Praxis & Lösungen
Kostenlose Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG – speziell für Gebäudereiniger. Als PDF zum Ausdrucken und als Google Docs zum Bearbeiten.
✅ Zusammenfassung – Rechnungsvorlage Gebäudereinigung
Die Vorlage enthält alle 10 Pflichtangaben nach §14 UStG – von Name und Anschrift über Steuernummer bis Leistungszeitraum. Speziell zugeschnitten auf Unterhaltsreinigung, Grundreinigung und Treppenhausreinigung.
Verfügbar als PDF (zum Ausdrucken) und Google Docs (zum Bearbeiten). Wer mehr als 10 Rechnungen pro Monat schreibt, spart mit Mendato Zeit – alle Pflichtangaben automatisch.
Du brauchst eine professionelle Rechnung für deinen Reinigungsbetrieb? Hier ist sie – mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG, Beispieldaten aus der Gebäudereinigung und Platz für dein Logo.
📄 Rechnungsvorlage herunterladen
Sofort einsatzbereit – alle Pflichtangaben enthalten, Beispieldaten aus der Gebäudereinigung
💡 PDF vs. Google Docs – Was ist besser?
Die PDF-Version ist ideal als Referenz und Ausdruck. Die Google Docs Version kannst du direkt bearbeiten: Logo einfügen, Firmendaten anpassen, Positionen ändern. Einfach „Kopie erstellen“ klicken und loslegen.
Jede Rechnung an ein Unternehmen muss nach §14 Abs. 4 UStG bestimmte Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug verlieren. Hier die Übersicht:
| Nr. | Pflichtangabe | Gesetz | In der Vorlage |
|---|---|---|---|
| 1 | Name + Anschrift (Leistender) | §14 Abs. 4 Nr. 1 | ✅ Kopfbereich |
| 2 | Name + Anschrift (Empfänger) | §14 Abs. 4 Nr. 1 | ✅ Adressfeld |
| 3 | Steuernr. oder USt-IdNr. | §14 Abs. 4 Nr. 2 | ✅ Kopfbereich |
| 4 | Rechnungsdatum | §14 Abs. 4 Nr. 3 | ✅ Rechts oben |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnr. | §14 Abs. 4 Nr. 4 | ✅ Rechts oben |
| 6 | Leistungsbeschreibung | §14 Abs. 4 Nr. 5 | ✅ Positionstabelle |
| 7 | Leistungszeitraum | §14 Abs. 4 Nr. 6 | ✅ Rechts oben |
| 8 | Nettobetrag | §14 Abs. 4 Nr. 7 | ✅ Summenblock |
| 9 | Steuersatz + Steuerbetrag | §14 Abs. 4 Nr. 7+8 | ✅ Summenblock |
| 10 | Entgeltsminderungen (Skonto) | §14 Abs. 4 Nr. 7 | ✅ Zahlungsinfo |
Ausführliche Erklärung aller Pflichtangaben: Pflichtangaben auf Rechnungen – Die vollständige Checkliste
⚠ Häufigster Fehler: Leistungsbeschreibung zu vage
„Reinigungsarbeiten laut Vertrag“ reicht dem Finanzamt nicht. Richtig: „Unterhaltsreinigung Büroflächen EG+OG, Schillerstr. 8, 3x wöchentlich, Februar 2026“. Die Rechnung muss ohne Vertrag verständlich sein.
Die Rechnungsvorlage ist speziell für Gebäudereinigungsbetriebe aufgebaut. Hier ein Überblick über die Bereiche:
Dein Firmenname, vollständige Adresse, Telefon, E-Mail, Geschäftsführer, Handelsregisternummer und USt-IdNr. Alles, was der Empfänger und das Finanzamt brauchen.
Rechts oben: Rechnungsnummer (fortlaufend), Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Kundennummer. Der Leistungszeitraum ist besonders wichtig – bei Dauerrechnungen in der Unterhaltsreinigung wird er oft vergessen.
Jede Reinigungsleistung als eigene Position: Beschreibung (Art + Objekt + Häufigkeit), Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtbetrag. Die Beispieldaten zeigen vier typische Positionen:
Zu vage
Konkret
Nettobetrag, Umsatzsteuer (19 % für Reinigungsleistungen) und Bruttobetrag – klar aufgeschlüsselt. Bei der Gebäudereinigung gilt immer 19 %, nicht der ermäßigte Satz.
Bankverbindung (IBAN, BIC), Zahlungsziel und optional Skonto-Hinweis. In der Vorlage: „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“.
Eine Vorlage ist ein guter Start – besonders für kleine Betriebe, die wenige Rechnungen pro Monat schreiben. Ab einer gewissen Größe stößt du aber an Grenzen:
⚠ Rechnungsvorlage (Word/Excel/PDF)
💡 Faustregel
Bis ca. 10 Rechnungen pro Monat reicht eine Vorlage. Darüber hinaus lohnt sich ein Rechnungsprogramm für Gebäudereiniger – allein schon wegen der automatischen Nummerierung, Nachkalkulation und GoBD-Pflicht.
„50 bis 75 Rechnungen mit 2 Klicks vom Handy – Verwaltung fühlt sich nicht mehr nach Arbeit an.“
– Enes Baltaci, Mclean24 (10+ Reinigungskräfte, München)
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 müssen im B2B-Bereich alle Rechnungen als strukturierte E-Rechnung versendet werden. Eine PDF- oder Word-Vorlage erfüllt diese Anforderung nicht.
| Zeitraum | Was gilt? | Vorlage ausreichend? |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen – Pflicht für alle | ⚠ Nur für Versand |
| 2025 – 2026 | PDF/Papier beim Versand noch erlaubt | ✅ Ja, noch ok |
| Ab 01.01.2027 | E-Rechnung Pflicht bei > 800.000 € Umsatz | ❌ Nein, für größere |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle B2B | ❌ Nein |
Quelle: datev.de – Gesetzliche Regelungen E-Rechnung
💡 Was bedeutet das für dich?
Die Vorlage ist jetzt noch eine gute Lösung. Nutze die Übergangszeit bis 2028, um dich mit einem Rechnungsprogramm vertraut zu machen. Mendato unterstützt bereits XRechnung und ZUGFeRD – der Umstieg ist damit später kein Stress.
📄 Vorlage jetzt herunterladen
Nutze die Übergangszeit – die Vorlage ist bis 2027/2028 voll einsetzbar
Die Rechnungsvorlage ist dein Startpunkt für professionelle, rechtssichere Rechnungen in der Gebäudereinigung. Damit deckst du alle Pflichtangaben nach §14 UStG ab und machst bei deinen Kunden einen guten Eindruck.
Wenn du merkst, dass du jeden Monat dieselben Daten manuell eintippst, lohnt sich der Umstieg auf Mendato. Rechnungen werden dort direkt aus den Auftragsdaten und Zeiterfassungen erstellt – mit allen Pflichtangaben, fortlaufender Nummerierung und Controlling on top.
„Vorherige Software konnte Rechnungsstellung und Planung für Unterhalts- und Sonderreinigung nicht lösen – Mendato kann das.“
– Nico Sica, Haus und Garten Wohl (30+ RK, Bruchsal)
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Jetzt kostenlos starten →Die vollständige Checkliste (§14 UStG)
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Ja, die Vorlage steht als PDF und Google Docs komplett kostenlos zur Verfügung. Keine Registrierung, kein Haken.
Alle 10 Pflichtangaben nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie Hinweis auf Entgeltsminderungen (Skonto).
Die Google Docs Vorlage kannst du direkt bearbeiten – Logo, Firmendaten, Farben und Positionen anpassen. Die PDF-Version eignet sich eher als Referenz und Ausdruck-Vorlage.
Nein. Ab 2028 müssen B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) versendet werden. Eine PDF- oder Word-Vorlage reicht dann nicht mehr. Branchensoftware wie Mendato erzeugt E-Rechnungen automatisch.
Für den Anfang reicht eine Vorlage. Sobald du regelmäßig mehr als 10 Rechnungen pro Monat schreibst, lohnt sich eine Branchensoftware: automatische Pflichtangaben, fortlaufende Nummerierung, GoBD-konforme Archivierung und E-Rechnung-ready.