GPS-Zeiterfassung vs. NFC-/Terminal-Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

01 – EinführungWarum Erfassungsmethoden kein Detail sind

In der Gebäudereinigung ist Zeiterfassung weit mehr als ein administrativer Pflichtpunkt. Sie bildet die Grundlage für Lohnabrechnung, Zuschläge nach Rahmentarifvertrag, Einsatzplanung, Controlling und rechtliche Nachweise.

Über Jahre galt das Terminal im Objekt als zuverlässigste Lösung: Chip oder Transponder vor Ort, ein- und ausstempeln, fertig. Das Prinzip war nachvollziehbar und funktioniert in vielen Betrieben bis heute.

Doch die Rahmenbedingungen haben sich verändert. Mit Smartphones, stabilem Internet und zuverlässiger GPS-Technologie hat sich ein zweites Modell etabliert: mobile Zeiterfassung per App, bei der Zeiten objekt- und standortgebunden erfasst werden – ganz ohne Hardware im Objekt.

Die zentrale Frage lautet deshalb nicht mehr „Funktioniert ein Terminal?“, sondern: Welche Erfassungsmethode ist langfristig skalierbar, wirtschaftlich und digital sinnvoll? Denn Zeiterfassung ist heute der Einstiegspunkt in eine digitale Prozesskette – von der Planung bis zur Abrechnung.

02 – Historischer KontextWarum Terminals lange Standard waren

Terminal- und NFC-Lösungen waren eine konsequente Antwort auf reale Probleme: Reinigungskräfte arbeiten oft allein, Objekte sind nicht permanent kontrollierbar, und Papier-Stundenzettel sind leicht manipulierbar. Smartphones waren damals nicht flächendeckend verfügbar.

Das Terminal im Objekt brachte klare Vorteile: fester Ort, eindeutiger Zeitstempel, kein Smartphone nötig, keine Sprachbarriere. Gerade in großen Objekten wie Krankenhäusern, Flughäfen oder Behörden war das sinnvoll – kurze Wege, stabile Technik, überschaubare Organisation.

Was früher Vorteil war, wird heute zur Einschränkung: mehr kleine Objekte statt weniger großer, mehr Objektwechsel pro Tag, mehr Teilzeit- und Minijob-Modelle. Terminals sind ortsgebunden – moderne Reinigungsmodelle sind es nicht mehr. Eine neutrale Einordnung zu Zeiterfassungssystemen bietet haufe.de.

03 – Onboarding & EinrichtungHardware im Objekt vs. zentrale App-Einführung

NFC-/Terminal-Lösung

Aus Sicht der Reinigungskraft ist das Onboarding simpel: Chip erhalten, zeigen wo das Terminal hängt, fertig. Für das Unternehmen beginnt der eigentliche Aufwand aber erst danach. Jedes einzelne Objekt muss mit einem Terminal ausgestattet, über Strom oder Akku versorgt und gegen Diebstahl gesichert werden. Dazu kommen laufende Aufgaben: Firmware-Updates, Wartung, Ersatz bei Defekten, Akkus laden. Bei Störungen muss jemand physisch ins Objekt fahren.

Mobile GPS-Zeiterfassung mit Mendato

Bei Mendato entfällt jede Hardware im Objekt: kein Terminal, kein Chip, keine Installation vor Ort, keine Wartungsfahrten. Die Einrichtung erfolgt zentral – Mitarbeitende erhalten Zugangsdaten, die App wird einmal erklärt, GPS-Freigabe wird aktiviert. Der initiale Erklärungsaufwand ist höher als beim Terminal. Dafür entstehen langfristig keine Objektabhängigkeiten und keine Hardware-Landschaft. Neue Objekte brauchen kein neues Gerät, neue Mitarbeitende keinen neuen Chip.

Wie die mobile Zeiterfassung mit Mendato in der Praxis funktioniert, zeigt dieses Video: Mendato Zeiterfassung – Video ansehen

04 – ManipulationssicherheitAnwesenheitsnachweis: zwei Systeme, ein Ziel

Unabhängig von der Technik verfolgen beide Ansätze dasselbe Ziel: Arbeitszeit soll nur dort erfasst werden, wo sie tatsächlich stattfindet. Der Unterschied liegt darin, wie viele Prüfebenen ein System bietet.

NFC-/Terminal-Zeiterfassung

Ein- und Ausstempeln ist nur direkt am Terminal möglich – eindeutiger Zeitstempel, Ort implizit festgelegt. Stärken: einfache Logik, keine Smartphones nötig. Schwächen: Chip oder Karte kann weitergegeben werden, keine sichere Personenbindung, kein zusätzlicher Kontext. Das Terminal liefert einen einzelnen Beweiszeitpunkt, aber kaum Nachvollziehbarkeit.

GPS-Zeiterfassung mit Mendato

Mendato prüft beim Stempeln per Geofencing, ob sich die Reinigungskraft innerhalb eines definierten Objekt-Radius befindet. Zeit, Ort und Objekt werden miteinander verknüpft. Abweichungen und ungewöhnliche Muster sind nachvollziehbar. Das schafft zusätzliche Prüfebenen, die ein Terminal nicht bieten kann. Mehr dazu im Mendato-Artikel: Manipulationssichere Zeiterfassung.

Keines der Systeme ist vollständig manipulationssicher. Aber: Terminals liefern einen harten, sehr begrenzten Nachweis. GPS-Apps liefern einen weicheren, dafür deutlich umfassenderen Nachweis.

So funktioniert die GPS-Ortung bei Mendato: Video ansehen

05 – Fahrzeiten & ObjektwechselWarum Terminals hier strukturell an Grenzen stoßen

In kaum einer Branche sind Objektwechsel so alltäglich wie in der Gebäudereinigung. Reinigungskräfte fahren morgens, mittags oder abends mehrere Einsatzorte an. Genau hier zeigt sich ein grundlegender Unterschied.

Terminal-Lösung: nur Anwesenheit

Terminals erfassen ausschließlich Anwesenheit im Objekt. Was sie nicht erfassen können: Fahrzeiten zwischen Objekten, Wegezeiten bei Vertretungen, kurzfristige Objektwechsel. In der Praxis werden Fahrzeiten dann separat auf Papier oder in Excel dokumentiert – oder gar nicht. Das führt zu Medienbrüchen, Diskussionen und manuellen Korrekturen am Monatsende. Rechtlicher Hintergrund: Fahrzeiten können je nach Einsatzform Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes sein (BMAS-Quelle).

Mendato: Objektwechsel als Teil des Arbeitstages

Mit Mendato werden nicht nur Zeiten im Objekt erfasst, sondern auch Wechsel zwischen Einsatzorten. Fahrzeiten lassen sich als eigene Zeitarten erfassen und bleiben objektbezogen zugeordnet. Reinigungs- und Fahrzeiten können gemeinsam ausgewertet werden – ein System statt mehrerer Listen, weniger Nacharbeit, deutlich bessere Nachvollziehbarkeit.

06 – Zuschläge & TariflogikWarum „Zeit“ nicht gleich „Zeit“ ist

In der Gebäudereinigung endet Zeiterfassung nicht bei der Frage, wie viele Stunden gearbeitet wurden. Entscheidend ist auch wann gearbeitet wurde – Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtzuschläge, tarifliche Sonderregelungen. Grundlage ist der Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung.

Terminal: Zeit als reine Zahl

Ein Terminal erfasst Startzeit und Endzeit – mehr nicht. Die eigentliche Tariflogik muss in einer separaten Software, manuell oder beim Steuerberater nachgezogen werden. Das führt zu Medienbrüchen, höherem Fehlerrisiko und verspäteten Korrekturen.

Mendato: automatische Zuschlagsberechnung

Mendato kontextualisiert Zeiten automatisch: Uhrzeit, Wochentag, Feiertag, Objekt und Einsatzart fließen direkt ein. Zuschläge werden gemäß Rahmentarifvertrag automatisch berücksichtigt – ohne manuelle Nachrechnung, konsistent über alle Objekte hinweg. Gerade bei wechselnden Schichten, Nacht- oder Wochenendarbeit und vielen Minijobbern ist der Unterschied enorm.

07 – FunktionsumfangInsellösung vs. Prozessplattform

Terminal: ein einziger Zweck

Ein Terminal kann im Kern nur eines: Zeiten erfassen. Alles andere passiert außerhalb des Systems – Aufgabenlisten auf Papier, Fotos per WhatsApp, Reklamationen per E-Mail, Urlaubsanträge separat. Das Ergebnis: viele Einzellösungen, keine zentrale Datenbasis, hoher Abstimmungsaufwand. Terminals schaffen digitale Insellösungen.

Mendato: Prozessplattform für den Arbeitsalltag

Mendato bettet Zeiterfassung in einen Gesamtprozess ein. Zusätzlich abbildbar: Fotodokumentation im Objekt, Checklisten je Schicht, Aufgaben und Bestätigungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, interne Mitteilungen und das Kundenportal für Reklamationen. Alle Informationen sind objektbezogen, zeitlich zugeordnet und zentral abrufbar.

Die gesamte Betriebsorganisation läuft in einem System: Dienstplan, Zeiterfassung, Lohn, Controlling und Kundenkommunikation.

08 – Kosten & SkalierbarkeitHardware wächst mit Objekten, Software mit dem Unternehmen

Terminal: Kosten pro Objekt

Terminal-Lösungen sind objektgebunden. Mit jedem neuen Objekt entstehen neue Kosten: Hardware, Installation, Strom, Wartung, Ersatz bei Defekten. Bei vielen kleinen Unterhaltsreinigungs-Objekten, kurzen Vertragslaufzeiten und häufigen Wechseln entsteht schnell ein Missverhältnis zwischen Nutzen und Kosten.

Mendato: Kosten pro Nutzer

Mendato skaliert mit dem Unternehmen, nicht mit den Objekten. Neue Objekte verursachen keine Zusatzkosten, neue Mitarbeitende lassen sich sofort anbinden. Wachstum bleibt kalkulierbar.

Kosten im direkten Vergleich

Terminal-Hardware kostet pro Objekt zwischen 150 und 500 € – dazu kommen Installation, Strom und laufende Wartung. Mendato bietet transparente Paketpreise ab 99 € ohne versteckte Kosten – alle Preise auf mendato.com/preise.

09 – Datenschutz & AkzeptanzKontrolle braucht Vertrauen

Terminal: wenig Daten, wenig Transparenz

Terminal-Systeme gelten als datenschutzfreundlich, weil sie keine Standortverläufe speichern und nur Zeitpunkte erfassen. In der Praxis entsteht aber ein anderes Problem: wenig Transparenz über Abläufe, kaum Nachvollziehbarkeit bei Abweichungen, subjektive Diskussionen.

Mendato: GPS zulässig bei klaren Regeln

GPS-Zeiterfassung ist nicht verboten. Sie ist zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind: klare Zweckbindung, Erfassung nur beim Stempeln, Information der Mitarbeitenden und eine Betriebsvereinbarung. Bei Mendato wird GPS nicht zur Dauerüberwachung eingesetzt – Standort nur beim Stempeln, keine permanente Live-Ortung, objektbezogene Nutzung. Ausführliche rechtliche Einordnung: GPS-Zeiterfassung erlaubt? Quellen: DSK-Orientierungshilfe, datenschutzexperte.de, dr-datenschutz.de.

Die Erfahrung aus der Praxis zeigt: Ablehnung entsteht meist aus Unsicherheit. Klare Kommunikation erhöht die Akzeptanz deutlich. Viele Mitarbeitende empfinden GPS sogar als Schutz, weil Diskussionen über Anwesenheit entfallen und Zeiten objektiv belegt sind.

10 – VergleichstabelleNFC/Terminal vs. Mendato GPS auf einen Blick

11 – FazitTerminal war gestern, mobile App ist der neue Standard

NFC-/Terminal-Zeiterfassung

Terminal- und NFC-Zeiterfassung haben der Gebäudereinigung lange gute Dienste geleistet. Sie haben Papier ersetzt und Anwesenheit im Objekt nachvollziehbar gemacht. In einzelnen Spezialfällen – Hochsicherheitsbereichen oder sehr großen Einzelobjekten – können sie weiterhin sinnvoll sein.

Ihre Grenzen zeigen sich bei wachsender Objektanzahl: Sie erfassen Zeitpunkte, aber keine Prozesse. Sie schaffen Hardware-Abhängigkeiten und skalieren schlecht. Fahrzeiten, Zuschläge und Dokumentation müssen außerhalb des Systems gelebt werden.

Mendato GPS-Zeiterfassung

Mendato löst dieses Problem grundlegend anders: keine Hardware im Objekt, objektbezogene standortgebundene Erfassung, Fahrzeiten und Zuschläge in einem System, zentrale Steuerung statt verteilter Technik. Zeiterfassung ist bei Mendato kein isolierter Pflichtprozess, sondern Teil eines durchgängigen Betriebsprozesses – von der Planung bis zur Abrechnung.

Wer heute neu entscheidet oder bestehende Strukturen modernisiert, entscheidet nicht zwischen „App oder Terminal“, sondern zwischen isolierter Zeiterfassung und zukunftsfähiger Prozessdigitalisierung. Mehr zum Gesamtbild: Zeiterfassungssoftware Gebäudereinigung – Kriterien.

12 – FAQHäufig gestellte Fragen

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