Zusammenfassung – Rechnung schreiben als Gebäudereiniger
Pflichtangaben nach §14 UStG sind nicht verhandelbar – fehlt eine Angabe, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug. Vollständige Checkliste hier.
80 % deines Umsatzes kommt aus Unterhaltsreinigung – und die wird über Dauerrechnungen abgerechnet, nicht über Einzelrechnungen.
Seit 1.1.2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 auch senden. Alles zur E-Rechnung hier.
Mendato generiert Rechnungen automatisch aus Aufträgen und Zeiterfassung – mit allen Pflichtangaben, als E-Rechnung, mit DATEV-Export. Ab 99 €/Monat.
01 – GrundlagenWarum die Rechnung in der Gebäudereinigung anders funktioniert
In den meisten Branchen schreibst du eine Rechnung pro Auftrag. In der Gebäudereinigung ist das anders: Du hast Dauerobjekte mit monatlicher Unterhaltsreinigung, Sonderleistungen wie Glasreinigung oder Grundreinigung die on top kommen, und häufig Subunternehmer die über Gutschriften nach §13b abgerechnet werden.
Das bedeutet: Deine Rechnung ist nie ein isoliertes Dokument. Sie ist das Endprodukt einer Kette aus Auftrag, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Leistungsnachweis. Je besser diese Kette digitalisiert ist, desto weniger Fehler passieren – und desto schneller hast du dein Geld.
⚠ Typischer Fehler: Rechnung ohne Leistungsnachweis
Wenn du eine Monatsrechnung schreibst, ohne die tatsächlich erbrachten Stunden zu prüfen, rechnest du blind ab. Kunden hinterfragen immer öfter – besonders bei öffentlichen Ausschreibungen. In Mendato ist der Leistungsnachweis automatisch an die Rechnung gehängt.
02 – PflichtangabenPflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG)
Eine Rechnung ohne vollständige Pflichtangaben ist für deinen Kunden wertlos – er verliert den Vorsteuerabzug. Das Finanzamt kennt bei Betriebsprüfungen kein Pardon. Hier die 10 Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG im Überblick:
| Pflichtangabe | Was genau? | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Name & Anschrift Leistender | Vollständige Firmierung lt. Handelsregister | Abkürzungen, fehlende Rechtsform |
| Name & Anschrift Empfänger | Exakt wie im Vertrag, inkl. Abteilung/Ansprechpartner | Falsche Hausnummer, Filialname fehlt |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Eines von beiden reicht – USt-IdNr. für EU-Geschäft | Veraltete Steuernummer nach Umzug |
| Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum der Rechnung | Vordatierung/Rückdatierung |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig, lückenlos, nachvollziehbar | Doppelvergabe, Lücken |
| Leistungszeitraum | „Unterhaltsreinigung Januar 2026“ | Fehlt komplett – häufigster Fehler! |
| Art & Umfang der Leistung | Objektadresse, Fläche, Reinigungsart | Nur „Reinigung“ – zu ungenau |
| Nettobetrag | Entgelt ohne Umsatzsteuer | Brutto/Netto vertauscht |
| Steuersatz & Steuerbetrag | 19 % oder §13b-Hinweis | §13b-Hinweis vergessen |
| Bruttobetrag | Zahlbetrag inkl. USt | Rundungsdifferenzen |
⚠ Leistungszeitraum – der häufigste Fehler
Der Leistungszeitraum fehlt auf über der Hälfte aller manuell erstellten Rechnungen in der Gebäudereinigung. Ohne ihn kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug deines Kunden streichen – und der Kunde wird sich bei dir melden. In Mendato wird der Leistungszeitraum automatisch aus dem Abrechnungsmonat eingetragen.
03 – RechnungsartenDie 4 Rechnungsarten im Überblick
Nicht jede Rechnung ist gleich. In der Gebäudereinigung arbeitest du mit vier verschiedenen Rechnungsarten – und jede hat eigene Regeln:
Einzelrechnung
Die klassische Rechnung für einmalige Leistungen: eine Sonderreinigung, Baureinigung oder Grundreinigung. Du listest die erbrachte Leistung mit Fläche, Datum und Preis auf. Mehr zur Einzelrechnung →
Dauerrechnung
Das Herzstück der Gebäudereinigung. Eine Dauerrechnung gilt über einen längeren Zeitraum und muss nur angepasst werden, wenn sich Leistung oder Preis ändern. Dein Kunde kann damit monatlich den Vorsteuerabzug geltend machen. Mehr zur Dauerrechnung →
Abschlagsrechnung
Bei Großaufträgen wie mehrphasigen Baureinigungen kannst du Teilzahlungen über Abschlagsrechnungen anfordern. Am Ende folgt die Schlussrechnung, die alle Abschläge verrechnet. Mehr zur Abschlagsrechnung →
Gutschrift
Zwei Bedeutungen: 1) Storno-Gutschrift zur Korrektur fehlerhafter Rechnungen, und 2) Abrechnungsgutschrift für Subunternehmer nach §13b – hier stellst du die Gutschrift für den Sub aus. Mehr zur Gutschrift →
04 – DauerrechnungenDauerrechnungen – Das Herzstück deiner Abrechnung
70–80 % deines Umsatzes kommt aus Unterhaltsreinigung. Diese wiederkehrenden Leistungen rechnest du am effizientesten über Dauerrechnungen ab. Statt jeden Monat 50 Rechnungen manuell zu erstellen, gilt eine Dauerrechnung solange, bis sich die Leistung ändert.
⚠ Ohne Dauerrechnung
- 50 Objekte = 50 Rechnungen pro Monat manuell
- Positionen zusammensuchen aus E-Mails & Excel
- Sonderleistungen vergessen → Umsatzverlust
- Leistungszeitraum falsch eingetragen
✓ Mit Dauerrechnung (Mendato)
- Dauerrechnungen aus Auftragsdaten generiert
- Sonderleistungen automatisch ergänzt
- Preisanpassungen zentral eingepflegt
- Leistungszeitraum automatisch korrekt
💡 Was muss eine Dauerrechnung enthalten?
Neben den normalen Pflichtangaben braucht sie: den Leistungszeitraum (z.B. „01.01.2026 bis auf Widerruf“), den Abrechnungsrhythmus (monatlich, quartalsweise), die Einzelleistungen pro Objekt und den Fälligkeitszeitpunkt. Ändert sich der Preis (z.B. durch Mindestlohn-Anpassung), muss eine neue Dauerrechnung ausgestellt werden.
„Ich hatte vorher Lexware – und habe jeden Monat Stunden damit verbracht, Rechnungen zusammenzubauen. Jetzt klicke ich auf ‘Rechnungslauf’ und alles ist fertig.“
05 – E-RechnungE-Rechnung: XRechnung & ZUGFeRD
Die E-Rechnungspflicht verändert die Rechnungsstellung für alle Gebäudereiniger. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 (Umsatz >800.000 €) bzw. 2028 (alle) musst du auch senden können.
Reines XML-Format
- Pflicht für öffentliche Auftraggeber
- Maschinenlesbar, kein PDF
- Übermittlung via PEPPOL oder E-Mail
- Validierung über KoSIT-Standard
PDF + XML (Hybrid)
- Für B2B-Geschäft ideal
- Visuelles PDF + maschinenlesbare XML-Daten
- Profil EN 16931 = EU-Norm
- Einfacher Umstieg von PDF-Rechnung
⚠ Achtung: PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung!
Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. E-Rechnung bedeutet: strukturierte Daten im XML-Format, die automatisch verarbeitet werden können. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) stellt das klar. Quelle: bundesfinanzministerium.de
E-Rechnung in der Gebäudereinigung
Fristen 2025–2028, XRechnung vs. ZUGFeRD, Pflichtangaben & Praxis-Tipps für die Umstellung. Alles im Detail.
Artikel lesen →
06 – Subunternehmer§13b UStG: Subunternehmer korrekt abrechnen
Wenn du Subunternehmer für Bauleistungen einsetzt (z.B. Baureinigung), greift §13b UStG – die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge). Das bedeutet: Nicht der Subunternehmer stellt dir eine Rechnung mit MwSt. aus, sondern du stellst eine Gutschrift ohne Umsatzsteuer aus.
| Aspekt | Normale Rechnung | §13b Gutschrift |
|---|---|---|
| Wer stellt aus? | Leistungserbringer (Sub) | Du als Auftraggeber |
| Umsatzsteuer? | 19 % ausgewiesen | 0 % – Reverse Charge |
| Pflichthinweis? | Nicht nötig | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ |
| Vorsteuer? | Du ziehst sie ab | Du führst sie ab und ziehst sie gleichzeitig ab |
| In Mendato? | Standardrechnung | Automatisch aus Sub-Einsätzen generiert |
Quelle: §13b UStG – gesetze-im-internet.de
⚠ Fehler bei §13b = doppelte Umsatzsteuer
Wenn der Sub eine Rechnung mit 19 % ausstellt und du sie bezahlst, schuldest du trotzdem die Steuer nach §13b – darfst aber die falsch ausgewiesene Steuer nicht als Vorsteuer abziehen. Ergebnis: du zahlst doppelt. In Mendato wird §13b automatisch bei der Gutschriftserstellung angewendet, sobald der Subunternehmer als solcher gekennzeichnet ist.
„40 Subunternehmer sauber abrechnen – das hätte ich früher nicht für möglich gehalten. Mendato macht die §13b-Gutschriften automatisch. Kein Steuerberater-Drama mehr.“
07 – Nach der RechnungVon der Rechnung zum Zahlungseingang
Die Rechnung ist geschrieben – aber wann kommt das Geld? In der Gebäudereinigung liegen Zahlungsziele häufig bei 14–30 Tagen. Ohne strukturiertes Mahnwesen verlierst du schnell den Überblick.
Offene-Posten-Liste (OP-Liste)
Die Offene-Posten-Liste zeigt dir auf einen Blick: Welche Rechnungen sind offen? Welche überfällig? Welcher Kunde schuldet dir wie viel? In Mendato ist die OP-Liste mit Ampelsystem (grün/gelb/rot) integriert – du siehst sofort, wo du handeln musst.
Mahnwesen: 3 Stufen
Professionelles Mahnwesen folgt einem klaren Ablauf: Zahlungserinnerung (Tag 3–5 nach Fälligkeit, freundlich), 1. Mahnung (Tag 14–21, bestimmt) und 2. Mahnung (Tag 28–35, mit Mahngebühr und Verzugszinsen). Danach folgt Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren.
💡 B2B: Verzug tritt automatisch ein
Im B2B-Bereich tritt Zahlungsverzug nach §286 Abs. 3 BGB automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ein – auch ohne Mahnung. Du darfst ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen (Basiszins + 9 Prozentpunkte) und eine Pauschale von 40 € berechnen. Mehr dazu: Kunde zahlt nicht – was dann?
08 – ToolsRechnungsvorlage oder Software?
Viele Reinigungsunternehmen starten mit Word- oder Excel-Vorlagen. Das ist verständlich – kostet nichts und scheint erstmal zu funktionieren. Aber es gibt einen Break-even-Punkt, ab dem eine professionelle Lösung billiger ist als der manuelle Aufwand.
Rechnungsvorlage
- Kostenlos, sofort einsetzbar
- Keine E-Rechnungsfähigkeit
- Keine Pflichtangaben-Prüfung
- Kein Mahnwesen, keine OP-Liste
- Kein DATEV-Export
- Kein Controlling, kein Bankabgleich
Mendato Branchensoftware
- Rechnungen aus Auftragsdaten generiert
- E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)
- Pflichtangaben automatisch geprüft
- Automatisches Mahnwesen & OP-Liste
- DATEV-Export an Steuerberater
- Controlling auf Objektebene
Für den Einstieg bieten wir trotzdem eine kostenlose Rechnungsvorlage an – damit du zumindest die Pflichtangaben korrekt hast:
Rechnungsvorlage als Download
Kostenlose Vorlage mit allen Pflichtangaben für Gebäudereiniger. Als PDF und Google Docs – sofort einsatzbereit.
Download →
Rechnungsprogramm Gebäudereinigung
Was ein Rechnungsprogramm für Gebäudereiniger können muss – Funktions-Checkliste.
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Rechnungsprogramme im Vergleich
Mendato vs. Lexware, sevdesk, WISO, orgaMAX & Word – Vergleichsmatrix.
Vergleich lesen →
✓ Wann lohnt sich der Umstieg auf Mendato?
Sobald du mehr als 5 Objekte mit wiederkehrender Reinigung hast, sparst du mit Mendato mehr Zeit als die Software kostet. Der Rechnungslauf erstellt alle Monatsrechnungen auf Knopfdruck – mit korrekten Pflichtangaben, Leistungsnachweisen im Anhang und E-Rechnungsformat. 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Rechnungen, die sich selbst schreiben
Auftrag → Zeiterfassung → Leistungsnachweis → Rechnung – automatisch, mit allen Pflichtangaben.
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