Sollzeit: Bedeutung, Berechnung und der Unterschied zur Istzeit

Was ist die Sollzeit?

Die Sollzeit ist die Zeit, die gearbeitet werden soll. In der Gebäudereinigung hat das Wort zwei Bedeutungen, die man auseinanderhalten muss. Meist ist die Soll-Arbeitszeit gemeint, auch Sollarbeitszeit oder vertragliche Arbeitszeit genannt: die Stunden, die eine Reinigungskraft laut Arbeitsvertrag schuldet. In der Kalkulation heißt Sollzeit, auch Vorgabezeit, die Zeit, die ein Objekt laut Leistungsverzeichnis braucht.

Beide werden mit derselben Istzeit aus der Zeiterfassung verglichen, aber mit unterschiedlichem Ziel. Die Soll-Arbeitszeit entscheidet über Lohn und Zeitkonto. Die Sollzeit im Objekt entscheidet über Preis und Einsatzplan.

Wie berechnest du die Soll-Arbeitszeit?

Die Soll-Arbeitszeit eines Monats berechnest du aus den vereinbarten Wochenstunden. Die gehören in den Arbeitsvertrag oder den Nachweis der Arbeitsbedingungen (§ 2 Abs. 1 Nr. 8 NachwG). Vollzeit sind in der Gebäudereinigung nach dem Rahmentarifvertrag 39 Stunden pro Woche, regelmäßig 8 Stunden am Werktag. Für den Monat gibt es zwei übliche Rechenwege:

• Kalendergenau: Wochenstunden ÷ 5 × Arbeitstage des Monats. Der November 2026 hat 21 Arbeitstage von Montag bis Freitag, Allerheiligen fällt auf einen Sonntag. Bei 20 Wochenstunden sind das 4 Stunden × 21 = 84,00 Stunden.
• Verstetigt: Wochenstunden × 4,35, jeden Monat gleich. Der Faktor kommt aus 261 Arbeitstagen ÷ 5 ÷ 12 Monaten, so rechnet auch der Lohntarifvertrag der Gebäudereinigung (§ 4) den festen Monatslohn für Minijobs der Lohngruppe 1. Bei 20 Wochenstunden sind das 87,00 Stunden.

Für einen Minijob mit 9 Wochenstunden ergibt der verstetigte Weg 39,15 Stunden und bei 15,00 € Tariflohn 587,25 € im Monat, knapp unter der Minijob-Grenze von 603 €. Welchen Weg du nimmst, legst du einmal fest und bleibst dabei, sonst schwanken die Zeitkonten ohne Grund.

Feiertage, Urlaub und Krankheit erzeugen keine Minusstunden. Die ausgefallene Arbeitszeit wird bezahlt, als wäre gearbeitet worden (§ 2 und § 4 EFZG), und zählt deshalb als erfüllte Sollzeit. Weil Feiertage Ländersache sind, unterscheiden sich die Zahlen: In Sachsen ist der Buß- und Bettag am 18. November 2026 frei. Eine Kraft mit 20 Wochenstunden arbeitet dort im November 80,00 Stunden, die 4 Stunden des Feiertags werden gutgeschrieben, die Sollzeit ist trotzdem erfüllt.

Soll gegen Ist: Zeitkonto und Plusstunden

Am Monatsende vergleichst du die Soll-Arbeitszeit mit der Istzeit aus der Zeiterfassung. Hat die Kraft mit 20 Wochenstunden im November 92,00 Stunden gearbeitet und rechnest du verstetigt mit 87,00 Stunden, entstehen 5,00 Plusstunden. In Lohngruppe 1 zahlst du sie spätestens am 15. des Folgemonats aus. Ein Jahresarbeitszeitkonto erlaubt der Rahmentarifvertrag nur für die Lohngruppen 6 bis 9. Arbeitet sie weniger, entstehen Minusstunden. Nacharbeiten lassen darfst du nur Stunden, die sie selbst versäumt hat, nicht die einer Kundenabsage.

Für das Konto gelten Grenzen. Der Branchenmindestlohn nach dem Tarifvertrag Mindestlohn (2026: 15,00 € in Lohngruppe 1) ist spätestens am 15. des Folgemonats fällig. Ausgenommen sind nur Stunden auf einem Jahresarbeitszeitkonto nach § 4 RTV, das es nur für die Lohngruppen 6 bis 9 gibt, mit höchstens 150 Plus- und 30 Minusstunden. Die Zwölf-Monats-Frist aus § 2 Abs. 2 MiLoG gilt nur für den gesetzlichen Mindestlohn. Bei Minijobs zählt jede bezahlte Plusstunde für die Grenze von 603 € im Monat, mehr dazu unter Minijob. Wie du Plus- und Minusstunden Monat für Monat abrechnest, zeigt der Artikel Arbeitszeitkonto.

Sollzeit im Objekt: die kalkulierte Reinigungszeit

In der Kalkulation ist die Sollzeit die Zeit, die ein Objekt braucht, um das Leistungsverzeichnis zu erfüllen. Du rechnest sie je Raumgruppe: Fläche aus dem Aufmaß geteilt durch den Leistungswert, mal Reinigungen pro Woche. Für das Bürogebäude mit 600 m² aus der Vorkalkulation:

Summe aller Raumgruppen = 10,42 Std. pro Woche × 4,33 = 45,12 Std. im Monat

Diese Zeit ist die Grundlage für den Preis (45,12 Stunden × 30,02 € = 1.354,50 € im Monat) und für den Einsatzplan. Am Montag und Donnerstag sind alle Raumgruppen dran, zusammen 3,23 Stunden oder 194 Minuten, an den übrigen drei Tagen nur Flure, Teeküche und Sanitär mit 1,32 Stunden oder 79 Minuten. Wie daraus Schichten werden, zeigt der Artikel Objektplan und Personenplan.

Vertraglich geschuldet ist bei der Unterhaltsreinigung in der Regel der Reinigungserfolg, nicht die Stundenzahl. So formuliert es auch der Bundesinnungsverband in seinen Vergabe-Empfehlungen. Derselbe Verband empfiehlt öffentlichen Auftraggebern aber ein fristloses Kündigungsrecht, wenn die kalkulierten Stunden drei Monate in Folge um mindestens 20 % unterschritten werden und angezeigte Mängel trotz Abmahnung bleiben. Die Sollzeit, die du im Angebot nennst, solltest du also auch einplanen.

Sollzeit, Planzeit und Istzeit

Im Alltag begegnen dir vier Zeiten. Sie hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe:

Liegt die Istzeit im Objekt über der Sollzeit, kostet dich das Geld. Braucht das Bürogebäude in einer typischen Woche 11,30 statt 10,42 Stunden, sind das 0,88 Stunden oder 8,4 % mehr, im Monat 3,81 Stunden und 88,28 € Lohnkosten, die im Preis nicht stecken. Ob das ein Ausreißer ist oder die Leistungswerte nicht stimmen, klärt die Nachkalkulation, ein systematischer Soll-Ist-Vergleich über mehrere Wochen.

Dieselben Stunden landen gleichzeitig im Zeitkonto der Reinigungskraft. Dort sind sie Plusstunden gegenüber ihrer Soll-Arbeitszeit. Eine Abweichung im Objekt zeigt sich deshalb oft zuerst als wachsendes Zeitkonto.

Sollzeiten in Mendato

In Mendato hinterlegst du für jede Reinigungskraft ein Arbeitszeitmodell mit den Wochenstunden als Soll-Zeit. Das Zeitkonto bucht die Differenz zwischen Soll und erfasster Arbeitszeit, und im Dienstplan siehst du je Woche, wie viele Stunden einer Kraft schon verplant, noch verfügbar oder überplant sind.

Für Objekte überträgt die Kalkulation (ab dem Starter-Paket) die kalkulierten Stunden als Ziel-Personenstunden in den Auftrag. Die Raumplanung des Auftrags stellt kalkulierte Personenstunden, geplante Schichtstunden und das Ziel gegenüber und warnt, wenn das Ziel überschritten wird. Im Controlling (Pro-Plus-Paket) siehst du je Mitarbeiter Soll-Zeit, Plan-Zeit, Arbeitszeit, Urlaub und Krankheit und je Auftrag Plan-Zeit und Ist-Zeit.

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