Rechnung schreiben in der Gebäude­reinigung: Pflichtangaben, Muster, E-Rechnung

Was muss auf eine Rechnung für Reinigungsarbeiten?

Eine Rechnung für Reinigungsarbeiten braucht die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG, von denen acht auf jeder Rechnung stehen und zwei nur in bestimmten Fällen. Wichtig ist, dass dein Kunde aus der Rechnung erkennt, welches Objekt in welchem Zeitraum wie gereinigt wurde. Fehlt eine Pflichtangabe, kann er die Vorsteuer erst abziehen, wenn du die Rechnung korrigiert hast.

Den Bruttobetrag verlangt das Gesetz nicht, er gehört aber auf jede Rechnung, weil dein Kunde ihn überweist. Als Leistungszeitraum genügt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV), du musst also nicht jeden Reinigungstag aufzählen. Für Rechnungen bis 250 € brutto reichen weniger Angaben: dein Name und deine Anschrift, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Das gilt nicht für Rechnungen nach § 13b.

Zwei Fristen gelten für jede Rechnung an ein Unternehmen. Du musst sie innerhalb von sechs Monaten nach der Reinigung ausstellen, sonst droht ein Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a UStG). Und du bewahrst ein Doppel acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem du die Rechnung ausgestellt hast (§ 14b UStG). Die ausführliche Liste mit allen Sonderfällen steht im Artikel Pflichtangaben auf Rechnungen.

Musterrechnung: Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes

So sieht eine Monatsrechnung für die Unterhaltsreinigung aus, hier für das Bürogebäude mit 600 m² aus dem Artikel Leistungsverzeichnis. Die Monatspauschale von 1.354,50 € ergibt sich dort aus 45,12 Stunden im Monat und einem Stundenverrechnungssatz von 30,02 €. Im Oktober kam eine Glasreinigung innen dazu, die nach Stunden abgerechnet wird.

Musterreinigung GmbH an Beispiel Verwaltung GmbH, Lindenstraße 5, 70176 Stuttgart
Rechnung Nr. RE-2026-0412 vom 02.11.2026 · Leistungszeitraum Oktober 2026

Zahlbar bis 10.11.2026 ohne Abzug, wie im Reinigungsvertrag vereinbart. Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und Handelsregister stehen im Fuß der Rechnung.

Die Umsatzsteuer rechnest du auf die Summe netto und rundest kaufmännisch auf den Cent: 1.534,62 € × 19 % = 291,5778 €, also 291,58 €. Den Leistungsnachweis mit Einsätzen und Stunden legst du als Anlage bei. Er ist keine Pflichtangabe, beantwortet aber die meisten Rückfragen, bevor sie entstehen.

Eine Vorlage im Word-Format mit allen Angaben gibt es kostenlos unter Rechnungsvorlage Gebäudereinigung.

Wie rechnest du Unterhaltsreinigung jeden Monat ab?

Mit einer Monatsrechnung je Objekt oder mit einer Dauerrechnung. Eine Dauerrechnung ist eine einzige Rechnung für eine regelmäßig wiederkehrende Leistung über einen längeren Zeitraum, etwa die Unterhaltsreinigung für ein Kalenderjahr mit festem Monatsbetrag. Dein Kunde zieht die Vorsteuer dann jeden Monat aus der Dauerrechnung und seinem Zahlungsbeleg. Die Monatsrechnung ist flexibler, die Dauerrechnung spart Arbeit, solange sich nichts ändert.

Eine Monatspauschale, die mit 4,33 Wochen im Monat kalkuliert ist, bleibt jeden Monat gleich, auch wenn ein Monat vier Montage hat und der nächste fünf. Steht im Vertrag ein Preis je Reinigung, zählst du dagegen die Einsätze des Monats. Schreib in den Vertrag, welche Variante gilt und was an Feiertagen passiert.

Ändert sich der Preis, etwa nach einer Tariferhöhung, endet die alte Dauerrechnung. Für die Monate danach stellst du eine neue aus, sonst stimmt der Steuerbetrag nicht mehr. Mehr zu Inhalt und Aufbau im Artikel Dauerrechnungen in der Unterhaltsreinigung.

Einzelrechnung, Abschlag, Korrektur, Gutschrift

Neben der Monatsrechnung brauchst du in der Gebäudereinigung vier weitere Arten von Rechnungsdokumenten. Sie unterscheiden sich darin, wer die Rechnung schreibt und worauf sie sich bezieht:

Bei einer Einzelrechnung für eine Grundreinigung oder Baureinigung gehört das Datum der Ausführung auf die Rechnung, bei mehreren Tagen der Zeitraum. Schreibst du für eine Baureinigung in drei Phasen Abschlagsrechnungen, muss die Endrechnung alle Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer wieder abziehen. Vergisst du das, schuldest du die Steuer der Abschläge doppelt.

Fehlt nur eine Angabe, etwa der Leistungszeitraum, korrigierst du die Rechnung mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Korrigieren darf nur, wer die Rechnung ausgestellt hat. Ist der Betrag falsch, stornierst du die ganze Rechnung und schreibst eine neue. Nenn diese Korrektur nicht „Gutschrift“: Das Wort steht im Umsatzsteuerrecht für etwas anderes.

Eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die der Auftraggeber für die Leistung seines Auftragnehmers ausstellt. In der Gebäudereinigung ist das üblich, wenn eine Firma ihre Subunternehmer abrechnet: Sie kennt die Einsätze und Stunden ohnehin. Die Gutschrift muss vorher vereinbart sein, sie trägt das Wort „Gutschrift“, und sie verliert ihre Wirkung, sobald der Subunternehmer widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 5 und 6 UStG).

Wie schreibst du als Subunternehmer eine Rechnung an eine Reinigungsfirma?

Reinigst du Gebäude im Auftrag einer anderen Reinigungsfirma, schreibst du in der Regel eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer und mit dem Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die Umsatzsteuer meldet und zahlt dein Auftraggeber. Das regelt § 13b Abs. 2 Nr. 8 und Abs. 5 UStG, auch Reverse Charge oder Umkehr der Steuerschuldnerschaft genannt.

Zwei Bedingungen müssen beide erfüllt sein:

• Die Leistung ist Gebäudereinigung. Dazu zählen die Reinigung von Räumen, Fenstern und Fassaden und auch die Bauendreinigung. Nicht dazu zählen Schädlingsbekämpfung, Schornsteinreinigung und, wenn sie für sich beauftragt werden, Winterdienst und die Reinigung von Inventar wie Teppichen, Gardinen oder Möbeln (Abschnitt 13b.5 UStAE).
• Dein Auftraggeber erbringt selbst nachhaltig Gebäudereinigung. Den Nachweis liefert eine Bescheinigung seines Finanzamts auf dem Vordruck USt 1 TG, die höchstens drei Jahre gilt. Lass dir eine Kopie geben und leg sie zu den Unterlagen des Auftrags.

Reinigst du für einen Bürokunden, eine Hausverwaltung, ein Hotel oder eine Baufirma ohne eigene Gebäudereinigung, gilt § 13b nicht. Dann schreibst du eine normale Rechnung mit 19 %. Kleinunternehmer weisen ohnehin keine Umsatzsteuer aus, für sie greift § 13b nicht.

Der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ist Pflicht (§ 14a Abs. 5 UStG). Fehlt er, bleibt dein Auftraggeber trotzdem Steuerschuldner. Teuer wird es, wenn du aus Gewohnheit 19 % ausweist: Dann schuldest du die ausgewiesenen 291,58 € dem Finanzamt, weil du sie in Rechnung gestellt hast. Dein Auftraggeber schuldet die Steuer zusätzlich nach § 13b und darf deine ausgewiesene Steuer nicht als Vorsteuer abziehen. Korrigierst du die Rechnung auf netto mit Hinweis, löst sich das auf.

Rechnet dein Auftraggeber dich per Gutschrift ab, gehört der Hinweis auf seine Steuerschuldnerschaft auf die Gutschrift. Worauf du bei der Zusammenarbeit sonst achtest, steht im Artikel Zusammenarbeit mit Subunternehmern.

E-Rechnung: was 2027 und 2028 gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF, das du per E-Mail schickst, ist keine E-Rechnung. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an Unternehmen im Inland und kommt in Stufen (§ 27 Abs. 38 UStG):

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, bei 800.000 € genau gilt noch die Übergangsfrist. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern. Die Erlaubnis für Papier und PDF bei Reinigungen aus dem Jahr 2026 endet am 31.12.2026. Liegst du über 800.000 €, schickst du die Rechnung für Dezember 2026 deshalb am besten schon als E-Rechnung.

XRechnung oder ZUGFeRD

Beide Formate erfüllen die Norm. Für die meisten Reinigungsfirmen ist ZUGFeRD der einfachere Weg, weil auch ein Kunde ohne E-Rechnungssoftware das PDF lesen kann:

Öffentliche Auftraggeber verlangen E-Rechnungen schon heute, beim Bund seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung, meist als XRechnung über ein Rechnungsportal. Die Länder haben eigene Regeln. Gilt für eine Behörde eine strengere Vorgabe als im Umsatzsteuergesetz, richtest du dich nach der strengeren.

Für Reinigungsfirmen wichtig ist das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026: Im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen Leistungsart, Umfang und Ort so klar stehen, dass das Finanzamt die Leistung prüfen kann, also etwa „Unterhaltsreinigung Bürogebäude Lindenstraße 5, 600 m², Oktober 2026“. Stundennachweise und Einsatzlisten darfst du als eingebettetes PDF anhängen (Rn. 12). Schickst du trotz Pflicht nur ein PDF, ist das keine Ordnungswidrigkeit (Rn. 28). Dein Kunde riskiert damit aber seinen Vorsteuerabzug und wird eine E-Rechnung verlangen. Alles zu Formaten und Umstellung steht im Artikel E-Rechnung.

Rechnungen an Privatkunden

Auch einem Privatkunden musst du für die Reinigung seines Hauses oder seiner Wohnung innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Nr. 3 UStG). Die Reinigung von Gebäuden gilt umsatzsteuerlich als Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, und dafür gibt es diese Pflicht auch gegenüber Privatleuten (Abschnitt 3a.3 Abs. 9 Nr. 4 UStAE). Zwei Angaben kommen dazu:

• Aufbewahrungshinweis: etwa „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf.“ Der Kunde muss Rechnung oder Zahlungsbeleg zwei Jahre aufheben (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
• Arbeitskosten getrennt: Für haushaltsnahe Dienstleistungen wie Fenster- oder Treppenhausreinigung zieht der Kunde 20 % der Arbeitskosten von seiner Einkommensteuer ab, höchstens 4.000 € im Jahr. Voraussetzung sind eine Rechnung und eine Überweisung, Barzahlung zählt nicht (§ 35a EStG).

Beispiel: Eine Fensterreinigung im Einfamilienhaus mit 3 Stunden zu 40,00 € kostet 120,00 € netto Arbeitskosten, mit Umsatzsteuer 142,80 €. Davon kann der Kunde 28,56 € von seiner Steuer abziehen. Reinigungsmittel zählen nicht dazu, deshalb stehen sie in einer eigenen Zeile. Hausverwaltungen brauchen den Arbeitskostenanteil der Treppenhausreinigung aus demselben Grund für die Abrechnung an Eigentümer und Mieter.

Willst du bei Privatkunden ohne Mahnung in Verzug kommen, braucht die Rechnung einen Satz dazu, etwa „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang, kommen Sie ohne Mahnung in Verzug.“ Ohne diesen Hinweis gilt die 30-Tage-Regel gegenüber Verbrauchern nicht.

Zahlungsziel, Verzug und Mahnung

Wann dein Geld kommt, entscheidet sich im Reinigungsvertrag, nicht auf der Rechnung. Ein Zahlungsziel, das du nur auf die Rechnung schreibst, setzt den Kunden nicht ohne Mahnung in Verzug. Steht dagegen im Vertrag ein Termin nach dem Kalender, etwa „zahlbar bis zum 10. des Folgemonats“, beginnt der Verzug am Tag danach von selbst (§ 286 Abs. 2 BGB). Ohne Termin kommt der Kunde in Verzug, wenn du nach Fälligkeit mahnst, spätestens aber 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.

Bei Geschäftskunden betragen die Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Privatkunden 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit 1. Juli 2026 bei 1,52 %, die Bundesbank passt ihn jeweils zum 1. Januar und 1. Juli an. Das ergibt 10,52 % für Geschäftskunden und 6,52 % für Privatkunden. Für die Musterrechnung: 1.826,20 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 15,79 €. Von Geschäftskunden steht dir zusätzlich eine Pauschale von 40 € je Rechnung zu.

Wie oft du mahnst, schreibt kein Gesetz vor. Üblich sind eine freundliche Zahlungserinnerung einige Tage nach Fälligkeit, danach eine Mahnung mit neuer Frist und am Ende der gerichtliche Mahnbescheid. Die Kosten der ersten Mahnung, die den Verzug erst auslöst, darfst du nicht berechnen, für spätere Mahnungen nur deine tatsächlichen Kosten. Die 40 € Pauschale werden auf solche Kosten angerechnet. Zahlungsziele über 60 Tage sind nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und nicht grob unbillig sind, bei öffentlichen Auftraggebern gilt das schon ab 30 Tagen (§ 271a BGB). Wie du offene Rechnungen im Blick behältst und wann Inkasso oder Factoring passt, steht in den Artikeln Mahnwesen und Kunde zahlt nicht.

Rechnungen in Mendato

Im Modul Buchhaltung legst du an jedem Auftrag fest, was abgerechnet wird: als Monatspauschale, pro Einsatz oder nach den Stunden aus bestätigten Zeiterfassungen. Daraus entstehen ausstehende Rechnungsposten. Der Rechnungslauf macht aus allen Posten eines Monats Rechnungen mit Leistungszeitraum, je Objekt oder als Sammelrechnung, und verschickt sie per E-Mail mit den Leistungsbelegen im Anhang. Für feste Pauschalen erstellt Mendato eine Dauerrechnung über zwölf Monate mit monatlicher oder vierteljährlicher Fälligkeit.

E-Rechnungen stellt Mendato als ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder als XRechnung aus, eingestellt je Kunde oder Objekt, und der Belegscanner liest eingehende E-Rechnungen aus. Offene und überfällige Rechnungen zeigt die Rechnungsliste, Mahnungen erstellst du in mehreren Stufen mit Mahngebühr. Ab dem Starter-Paket ordnet die Bankanbindung Zahlungseingänge den Rechnungen zu, der DATEV-Export für deine Steuerberatung ist in jedem Paket dabei. Subunternehmer rechnest du ab dem Pro-Paket per Gutschrift ab, siehe Subunternehmer-Management.

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