Mendato vs. ToolTime: Objekte, Dienstplan, Rechnungen und Preise für Gebäudereiniger im Vergleich

Passt ToolTime für die Gebäudereinigung?

Für kleine Reinigungsfirmen mit Schwerpunkt Sonderreinigung kann ToolTime passen, für Unterhaltsreinigung mit vielen Objekten und Reinigungskräften ist es nicht gebaut. ToolTime wurde für Handwerker entwickelt, vor allem für Dachdecker, Fliesenleger, Maler und SHK-Betriebe, und macht dort vieles richtig: Die Einarbeitung geht schnell, die Oberfläche ist aufgeräumt und der Support gut.

Wir vergleichen beide Lösungen in diesen Bereichen: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abrechnung, Controlling und Preise.

Handwerk oder Gebäudereinigung

Eine App oder Apps nach Rolle

ToolTime besteht aus einer Web-App und einer mobilen App für Android und iOS. Alle Funktionen laufen zentral in der Desktop-Anwendung zusammen. Das macht den Einstieg einfach, weil alles an einem Ort ist.

Mendato ist in Apps nach Rolle aufgeteilt: Aufträge für Objektleiter und Disponenten, Buchhaltung für Lohnvorbereitung und Rechnungen, Controlling für die Geschäftsführung und das Kundenportal. Das Kundenportal ist ab dem Pro-Paket enthalten, das Controlling ab dem Pro-Plus-Paket. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht.

Objekte und Aufträge: der wichtigste Unterschied

ToolTime arbeitet mit Kunden und Projekten. Ein Projekt wird einem Kunden zugewiesen, und pro Projekt kann ein Ausführungsort hinterlegt werden. Objekte lassen sich so über Projekte nachbauen. Hat ein Kunde aber mehrere Objekte, in denen jeweils verschiedene Leistungen laufen, wird es schnell unübersichtlich.

Mendato bildet die Struktur der Branche direkt ab: Kunde → Objekt → Auftrag. Einem Kunden ordnest du beliebig viele Objekte zu, in jedem Objekt legst du einzelne Aufträge an, zum Beispiel für Unterhaltsreinigung, Sonderreinigung oder Winterdienst. Pro Auftrag kannst du ein eigenes Abrechnungsmodell hinterlegen.

Zeiterfassung im Vergleich

Zeitmodelle: Soll, Plan und Ist

ToolTime kennt zwei Zeitebenen: die Sollzeit (vertraglich auf Mitarbeiterebene) und die Istzeit (tatsächlich erfasst). Das reicht für klassische Handwerksbetriebe aus.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit wird pro Auftrag hinterlegt und zeigt, was für das jeweilige Objekt geplant ist. Wenn du alle drei Ebenen vergleichst, siehst du, wo du nachsteuern musst.

GPS-Ortung

ToolTime bietet keine GPS-Ortung. Für Handwerksbetriebe spielt das meist eine kleinere Rolle.

Mendato setzt auf GPS-Ortung mit definierbarem Radius. Du legst fest, bei welchen Mitarbeitenden die Ortung aktiv ist. In der Unterhaltsreinigung siehst du so, ob die Reinigungskräfte im richtigen Objekt waren. (Video: GPS-Ortung)

Sprachen der mobilen App

ToolTime bietet die mobile App aktuell in drei Sprachen: Deutsch, Englisch und Polnisch.

Mendato passt sich automatisch an die Gerätesprache des Handys an. So nutzen Reinigungskräfte die App in ihrer eigenen Sprache, sofern Mendato sie unterstützt. Das ist in den oft mehrsprachigen Teams der Gebäudereinigung wichtig.

Stundenzettel und Zuschläge

ToolTime bietet eine Zeiterfassungsliste, aber keine detaillierten Stundenzettel pro Tag und Objekt. Zuschläge lassen sich nicht abbilden, auch nicht nachträglich. Papier-Stundenzettel in großer Zahl zu digitalisieren, ist nicht möglich.

Mendato liefert detaillierte digitale Stundenzettel mit allen Objekten, Zuschlägen und Tagesdetails. Bestehende Papier-Stundenzettel digitalisierst du über den Stundenzettel-Importer (Video). Die Zuschläge nach dem Rahmentarifvertrag (RTV) berechnet Mendato automatisch. Laut dem RTV der Gebäudedienstleister gehören sie zu einer korrekten Lohnabrechnung.

Monatsrechnungen und Dauerrechnungen

In der Gebäudereinigung rechnest du vor allem wiederkehrende Leistungen Monat für Monat ab. Das ist ein anderes Modell als die Projektrechnung im Handwerk.

ToolTime ist stark bei Abschlags- und Schlussrechnungen sowie bei komplexen Einzelrechnungen, also bei dem, was Handwerksprojekte brauchen. Monatliche Rechnungen für viele Objekte automatisiert zu erstellen, bietet ToolTime nicht in vergleichbarer Tiefe.

Mendato ermöglicht automatisierte monatliche Rechnungen, die du vorher in einer Postenliste vollständig prüfen kannst. Weil du die Rechnungen nicht mehr Monat für Monat einzeln pro Objekt schreibst, sparst du bei 50 und mehr Objekten mehrere Stunden pro Monat. Zusätzlich gibt es Dauerrechnungen: ein Dokument für das ganze Jahr, zu dem die monatlichen Zahlungen erstellt und zugebucht werden. Mehr Details auf der Mendato Buchhaltungsseite.

Dienstplan und Disposition

Schichtsysteme

ToolTime ermöglicht einzelne und wiederkehrende Termine. Die Wiederholung funktioniert nach dem Muster „alle x Tage/Wochen“. Für komplexe Reinigungsintervalle wie „jeder zweite Dienstag“ oder „letzter Dienstag im Monat“ reicht das nicht aus.

Mendato bildet auch komplexe Schichtsysteme ab. Jeder Rhythmus, der in einem Leistungsverzeichnis stehen kann, lässt sich hinterlegen, auch verschachtelte. (Video: Dienstplan)

Einsätze zuweisen

ToolTime bietet eine Wochen- und Tagesansicht mit Drag & Drop. Einsätze ohne Zuordnung werden unten angezeigt. Das ist übersichtlich und funktioniert gut für kleinere Teams. Bei der Disposition prüft ToolTime, ob ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist.

Mendato bietet zusätzlich Auslastungsanzeigen, Fähigkeitsfilter und Ortschaftsfilter. Wenn du noch nicht weißt, wen du einem Einsatz zuweisen sollst, filterst du im Personalfinder die passenden Mitarbeitenden heraus, zum Beispiel ohne zeitgleichen Einsatz, ohne Abwesenheit oder mit Kenntnis des Objekts. (Video: Personalfinder) Mehr dazu im Beitrag zur Schicht- und Urlaubsplanung.

Subunternehmer abbilden

ToolTime bildet Subunternehmer nicht ab. In kleineren Handwerksbetrieben ist die Zusammenarbeit mit Nachunternehmern weniger üblich.

Mendato hat ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmerportal mit getrennter Disposition und Abrechnung über das Gutschriftverfahren. (Video: Gutschriften)

Reklamationen und Objektleiter

ToolTime bietet kein Reklamationsmanagement und keine Möglichkeit, Objekte oder Mitarbeitende einzelnen Objektleitern zuzuweisen. Im Backoffice sehen alle Mitarbeitenden alles.

Mendato hat ab dem Starter-Paket ein Ticketsystem. Reklamationen können Reinigungskräfte, Objektleiter und Büro-Mitarbeitende anlegen, ab dem Pro-Paket auch der Kunde selbst über das Kundenportal. Jedes Ticket hat einen Status und muss bearbeitet werden. (Video: Ticketsystem)

Außerdem kannst du Objekte und Reinigungskräfte gezielt einzelnen Objektleitern zuweisen. Jeder Objektleiter sieht nur seine Bereiche, einschließlich der Statistiken dazu. In den Benutzereinstellungen legst du fest, ob ein Objektleiter Preise oder andere sensible Informationen sehen darf. Mehr dazu im Beitrag zum Reklamationsmanagement.

Preise und Kostenstruktur

Der Unterschied liegt im Preismodell. ToolTime berechnet 35 € pro zusätzlichem Mitarbeiter. In der Gebäudereinigung arbeiten aber viele Minijobber, die sich nur 1–3 Mal pro Woche einchecken, und für sie rechnet sich ein Preis pro Kopf kaum. Mendato arbeitet mit Paketpreisen, in denen alle Mitarbeitenden enthalten sind, Vollzeitkräfte wie Minijobber. Alle Stufen findest du unter Mendato Preise im Detail.

Bewertungen auf ProvenExpert und Google

Bewertungen spiegeln subjektive Erfahrungen wider, geben aber einen Anhaltspunkt, wie zufrieden Kunden mit einer Software sind. ToolTime und Mendato werden auf unterschiedlichen Plattformen bewertet, die Zahlen sind deshalb nur bedingt vergleichbar.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

ToolTime vs. Mendato auf einen Blick

Welche Software passt zu deinem Betrieb?

Entscheidend sind die Größe deines Teams und der Anteil der Unterhaltsreinigung.

Wann ToolTime passt

ToolTime ist ein benutzerfreundliches, gut durchdachtes Tool, in das du schnell hineinfindest. Für Reinigungsfirmen unter 10 Mitarbeitenden, die hauptsächlich Sonderreinigung machen, kann es eine solide Wahl sein. Mit mehr Mitarbeitenden und Schwerpunkt Unterhaltsreinigung stößt ToolTime an Grenzen: bei der Objektstruktur, den einfachen Wiederholungen im Dienstplan, der fehlenden GPS-Ortung und den Zuschlägen. Ab 50 Reinigungskräften fällt außerdem der Preis von 35 € pro Mitarbeiter stark ins Gewicht.

Wann Mendato passt

Mendato ist ausschließlich für die Reinigungsbranche entwickelt. Es passt, wenn du Unterhaltsreinigung machst, mehr als 10 Reinigungskräfte beschäftigst oder Filialisten mit vielen Standorten betreust. Struktur, Zeitmodell, Zuschläge und Paketpreis sind auf genau diese Betriebe ausgelegt.

So hilft dir Mendato

In Mendato planst du die Einsätze aus den Aufträgen in der Personalplanung, und die Reinigungskräfte sehen Änderungen direkt in der Mitarbeiter-App. Vor Ort stempeln sie ein und aus und lassen den Leistungsbeleg in der App unterschreiben. Die Rechnungen schreibst du in der Buchhaltung als Einzel- oder Dauerrechnung, auch als E-Rechnung, und offene Beträge mahnst du über Mahnstufen an.

Häufige Fragen

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