Mendato vs. Fortytools – Der vollständige Softwarevergleich für Gebäudereiniger (2026)

01 – EinführungWarum dieser Vergleich?

Fortytools gehört zu den umfangreichsten Softwarelösungen im Umfeld der Gebäudedienstleistungen. Genau deshalb ist ein Vergleich mit Mendato besonders interessant. Beide Systeme adressieren die Unterhaltsreinigung, setzen aber grundlegend unterschiedliche Schwerpunkte.

Betrachtet werden die Punkte, die sich in der Praxis als entscheidend erwiesen – für Betriebe mit mehreren Objektleitern, komplexen Einsatzstrukturen und anspruchsvollen Abrechnungsmodellen.

Die entscheidende Frage ist nicht „Welche Software hat mehr Funktionen?“ – sondern: Welche passt besser zur eigenen Organisation?

02 – ProduktfokusSpezialisierung vs. Multi-Branchen-Plattform

Fortytools ist stark in der Gebäudereinigung etabliert, adressiert aber auch Sicherheitsdienste, Pflegedienste und Grünpflege (Branchenübersicht). Vorteil, wenn du mehrere Geschäftsbereiche abbilden willst.

Mendato verfolgt einen radikal anderen Weg: Die Software ist ausschließlich für die Gebäudereinigung entwickelt. Prozesse, Datenstrukturen und Funktionen sind konsequent auf Unterhaltsreinigung, Sonderreinigung, Objektstrukturen, Leistungsverzeichnisse, Zuschläge und Controlling ausgelegt.

03 – SoftwareaufbauZentrale Oberfläche vs. spezialisierte Apps

Fortytools setzt auf eine zentrale Web-App für alle Backoffice-Rollen plus mobile App. Rechtekonzepte steuern die Sichtbarkeit. Effizient bei kleinem Team – mit zunehmender Größe wird das Interface aber unübersichtlicher, weil alle Rollen dasselbe Interface teilen.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht – ein großer Produktivitätsgewinn bei mehreren Objektleitern und eigener Buchhaltung.

04 – SystemarchitekturDer wichtigste strukturelle Unterschied

Fortytools arbeitet objektzentriert: Alle Leistungen eines Objekts – Glasreinigung, Grundreinigung, Sonderreinigung – laufen in einer Ebene zusammen. Gut bei einfachen Objekten, aber bei mehreren Leistungsarten vermischen sich Schichten, Dokumente und Margen.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Jeder Auftrag ist eine eigenständige Einheit mit eigenen Schichten, Zeiten, Reinigungskräften, Abrechnung und Margen. Komplexe Objekte bleiben sauber und skalierbar.

05 – ZeiterfassungMobile App vs. Hybrid-Ansatz

Erfassungsmethoden

Fortytools setzt klar auf mobile Zeiterfassung per App (Android & iOS). Die Bedienlogik ist einfach, die App passt sich automatisch an die Landessprache an. Der Ansatz ist konsequent digital – Papier-Stundenzettel sind nicht vorgesehen. Details findest du in der offiziellen Funktionsübersicht.

Mendato bietet ebenfalls eine starke, mehrsprachige mobile App (Video: Zeiterfassung). Der Unterschied liegt im Hybrid-Ansatz: Neben der App können klassische Papier-Stundenzettel über einen Stundenzettel-Importer digitalisiert werden (Video: Stundenzettel-Import). Besonders relevant bei Übergangsphasen, gemischten Teams oder Standorten, an denen App-Nutzung noch nicht realistisch ist.

Zeitmodelle

Fortytools arbeitet mit klassischen Soll- und Ist-Zeiten auf Objektebene. Die Zeiterfassung ist funktional und deckend für Standard-Szenarien.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit ermöglicht feinere Steuerung bei der Schichtplanung – etwa wenn die vertraglich vereinbarte Sollzeit von der operativen Planzeit abweicht.

06 – PersonalplanungSchichtsysteme in der Unterhaltsreinigung

Unterhaltsreinigung

Fortytools bietet umfangreiche objektbezogene Schichtsysteme – gut bei standardisierten Abläufen mit klaren Reinigungsintervallen.

Mendato denkt Schichten als Baustein im Auftrag – verknüpfbar mit Aufgaben, Checklisten und Nachweisen (Video). Relevant bei Vertretungslogiken und detaillierten Leistungsverzeichnissen.

Sonderreinigung

Fortytools ermöglicht flexible Teamplanung für Sonderreinigungen. Mendato bildet sie als eigene Aufträge ab – mit getrennter Abrechnung, Teams und Controlling.

07 – Buchhaltung & AbrechnungEiner der größten Unterschiede

Fortytools bietet eine solide, objektbasierte Abrechnung mit Abo- und Dauerrechnungen. Die Rechnungen sind nicht direkt mit Einsätzen verknüpft – sie basieren auf vereinbarten Leistungen. Bei festen Pauschalen funktioniert das gut, bei variablen Mengen oder Ausfällen bleibt manuelle Nacharbeit.

Mendato verfolgt einen einsatzbasierten Ansatz mit Offener-Posten-Logik (Buchhaltung). Abrechnungen entstehen aus Einsätzen. Posten werden zentral gesammelt und flexibel zu Rechnungen gebündelt – getrennt nach Leistungsart, Objekt oder Kunde.

08 – ControllingÜberblick vs. tiefe Steuerung

Fortytools stellt klassische Kennzahlen bereit: Umsätze, Rechnungsdaten, Wirtschaftlichkeitsübersichten. Reicht für viele Betriebe, wenn Controlling eher Rückblick ist. Für operative Entscheidungen auf Auftragsebene sind die Daten stärker aggregiert.

Mendato hat eine eigene Controlling-App (Details): Auswertungen auf Kunden-, Objekt- und Auftragsebene, ABC-Analysen, Margenbetrachtung pro Leistung. Damit weißt du genau, wo Geld verdient oder verloren wird.

09 – SubunternehmerPlanung & Abrechnung externer Partner

Fortytools bietet nach aktuellem Stand keine dedizierten Funktionen für Subunternehmer-Planung und -Abrechnung. Externe Partner müssten über Umwege organisiert werden.

Mendato bietet explizite Subunternehmer-Strukturen: Planung auf Auftragsebene, getrennte Abrechnung mit Gutschriften (Video: Gutschriften), ein eigenes Subunternehmerportal und Auswertungen im Controlling. Das ist vor allem für größere Organisationen oder Mischmodelle relevant.

10 – SchnittstellenAPI & Automatisierung

Fortytools bietet eine offene API (Dokumentation). Entwickler können Daten abrufen und Integrationen bauen. Ohne Zapier oder No-Code-Plattform muss jede Automatisierung allerdings individuell umgesetzt werden.

Mendato setzt auf eine Zapier-Anbindung – Prozesse mit Hunderten anderer Apps verknüpfen, ohne Programmierung. Für Teams ohne eigene IT ein großer Vorteil.

11 – PreisePreise & Kostenstruktur

Mendato-Preise: öffentlich unter mendato.com/preise. Fortytools: individuell nach Demo. Testphase: Mendato 7 Tage kostenlos ohne Kreditkarte, Fortytools nach Demo.

12 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Bewertungen geben Hinweise auf Alltagstauglichkeit – ersetzen aber keine eigene Testphase.

Mendato liegt auf beiden Plattformen deutlich vorn (Trustpilot Ø 4,7 / Google Ø 5,0). Fortytools hat auf Google keine sichtbaren Bewertungen.

13 – VergleichstabelleFortytools vs. Mendato auf einen Blick

14 – FazitWelche Software passt zu deinem Betrieb?

Fortytools

Fortytools richtet sich an Betriebe mit zentralem Backoffice und klaren Objektstrukturen. Der Multi-Branchen-Ansatz ist ein Vorteil bei Sicherheits- oder Pflegedienstleistungen neben der Reinigung. Solide Zeiterfassung und offene API runden das Paket ab.

Grenzen zeigen sich bei komplexen Leistungsstrukturen, einsatzbasierter Abrechnung und Subunternehmer-Management.

Mendato

Mendato ist konsequent auf Gebäudereiniger spezialisiert. Die Architektur (Kunde → Objekt → Auftrag) bildet die Branche präzise ab. Stärken: mehrere Leistungsarten pro Objekt, einsatzbasierte Abrechnung, Subunternehmer-Strukturen und tiefes Controlling. Erfordert initial mehr Einarbeitung – lohnt sich langfristig.

Die entscheidende Frage: Wie komplex ist dein Betrieb heute – und wie skalierfähig soll er in den nächsten Jahren sein?

15 – FAQHäufig gestellte Fragen

Ähnliche Vergleiche