Zusammenfassung – Zeiterfassung & Lohnabrechnung automatisieren
In der Gebäudereinigung gehen jeden Monat 1–3 volle Arbeitstage für das manuelle Übertragen von Stundenzetteln, das Nachrechnen von Zuschlägen und Rückfragen vom Steuerberater verloren.
Zeiterfassung und Lohnabrechnung sind ein einziger Prozess – nicht zwei getrennte. Wer sie automatisiert, eliminiert Übertragungsfehler, berechnet Zuschläge korrekt und liefert dem Steuerberater alles in einer Datei.
Mit Automatisierung sinkt der monatliche Aufwand für die Lohnvorbereitung auf unter 30 Minuten.
Mendato Mendato digitalisiert diesen Prozess vollständig – von der Zeiterfassung per App bis zum fertigen Lohndaten-Export für den Steuerberater.
01 – Praxis-CheckSo läuft Zeiterfassung + Lohnabrechnung heute wirklich ab
Die Gebäudereinigung ist eine der personalintensivsten Branchen überhaupt. Monat für Monat müssen Hunderte oder Tausende Arbeitsstunden korrekt dokumentiert, geprüft und an den Steuerberater übergeben werden. In vielen Betrieben passiert das jedoch noch weitgehend manuell – mit Stundenzetteln auf Papier, WhatsApp-Fotos und Excel-Listen.
Stundenzettel kommen über alle möglichen Kanäle rein
In einem typischen Reinigungsunternehmen trudeln die Zeiten auf verschiedensten Wegen ein: handschriftliche Stundenzettel, WhatsApp-Fotos, lose Zettel aus dem Objekt, Excel-Dateien von einzelnen Mitarbeitern oder sogar Sprachnachrichten mit Zeiten. Objektleiter bekommen das alles über E-Mail, persönliche Übergaben und diverse Messenger-Dienste.
Es gibt keine einheitliche Struktur. Jeder dokumentiert Zeiten anders. Schon hier beginnt der Kontrollverlust.
Stundenlanges Übertragen in Excel
Sobald alle Zettel eingetroffen sind, beginnt die eigentliche Arbeit: Ein Mitarbeiter sitzt oft stundenlang vor Excel – liest handschriftliche Zeiten, korrigiert Unleserliches, rechnet Pausen ab, addiert Wochenstunden und gleicht Schichten ab. In vielen Unternehmen gehen dafür 1 bis 3 komplette Arbeitstage pro Monat verloren.
⚠ Praxisbeispiel
Ein Betrieb mit 40 Reinigungskräften und 25 Objekten: Jeden Monat sammelt die Bürokraft 120+ Stundenzettel ein, tippt sie einzeln in eine Excel-Tabelle und gleicht Feiertage, Urlaube und Zuschläge manuell ab. Das dauert im Schnitt 2 volle Arbeitstage – jeden Monat aufs Neue.
Der Steuerberater bekommt eine Excel – und hat Rückfragen
Wenn die Excel-Datei dann beim Steuerberater ankommt, beginnt der nächste Kreislauf: Fehlende Urlaubstage, unklare Kranktage, nicht eingetragene Pausen, fehlerhafte Zuschläge, widersprüchliche Wochenstunden. Der Steuerberater fragt nach, das Unternehmen korrigiert, der Steuerberater fragt erneut – ein Rückfragen-Pingpong, das sich über Tage ziehen kann.
Diese Rückfragen entstehen nicht aus Bosheit, sondern weil die Daten schlicht unvollständig sind.
02 – GrundprinzipWarum Zeiterfassung und Lohnabrechnung zusammengehören
Viele Unternehmen behandeln vorbereitende Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung als zwei voneinander getrennte Prozesse. In Wahrheit sind sie ein einziger Prozess. Denn für die Lohnabrechnung braucht das Unternehmen exakt die Daten, die bei der Zeiterfassung entstehen.
🔎 Was der Steuerberater braucht
Arbeitszeiten pro Tag, Objektzugehörigkeiten, Pausen, Nacht-/Sonn-/Feiertagszuschläge, Urlaube, Krankheit, Feiertage, Überstunden und Unterstunden – alles in einer Datei, vollständig und fehlerfrei.
Wenn diese Daten nicht automatisch zusammenlaufen, kann die Lohnabrechnung gar nicht fehlerfrei sein. Jeder manuelle Zwischenschritt – vom Zettel in die Excel, von der Excel zum Steuerberater – ist eine potenzielle Fehlerquelle. Deshalb führt kein Weg an Automatisierung vorbei.
03 – MöglichkeitenWas alles automatisiert werden kann
Digitale Zeiterfassung
Mit einer digitalen Lösung werden Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Objektwechsel und Abweichungen automatisch dokumentiert. Das funktioniert per App, offline oder per Terminal. Eine GPS-Zeiterfassung verifiziert zusätzlich den Standort beim Check-in. Damit entfällt das Übertragen von Papierzetteln vollständig.
Zuschlagsberechnung nach Tarifvertrag
Ein automatisiertes System erkennt Uhrzeit, Wochentag und Feiertage und ordnet die korrekte Lohnart zu. Ob Nachtarbeit, Sonntagsarbeit oder tarifliche Zuschläge nach dem Rahmentarifvertrag der Gebäudereinigung – alles wird fehlerfrei berechnet.
Quelle: die-gebaeudedienstleister.de – Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung
Überstunden- und Unterstundenkonten
Ein Arbeitszeitkonto führt Sollstunden, Iststunden, Plusstunden und Minusstunden vollständig automatisch. Jede Woche, jeder Monat wird korrekt abgerechnet – ohne manuelles Nachrechnen.
Urlaube, Krankheitstage und Feiertage
Urlaubsanträge, Krankschreibungen und Feiertage fließen automatisch in die Lohnabrechnung ein. Keine manuelle Nachpflege, keine separate Liste, keine Übertragungsfehler.
Export zum Steuerberater
Statt mehrere Listen und PDFs zu schicken, erzeugt das System einen vollständigen, strukturierten Monatsbericht: Alle Lohnarten, alle Zeiten, alle Zuschläge, alle Abwesenheiten, alle Feiertage – in einer Datei. Rückfragen entfallen.
⚠ Ohne Automatisierung
- 1–3 Arbeitstage pro Monat verloren
- Zuschläge manuell nachrechnen
- Rückfragen-Pingpong mit Steuerberater
- Fehlerhafte Lohnabrechnungen
- Stress am Monatsende
✔ Mit Automatisierung
- Unter 30 Minuten für Lohnvorbereitung
- Zuschläge automatisch korrekt berechnet
- Steuerberater erhält alles in einer Datei
- Fehlerfreie Lohndaten
- Kein Monatsende-Chaos
04 – VergleichPapier vs. Excel vs. Digital – drei Methoden im Check
Die meisten Betriebe in der Gebäudereinigung nutzen eine der drei folgenden Methoden für die Zeiterfassung und Lohnvorbereitung. Die Unterschiede sind gravierend.
| Kriterium | Papier-Stundenzettel | Excel-Tabelle | Digitale Lösung |
|---|---|---|---|
| Zeitaufwand/Monat | 2–3 Tage | 1–2 Tage | < 30 Minuten |
| Zuschlagsberechnung | Manuell | Teils Formeln | Automatisch |
| Überstundenkonten | Fehleranfällig | Komplexe Formeln | Echtzeit-Saldo |
| Urlaub/Krankheit | Separate Listen | Eigenes Blatt | Integriert |
| Export für Steuerberater | Per Hand erstellen | CSV/PDF | 1-Klick-Export |
| Rückfragen Steuerberater | Häufig | Regelmäßig | Fast keine |
| Manipulationssicher | Nein | Nein | Ja (revisionssicher) |
| Gesetzeskonform (BAG-Urteil) | Problematisch | Eingeschränkt | Ja |
Quelle: gesetze-im-internet.de – Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)
⚠ Wichtig: Gesetzliche Dokumentationspflicht
Nach dem BAG-Urteil vom September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Dokumentation der Arbeitszeiten einzuführen. In der Gebäudereinigung gilt zudem die Aufzeichnungspflicht nach § 19 AEntG. Papier-Stundenzettel erfüllen diese Anforderungen nur bedingt.
05 – BranchenfokusWarum Automatisierung in der Gebäudereinigung besonders wichtig ist
Die Gebäudereinigung hat Besonderheiten, die eine Automatisierung nicht nur sinnvoll, sondern fast unverzichtbar machen.
Hohe Komplexität
- Viele Teilzeitkräfte und Minijobber
- Hohe Fluktuation = ständig neue Mitarbeiter
- Objektwechsel – selten jeden Tag dasselbe Objekt
- Unterschiedliche Zuschläge je nach Uhrzeit und Tag
Automatisierung
- Jede Stunde wird korrekt dem Objekt zugeordnet
- Neue Mitarbeiter sofort im System
- Zuschläge automatisch je nach Schicht
- Monatsabschluss ohne Stress in Minuten
Gerade der Zeitdruck am Monatsende ist in der Gebäudereinigung ein riesiges Thema. Löhne müssen pünktlich raus, der Steuerberater braucht die Daten frühzeitig – und gleichzeitig kommen die letzten Stundenzettel erst am 3. oder 4. des Folgemonats rein. Automatisierung löst dieses Problem, weil die Daten in Echtzeit vorliegen.
„Früher habe ich zwei Tage lang Stundenzettel abgetippt. Heute läuft alles automatisch – und ich habe endlich wieder Zeit für meine Familie.“
– Serkan Efe, Klarschiff Fritzlar (60+ RK)
06 – MendatoWie Mendato den gesamten Prozess automatisiert
Mendato löst das Problem dort, wo es entsteht: bei der Zeiterfassung – dem Beginn der Lohnabrechnung. Von der ersten gestempelten Minute bis zum fertigen Export für den Steuerberater ist alles ein durchgängiger, automatisierter Prozess.
Alle Zeiten automatisch an einem Ort
Egal ob per App, offline, per Terminal oder per digitalisiertem Stundenzettel – alles landet zentral in Mendato. In der Operations-Ansicht siehst du alle Zeiten auf einen Blick.
Automatische Zuschlagsberechnung
Mendato erkennt Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit und Tarifzuschläge automatisch und berechnet die Zuschläge fehlerfrei – ohne manuelles Nachrechnen.
Automatisierte Überstundenkonten
Mendato führt Sollstunden, Iststunden, Überstunden und Minusstunden vollständig automatisch. Jeder Mitarbeiter hat ein transparentes Arbeitszeitkonto.
Urlaube und Krankheit eingebaut
Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden automatisch verarbeitet und direkt in die Lohnabrechnung integriert. Keine manuelle Nachpflege, keine vergessenen Einträge.
Ein Klick für den Steuerberater
Der Steuerberater erhält alle Stunden, alle Zuschläge, alle Lohnarten, alle Abwesenheiten, alle Feiertage und alle Objektzuordnungen in einer Datei – sauber, vollständig und in einem Format, das direkt in DATEV oder andere Lohnprogramme importiert werden kann. Rückfragen entfallen fast komplett.
🎥 Video-Tipp
Wie der Lohndaten-Export in Mendato funktioniert, siehst du in diesem kurzen Erklärvideo: Lohndaten-Export in Mendato
„Mendato spart uns unglaublich viel Zeit. Keine Stundenzettel mehr, alles läuft digital – und der Steuerberater ist endlich zufrieden.“
– Carlos Lopes, Piccobello-Hamburg (30+ RK)
07 – FazitFazit & Handlungsempfehlung
Zeiterfassung und Lohnabrechnung sind nicht getrennte Prozesse – sie gehören zusammen. Und genau deshalb muss der gesamte Ablauf automatisiert sein.
Wer weiterhin auf Papier, WhatsApp-Zeiten und Excel-Listen setzt, wird jeden Monat dieselben Probleme haben: Fehler, Rückfragen, Stress und verlorene Zeit. Automatisierung bringt Ordnung, Geschwindigkeit und Sicherheit in einen Prozess, der heute oft chaotisch ist.
✔ Drei Schritte zum automatisierten Lohnprozess
1. Zeiterfassung digitalisieren: Alle Mitarbeiter stempeln per App, Terminal oder digitalisiertem Stundenzettel – alles landet zentral im System.
2. Automatik aktivieren: Zuschläge, Überstundenkonten, Urlaubs- und Krankheitstage laufen automatisch in die Lohnvorbereitung ein.
3. Export an Steuerberater: Per Klick alle Lohndaten sauber und vollständig exportieren. Fertig.
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