Vorkalkulation in der Gebäude­reinigung: Angebote Schritt für Schritt kalkulieren

Was ist eine Vorkalkulation in der Gebäudereinigung?

Die Vorkalkulation, auch Angebotskalkulation oder Preiskalkulation genannt, ist die Berechnung von Stunden, Kosten und Preis eines Reinigungsauftrags, bevor du das Angebot abgibst. In der Gebäudereinigung hängt der Preis an zwei Größen: an den Stunden, die das Objekt braucht, und am Stundenverrechnungssatz (SVS), den du für jede Stunde berechnest. So beschreibt es auch die RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung: Die Kosten werden „hauptsächlich“ durch den Stundenverrechnungssatz und die Leistungszahlen bestimmt.

Die Stunden kommen aus dem Objekt: Flächen aus dem Aufmaß, Leistungen und Häufigkeiten aus dem Leistungsverzeichnis, die Reinigungsgeschwindigkeit aus dem Leistungswert. Der Stundensatz kommt aus deinem Betrieb: Tariflohn, Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten, Gemeinkosten sowie Wagnis und Gewinn. Ist eine der beiden Größen falsch, stimmt der Preis nicht, egal wie sorgfältig du die andere gerechnet hast.

Wie kalkulierst du ein Reinigungsangebot?

Ein Reinigungsangebot kalkulierst du in sechs Schritten: Objekt aufnehmen, Leistungen festlegen, Stunden rechnen, Stundensatz bestimmen, Zuschläge und Material ergänzen und den Monatspreis prüfen. Die ersten drei Schritte machst du für jedes Objekt neu, den Stundensatz nur, wenn sich Löhne oder Kosten ändern.

1. Objekt besichtigen und Flächen aufnehmen

   Geh durch jeden Raum und notiere Raumart, Bodenbelag und Fläche. Grundrisse helfen, ersetzen die Begehung aber nicht: Möblierung, Schmutzeintrag und Wege siehst du nur vor Ort. Wie du misst und was du übermisst, steht im Artikel Aufmaß.

2. Leistungen und Häufigkeiten festlegen

   Für jede Raumgruppe legst du fest, was wie oft gemacht wird: Böden, Papierkörbe, Tische, Sanitärobjekte, und an welchen Wochentagen. Das ist das Leistungsverzeichnis. Ohne Häufigkeiten kannst du keine Stunden rechnen.

3. Stunden rechnen

   Je Raumgruppe teilst du die Fläche durch den Leistungswert. Das ergibt die Stunden je Reinigung, mal Reinigungen pro Woche die Wochenstunden.

   380 m² ÷ 220 m²/h = 1,73 Std. je Reinigung × 2 = 3,46 Std. pro Woche

4. Stundenverrechnungssatz bestimmen

   Vom Tariflohn kommst du in vier Aufschlägen zum Satz, den du berechnest. Den vollständigen Rechenweg und einen Rechner findest du im Artikel Stundenverrechnungssatz.

   15,00 € × 1,23 × 260 ÷ 207 × 1,20 × 1,08 = 30,02 €

5. Zuschläge und Material ergänzen

   Arbeitet dein Team nachts, sonntags oder an Feiertagen, kommen die tariflichen Zuschläge dazu. Verbrauchsmaterial wie Papier und Seife rechnest du getrennt ab. Beides steht im Abschnitt Zuschläge und Material.

6. Monatspreis rechnen und prüfen

   Wochenstunden mal 4,33 ergibt die Stunden im Monat, mal Stundensatz den Monatspreis. Bevor das Angebot rausgeht, prüfst du Untergrenze, Leistungswerte und Zeitfenster, siehe Vor dem Absenden prüfen.

Beispiel: Bürogebäude mit 600 m²

Das Bürogebäude ist dasselbe wie im Artikel Leistungsverzeichnis: 600 m² in fünf Raumgruppen, die Büros zweimal pro Woche, Flure, Teeküche und Sanitär an jedem Werktag. Die Leistungswerte liegen innerhalb der Richtwerte der Gütegemeinschaft, das Sanitär am unteren Rand, weil das Objekt viele Sanitärobjekte auf wenig Fläche hat.

Aus 10,42 Stunden pro Woche werden 45,12 Stunden im Monat (× 4,33, der Durchschnitt aus 52 Wochen geteilt durch 12 Monate). Bei 30,02 € je Stunde ergibt das den Monatspreis:

45,12 Std. × 30,02 € = 1.354,50 € netto im Monat

Wohin dieser Betrag fließt, zeigt die Aufteilung nach den Stufen des Stundensatzes. Gut drei Viertel sind Lohnkosten je produktive Stunde, also Lohn, Lohnnebenkosten und die bezahlten Ausfalltage. Der Gewinn ist der kleinste Posten.

Daran siehst du, warum kleine Fehler bei den Stunden so teuer sind: Jede Stunde, die das Objekt mehr braucht als kalkuliert, kostet dich mindestens 23,17 € Lohnkosten, bezahlt wird sie aber nicht. Schon 4,3 Stunden mehr im Monat zehren den ganzen Gewinn des Objekts von 100,16 € auf.

Zuschläge, Material und Sonderleistungen

Zuschläge: Nach dem Rahmentarifvertrag gibt es für Arbeit zwischen 22 und 5 Uhr 30 % Nachtzuschlag, sonntags und an Feiertagen 80 %, am 1. Mai, an Neujahr und an den Weihnachtsfeiertagen 200 %. Ein Zuschlag pro Stunde, der höchste zählt. Will der Kunde erst ab 21 Uhr gereinigt haben, fallen die Stunden nach 22 Uhr unter den Nachtzuschlag. In Lohngruppe 1 sind das 4,50 € mehr Lohn je Stunde, mit Gemeinkosten und Gewinn mindestens 5,83 € mehr im Preis. Halte deshalb das Zeitfenster im Leistungsverzeichnis fest, bevor du rechnest.

Reinigungsmittel und Maschinen stecken im Beispiel in den 20 % Gemeinkosten. Manche Betriebe schlagen sie als eigenen Prozentsatz auf, das ist genauso richtig, solange sie nicht an beiden Stellen auftauchen.

Verbrauchsmaterial für die Nutzer des Gebäudes, also Toilettenpapier, Handtuchpapier, Seife und Müllbeutel, gehört nicht in den Stundensatz. Sein Verbrauch hängt an der Zahl der Menschen im Haus, nicht an deinen Stunden. Der Bundesinnungsverband empfiehlt für öffentliche Aufträge, es nach Verbrauch abzurechnen statt pauschal. Wünscht ein privater Kunde eine Pauschale, kalkulierst du sie getrennt vom Stundensatz.

Sonderleistungen kalkulierst du als eigene Positionen: die Glasreinigung mit dem Satz der Lohngruppe 6 (im Beispiel 36,83 € statt 30,02 €), die Grundreinigung als Preis je Ausführung, weil sie nur ein- oder zweimal im Jahr anfällt.

Preis pro Quadratmeter: wofür er taugt

Viele Kunden fragen nach einem Preis pro Quadratmeter. Im Beispiel sind das 1.354,50 € ÷ 600 m² = 2,26 € pro m² und Monat. Als Ergebnis ist die Zahl nützlich, als Kalkulationsgrundlage nicht: Sie hängt fast vollständig an der Häufigkeit. Dasselbe Gebäude mit denselben Leistungswerten:

Bekommst du eine Anfrage mit „Preis pro m²“, rechne trotzdem über die Stunden und nenne den Quadratmeterpreis nur als Ergebnis. Vergleichst du dein Angebot mit dem eines Mitbewerbers, vergleiche die Stunden pro Monat. Ein deutlich niedrigerer Preis bei gleichem Leistungsverzeichnis heißt meist: weniger Stunden, also höhere Leistungswerte.

Vor dem Absenden prüfen

Bevor das Angebot rausgeht, lohnen sich vier Prüfungen. Sie kosten zehn Minuten und fangen die meisten teuren Fehler ab.

• Untergrenze: Liegt dein Stundensatz unter 170 % des Tariflohns der Lohngruppe 1, 2026 also unter 25,50 €, gilt ein Angebot nach der Empfehlung des Bundesinnungsverbands als ungewöhnlich niedrig. Öffentliche Auftraggeber verlangen dann eine Aufklärung nach § 60 VgV. Dein eigener Kostensatz von 27,80 € liegt ohnehin darüber.
• Leistungswerte: Liegt jeder Wert in einer Spanne, die du aus eigenen Objekten kennst? Fehlen dir eigene Werte, sind die Richtwerte im Artikel Leistungswert ein Anhalt.
• Zeitfenster: Passt die Arbeit in die Zeit, die der Kunde erlaubt? Am Montag und Donnerstag sind im Beispiel alle Raumgruppen dran, zusammen 3,23 Stunden. Das schafft eine Kraft zwischen 17 und 21 Uhr, eine zweite brauchst du nicht.
• Laufzeit: Der Mindestlohn-Tarifvertrag läuft Ende 2026 aus, die IG BAU fordert für 2027 zwei Euro mehr pro Stunde. Läuft dein Vertrag ins nächste Jahr, gehört eine Preisanpassungsklausel hinein, die Tariferhöhungen weitergibt.

Drei Fehler, die die Marge kosten

Vorkalkulation in Mendato

Die Kalkulation in Mendato Vertrieb (ab dem Starter-Paket) rechnet genau diese Kette. Du übernimmst die Räume aus dem Raumbuch des Objekts oder Interessenten, Mendato schlägt je Raumart und Bodenbelag deinen Leistungswert vor, und du überschreibst ihn, wo das Objekt anders ist. Aus Fläche, Häufigkeit und Leistungswert entstehen die Stunden, aus den Kostensätzen Kostensatz und Verrechnungssatz, dazu Preis, Marge und Preis pro m². Ist ein Leistungsverzeichnis mit Zeitfenstern verknüpft, rechnet Mendato Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge mit ein.

Deine Kostensätze hinterlegst du einmal als Standard in den Kalkulations-Einstellungen und passt sie je Leistung an, etwa für die Glasreinigung. Aus der fertigen Kalkulation erstellst du mit einem Klick das Angebot und nach der Zusage den Auftrag mit Raumbuch und Schichtvorschlägen.

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