Zeit­erfassung in der Gebäude­reinigung: Pflicht, Methoden, Lohn­abrechnung

Ist Zeiterfassung in der Gebäude­reinigung Pflicht?

Ja. Für jede gewerbliche Reinigungskraft, auch für Minijobber, musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das verlangt § 19 AEntG, weil für die Branche ein Mindestlohn per Verordnung gilt, und gleichlautend § 17 MiLoG, weil die Gebäudereinigung zu den Branchen gehört, die das Schwarzarbeits­bekämpfungs­gesetz besonders nennt (§ 2a SchwarzArbG).

Zeiterfassung, auch Arbeitszeiterfassung oder Arbeitszeitaufzeichnung genannt, ist die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Beschäftigtem. Dauer heißt: ohne Pausen. Eine Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor. Stundenzettel, Tabelle und App sind gleich zulässig, wenn die Angaben vollständig, rechtzeitig und lesbar sind.

Quellen: § 23 AEntG, § 21 MiLoG, § 16 und § 22 ArbZG, § 25 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21.

Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls, oft unangekündigt im Objekt. Auf Verlangen müssen die Unterlagen auch dort vorliegen. Wer aufzeichnet, entscheidest du: Die Reinigungskraft kann stempeln oder schreiben, verantwortlich bleibst du als Arbeitgeber.

Das Bußgeld ist selten der größte Posten. Lassen sich Stunden nicht belegen, darf die Rentenversicherung die Beiträge aus der Lohnsumme festsetzen und das Entgelt schätzen (§ 28f Abs. 2 SGB IV). Ab einem Bußgeld von 2.500 € sollen öffentliche Auftraggeber dich außerdem von Vergaben ausschließen (§ 21 AEntG). Fälligkeit, Ausschlussfrist und alle Bußgelder rund um den Lohn stehen im Artikel Mindestlohn, die Aufbewahrung im Artikel Dokumentationspflicht.

Elektronische Zeiterfassung: was der Gesetzentwurf vorsieht

Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf für ein neues Arbeitszeitgesetz geschrieben, der am 18. Juni 2026 bekannt wurde. Das Ministerium nennt ihn eine interne Arbeitsfassung. Der Kern für dich: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit wären am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.

Was der Entwurf sonst regelt:

• Technik frei: Vorgeschrieben ist kein System. Auch eine Tabelle zählt, solange sie elektronisch gespeichert wird.
• Wer aufzeichnet: die Beschäftigten selbst, Vorgesetzte oder Dritte. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, er soll die Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig prüfen.
• Tarifvertrag: Er könnte Papier oder eine Aufzeichnung bis zu sieben Tage später erlauben.
• Wochenhöchstarbeitszeit: statt der Acht-Stunden-Grenze am Tag, aber nur über einen Tarifvertrag. Mehr dazu im Artikel Arbeitszeitgesetz.

Übergangsfristen laut Referentenentwurf, Stand Juni 2026. In Kraft treten soll das Gesetz am ersten Tag des Quartals nach der Verkündung.

Ein Betrieb mit 40 Reinigungskräften hätte damit fünf Jahre Übergangszeit. Die Sieben-Tage-Frist aus dem AEntG gilt aber schon heute: Wer Stundenzettel erst am Monatsende ausfüllen lässt, hält sie für die ersten drei Wochen des Monats nicht ein.

Wie berechnest du die Arbeitszeit einer Reinigungskraft?

Die Arbeitszeit beginnt und endet am Objekt. Muss die Kraft vorher eine betriebliche Sammelstelle aufsuchen, etwa einen Umkleide- oder Putzraum, beginnt sie dort (§ 3 Nr. 3.1 Rahmentarifvertrag). Pausen zählen nicht. Arbeitet jemand an einem Tag in zwei Objekten, wird die Fahrt dazwischen bezahlt, unter Umständen die ganze Lücke.

Zwischenzeit nennt der Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung die Zeit zwischen dem Ende einer Arbeitsstelle und dem Beginn der nächsten. Beträgt sie höchstens drei Stunden, wird die direkte Wegezeit wie Arbeitszeit bezahlt. Braucht der Weg mehr als die Hälfte der Zwischenzeit, wird die ganze Zwischenzeit bezahlt (§ 3 Nr. 3.2).

Beispiel: Objekt A von 6:00 bis 8:30 Uhr, Objekt B von 9:15 bis 11:45 Uhr, die Fahrt dauert 25 Minuten.

300 Min. in den Objekten + 45 Min. Zwischenzeit = 345 Min. = 5:45 Std.

5:45 Std. × 15,00 € = 86,25 €

Dauert die Fahrt nur 20 Minuten, also nicht mehr als die Hälfte, werden nur diese 20 Minuten bezahlt: 320 Minuten und 80,00 €. Liegen mehr als drei Stunden zwischen den Objekten, zählt die Lücke nur, wenn die ganze Zeit für den Weg gebraucht wird.

Zeichne deshalb Beginn und Ende an jedem Objekt auf, nicht nur den ersten und den letzten Stempel des Tages. Nur dann lässt sich die Zwischenzeit nachrechnen. Für die Pausen gilt § 4 ArbZG: mehr als sechs Stunden Arbeit brauchen 30 Minuten Pause, mehr als neun Stunden 45 Minuten, teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. Hat eine Reinigungskraft zwei Arbeitgeber, zählen beide Arbeitszeiten für die Höchstgrenzen zusammen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Alle Regeln zu Wegezeit und Teilzeit stehen im Artikel Rahmentarifvertrag 2026.

Digitale Zeiterfassung und Stundenzettel im Vergleich

Digitale Zeiterfassung, auch elektronische Zeiterfassung genannt, speichert Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit elektronisch statt auf Papier, etwa per App, Terminal oder Tabelle. Für Reinigungskräfte heißt das meist: Sie stempeln mit dem Smartphone im Objekt, und im Büro tippt niemand mehr Stundenzettel ab.

Welche Methode passt, hängt weniger an der Technik als an deinen Objekten und deinen Leuten: wechselnde Objekte, Funklöcher im Keller, Minijobber mit zwei Einsätzen pro Woche, Kräfte ohne Smartphone.

So entscheidest du je Mitarbeitergruppe:

• Vollzeitkräfte und Sonderreinigung mit wechselnden Objekten: App mit GPS. Hier zahlt sich der Standortnachweis aus, und mehrere Objekte am Tag sind sauber getrennt.
• Feste, immer gleiche Einsätze, etwa ein Minijob zweimal pro Woche im selben Objekt: Planzeit bestätigen oder Stundenzettel, Abweichungen nachtragen.
• Kräfte ohne Smartphone oder ohne Lust auf eine App: Stundenzettel mit täglichem Eintrag, mindestens wöchentlich eingesammelt.
• Kunde will einen Anwesenheits­nachweis: App mit GPS, oder ein Chip am Objekt, wenn der Kunde der Montage zustimmt.

Die Methoden im Detail: GPS, NFC oder Terminal, QR-Code, Stundenzettel, Excel und das Hybridmodell aus App und Papier.

GPS-Zeiterfassung: was erlaubt ist

GPS-Zeiterfassung ist erlaubt, wenn der Standort nur beim Ein- und Ausstempeln erfasst und nur dafür genutzt wird, die Arbeitszeit dem Objekt zuzuordnen. Unzulässig sind Ortung während der ganzen Schicht, Bewegungsprofile und Ortung außerhalb der Arbeitszeit.

Auf dem privaten Smartphone kannst du die App nicht verlangen, nur anbieten. Nutzt eine Reinigungskraft ihr Handy freiwillig, hältst du das schriftlich fest, und sie kann es jederzeit widerrufen. Wer nicht will, bekommt einen anderen Weg: Firmengerät, Stundenzettel oder Planzeit. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Einführung mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Informiere alle schriftlich, welche Daten du wofür und wie lange speicherst, und lösche Standortdaten, sobald du sie nicht mehr brauchst. Die Arbeitszeiten selbst bewahrst du zwei Jahre auf.

Was für private und dienstliche Geräte gilt, erklärt der Artikel GPS-Zeiterfassung und Datenschutz.

Wie kommt die Zeiterfassung in die Lohnabrechnung?

In vier Schritten: Zeiten prüfen, Zeitkonto führen, Zuschläge berechnen, als Lohnarten exportieren. Mit digitalen Zeiten tippt niemand mehr ab. Mit Papier wird jeder Zettel einmal abgetippt, und dort entstehen die meisten Fehler.

1. Zeiten prüfen

   Fehlt ein Stempel, weicht die Zeit stark vom Plan ab, wurde außerhalb des Objekts gestempelt? Kläre das innerhalb der sieben Tage, nicht am Monatsende, wenn sich niemand mehr erinnert.

2. Zeitkonto führen

   Mehr- und Minderstunden gegen die Sollzeit des Vertrags. Nach dem Rahmentarifvertrag kann Mehrarbeit innerhalb eines Monats an anderen Tagen ausgeglichen werden. Stunden, die nachweislich auf ein Arbeitszeitkonto gehen, werden nicht zum 15. fällig.

3. Zuschläge berechnen

   Nach Rahmentarifvertrag: Nacht von 22 bis 5 Uhr 30 %, Sonn- und Feiertag 80 %, Neujahr, 1. Mai und die Weihnachtsfeiertage 200 %, es gilt nur der höchste. Dafür braucht jede Zeile Uhrzeiten. Eine Stundensumme je Tag reicht nicht, um zu sehen, wie viel davon nach 22 Uhr lag.

4. Exportieren

   Die Stunden gehen als Lohnarten an das Lohnprogramm oder das Lohnbüro, je Zuschlag eine eigene Lohnart, weil nur ein Teil steuerfrei ist. Der Lohn ist spätestens am 15. des Folgemonats fällig.

Welche Zuschläge steuer- und beitragsfrei sind und wie der Monat abläuft, steht im Artikel Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung. Wie du den Ablauf bis zum Export automatisierst, im Artikel Zeiterfassung und Lohnabrechnung automatisieren.

Drei Fehler, die bei einer Prüfung auffallen

Bei einer Prüfung sollte für jede Reinigungskraft vorliegen:

• Zeitaufzeichnungen je Tag mit Beginn, Ende und Dauer, zwei Jahre zurück
• Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise, Lohn spätestens am 15. des Folgemonats gezahlt
• Arbeitsvertrag oder schriftlicher Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen
• Sofortmeldung zur Sozialversicherung, spätestens bei Arbeitsbeginn (§ 28a Abs. 4 SGB IV)
• Schriftlicher Hinweis, dass sie ihren Ausweis bei der Arbeit mitführen muss (§ 2a SchwarzArbG)
• Alles in Deutschland und auf Deutsch, auf Verlangen auch im Objekt

Kein Smartphone, kein Netz, Subunternehmer

Ältere oder technikferne Kräfte: Zwinge niemanden in eine App. Ein Stundenzettel ist zulässig, entscheidend sind der tägliche Eintrag und ein Weg ins System ohne Abtippen. Tipps zur Einführung stehen im Artikel Zeiterfassung für ältere Reinigungskräfte, eine Vorlage unter Stundenzettel-Vorlage.

Kein Empfang im Objekt: In Kellern, Tiefgaragen und Technikräumen gibt es oft kein Netz. Eine App muss den Stempel dann mit Uhrzeit und Standort auf dem Gerät speichern und später übertragen. Teste das vor der Einführung in dem Objekt mit dem schlechtesten Empfang. Mehr im Artikel Offline-Zeiterfassung.

Subunternehmer: Für die Reinigungskräfte deines Subunternehmers zeichnet der Subunternehmer auf, nicht du. Weil du als Auftraggeber wie ein Bürge für deren Mindestlohn haftest (§ 14 AEntG), lass dir die Aufzeichnungen für deine Objekte zeigen, zum Beispiel stichprobenartig jeden Monat. Mehr unter Generalunternehmerhaftung.

Zeiterfassung in Mendato

Mendato erfasst Zeiten auf drei Wegen und führt sie je Reinigungskraft zusammen: per App, per Stundenzettel-Scan und per Planzeit, die du für feste Einsätze als Istzeit bestätigst. Die Mitarbeiter-App gibt es in 34 Sprachen.

• App: Anfahrt, Beginn, Pause und Ende per Knopfdruck. Beim Start der Anfahrt, beim Ein- und beim Ausstempeln speichert die App einmal den Standort, dazwischen nicht. Stempelt jemand außerhalb des Radius um das Objekt, standardmäßig 100 m, zeigt Mendato die Entfernung. Ohne Netz bleiben die Stempel mit Uhrzeit und Standort auf dem Gerät, bis wieder Verbindung besteht.
• Stundenzettel-Scan: Eine KI liest Datum, Zeiten und Mitarbeiter aus Fotos von Papierzetteln. Du prüfst die Vorschläge, bevor sie zu Zeiten werden.
• Prüfen: Jede Zeit ist „Unbestätigt“ oder „Bestätigt“, mit Plan, Ist und Differenz. Weicht der Beginn mehr als 10 Minuten vom Plan ab, markiert Mendato die Zeit. Reinigungskräfte können erfasste Zeiten in der App nicht ändern, und jede Änderung an einer Zeit protokolliert Mendato mit Benutzer und Zeitpunkt. Die Dashboard-Liste „Ohne Check-In“ zeigt die heutigen Einsätze, für die noch niemand gestempelt hat. Eine Benachrichtigung an die Objektleitung, etwa bei fehlendem Check-in, baust du ab dem Pro-Plus-Paket über Zapier, die API oder den MCP-Server.
• Lohn: Zeitkonto, automatischer Pausenabzug nach § 4 ArbZG und die Vergütung von Zwischenzeiten, auch nach Rahmentarifvertrag, stehen im Arbeitszeitmodell. Zuschläge rechnet Mendato nach Rahmentarifvertrag, den steuerfreien Anteil als eigene Lohnart. Den Export startest du per Klick für DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware oder Agenda. Betriebe mit 20 bis 30 Mitarbeitenden berichten uns von 4 bis 8 Stunden weniger Aufwand im Monat allein durch diesen Export.

Digitale Zeiterfassung: Arbeits-, Fahr- und Pausenzeiten per AppMendato-Video · 0:40 Min.

GPS-Ortung: So erkennst du, ob im Objekt eingecheckt wurdeMendato-Video · 0:49 Min.

Lohnexport: alle Zeiten an die Lohnbuchhaltung übergebenMendato-Video · 1:13 Min.

Zeiterfassung, Mitarbeiter-App und Lohndatenexport gehören zu allen Paketen, Abwesenheiten und Urlaubskonto ab dem Starter-Paket, Stundenzettel-Scan und Kundenportal ab dem Pro-Paket. Wie die drei Wege zusammenspielen, zeigt das Modul Zeiterfassung.

Alle Artikel zur Zeiterfassung

Recht und Pflichten

• Zeiterfassung: Gesetz 2026
• Dokumentationspflicht
• Arbeitszeitgesetz
• Zeiterfassung über GPS erlaubt?

Stundenzettel und Zeitkonto

• Stundenzettel und Stundenzettel in der Gebäudereinigung
• Stundenzettel-Vorlage
• Arbeitszeitkonto

Methoden und Praxis

• GPS, NFC oder Terminal und QR-Code-Zeiterfassung
• Offline-Zeiterfassung
• Manipulationssichere Zeiterfassung
• Zeiterfassung für ältere Reinigungskräfte
• Zeiterfassung und Lohnabrechnung automatisieren

Software

Kriterien für die Softwarewahl, dazu Vergleiche von Mendato mit Stundenzettel, Excel, Blink, Clockin, Clockodo, Crewmeister, Momozeit, TimeTac, TimO, Tooltime und trac.

Häufige Fragen

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Verwandte Begriffe