Transparenz
Dieser Artikel wird von Mendato veröffentlicht. Alle Lexware-Angaben basieren auf öffentlichen Quellen (lexware.de, Help Center). Quellen im Text verlinkt.
Zusammenfassung: Lexware vs. Mendato
Lexware Office = branchenunabhängige Buchhaltung mit Rechnungen, Serienrechnungen, UStVA/ELSTER und optionaler Lohnabrechnung. Quelle: lexware.de
Mendato = Branchensoftware mit Kunde → Objekt → Auftrag, Postenliste, Dauerrechnungen, Sub-Gutschriften und Objektcontrolling.
Kurz: Lexware ist stark, wenn du „Buchhaltung als Buchhaltung“ suchst. Mendato ist stark, wenn du Buchhaltung als Teil deiner operativen Reinigungsprozesse automatisieren willst.
01 – EinführungWarum dieser Vergleich anders ist
Mendato und Lexware Office lösen ähnliche buchhalterische Aufgaben – aber sie kommen aus komplett unterschiedlichen Welten. Dieser Vergleich konzentriert sich bewusst auf die buchhalterischen Anforderungen von Gebäudereinigern: Rechnungsstellung, Mahnwesen, Bankmatching, Dauerrechnungen, Subunternehmerabrechnung und Controlling.
Es geht nicht um manuelle Rechnungserstellung – das ist Standard. Es geht um: Wie gut lässt sich Rechnungserstellung automatisieren? Und wie eng lässt sich Abrechnung mit Zeiten, Mengen und Nachweisen verbinden?
Für die Unterhaltsreinigung ist automatischer Rechnungsversand elementar. Für die Sonderreinigung geht es vor allem darum, wie schnell sich gereinigte Stunden, Mengen und Nachweise ermitteln und abrechnen lassen.
02 – ProduktfokusBuchhaltungssoftware vs. Branchensoftware
Lexware Office
- Cloud-Buchhaltungssoftware für viele Branchen
- Fokus: Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Mahnungen
- Banking, UStVA, Auswertungen in einer Plattform
- Lohnabrechnung als optionales Zusatzmodul
Mendato
- Spezialisiert auf Gebäudedienstleister
- Gesamte Prozesskette: Planung → Betrieb → Abrechnung
- Struktur: Kunde → Objekt → Auftrag → Einsatz
- Buchhaltung eng mit operativen Daten verknüpft
Lexware Office ist Cloud-Buchhaltung für viele Branchen. Zeiterfassung läuft über Partnererweiterungen. Quelle: lexware.de
Mendato deckt die gesamte Prozesskette ab: Objekte, Aufträge, Nachweise, Reklamationen und Subunternehmer – Buchhaltung ist Teil des Betriebsprozesses. Mendato Buchhaltung
03 – SoftwareaufbauWer arbeitet wo?
Objektleiter, Buchhaltung, Reinigungskräfte, Steuerberater – alle arbeiten parallel an denselben Daten, aber mit unterschiedlichen Zielen.
Lexware Office ist eine Web-Plattform mit Benutzerrechten, Steuerberater-Zugang und mobiler App. Quellen: Benutzerrechte | App
Mendato trennt nach Rollen: Aufträge (Dispo), Operations (Reinigungskräfte), Buchhaltung, Controlling und optional Kundenportal.
Eine Plattform, Rechte steuern Zugriff
- Buchhaltungs-Oberfläche mit Teamzugriff
- Steuerberater-Zugang + DATEV-Export
- Mobile App für Belege & Rechnungen
- Stark für kaufmännische Prozesse
Rollenbasierte Bereiche für den Reinigungsalltag
- Aufträge, Operations, Buchhaltung, Controlling
- Jede Rolle sieht nur, was sie braucht
- Operative Daten fließen direkt in Abrechnung
- Subunternehmer- & Kundenportal optional
04 – OrganisationslogikKontaktlogik vs. Objektlogik
Deine Kunden haben oft mehrere Objekte – mit unterschiedlichen Rechnungsempfängern, Adressen und Abrechnungslogiken. Diese Logik willst du nicht jeden Monat manuell zusammenklicken.
Lexware Office arbeitet mit einer Kontaktlogik: Kunden als Kontakte, Rechnungs- und Lieferadresse, Sammelrechnungen aus Lieferscheinen. Eine Kunde–Objekt–Auftrag-Ebene gibt es nicht – bei vielen Objekten brauchst du Workarounds. Quellen: lexware.de/kontakte | Sammelrechnung
Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Je Objekt: eigene Rechnungsadressen, Referenzen und Pflichtangaben. Du entscheidest, welche Objekte gemeinsam oder getrennt abgerechnet werden.
05 – AbrechnungsvorbereitungOPOS-Liste vs. Postenliste
Reklamationen, Schließzeiten, Minderungen, sich ändernde Mengen – wer nicht vor der Rechnungsstellung prüft, bekommt unnötig viele Stornos.
Lexware Office hat eine OPOS-Liste – das ist Forderungsmanagement (nach der Rechnung), kein Abrechnungs-Workspace (vor der Rechnung). Quelle: lexware.de/offene-posten-liste
Mendato nutzt eine Postenliste als Abrechnungs-Workspace: Welche Leistungen sind abrechnungsreif? Reklamationen, Minderleistungen und Schließzeiten werden Teil des gleichen Prozesses.
⚠ Ohne Abrechnungs-Workspace
- Rechnungen gehen „blind“ raus
- Reklamationen werden vergessen
- Schließzeiten nicht berücksichtigt
- Viele Stornos und Korrekturen
✔ Mit Mendato Postenliste
- Fakturierung erst nach Prüfung
- Reklamationen im gleichen Flow
- Objektleitung prüft, Buchhaltung rechnet ab
- Rückverfolgbar bis zum Einsatz
06 – Wiederkehrende AbrechnungSerienrechnung vs. Posten-Automatik
Unterhaltsreinigung: monatlich automatisiert abrechnen – und gleichzeitig sauber reagieren, wenn es Abweichungen gibt.
Lexware Office nutzt Serienrechnungen: Vorlage anlegen, Intervall konfigurieren, automatisch versenden. Änderungen müssen vor dem Lauf berücksichtigt werden. Quelle: lexware.de/serienrechnungen
Mendato automatisiert über auftragsbezogene Posten. Vor dem Versand sind Hinweise sichtbar (Reklamationen, fehlende Nachweise). Die Buchhaltung kann reagieren, bevor die Rechnung rausgeht.
Praxis-Vorteil Mendato
Bei 80+ Objekten willst du nicht hoffen, dass jemand rechtzeitig alle Serienrechnungen anpasst. Die Posten-Logik macht Abweichungen sichtbar – bevor die Rechnung beim Kunden landet.
07 – DauerrechnungenEin Dokument vs. monatlich neue Rechnungen
Dauerrechnungen sind in vielen Reinigungsfirmen Standard: Leistung einmal definieren, nicht monatlich neu bauen.
Lexware Office nutzt Serienrechnungen: Pro Monat entsteht eine neue Rechnung mit eigener Nummer. Gut für Automatisierung, aber anders als eine Dauerrechnung („ein Dokument gilt dauerhaft“). Quelle: lexware.de/funktionen/serienrechnungen
Mendato bildet Dauerrechnungen als eigenständige Logik ab: einmal anlegen, Objekt zuordnen, dauerhaft nutzen. Zahlungstransaktionen werden verknüpft – bei 200 Objekten Gold wert. 📹 Video: Gutschriften & Dauerrechnungen
Kernunterschied in einem Satz
Serienrechnung = „monatlich neue Rechnungen automatisch erzeugen“. Dauerrechnung = „einmal sauber aufsetzen und als Dauerprozess laufen lassen“.
08 – Operative DatenWoher kommen die Abrechnungsdaten?
Bei Sonderreinigung, Hotelzimmern oder Baureinigung wird nach Menge abgerechnet. Oft wartet die Buchhaltung auf Daten vom Vorarbeiter oder von Stundenzetteln.
Lexware Office hat eine Buchhaltungs-App für Belege. Operative Objektdaten (Mengen, Arbeitsscheine) fließen nicht direkt in die Abrechnung – dafür brauchst du Drittlösungen/API. Quelle: lexware.de/public-api
Mendato verknüpft die Operations-App direkt mit der Abrechnung. Mengen und Arbeitsscheine werden in Echtzeit aktualisiert. 📹 Video
„50 bis 75 Rechnungen mit zwei Klicks vom Handy – Verwaltung fühlt sich nicht mehr nach Arbeit an.“
– Enes & Hüsne Baltaci, Mclean24 (10+ RK)
09 – UStVA & BankmatchingSteuer und Zahlungsabgleich
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Lexware Office bietet eine UStVA direkt aus den Buchungen – inklusive Übermittlung ans Finanzamt per ELSTER, ohne eigenes Zertifikat. Zusätzlich gibt es DATEV-Exports und einen Steuerberaterzugang. Quellen: lexware.de/funktionen/umsatzsteuervoranmeldung | DATEV-Datenexport
Mendato fokussiert sich auf vorbereitende Buchhaltung und Exporte. Es gibt z. B. einen Lexware-Export und DATEV-Export, mit dem die UStVA dann im Zielsystem durchgeführt werden kann.
Zahlungstransaktionen & Bankmatching
Lexware Office bietet Bankanbindung mit Zuordnungsvorschlägen, Teilzahlungen und Skonto. Quelle: lexware.de/zahlungsverkehr
Mendato bietet einen Importer für Banktransaktionen. Danach werden Transaktionen und Rechnungen automatisch auf Basis verschiedener Faktoren gematched und abgeglichen.
E-Rechnungen – kurzer Hinweis
Beide können E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD). Leitweg-ID nur für Behörden (B2G). Quelle: BMF
10 – SubunternehmerGutschriftverfahren & Abrechnung
Subunternehmer werden in der Gebäudereinigung immer häufiger eingesetzt. Wichtig: Rechnungskorrektur (Kundenrechnung berichtigen) ist etwas anderes als eine Abrechnungsgutschrift im Gutschriftverfahren. Quelle: § 14 UStG
Lexware Office kann Rechnungskorrekturen, aber keine Abrechnungsgutschriften (Gutschriftverfahren) erstellen. Quelle: Lexware – Gutschrift
Mendato hat ein eigenes Gutschriften-System – Posten sind mit Leistungsdaten verknüpft. 📹 Video
Wichtig: Auftraggeberhaftung
In Deutschland gibt es eine Auftraggeberhaftung für Mindestlohn-Themen, wenn Leistungen weitervergeben werden. Saubere Dokumentation und Zuordnung sind daher Pflicht. Quellen: Zoll – Auftraggeberhaftung | § 14 AEntG
„Von Branchensoftware zu Mendato gewechselt. Mendato steuert 200+ Reinigungskräfte und 40 Subunternehmer.“
– Davide Triscari, TRISCARI Gebäudereinigung (200+ RK, 40+ Sub)
11 – ControllingBuchhalterische Auswertungen vs. Objektcontrolling
Lexware Office bietet klassische betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und Umsatzstatistiken auf Kontakt-Ebene. Du kannst Kontakte nach Umsatz sortieren und Daten exportieren. Eine eigene Kunde–Objekt–Auftrag-Struktur als Controlling-Dimension ist jedoch nicht der Kern. Quellen: lexware.de – BWA | lexware.de – Umsatzstatistiken
Mendato setzt Controlling auf Kunde-, Objekt- und Auftragsebene an. Du siehst nicht nur Umsatz pro Kunde, sondern welche Objekte die Treiber sind – die Marge wird dort gemessen, wo sie entsteht.
12 – PreisePreise & Kostenstruktur
Lexware Office
Monatspakete (zzgl. MwSt., monatl. kündbar)
Mendato
Paketpreise nach Reinigungskräften
Lexware Office: Serienrechnungen erst ab XL (32,90 €). Lohn & Gehalt optional. Testphase: 30 Tage kostenlos. Quelle: lexware.de/preise
Mendato: Alle Prozesse ab Starter (99 €). 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Preise
Mendato 7 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen. Keine Kreditkarte. Keine Verpflichtung.
Jetzt kostenlos starten →13 – VergleichstabelleLexware vs. Mendato auf einen Blick
| Kriterium | Lexware Office | Mendato |
|---|---|---|
| Produktfokus | Buchhaltung (branchenunabhängig) | Branchensoftware Gebäudereinigung |
| Softwareaufbau | Eine Web-Oberfläche + App | Rollenbasierte Bereiche |
| Organisationslogik | Kontakt + Belege | Kunde → Objekt → Auftrag |
| Abrechnungsvorbereitung | OPOS (nach Rechnung) | Postenliste (vor Rechnung) |
| Wiederkehrende Abrechnung | Serienrechnungen (ab XL) | Posten-Automatik + Auftragsbezug |
| Dauerrechnungen | Nicht als eigener Prozess | Eigener Dauerrechnungs-Ansatz |
| E-Rechnungen | Ja (XRechnung) | Ja (XRechnung, ZUGFeRD) |
| Operative Daten → Abrechnung | Über Drittlösungen/API | Direkt aus Operations-App – Video |
| UStVA | ELSTER direkt | Export in Lexware/DATEV |
| Bankmatching | Bankanbindung + Vorschläge | Import + Auto-Matching |
| Subunternehmer-Gutschrift | Nicht möglich | Integriertes Gutschriftsystem – Video |
| Controlling | BWA + Umsatz/Kontakt | Kunde/Objekt/Auftragsebene |
| Kundenportal | Nein | Ja – Video |
| Testphase | 30 Tage kostenlos | 7 Tage kostenlos |
| Preismodell | S/M/L/XL ab 7,90 € | Paketpreise ab 99 € |
14 – FazitWann Lexware, wann Mendato?
Lexware Office
Lexware Office punktet mit der Breite: UStVA per ELSTER, DATEV-Exporte, Banking und optionale Lohnabrechnung – einfach und intuitiv. Quellen: UStVA | lexware.de
Sobald du aber viele Objekte, unterschiedliche Rechnungsempfänger und objektbezogene Sonderregeln hast, musst du Prozesse selbst bauen – die Automatisierung wird schnell schwerer.
Mendato
Mendato ist im Vorteil, wenn Buchhaltung nicht getrennt von der operativen Realität funktionieren soll. Wiederkehrende Leistungen, viele Objekte und operative Daten fließen sauber in die Buchhaltung – das entlastet, reduziert Rückfragen und macht Rechnungen konsistenter.
Kurz gesagt
Lexware ist stark, wenn du „Buchhaltung als Buchhaltung“ suchst. Mendato ist stark, wenn du „Buchhaltung als Teil deiner operativen Reinigungsprozesse“ automatisieren willst. Und: Beide Lösungen lassen sich auch kombinieren – Mendato für Betrieb und operative Abrechnung, Lexware/DATEV für Steuerkanzlei und Finanzbuchhaltung.