Mendato vs. TRAC Zeiterfassung – Der vollständige Softwarevergleich für Gebäudereiniger

01 – EinführungWarum dieser Vergleich für Gebäudereiniger relevant ist

Mendato vs. TRAC Zeiterfassung – dieser Vergleich ist besonders spannend, weil sich beide Lösungen explizit an die Gebäudereinigung richten. Beide arbeiten mit mobilen Apps und wollen mehr als reine Stempelsoftware sein. Trotzdem verfolgen sie grundlegend verschiedene Ansätze.

TRAC Zeiterfassung positioniert sich als Lösung mit Branchenkenntnis für Gebäudedienstleister. Mit TRAC Team, TRAC Manager und TRAC Service richtet sich TRAC an Reinigungskräfte, Objektleitung und Verwaltung. Der Schwerpunkt liegt auf zuverlässiger Zeiterfassung – auch über Hardware-Terminals.

Mendato verfolgt einen anderen Ansatz: Die Software ist als ganzheitliche Branchensoftware für die Gebäudereinigung aufgebaut. Zeiterfassung ist ein zentraler Baustein – aber immer eingebettet in Planung, Aufträge, Buchhaltung und Controlling.

Im Artikel vergleichen wir systematisch, wie gut beide Systeme die Praxis abbilden: viele Objekte pro Kunde, Unterhaltsreinigung mit festen Rhythmen, Sonderreinigung mit wechselnden Einsätzen und gemischte Teams. Wenn du einen breiteren Überblick über Zeiterfassung in der Branche suchst, schau dir den Leitfaden zur Zeiterfassung in der Gebäudereinigung an.

02 – ProduktfokusModulare Zeiterfassung vs. durchgängige Betriebsplattform

TRAC Zeiterfassung denkt vom Erfassen her – nicht vom Auftrag. Das ist konsequent und funktioniert für Betriebe, die vor allem eine technisch saubere Zeitdokumentation brauchen, idealerweise mit Terminals oder Chip-Logik.

Mendato denkt anders: Die Frage ist nicht, wie gestempelt wird, sondern wofür die Zeit später gebraucht wird. Zeiten hängen an Kunde, Objekt und Auftrag – und sind direkt nutzbar für Zuschlagsberechnung, Lohnvorbereitung, Rechnungen und Margenanalyse.

03 – SoftwareaufbauRollenbasiertes System vs. getrennte Fach-Apps

TRAC Zeiterfassung ist als klassisches Zeiterfassungssystem aufgebaut mit klar getrennten Rollen: TRAC Team (App), TRAC Manager (Web), TRAC Service (Zusatzfunktionen) und TRAC Hardware (Terminals, RFID). Alle Bereiche greifen auf denselben Systemkern zu – bleiben aber im Zeiterfassungs-Kontext.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht. Der Softwareaufbau folgt damit direkt der Organisationsstruktur einer Reinigungsfirma – nicht der Logik eines einzelnen Tools.

04 – OrganisationsformObjektzentrierte Zeiterfassung vs. Kunde–Objekt–Auftrag

TRAC Zeiterfassung ist organisatorisch auf die Zeiterfassung am Einsatzort ausgerichtet. Zeiten werden Objekten zugeordnet, die Trennung zwischen Mitarbeitenden und Verwaltung ist klar. Grenzen zeigen sich, sobald ein Objekt mehrere Leistungsarten hat – dann müssen Leistungen außerhalb des Systems differenziert werden.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Kunde kann viele Objekte haben, ein Objekt enthält mehrere Aufträge – jeweils mit eigener Planung, eigenen Teams und eigener Abrechnung. Das ist besonders wichtig bei Filialkunden, komplexer Unterhaltsreinigung oder mehreren Leistungsarten pro Objekt.

05 – ZeiterfassungZeiterfassung im Detail – Methoden, Modelle & Praxis

Zeitmodelle

TRAC Zeiterfassung arbeitet mit zwei Zeitebenen: Sollzeit (Vertrag) und Istzeit (erfasst). Das ist übersichtlich und gut für Anwesenheitsnachweise. Eine Planzeit auf Leistungsebene ist nicht dokumentiert.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit hängt am Auftrag, nicht am Mitarbeiter. So lassen sich Abweichungen zwischen Planung und Realität erkennen und Margen pro Objekt sauber auswerten. Video: Zeiterfassung in Mendato

Erfassungsmethoden

TRAC Zeiterfassung setzt stark auf technische Vielfalt: mobile App, stationäre Terminals, RFID-Karten, Chips und Fingerprint. Das ist ideal für große Objekte mit festen Eingängen und Betriebe ohne Smartphone-Zwang.

Mendato setzt auf eine einfache mobile App plus Hybridmodell: Mitarbeitende mit Smartphone stempeln per App, andere arbeiten mit Papier-Stundenzetteln. Alle Zeiten laufen zentral zusammen.

Hybridmodell

TRAC Zeiterfassung verfolgt einen konsequent digitalen Ansatz. Alle Mitarbeitenden stempeln per App oder Hardware – ein klassisches Hybridmodell mit Papier-Stundenzetteln ist nicht vorgesehen.

Mendato ist bewusst so aufgebaut, dass digitale und analoge Erfassung parallel möglich sind. Stundenzettel können digitalisiert und importiert werden – ideal für schrittweise Digitalisierung. Video: Stundenzettel-Import

Offline & GPS

TRAC Zeiterfassung unterstützt Offline-Zeiterfassung über App und Hardware. Zeiten werden lokal gespeichert und bei Netzverfügbarkeit synchronisiert. Durch den Hardware-Fokus besonders stabil in stationären Umgebungen. Die GPS-Funktion nutzt TRAC optional beim Stempeln.

Mendato bietet ebenfalls Offline-Zeiterfassung per App – besonders flexibel bei mobilen Einsätzen. Bei der GPS-Zeiterfassung bindet Mendato den Standort direkt an Einsatz, Objekt und Auftrag. Video: GPS-Ortung

06 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & Zuschläge

Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung ist anspruchsvoll: Zuschläge nach Rahmentarifvertrag, Teilzeitmodelle, wechselnde Einsätze. Weder TRAC noch Mendato bieten eine eigene Payroll – entscheidend ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung.

TRAC Zeiterfassung stellt erfasste Arbeitszeiten strukturiert für den Export an externe Lohnprogramme bereit. Eine branchenspezifische Zuschlagslogik nach Rahmentarifvertrag ist öffentlich nicht dokumentiert. Zuschläge, Sonderfallkombinationen (z. B. Nacht + Sonntag) und tarifliche Besonderheiten müssen extern ergänzt werden.

Mendato bildet die Zuschlagslogik der Gebäudereinigung systemseitig ab. Zeiten sind bereits objekt- und auftragsbezogen, Zuschläge werden automatisch berücksichtigt, und die Übergabe an DATEV und LODAS ist strukturiert vorbereitet. Video: Lohndaten-Export in Mendato

07 – PersonalplanungPersonalplanung – zeiterfassungsnah vs. auftragsbezogen

Unterhaltsreinigung

TRAC Zeiterfassung bildet Unterhaltsreinigung primär über Arbeitszeiten und Schichten ab: Mitarbeitende, Zeitfenster, feste Einsatzorte. Das funktioniert bei stabilen Leistungsumfängen. Grenzen zeigen sich, sobald ein Objekt mehrere Leistungsarten hat oder Aufgaben je Wochentag variieren.

Mendato bildet Unterhaltsreinigung über Aufträge und Leistungen ab. Schichten werden pro Leistung geplant, wiederkehrende Rhythmen sind abbildbar, Mitarbeitende werden gezielt zugewiesen. Objektleiter sehen sofort, wo Abweichungen entstehen. Videos: Dienstplan | Urlaubsplaner

Sonderreinigung

TRAC Zeiterfassung bildet Sonderreinigung über Zeitfenster und Mitarbeitereinsatz ab. Das funktioniert bei stabilen Terminen. Die eigentliche Disposition (Wer passt fachlich? Wer ist räumlich sinnvoll?) muss außerhalb des Systems erfolgen.

Mendato behandelt Sonderreinigung als konkrete Einsätze mit Adresse, Dauer und Anforderungen – direkt im Dienstplan sichtbar. Objektleiter können kurzfristig umplanen und verfügbare Kapazitäten erkennen. Videos: Dienstplan | Personalfinder

08 – SubunternehmerSubunternehmermanagement

TRAC Zeiterfassung ist primär auf die Zeiterfassung eigener Mitarbeitender ausgelegt. Eine dedizierte Subunternehmer-Logik – separate Zugänge, getrennte Abrechnung, Gutschriftverfahren – ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato bietet ein eigenes Subunternehmerportal mit separaten Zugängen, Einsatz- und Zeitzuordnung je Auftrag sowie Abrechnung über Gutschriften. Subunternehmer werden vollwertig in den Prozess eingebunden, ohne die interne Struktur zu vermischen. Video: Gutschriften in Mendato

09 – KundenmanagementInternes Handling vs. Kundenportal

TRAC Zeiterfassung stellt Funktionen für interne Organisation bereit. Ein Kundenportal für Auftraggeber ist öffentlich nicht vorgesehen. Kundenkommunikation und Nachweise laufen außerhalb des Systems.

Mendato bietet ein integriertes Kundenportal mit Einsicht in Leistungen, Transparenz über Einsätze und einem Ticketsystem für Reklamationen. Gerade bei öffentlichen Auftraggebern ein Wettbewerbsfaktor. Videos: Kundenportal | Ticketsystem

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

TRAC arbeitet mit einer modularen Preisstruktur – abhängig von Mitarbeiterzahl, Modulen und Hardware. Eine Preisliste ist öffentlich nicht verfügbar. Mendato setzt auf transparente Paketpreise ohne Zusatzkosten pro Mitarbeiter – gerade bei vielen Reinigungskräften deutlich besser kalkulierbar.

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Bewertungen zeigen Marktdurchdringung und ermöglichen Vergleichbarkeit. Für TRAC sind aktuell keine öffentlichen Bewertungen auf Google oder Trustpilot auffindbar.

12 – VergleichstabelleTRAC Zeiterfassung vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitZwei Systeme, zwei grundlegend verschiedene Ansätze

TRAC Zeiterfassung

TRAC Zeiterfassung ist eine solide Lösung für Betriebe, die eine zuverlässige, hardware-gestützte Zeiterfassung suchen. Besonders stark bei stationären Terminals (RFID, Fingerprint) und bei Teams ohne Smartphone.

Die Grenzen zeigen sich über reine Zeiterfassung hinaus: keine Auftragsebene, keine Zuschlagslogik, kein Kundenportal, kein Subunternehmermanagement. Planung, Lohnvorbereitung und Controlling müssen separat organisiert werden.

Mendato

Mendato verfolgt einen deutlich breiteren Ansatz: Zeiterfassung als Teil eines durchgängigen Systems von Planung über Lohnvorbereitung bis Controlling. Für Betriebe mit Unterhaltsreinigung, mehreren Leistungsarten, Objektleitern und Subunternehmern ist diese Struktur entscheidend. Auch andere Vergleiche können dir bei der Entscheidung helfen: Mendato vs. TimO oder Mendato vs. Stundenzettel.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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