büro, sondern im Objekt. Leistungszeitraum, Mengen, Stunden, Nachweise – all das muss später auf der Rechnung landen. Wie kommen diese Daten in dein System – ohne Nachtelefonieren?
In Mendato besteht die Möglichkeit, die Posten mit der App für Reinigungskräfte zu verknüpfen. Sobald Mitarbeiter vor Ort die zu reinigende Menge eingeben, wird der Posten in der Buchhaltungs-App in Echtzeit angepasst. Arbeitsscheine werden automatisch berücksichtigt, sobald sie unterschrieben sind.
Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)
Die UStVA ist grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben. Viele Betriebe beantragen eine Dauerfristverlängerung für mehr Luft.
Spezial-Falle: § 13b Reverse-Charge
In der Gebäudereinigung kann es Konstellationen geben, in denen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (Reverse-Charge). Das betrifft nicht nur Bau – sondern auch Reinigung von Gebäuden, wenn der Kunde selbst solche Leistungen erbringt. Das hat Auswirkungen auf Rechnungstext, UStVA-Zeilen und Rückfragen vom Steuerberater.
Zahlungstransaktionen & Bankmatching
In der Gebäudereinigung ist der Monatsabschluss oft kein Rechnungsthema – sondern ein Zahlungsthema. Viele wiederkehrende Rechnungen, viele Zahlungseingänge, Skonto, Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und manchmal falsche Verwendungszwecke.
Bankmatching ist der Prozess „Bankumsatz → richtige Rechnung“. Gute Systeme machen Zuordnungsvorschläge auf Basis von Betrag, Rechnungsnummer, Zahlername und Datum. Achte in der Demo auf Teilzahlungen, Skonto und Sammelüberweisungen – genau hier scheitern viele Workflows.
07 – Praxis & QualitätSubunternehmer, Controlling & Usability
Subunternehmerabrechnung (Gutschriftverfahren)
Subunternehmer werden in der Gebäudereinigung immer häufiger genutzt. Das Risiko steigt dabei schnell – Leistungen sind oft nicht sauber zugeordnet, Nachweise fehlen.
„Gutschrift“ ist nicht gleich „Gutschrift“
Rechnungskorrektur an den Kunden – Rechnung war falsch, wird korrigiert.
Abrechnungsgutschrift für Subunternehmer (Self-Billing) – Du als Leistungsempfänger erstellst die Abrechnung. Umsatzsteuerlich eine Rechnung gem. § 14 UStG.
Achte in der Demo darauf, dass das Tool beides sauber trennt.
Mendato hat ein eigenes Gutschriften-System für Subunternehmer. Die Gutschriftenposten sind mit den zugrundeliegenden Leistungsdaten verknüpft – das senkt das Risiko von doppelter oder falscher Abrechnung.
Controlling & Kennzahlen
Ein Rechnungsprogramm ist auch dein „Messgerät“. Gerade in der Gebäudereinigung geht Marge oft nicht im Büro verloren, sondern im Objekt – durch Reklamationen, Minderungen, Zusatzgänge oder falsche Abrechnungslogik.
Mindest-Kennzahlen: Umsatz (pro Monat, Kunde, Objekt), Offene Forderungen (Mahnstufen), Zahlungsverhalten (Ausreißer). Dazu eine einfache ABC-Analyse: A-Objekte schützen, B optimieren, C prüfen.
Mendato setzt Controlling auf Objekt- und Auftragsebene an – so siehst du nicht nur Umsatz pro Kunde, sondern welche Objekte die Treiber sind.
Benutzerfreundlichkeit
Ein Rechnungsprogramm kann fachlich alles können – und trotzdem scheitern, wenn es nicht sauber genutzt wird. Drei Dinge müssen funktionieren: Schnelle Routine (Monatsläufe ohne Nachdenken), sichere Ausnahmefälle (das Tool führt dich) und Fehlerverhinderung (Pflichtfelder, Plausibilitätschecks, Bestätigung vor Versand).
„Von Tooltime, Lexware und BüroEasy zu Mendato – nutzt es vollständig und ist begeistert vom Controlling.“
– Philipp Lange, Glas- und Gebäudereinigung Philipp Lange GmbH (50+ RK)
08 – FazitAuswahl-Checkliste für dein Rechnungsprogramm
Ein Rechnungsprogramm für Gebäudereiniger muss mehr können als PDFs schreiben. Wenn du wenige Kunden hast und die Abrechnung simpel ist, reicht oft ein klassisches Tool. Sobald du mehr Komplexität hast – viele Objekte, Schließzeiten, mengenbasierte Abrechnung – wird ein einfaches Tool zum Engpass.
| Kriterium | Prüffrage |
|---|---|
| Produktfokus | Entsteht die Rechnung aus operativen Daten oder wird sie im Büro zusammengetippt? |
| Organisationslogik | Kann ein Kunde mehrere Objekte haben, ohne Workarounds? |
| Abrechnungsvorbereitung | Gibt es eine echte Vorliste vor der Rechnung – nicht nur OPOS? |
| Wiederkehrende Abrechnung | Was passiert bei Ausnahmen (Minderung, Schließzeit)? |
| Dauerrechnungen | Werden Zahlungen monatlich sauber zugeordnet? |
| E-Rechnungen | ZUGFeRD/XRechnung unterstützt? Leitweg-ID möglich? |
| Operative Daten | Können Zeiten/Mengen/Nachweise direkt einfließen? |
| UStVA & Steuerberater | DATEV-Exporte oder saubere Datenübergabe? |
| Bankmatching | Zuordnungsvorschläge, Teilzahlungen, Skonto? |
| Subunternehmer | Abrechnungsgutschrift (nicht nur Rechnungskorrektur)? |
| Controlling | Objektbezogene Auswertungen möglich? |
| Usability | Wie schnell kann eine neue Buchhalterin damit arbeiten? |
Deine 5 wichtigsten Demo-Fragen
1. „Wo sehe ich abrechnungsreife Leistungen vor der Rechnung?“
2. „Wie bilde ich Kunde mit vielen Objekten ab?“
3. „Wie laufen Schließzeiten, Reklamationen und Minderungen in den Prozess?“
4. „Wie komme ich von der Rechnung zurück zu Zeiten, Mengen und Nachweisen?“
5. „Wie sieht Bankmatching, Teilzahlungen und Skonto aus?“
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