Zusammenfassung – Das Wichtigste auf einen Blick
Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung ist besonders komplex, weil die Branche einen allgemeinverbindlichen Rahmentarifvertrag mit 9 Lohngruppen, tariflichen Zuschlägen und branchenspezifischen Dokumentationspflichten hat.
Mindestlohn 2026: Lohngruppe 1 = 15,00 €/Std., Lohngruppe 6 (Glas) = 18,40 €/Std. Zuschläge: 25 % Nacht (ab 20 Uhr), 50 % Sonntag, 100 % Feiertag.
Die meisten Fehler passieren nicht beim Steuerberater, sondern in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung: falsche Zuschläge, fehlende Objektzuordnung, unleserliche Stundenzettel. Konsequenz: Nachzahlungen bis zu 3 Jahre rückwirkend, Bußgelder bis 500.000 €.
Mendato automatisiert die vorbereitende Lohnbuchhaltung: Zeiterfassung per App, Zuschläge nach RTV, Lohngruppen pro Auftrag, DATEV-Export per Klick.
01 – EinführungWarum die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung so komplex ist
Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung gehört zu den anspruchsvollsten im gesamten Handwerk. Während ein Bäcker seinen Gesellen nach einer einzigen Lohngruppe bezahlt, jonglierst du als Gebäudereiniger mit 9 Lohngruppen, tariflichen Zuschlägen für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, dutzenden Teilzeitkräften und Minijobbern – und das bei einer Branche, die vom Zoll regelmäßig geprüft wird.
Was die Sache besonders macht: Der Rahmentarifvertrag (RTV) für die Gebäudereinigung ist allgemeinverbindlich. Das bedeutet, er gilt für jeden Betrieb – egal ob Innungsmitglied oder nicht. Wer die Regeln nicht kennt, riskiert Nachzahlungen, Bußgelder und im schlimmsten Fall den Verlust wichtiger Kunden.
Dieser Leitfaden führt dich durch alle relevanten Themen: von den rechtlichen Grundlagen über die korrekte Zuschlagsberechnung bis hin zur Frage, wie du den gesamten Prozess digitalisieren kannst. Zu jedem Thema findest du Vertiefungsartikel, falls du tiefer einsteigen möchtest.
02 – RechtsgrundlagenTarifvertrag & Allgemeinverbindlichkeit
Die Gebäudereinigung basiert auf drei Tarifverträgen: dem Rahmentarifvertrag (RTV), dem Lohntarifvertrag (LTV) und dem Mindestlohntarifvertrag. Der RTV regelt die grundsätzlichen Arbeitsbedingungen (Lohngruppen, Zuschläge, Arbeitszeiten, Urlaub, Kündigungsfristen), der LTV die konkreten Stundenlöhne und der Mindestlohntarifvertrag die verbindlichen Branchenmindestlöhne.
Alle drei Tarifverträge sind allgemeinverbindlich – sie gelten also für jeden Gebäudereinigungsbetrieb in Deutschland, unabhängig von einer Mitgliedschaft in Arbeitgeberverband oder Gewerkschaft. Den vollständigen Überblick findest du im Artikel zum Tarifvertrag Gebäudereinigung.
📚 RTV 2026 vs. RTV 2024
Der Rahmentarifvertrag gilt in der Fassung vom 31. Oktober 2019 und wurde seitdem nicht geändert. Was sich regelmäßig ändert, sind die Stundenlöhne im Lohntarifvertrag. Der aktuelle LTV gilt seit Januar 2025 und bringt deutliche Erhöhungen für alle Lohngruppen.
→ Rahmentarifvertrag 2026 – Alle Zahlen | Rahmentarifvertrag 2024 zum Vergleich
Quelle: die-gebaeudedienstleister.de – RTV Gebäudereinigung
03 – LohngruppenDie 9 Lohngruppen im Überblick
Der Rahmentarifvertrag definiert 9 Lohngruppen für unterschiedliche Tätigkeiten. Die Eingruppierung richtet sich nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit – nicht nach dem, was im Arbeitsvertrag steht. Das ist ein entscheidender Punkt, den viele Betriebe falsch machen.
| LG | Tätigkeit | Stundenlohn 2026 | Beispiel |
|---|---|---|---|
| 1 | Innen- und Unterhaltsreinigung | 15,00 € | Büroreinigung, Treppenhaus |
| 2 | Krankenhausreinigung (OP, Intensiv) | 15,45 € | Klinik, OP-Saal |
| 3 | Werkstätten, Verkehrsmittel | 15,45 € | U-Bahn, Bus, Werkshalle |
| 4 | Meister-Vorarbeiter (Innen) | 16,20 € | Teamleitung Unterhaltsreinigung |
| 5 | Objektleiter | 16,80 € | Verantwortlich für mehrere Objekte |
| 6 | Glas- und Fassadenreinigung | 18,40 € | Außenglasreinigung, Fassade |
| 7 | Vorarbeiter Glas/Fassade | 19,10 € | Teamleitung Glasreinigung |
| 8 | Meister-Vorarbeiter Glas | 19,80 € | – |
| 9 | Gebäudereinigermeister | 20,50 € | Betriebsleitung |
Quelle: deutsche-handwerks-zeitung.de – Tariflohn 2025/2026
⚠ Achtung: Tätigkeitswechsel
Wenn eine Reinigungskraft morgens Unterhaltsreinigung (LG 1) macht und nachmittags Glasreinigung (LG 6), muss die höhere Lohngruppe für die entsprechenden Stunden abgerechnet werden. Bei vorübergehenden Tätigkeiten einer höheren LG ist ab der 6. Woche eine Zulage in Höhe der Differenz zu zahlen.
04 – ZuschlägeZuschläge richtig berechnen
Zuschläge sind das Thema, bei dem in der Gebäudereinigung die meisten Fehler passieren. Der Rahmentarifvertrag schreibt verbindliche Zuschläge für Nacht-, Sonntags-, Feiertags- und Überstundenarbeit vor. Die Höhe der Zuschläge:
| Zuschlagsart | Zeitraum | Höhe | Steuerfrei? |
|---|---|---|---|
| Nachtzuschlag | 20:00 – 6:00 Uhr | 25 % | Ja (§ 3b EStG) |
| Sonntagszuschlag | Sonntag 0:00 – 24:00 | 50 % | Ja (§ 3b EStG) |
| Feiertagszuschlag | Gesetzliche Feiertage | 100 % | Ja (§ 3b EStG) |
| Überstundenzuschlag | Ab Überschreitung der vereinbarten AZ | 25 % | Nein |
⚠ Wichtig: Nachtarbeit ab 20 Uhr!
Der RTV definiert Nachtarbeit ab 20 Uhr – nicht erst ab 23 Uhr, wie es das Arbeitszeitgesetz für andere Branchen vorsieht. Ein Reiniger, der von 18 bis 22 Uhr arbeitet, hat 2 Stunden mit Nachtzuschlag. Viele Betriebe und Steuerberater übersehen das.
Quelle: gesetze-im-internet.de – EStG § 3b (Steuerfreiheit von Zuschlägen)
Ein Praxisbeispiel: Deine Reinigungskraft verdient 15,00 €/Std. (LG 1) und arbeitet am Sonntag von 20 bis 24 Uhr. Für diese 4 Stunden fallen zwei Zuschläge gleichzeitig an: 50 % Sonntagszuschlag + 25 % Nachtzuschlag = 75 % Zuschlag. Das ergibt 15,00 € + 11,25 € = 26,25 €/Std. Beide Zuschläge sind steuerfrei.
Den vollständigen Überblick zu Überstunden, Unterstunden und Arbeitszeitkonten findest du im Artikel zu Überstunden und Unterstunden.
05 – Der ProzessVon der Zeiterfassung zur fertigen Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung besteht aus zwei Phasen: der vorbereitenden Lohnbuchhaltung (das machst du intern) und der eigentlichen Lohnabrechnung (das macht der Steuerberater oder das Lohnbüro).
Phase 1: Vorbereitende Lohnbuchhaltung
In dieser Phase sammelst du alle Daten, die der Steuerberater braucht. Das umfasst: Arbeitszeiten mit exakten Uhrzeiten und Objektzuordnung, Berechnung der tariflichen Zuschläge, Zuordnung der korrekten Lohngruppen, Erfassung von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertage), Berechnung der Entgeltfortzahlung und Prüfung der Minijob-Grenzen.
Je gründlicher diese Phase ist, desto weniger Fehler passieren – und desto günstiger wird die Abrechnung beim Steuerberater. Genau hier setzt eine Branchensoftware wie Mendato an.
Phase 2: Eigentliche Lohnabrechnung
Der Steuerberater oder das Lohnbüro übernimmt auf Basis deiner vorbereiteten Daten die finalen Berechnungen: Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und die Erstellung der Lohnabrechnungen. Der Lohn muss spätestens am 15. des Folgemonats bargeldlos bezahlt werden (RTV § 7).
⚠ Ohne digitale Vorbereitung
- 15–20 Stunden Aufwand pro Monat
- Zuschläge per Hand berechnen
- Fehlerquote: hoch (Stundenzettel unleserlich)
- Steuerberater braucht Rückfragen = teurer
- Zollprüfung: kritisch
✓ Mit digitaler Vorbereitung
- 2–4 Stunden Aufwand pro Monat
- Zuschläge automatisch nach RTV
- Fehlerquote: minimal (App-Zeiterfassung)
- DATEV-Export per Klick = günstiger
- Zollprüfung: jederzeit bestanden
Wie du Zeiterfassung und Lohnabrechnung nahtlos verbindest, zeigt der Artikel Zeiterfassung + Lohnabrechnung automatisieren.
Die Rolle der Zeiterfassung
Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Für Gebäudereiniger gilt das über die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG sogar schon länger. Die Zeiterfassung ist damit nicht nur Grundlage für die Lohnabrechnung, sondern auch eine gesetzliche Pflicht.
Alles zum Thema Zeiterfassungspflicht findest du im Artikel zum Zeiterfassungsgesetz 2026. Und wenn du noch mit Papier arbeitest, ist der Artikel zu Stundenzetteln ein guter Einstieg.
Quelle: bundesarbeitsgericht.de – BAG-Beschluss 1 ABR 22/21
06 – OrganisationExtern, intern oder hybrid?
Grundsätzlich hast du drei Optionen, die Lohnabrechnung zu organisieren: komplett extern (Steuerberater / Lohnbüro), komplett intern (eigene Lohnbuchhalterin) oder als Hybridmodell – die Vorbereitung intern, die Abrechnung extern.
Extern + digitale Vorbereitung
- Steuerberater erstellt die Abrechnungen
- Branchensoftware liefert fertige Lohndaten
- DATEV-Export per Klick
- Kosteneffizient bis ca. 80 Mitarbeitende
- Kein Lohn-Fachwissen intern nötig
Interne Lohnbuchhaltung
- Eigene Lohnbuchhalterin (ca. 3.000–3.500 €/Monat)
- Volle Kontrolle über den Prozess
- Lohnt sich ab ca. 80 Reinigungskräften
- Fachwissen zu RTV zwingend erforderlich
- Vertretungsregelung beachten
Die meisten Gebäudereinigungsbetriebe fahren mit dem Hybridmodell am besten: Die vorbereitende Lohnbuchhaltung digital erledigen und die eigentliche Abrechnung extern beim Steuerberater lassen. Das spart 60–80 % der Vorbereitungszeit und senkt die Steuerberaterkosten, weil weniger Rückfragen nötig sind.
Den vollständigen Vergleich mit Kostenrechnung findest du im Artikel Externe vs. interne Lohnbuchhaltung.
„Seitdem die Lohndaten fertig aus Mendato kommen, braucht mein Steuerberater nur noch halb so lange. Das merke ich direkt an der Rechnung."
– Susanne Cicecüce, Susi Sauber (51–100 RK)
07 – Fehler vermeidenDie häufigsten Fehler in der Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung ist fehleranfällig – und Fehler sind teuer. Die drei größten Fehlerquellen und ihre Konsequenzen im Überblick:
| Fehler | Was passiert? | Konsequenz |
|---|---|---|
| Zuschläge nach RTV falsch oder vergessen | Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschlag fehlt | Nachzahlung bis 3 Jahre + Bußgeld |
| Falsche Lohngruppenzuordnung | Glasreiniger wird als LG 1 abgerechnet | Nachzahlung der Differenz |
| Stundenzettel ohne Uhrzeiten/Objekt | Keine Prüfung der Zuschläge möglich | Bußgeld bei Zollprüfung bis 30.000 € |
| Minijob-Grenze überschritten | Geringfügigkeitsgrenze (556 €) überschritten | Rückwirkende SV-Pflicht |
| Fehlende Dokumentation für Prüfung | Zoll kann Mindestlohn nicht prüfen | Bußgeld bis 500.000 € (MiLoG) |
Quelle: gesetze-im-internet.de – MiLoG § 21
Den vollständigen Leitfaden mit allen 10 Fehlern und konkreten Gegenmaßnahmen findest du im Artikel zu den häufigsten Fehlern in der Lohnabrechnung.
08 – KostenWas darf eine Lohnabrechnung kosten?
Die Kosten für die Lohnabrechnung setzen sich aus zwei Komponenten zusammen: den externen Kosten (Steuerberater) und den internen Kosten (Vorbereitung).
| Betriebsgröße | Steuerberater (pro MA/Monat) | Interne Vorbereitung (manuell) | Mit Branchensoftware |
|---|---|---|---|
| 5–10 MA | 15–25 € | 5–8 Std./Monat | 1–2 Std./Monat |
| 11–30 MA | 12–20 € | 10–15 Std./Monat | 2–3 Std./Monat |
| 31–50 MA | 10–18 € | 15–20 Std./Monat | 3–4 Std./Monat |
| 51–100 MA | 10–15 € | 20+ Std./Monat | 4–6 Std./Monat |
Die eigentliche Kostenersparnis liegt nicht beim Steuerberater selbst, sondern bei der Vorbereitung. Ein Betrieb mit 40 Reinigungskräften, der monatlich 18 Stunden mit Stundenzetteln, Excel-Listen und manueller Zuschlagsberechnung verbringt, kann diese Zeit mit einer Branchensoftware auf 3–4 Stunden reduzieren. Bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 35 € sind das über 500 € Ersparnis pro Monat.
Die vollständige Kostenanalyse mit Empfehlungen nach Betriebsgröße findest du im Artikel Was sollte eine Lohnabrechnung kosten?
09 – LösungMendato: Lohnvorbereitung automatisieren
Mendato ist die spezialisierte Branchensoftware für Gebäudereiniger und deckt den gesamten Prozess der vorbereitenden Lohnbuchhaltung ab. Die Zeiterfassung erfolgt per App mit automatischer Objektzuordnung. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag werden systemseitig berechnet – Nacht ab 20 Uhr, Sonntag, Feiertag, Überstunden. Lohngruppen sind pro Auftrag hinterlegt und werden automatisch korrekt abgerechnet.
Der fertige Lohndaten-Export geht im DATEV-LODAS-Format direkt an den Steuerberater – ohne Zwischenschritte, ohne Übertragungsfehler. Das Video zum Lohndaten-Export findest du hier: Lohndaten-Export (YouTube).
„250 Reinigungskräfte, vier Objektleiter – und die Lohndaten gehen am Monatsende per Klick an unseren Steuerberater. Ohne Mendato müssten wir dafür eine halbe Stelle einrichten."
– Dirk Schurer, Martinius & Co. GmbH (über 100 RK)
10 – FazitDeine nächsten Schritte
Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung ist komplex – aber sie ist beherrschbar. Die wichtigsten Takeaways aus diesem Leitfaden:
✓ Die 5 wichtigsten Punkte
1. Kenne deinen Tarifvertrag: Der RTV ist allgemeinverbindlich und definiert Lohngruppen, Zuschläge und Fristen. Unwissenheit schützt nicht vor Bußgeldern.
2. Erfasse Zeiten mit Uhrzeiten und Objektzuordnung: Ohne exakte Uhrzeiten können Zuschläge nicht berechnet und bei Prüfungen nicht nachgewiesen werden.
3. Automatisiere die Zuschlagsberechnung: Nacht ab 20 Uhr, Sonntag 50 %, Feiertag 100 %. Manuelles Rechnen ist die größte Fehlerquelle.
4. Nutze das Hybridmodell: Vorbereitende Lohnbuchhaltung digital, eigentliche Abrechnung beim Steuerberater. Das ist für die meisten Betriebe das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
5. Investiere in eine Branchensoftware: Der DATEV-Export spart dir 10–16 Stunden pro Monat und senkt deine Steuerberaterkosten.
Die Buchhaltung in der Gebäudereinigung geht natürlich über die Lohnabrechnung hinaus: Rechnungsstellung, Mahnwesen, Eingangsrechnungen – alles Themen, die du in unserem Leitfaden zur Buchhaltung findest.
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