Mendato vs. TRAC Zeiterfassung: Terminal-Zeiterfassung oder Branchensoftware für Gebäudereiniger

Zwei Lösungen für dieselbe Branche

TRAC und Mendato richten sich beide ausdrücklich an die Gebäudereinigung. Beide arbeiten mit mobilen Apps und wollen mehr sein als eine reine Stempelsoftware, verfolgen aber grundlegend verschiedene Ansätze.

TRAC Zeiterfassung positioniert sich als Lösung mit Branchenkenntnis für Gebäudedienstleister. Mit TRAC Team, TRAC Manager und TRAC Service richtet sich TRAC an Reinigungskräfte, Objektleitung und Verwaltung. Der Schwerpunkt liegt auf zuverlässiger Zeiterfassung, auch über Hardware-Terminals.

Mendato ist als Branchensoftware für die Gebäudereinigung aufgebaut. Die Zeiterfassung ist ein zentraler Baustein, aber immer eingebettet in Planung, Aufträge, Buchhaltung und Controlling.

Wir vergleichen, wie gut beide Systeme den Alltag abbilden: viele Objekte pro Kunde, Unterhaltsreinigung mit festen Rhythmen, Sonderreinigung mit wechselnden Einsätzen und gemischte Teams. Einen breiteren Überblick gibt der Leitfaden zur Zeiterfassung in der Gebäudereinigung.

Modulare Zeiterfassung oder durchgängige Betriebsplattform

TRAC Zeiterfassung denkt vom Erfassen her, nicht vom Auftrag. Das ist konsequent und passt zu Betrieben, die vor allem eine technisch saubere Zeitdokumentation brauchen, am besten mit Terminals oder Chips.

Mendato fragt weniger, wie gestempelt wird, als wofür die Zeit später gebraucht wird. Zeiten hängen an Kunde, Objekt und Auftrag und lassen sich direkt für Zuschlagsberechnung, Lohnvorbereitung, Rechnungen und Margenanalyse nutzen.

Ein System mit Rollen oder getrennte Fach-Apps

TRAC Zeiterfassung ist als klassisches Zeiterfassungssystem mit klar getrennten Rollen aufgebaut: TRAC Team (App), TRAC Manager (Web), TRAC Service (Zusatzfunktionen) und TRAC Hardware (Terminals, RFID). Alle Bereiche greifen auf denselben Systemkern zu und bleiben dabei bei der Zeiterfassung.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Das Kundenportal ist ab dem Pro-Paket enthalten, das Controlling ab dem Pro-Plus-Paket. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht, und der Aufbau folgt der Organisation einer Reinigungsfirma.

Wie beide Systeme Objekte und Leistungen abbilden

TRAC Zeiterfassung ist organisatorisch auf die Zeiterfassung am Einsatzort ausgerichtet. Zeiten werden Objekten zugeordnet, die Trennung zwischen Mitarbeitenden und Verwaltung ist klar. Grenzen zeigen sich, sobald ein Objekt mehrere Leistungsarten hat. Dann müssen die Leistungen außerhalb des Systems getrennt werden.

Mendato bildet die Struktur der Branche direkt ab: Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Kunde kann viele Objekte haben, ein Objekt mehrere Aufträge, jeder mit eigener Planung, eigenen Teams und eigener Abrechnung. Das zählt besonders bei Filialkunden, komplexer Unterhaltsreinigung oder mehreren Leistungsarten pro Objekt.

Zeiterfassung im Detail

Zeitmodelle

TRAC Zeiterfassung arbeitet mit zwei Zeitebenen: Sollzeit (Vertrag) und Istzeit (erfasst). Das ist übersichtlich und gut für Anwesenheitsnachweise. Eine Planzeit auf Leistungsebene ist nicht dokumentiert.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit hängt am Auftrag, nicht am Mitarbeiter. So lassen sich Abweichungen zwischen Planung und Realität erkennen und Margen pro Objekt sauber auswerten. Video: Zeiterfassung in Mendato

Erfassungsmethoden

TRAC Zeiterfassung setzt auf technische Vielfalt: mobile App, stationäre Terminals, RFID-Karten, Chips und Fingerprint. Das passt gut zu großen Objekten mit festen Eingängen und zu Betrieben, die nicht von allen Mitarbeitenden ein Smartphone verlangen wollen.

Mendato setzt auf eine einfache mobile App und ein Hybridmodell: Mitarbeitende mit Smartphone stempeln per App, andere arbeiten weiter mit Papier-Stundenzetteln.

Hybridmodell

TRAC Zeiterfassung verfolgt einen konsequent digitalen Ansatz. Alle Mitarbeitenden stempeln per App oder Hardware, ein klassisches Hybridmodell mit Papier-Stundenzetteln ist nicht vorgesehen.

Mendato ist bewusst so aufgebaut, dass digitale und analoge Erfassung parallel laufen. Papier-Stundenzettel werden digitalisiert und importiert, alle Zeiten laufen zentral zusammen, und du kannst Schritt für Schritt umstellen. Video: Stundenzettel-Import

Offline und GPS

TRAC Zeiterfassung unterstützt Offline-Zeiterfassung über App und Hardware. Die Zeiten werden lokal gespeichert und synchronisiert, sobald wieder Netz da ist. Durch den Hardware-Fokus ist das in stationären Umgebungen besonders stabil. GPS nutzt TRAC optional beim Stempeln.

Mendato bietet ebenfalls Offline-Zeiterfassung per App, was bei wechselnden Einsatzorten hilft. Bei der GPS-Zeiterfassung bindet Mendato den Standort direkt an Einsatz, Objekt und Auftrag. Video: GPS-Ortung

Lohnvorbereitung und Zuschläge

Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung ist anspruchsvoll: Zuschläge nach Rahmentarifvertrag, Teilzeitmodelle, wechselnde Einsätze. Weder TRAC noch Mendato rechnen den Lohn selbst ab, entscheidend ist deshalb die vorbereitende Lohnbuchhaltung.

TRAC Zeiterfassung stellt erfasste Arbeitszeiten strukturiert für den Export an externe Lohnprogramme bereit. Eine branchenspezifische Zuschlagslogik nach Rahmentarifvertrag ist öffentlich nicht dokumentiert. Zuschläge, Kombinationen wie Nacht- und Sonntagsarbeit und tarifliche Besonderheiten müssen extern ergänzt werden.

Mendato bildet die Zuschlagslogik der Gebäudereinigung systemseitig ab. Zeiten sind bereits objekt- und auftragsbezogen, Zuschläge werden automatisch berücksichtigt, und die Übergabe an DATEV und LODAS ist strukturiert vorbereitet. Weil Zuschläge, Urlaub und Krankheit so in die Lohnvorbereitung einfließen, gibt es weniger Rückfragen aus dem Steuerbüro und weniger Fehler. Video: Lohndaten-Export in Mendato

Personalplanung: nah an der Zeiterfassung oder am Auftrag

Unterhalts­reinigung

TRAC Zeiterfassung bildet Unterhaltsreinigung primär über Arbeitszeiten und Schichten ab: Mitarbeitende, Zeitfenster, feste Einsatzorte. Das funktioniert bei stabilen Leistungsumfängen. Grenzen zeigen sich, sobald ein Objekt mehrere Leistungsarten hat oder Aufgaben je Wochentag variieren.

Mendato bildet Unterhaltsreinigung über Aufträge und Leistungen ab. Schichten werden pro Leistung geplant, wiederkehrende Rhythmen sind abbildbar, Mitarbeitende werden gezielt zugewiesen. Objektleiter sehen, wo Abweichungen entstehen. Videos: Dienstplan | Urlaubsplaner

Sonderreinigung

TRAC Zeiterfassung bildet Sonderreinigung über Zeitfenster und Mitarbeitereinsatz ab. Das funktioniert bei stabilen Terminen. Die eigentliche Disposition, also wer fachlich passt und wer räumlich sinnvoll ist, läuft außerhalb des Systems.

Mendato behandelt Sonderreinigung als konkrete Einsätze mit Adresse, Dauer und Anforderungen, die direkt im Dienstplan stehen. Objektleiter können kurzfristig umplanen und verfügbare Kapazitäten erkennen. Videos: Dienstplan | Personalfinder

Subunternehmer einbinden

TRAC Zeiterfassung ist primär auf die Zeiterfassung eigener Mitarbeitender ausgelegt. Eine eigene Subunternehmer-Logik mit separaten Zugängen, getrennter Abrechnung und Gutschriftverfahren ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato hat ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmerportal mit separaten Zugängen, Einsatz- und Zeitzuordnung je Auftrag sowie Abrechnung über Gutschriften. So sind Subunternehmer in den Ablauf eingebunden und bleiben vom Eigenpersonal getrennt. Video: Gutschriften in Mendato

Interne Organisation oder Kundenportal

TRAC Zeiterfassung stellt Funktionen für die interne Organisation bereit. Ein Kundenportal für Auftraggeber ist auf den öffentlichen Seiten nicht beschrieben, Kundenkommunikation und Nachweise laufen außerhalb des Systems.

Mendato bietet ab dem Pro-Paket ein Kundenportal, in dem deine Auftraggeber Leistungen und Einsätze einsehen und über das Ticketsystem Reklamationen melden. Gerade bei öffentlichen Auftraggebern kann das im Wettbewerb helfen. Videos: Kundenportal | Ticketsystem

Preise und Kostenstruktur

TRAC arbeitet mit einer modularen Preisstruktur, abhängig von Mitarbeiterzahl, Modulen und Hardware. Eine Preisliste ist öffentlich nicht verfügbar.

Mendato nennt öffentliche Paketpreise ohne Zusatzkosten pro Mitarbeiter. Gerade bei vielen Reinigungskräften lassen sich die Kosten so besser kalkulieren.

Bewertungen auf Google

Für TRAC waren keine öffentlichen Bewertungen auf Google oder Trustpilot auffindbar.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

TRAC Zeiterfassung vs. Mendato auf einen Blick

Welche Lösung passt zu deinem Betrieb?

Das hängt davon ab, ob du vor allem Zeiten zuverlässig erfassen oder den ganzen Betrieb in einer Software steuern willst.

Wann TRAC passt

TRAC Zeiterfassung ist eine solide Lösung für Betriebe, die eine zuverlässige, hardwaregestützte Zeiterfassung suchen, vor allem mit stationären Terminals (RFID, Fingerprint) oder in Teams ohne Smartphone. Planung, Lohnvorbereitung und Controlling organisierst du dann separat.

Wann Mendato passt

Mendato passt, wenn die Zeiterfassung Teil eines durchgängigen Ablaufs von der Planung über die Lohnvorbereitung bis zum Controlling sein soll, etwa bei Unterhaltsreinigung, mehreren Leistungsarten pro Objekt, Objektleitern und Subunternehmern. Bei der Entscheidung helfen auch die Vergleiche Mendato vs. TimO oder Mendato vs. Stundenzettel.

So hilft dir Mendato

In der Zeiterfassung von Mendato stempeln die Reinigungskräfte in der App ein und aus, bei Fahrtbeginn speichert die App einen GPS-Punkt. Für jedes Objekt legst du einen Radius fest, und die Web-App zeigt dir die Entfernung zum Objekt. Den Lohnexport für DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware oder Agenda startest du per Klick.

Häufige Fragen

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