Mendato vs. TimO: Zeiterfassung, Planung und Preise für Gebäudereiniger

Worum es in diesem Vergleich geht

Wer im Reinigungsbetrieb Arbeitszeiten erfassen und Mitarbeitende organisieren will, landet oft bei TimO und Mendato. Beide erfassen Zeiten, gehen das Thema aber unterschiedlich an: TimO ist eine branchenübergreifende Lösung für Zeiterfassung und Personalorganisation, bei Mendato ist die Zeiterfassung ein Baustein einer Software, die den ganzen Ablauf im Reinigungsbetrieb abbildet.

Der Vergleich fragt deshalb nicht nur nach Funktionen, sondern danach, wie gut beide Lösungen zum Reinigungsalltag passen: viele Objekte pro Kunde, Unterhaltsreinigung in festen Rhythmen, Sonderreinigung mit wechselnden Einsätzen, gemischte Teams und klare Rollen.

Modulare HR-Suite vs. Branchenplattform

TimO ist keine einzelne Software, sondern ein Baukasten, unter anderem aus TimO Zeiterfassung, Personalverwaltung, Urlaubsverwaltung, Dienstplanung und Terminals. Der Schwerpunkt liegt auf HR-Prozessen, und zwar für alle Branchen. Reinigungsbetriebe finden darin passende Bausteine, die aber nicht auf Objekte und Aufträge zugeschnitten sind. (Quelle: timo24.de)

Mendato ist für Gebäudereinigungen entwickelt, die Module greifen fachlich ineinander. Die Zeiterfassung ist deshalb kein eigenes HR-Modul, sondern Teil der Einsatzsteuerung. (Quelle: mendato.com)

HR-Baukasten vs. rollenbasierte Plattform

TimO bündelt die HR-Module in einer Web-Anwendung. Das bringt eine einheitliche Oberfläche, eine flexible Zusammenstellung und einen schnellen Einstieg. Nach Objektleitung, Einsatzplanung und Buchhaltung trennt TimO dagegen nicht.

Mendato ist in einzelne Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur, was sie für ihre Arbeit braucht. Das beugt Fehlbedienungen vor und hält die Arbeit auch bei vielen Objekten übersichtlich.

Mitarbeiterlogik vs. Kunde-Objekt-Auftrag

TimO ist aus der HR-Welt heraus organisiert, Bezugspunkt ist der Mitarbeitende. Zeiten werden Personen zugeordnet und optional Projekten. Objekte lassen sich über Projekte nachbilden, bei mehreren Leistungsarten pro Objekt wird diese Struktur aber schnell flach.

Mendato arbeitet mit der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag, wie sie in der Gebäudereinigung üblich ist. Ein Objekt kann mehrere Aufträge haben, zum Beispiel Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung. Jeder Auftrag hat eigene Planung, Schichten, Zeiten und Abrechnung.

Zeiterfassung: an der Person oder am Einsatz

Soll, Plan und Ist

TimO arbeitet mit zwei Zeitebenen, der Sollzeit des Mitarbeitenden und der Istzeit aus der Erfassung. Das ist übersichtlich und für HR-Systeme typisch, eine Planzeit pro Objekt oder Leistung gibt es aber nicht.

Mendato ergänzt die Planzeit als dritte Ebene zwischen Soll und Ist. Sie legt fest, wie viel Zeit für eine bestimmte Leistung vorgesehen ist. So vergleichst du geplante mit tatsächlichen Zeiten und siehst, in welchen Objekten mehr oder weniger Zeit gebraucht wird als geplant.

Erfassungsmethoden

TimO bietet viele Wege zur Erfassung: mobile App, Web-Oberfläche, RFID- und Fingerprint-Terminals sowie Stempeluhren. Das passt besonders zu festen Standorten mit zentralem Eingang, an denen klassisch gestempelt wird. Die Zeiten werden der Person zugeordnet und optional einem Projekt. (Quelle: timo24.de)

Mendato beschränkt sich auf weniger Wege, die dafür am Einsatz hängen: mobile App, manuelle Nachträge, Übernahme der Planzeit und Import, zum Beispiel von Stundenzetteln (Video ansehen). Jede Zeit gehört zu einem bestimmten Einsatz, Auftrag oder Objekt, deshalb sind Abweichungen von der Planung direkt zu sehen. (Quelle: help.mendato.com)

Papier und App parallel

TimO setzt vollständig auf digitale Erfassung über App, Web oder Terminal. Der klassische Papier-Stundenzettel ist im Konzept nicht vorgesehen.

Mendato lässt beides zu: Neben der App können Reinigungskräfte weiter Stundenzettel ausfüllen, deren Zeiten dann digital ins System übernommen werden (Video: Stundenzettel-Import). Das hilft gemischten Teams, älteren Mitarbeitenden und Betrieben, die schrittweise umstellen.

Offline und GPS

Beide Lösungen beherrschen die Offline-Zeiterfassung. TimO speichert und synchronisiert die Zeiten bezogen auf die Person, Mendato ordnet sie dem Einsatz zu und übernimmt sie direkt in Planung, Kontrolle und Abrechnung. (Video: Digitale Zeiterfassung)

Beim GPS speichert TimO einen Standortnachweis beim Stempeln und verknüpft den Ort mit der Person. Mendato nutzt GPS bezogen auf den Einsatz: Du kannst prüfen, ob am richtigen Objekt gestempelt wurde, also nicht nur wo, sondern auch ob der Ort zum Einsatz passt. (Video: GPS-Ortung)

Lohnvorbereitung und Zuschläge

Zuschläge, Abwesenheiten und unterschiedliche Einsatzarten machen die Lohnvorbereitung in der Gebäudereinigung aufwendig, vor allem wenn der Rahmentarifvertrag (RTV) berücksichtigt werden muss.

TimO erfasst Arbeitszeiten und Abwesenheiten und stellt Exporte für externe Lohnprogramme bereit. Eine Zuschlagslogik nach dem RTV der Gebäudereinigung gehört nicht zum System, die Zuschläge werden deshalb im Lohnprogramm gepflegt.

Mendato bereitet die Löhne mit den Daten aus dem Reinigungsbetrieb vor: Die Zeiten hängen an Objekt und Auftrag, sind mit den Planzeiten verknüpft und um die Zuschläge ergänzt. Für DATEV/LODAS und andere Lohnsysteme sind die Daten schon vorstrukturiert, das spart Nacharbeit und senkt die Fehleranfälligkeit. (Video: Lohndaten-Export)

Ab dem Starter-Paket wirken sich Urlaub und Krankheit direkt auf die Einsatzplanung aus: Betroffene Einsätze werden sichtbar, und die Lohnvorbereitung berücksichtigt die Abwesenheiten.

HR-Dienstplanung vs. Einsatzplanung

Unterhaltsreinigung

TimO bietet Schichtplanung auf Mitarbeiterebene, wiederkehrend über Wochenmodelle. Eine Leistungslogik pro Objekt mit Leistungsverzeichnissen, Revieren oder Tätigkeiten als Struktur gibt es nicht. (Quelle: timo24.de)

Mendato plant die Unterhaltsreinigung nach Leistungen: Objekte sind in Aufträge gegliedert, Leistungen haben Intervalle, und Aufgaben sind den Schichten zugeordnet. Objektleiter sehen so, was an welchem Tag zu erledigen ist.

Sonderreinigung

TimO gibt mit Dienstplan, Urlaubsplaner und Gruppenkalender einen guten Überblick über Verfügbarkeiten. Die Disposition selbst, also wer wohin fährt und in welcher Reihenfolge, findet außerhalb des Systems statt.

In Mendato läuft die Disposition der Sonderreinigung im selben System wie Planung und Abrechnung: Kurzfristige Einsätze kommen dazu, Teams werden umgeplant, und die Folgen für die Abrechnung sind direkt zu sehen. Bei Ausfällen zeigt der Urlaubsplaner (Video ansehen), wer fehlt, und der Personalfinder (Video ansehen) filtert mögliche Vertretungen, zum Beispiel danach, wer nicht abwesend ist und das Objekt schon kennt.

Subunternehmer einbinden

TimO ist auf eigene Mitarbeitende ausgelegt, ein eigenes Modell für Subunternehmer gibt es nicht. Deren Zeiten und Leistungen werden außerhalb des Systems dokumentiert.

Mendato bietet ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmer-Management. Subunternehmer werden als eigene Einheit angelegt, bekommen Einsätze zugewiesen und dokumentieren ihre Leistungen. Abgerechnet wird über Gutschriften.

Internes Ticketsystem vs. Kundenportal

TimO bietet ein Ticketsystem für die interne Arbeit: Anfragen werden im Team erstellt und zugewiesen, Status und Kommentare sind intern nachvollziehbar. Ein Kundenportal oder eine direkte Einsicht für Kunden ist nicht vorgesehen. (Quelle: timo24.de)

Mendato setzt beim Kundenmanagement am Auftrag an. Im Kundenportal, das ab dem Pro-Paket enthalten ist, sehen Kunden ihre Objekte und Leistungen und erstellen Tickets und Reklamationen direkt am Objekt. Bei öffentlichen Auftraggebern und Filialkunden ist das ein Vorteil im Wettbewerb.

Preise und Kostenstruktur

TimO rechnet pro Nutzer und Modul ab. Eine praxisnahe Mindestausstattung aus mobiler Zeiterfassung, Dienstplanung und Urlaubsverwaltung kostet ca. 9–10 € pro Nutzer und Monat. (Quelle: timo24.de) Mendato berechnet Paketpreise nach der Zahl der Reinigungskräfte, ohne Aufpreis pro Modul. Abwesenheiten, Tickets, Aufgaben und Leistungsverzeichnis sind ab dem Starter-Paket enthalten, Kundenportal und Subunternehmer-Management ab dem Pro-Paket, das Controlling im Pro-Plus-Paket. Bei vielen Teilzeit- und Minijobkräften rechnet sich das Paketmodell eher, weil nicht jeder Nutzer einzeln bezahlt wird.

Bewertungen bei Google

Bewertungen beweisen keine Qualität, zeigen aber, wie verbreitet eine Software ist und wie viele Erfahrungen dahinterstehen. Achte deshalb neben der Sternezahl auch auf die Zahl der Bewertungen.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

TimO vs. Mendato auf einen Blick

Welche Software passt zu dir?

TimO

TimO ist eine solide, modulare Lösung für HR und Zeiterfassung. Seine Stärken sind die Arbeitszeiterfassung, die Auswahl an Terminals mit Fingerprint und RFID sowie Dienstplanung und Urlaubsverwaltung. Für Betriebe mit wenigen Objekten, einfachen Strukturen und ohne Leistungslogik kann das reichen.

Kommen mehrere Objekte, Unterhaltsreinigung in festen Rhythmen oder tarifliche Zuschläge dazu, fehlen eine Auftragsebene, eine Zuschlagslogik, ein Kundenportal und die Einbindung von Subunternehmern. Das musst du dann außerhalb von TimO lösen.

Mendato

Mendato verbindet die Struktur aus Kunde, Objekt und Auftrag mit drei Zeitebenen, Zuschlägen nach Rahmentarifvertrag und vorbereitender Lohnbuchhaltung. Das lohnt sich, wenn Unterhaltsreinigung dein Kerngeschäft ist, viele Teilzeit- und Minijobkräfte arbeiten und die erfassten Zeiten direkt in Lohn, Abrechnung und Controlling einfließen sollen.

So hilft dir Mendato

Deine Reinigungskräfte sehen ihre Einsätze in der Mitarbeiter-App und stempeln dort am Objekt ein und aus. Fällt jemand aus, markierst du die Person im Dienstplan als Ausfall und suchst die Vertretung mit Filtern wie „Ohne Abwesenheit“ oder „Kennt das Objekt“. Urlaub und Abwesenheiten verwaltest du ab dem Starter-Paket im selben System.

Häufige Fragen

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