Mendato vs. Clockin: Zeiterfassung, Planung und Preise für Gebäudereiniger im Vergleich

Worauf es beim Vergleich ankommt

Wer Software für einen Reinigungsbetrieb sucht, stößt immer häufiger auf Clockin. Clockin positioniert sich als moderne Zeiterfassung für Handwerk, Bau und Industrie und laut eigener Darstellung auch für die Gebäudereinigung.

Mendato wurde ausschließlich für Gebäudedienstleister entwickelt. Beide Systeme erfassen Zeiten, verfolgen aber verschiedene Ansätze: Clockin als branchenübergreifendes Zeiterfassungstool, Mendato als durchgängige Branchensoftware für Gebäudereiniger.

Dieser Vergleich prüft deshalb nicht nur, ob Zeiten erfasst werden, sondern wie gut beide Systeme die Abläufe der Gebäudereinigung abbilden: viele Objekte pro Kunde, Unterhaltsreinigung mit festen Intervallen, Sonderreinigung mit wechselnden Einsätzen, Zuschläge nach Rahmentarifvertrag und gemischte Teams.

Quellen: clockin.de · mendato.com/preise

Produktfokus: Zeiterfassung oder Branchensoftware

Der Produktfokus zählt, weil die Probleme in der Gebäudereinigung selten bei der Zeiterfassung selbst liegen, sondern bei Struktur, Planung, Zuschlägen und Abrechnung. Ein branchenübergreifendes Tool muss diese Themen vereinfachen oder ausklammern. Mendato ist für genau diese Themen gebaut.

Zentrale App vs. spezialisierte Module

Clockin: eine Anwendung für alle

Clockin besteht aus einer Web-Anwendung und einer mobilen App, alle Funktionen laufen in einer zentralen Oberfläche zusammen. Mitarbeitende stempeln per App oder erfassen ihre Zeiten im Browser. Der Aufbau ist bewusst allgemein gehalten: schneller Überblick, wenig Einarbeitung, keine Trennung zwischen Modulen. Grenzen zeigen sich bei größeren Organisationen: viele Funktionen in einer Oberfläche, unterschiedliche Rollen im selben System, wenig Fokus je Aufgabenbereich.

Mendato: spezialisierte Apps für jede Rolle

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge (Planung), Betrieb (Reinigungskräfte), Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht.

Projektlogik vs. Kunde-Objekt-Auftrag

Clockin arbeitet mit Kunden und Projekten, einem Modell aus Handwerk und Bau. In der Gebäudereinigung wird es schnell unübersichtlich: Ein Kunde mit vielen Filialen erzeugt zahlreiche Projekte, mehrere Leistungen pro Objekt lassen sich kaum trennen.

Mendato gliedert nach Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Objekt kann mehrere Aufträge enthalten (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung, Winterdienst). Jeder Auftrag hat eigene Schichten, Zeiten und Mitarbeitende. Die Schichtplanung entsteht direkt aus dieser Struktur.

Zeiterfassung: gleiche Basis, unterschiedliche Tiefe

Zeitmodelle

Clockin arbeitet mit zwei Zeitebenen: Soll-Zeit (auf Mitarbeiterebene hinterlegt) und Ist-Zeit (durch die tatsächliche Erfassung). Das ist einfach und übersichtlich, es fehlt aber eine Plan-Zeit auf Leistungsebene. Ohne diese Plan-Zeit lässt sich nicht beurteilen, ob ein Objekt dauerhaft zu knapp geplant ist oder wo Zeitverluste entstehen.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit, Planzeit und Istzeit. Mit der Planzeit auf Auftragsebene ist im Pro-Plus-Paket ein Controlling pro Objekt möglich. Damit wird sichtbar, welche Leistungen aus dem Ruder laufen, wo Planung angepasst werden muss und welche Objekte wirtschaftlich problematisch sind.

Erfassungsmethoden

Clockin erfasst per App, Terminal und Browser. Mendato setzt auf weniger Wege, dafür stärker eingebettet: Die App erfasst Zeiten im Kontext von Einsätzen und Aufträgen (Video).

Hybridmodell aus Papier und App

Clockin ist konsequent digital ausgerichtet. Für klassische Papier-Stundenzettel gibt es keine dokumentierte Integration. In gemischten Teams entsteht so ein Medienbruch.

Mendato arbeitet hybrid: Mitarbeitende mit Smartphone erfassen per App, Mitarbeitende ohne Smartphone arbeiten weiter mit Stundenzetteln. Die Papierzeiten werden strukturiert digitalisiert (Video: Stundenzettel-Import), danach liegen alle Zeiten zentral im System. Das erleichtert die schrittweise Umstellung.

Offline & Mehrsprachigkeit

Beide Systeme erfassen Zeiten auch offline. Clockin speichert lokal und synchronisiert automatisch, Mendato ebenso, wobei die Zeiten den Einsätzen und Aufträgen zugeordnet bleiben. Bei den Sprachen bietet Clockin 16 zur manuellen Auswahl, Mendato übernimmt automatisch die Gerätesprache.

Lohnvorbereitung & Zuschläge

Weder Clockin noch Mendato ersetzen klassische Lohnabrechnungssoftware. Der Unterschied liegt darin, wie gut sie die Lohnabrechnung vorbereiten.

Clockin liefert Arbeitszeiten und Abwesenheitsexporte. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag (RTV) sind nicht integriert und müssen extern ergänzt werden.

Mendato bereitet die Lohnabrechnung aus dem operativen Betrieb heraus vor: Die Zeiten entstehen im Kontext von Aufträgen und geplanten Schichten. Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge nach Rahmentarifvertrag erkennt das System automatisch und übernimmt sie in die Lohnvorbereitung. Ab dem Starter-Paket fließen auch Urlaub und Krankheit in die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein, sodass die Exporte an Steuerberater oder DATEV einheitlich aufgebaut sind (Video: Lohndaten-Export).

Gerade bei vielen Minijobbern und Teilzeitkräften mit wechselnden Einsatzzeiten spart die Zuschlagsberechnung Zeit, und der Steuerberater muss seltener nachfragen. Auch die Urlaubsplanung läuft im System (Video: Urlaubsplaner).

Personalplanung für Unterhalts- und Sonderreinigung

Unterhalts­reinigung

Clockin bietet aktuell keine Schichtplanung, keine Abbildung von Reinigungsintervallen und keine Struktur für Leistungsverzeichnisse. Planung muss in Excel oder auf Papier stattfinden.

Mendato ist dafür konzipiert: Über das Leistungsverzeichnis (ab dem Starter-Paket) gliederst du Objekte in Reviere und Räume und gibst den Aufgaben Intervalle. Die Schichten planst du im Auftrag, die Reinigungskräfte sehen ihre Einsätze und Aufgaben direkt in der Operations-App (Video: Dienstplan).

Sonderreinigung

Clockin kann Sonderreinigung nur indirekt über Projekte abbilden, ohne zentrale Einsatzübersicht oder adressbasierte Planung.

Mendato behandelt Sonderreinigung als klar definierte Einsätze, verknüpft mit Kunden und Adressen. Über den Einsatzplan lassen sich Aufträge kurzfristig verschieben und Teams neu zusammenstellen.

Subunternehmer und Fremdleistungen

Clockin ist auf eigene Mitarbeitende ausgelegt. In der öffentlichen Dokumentation finden sich keine Funktionen, um Subunternehmer anzulegen, zu disponieren oder abzurechnen. Subunternehmer müssen komplett außerhalb des Systems organisiert werden, also per E-Mail, Excel oder Papier.

Mendato hat ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmerportal. Subunternehmer werden als eigene Einheit angelegt, sehen ihre Einsätze und bestätigen Leistungen. Abgerechnet wird per Gutschrift, die du einzeln oder gesammelt erstellst (Video: Gutschriften erstellen). Eigen- und Fremdleistung bleiben getrennt, die Abwicklung ist rechtssicher, und jede Subunternehmerleistung ist auftragsbezogen, zeitlich nachvollziehbar und eindeutig abrechenbar.

Transparenz, Portale und Reklamationen

Clockin ist auf interne Zeiterfassung ausgerichtet. Ein Kundenportal oder ein strukturiertes Reklamationssystem ist nicht dokumentiert.

Mendato bietet ab dem Pro-Paket ein Kundenportal (Video) und ab dem Starter-Paket ein Ticketsystem für Reklamationen (Video). Im Portal sehen Kunden Objekte, Zeiten und Einsätze, was bei Ausschreibungen immer häufiger vorausgesetzt wird.

Preise & Kostenstruktur

Mit wachsender Mitarbeiterzahl kippt das Verhältnis, besonders bei vielen Teilzeit- und Minijobkräften, die bei Clockin voll zählen. Mendato rechnet in Paketen nach Betriebsgröße ab. Welche Funktionen enthalten sind, hängt vom Paket ab. Du kannst Mendato 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Quellen: clockin.de · mendato.com/preise

Google-Bewertungen im Vergleich

Die Google-Bewertungen beider Anbieter, als Momentaufnahme:

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Clockin hat solide Bewertungen, die Rückmeldungen stammen aus verschiedenen Branchen (Handwerk, Verwaltung, Dienstleistung). Die Mendato-Bewertungen kommen nahezu ausschließlich von Gebäudereinigern und beziehen sich häufig auf Planung, Struktur und das Zusammenspiel von Zeiterfassung und Abrechnung.

Clockin vs. Mendato auf einen Blick

Wann Clockin reicht und wann Mendato sinnvoller ist

Wann Clockin sinnvoll sein kann

Clockin ist eine solide, branchenübergreifende Zeiterfassung mit einfacher Einführung und flexibler Nutzung per App oder Browser. Clockin kann passen, wenn du ein kleines Team hast, der Fokus auf der Zeiterfassung liegt und es wenig tarifliche Komplexität gibt.

Wo Clockin an Grenzen stößt

Sobald Unterhaltsreinigung, Schichten und Zuschläge sauber abgebildet werden müssen, stößt Clockin an Grenzen. Das liegt nicht an der Zeiterfassung, sondern an der fehlenden Branchenlogik. Ein ähnliches Muster zeigt der Vergleich Mendato vs. Momozeit.

Wann Mendato die bessere Wahl ist

Mendato ist keine reine Zeiterfassung, sondern eine Branchensoftware mit Kunde → Objekt → Auftrag, Planung von Unterhalts- und Sonderreinigung, drei Zeitebenen, Lohnvorbereitung sowie Subunternehmer- und Kundenportal. Die Zeiterfassung von Clockin deckt Mendato bis auf das Terminal ab und erweitert sie um Planung, Abrechnung und Controlling. Für die Lohnabrechnung lässt es sich mit DATEV oder LODAS kombinieren.

So hilft dir Mendato

In der Zeiterfassung von Mendato stempeln die Reinigungskräfte in der App ein und aus, ändern können sie ihre Zeiten dort nicht. Im Büro bestätigst du die erfassten Zeiten und siehst dabei die Differenz zur Planzeit. Die Abweichung zwischen Soll und Ist bucht das Arbeitszeitmodell in das Zeitkonto, den Lohnexport für DATEV, Lexware oder Agenda startest du per Klick.

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