Mendato vs. Personio: Planung, Zuschläge, Lohn und Preise für Gebäudereiniger im Vergleich

Worauf es bei diesem Vergleich ankommt

Hat dein Reinigungsbetrieb viele Mitarbeitende, zum Beispiel 100 Reinigungskräfte und mehr, stellt sich die Frage, ob eine allgemeine HR-Software wie Personio reicht oder ob du eine Lösung brauchst, die die Abläufe einer Gebäudereinigung abbildet. Wir vergleichen beide dort, wo sie sich überschneiden: Personalplanung, Zeiterfassung, Zuschläge und Lohnabrechnung, dazu Preise und Testmöglichkeiten.

Die Anforderungen sind branchentypisch. Deine Kunden haben mehrere Objekte, größere Objekte haben umfangreiche Leistungsverzeichnisse, die digital abbildbar sein müssen, und für eine korrekte Lohnabrechnung müssen die Zuschläge nach Rahmentarifvertrag stimmen.

HR-Plattform oder Branchensoftware

Personio deckt die HR-Kette ab: Recruiting, Stammdaten, Mitarbeiterverwaltung, Zeiten und Abwesenheiten bis hin zu Payroll und HR-Auswertungen. Es ist eine allgemeine HR-Plattform und nicht auf Gebäudereiniger zugeschnitten.

Mendato ist dagegen auf die Gebäudereinigung spezialisiert und bildet nicht nur HR ab, sondern die ganze Prozesskette eines Reinigungsbetriebs. Im Mittelpunkt stehen das Objekt und die Leistung im Objekt, nicht allein der Mitarbeiter.

Eine Oberfläche oder Apps nach Rolle

In einem Reinigungsbetrieb arbeiten mehrere Gruppen gleichzeitig mit der Software. Objektleiter und Dispo planen Einsätze, die Buchhaltung braucht korrekte Daten, Controller und Geschäftsführung brauchen Auswertungen, und die Reinigungskräfte arbeiten mobil im Objekt.

Personio ist eine Web-Plattform, auf die alle Nutzer über dieselbe Oberfläche zugreifen. Was jemand sieht, steuern Rechte und Rollen. Das passt vor allem zu Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden im Büro oder festen Strukturen.

Mendato ist in Apps nach Rolle aufgeteilt: Aufträge für Objektleiter und Dispo, Operations als mobile App für Reinigungskräfte, Buchhaltung für die Lohnvorbereitung und Controlling für Kennzahlen. Dazu kommt ein Kundenportal für deine Kunden. Das Kundenportal ist ab dem Pro-Paket enthalten, das Controlling ab dem Pro-Plus-Paket. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht.

Wie die Software deinen Betrieb abbildet

Ein Reinigungsbetrieb ist fast immer mehrstufig organisiert: Ein Kunde hat mehrere Objekte, ein Objekt mehrere Aufträge, von der Unterhaltsreinigung über die Glasreinigung bis zur Sonderreinigung.

Personio arbeitet mit Teamkalendern und Projekten. Mitarbeiter können Projekten zugewiesen werden, die wiederum Unterprojekte haben können. Zeiten werden dann projektbezogen erfasst. Das hilft, wenn du Arbeitszeit auf Tätigkeiten verteilen willst. Eine eigene Logik aus Kunde, Objekt und Auftrag ist in Personio aber nicht als Kernmodell vorgesehen.

Mendato übernimmt diese Struktur direkt: Kunde → Objekt → Auftrag. Unter einem Kunden wie „Fitness GmbH“ liegen die Objekte „Fitnessstudio Hamburg“ und „Fitnessstudio Berlin“, darunter die Aufträge Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Grundreinigung.

Unterhalts- und Sonderreinigung planen

Unterhalts­reinigung

Personio bietet keine native Abbildung von Leistungsverzeichnissen, Revieren oder Reinigungsintervallen. Für die Unterhaltsreinigung müsstest du diese Logik über Projekte nachbauen. Dann buchen die Reinigungskräfte zwar Zeiten, aber der Objektleiter kann nicht sauber steuern, wer wann wo eingeplant ist.

Mendato ist auf die Objektlogik der Unterhaltsreinigung ausgerichtet. Du planst auf der Ebene von Kunde, Objekt und Auftrag über Schichten und Einsätze. Intervalle und wiederkehrende Einsätze lassen sich strukturiert abbilden, sodass klar ist, was heute in welchem Objekt dran ist. Ob dein Objektleiter im Reviersystem oder nach dem Hammerschlagprinzip arbeiten lässt: Beides setzt voraus, dass Objekte und Aufgaben sauber in der Software stehen. ▶ Video: Dienstplan in Mendato

Sonderreinigung

Personio lässt sich für einzelne Sonderaufträge nutzen, indem du sie als Projekte anlegst. Für Touren- oder Routenlogik ist Personio nicht ausgelegt, in der Praxis kommt dafür ein zusätzliches Dispo-Tool dazu.

Mendato arbeitet mit Einsätzen und adressbezogener Objektlogik. Das liegt näher an dem, was die Disposition bei der Sonderreinigung braucht: schnell umplanen, alle Einsätze überblicken, Mitarbeitende nach Kapazität zuweisen. ▶ Video: Personalfinder

Zeiten erfassen, prüfen und abrechnen

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung Pflicht. Sie muss mit Reinigungskräften funktionieren, die oft wenig digital arbeiten und nicht immer gut Deutsch sprechen, und am Ende müssen die Zuschläge stimmen. Entscheidend ist also nicht, dass es eine App gibt, sondern wie sie im Alltag funktioniert.

Erfassungsmethoden

Personio bietet Zeiterfassung per Browser, Mobile App und Shared Device, zum Beispiel ein Tablet am Standort. Das deckt Büroteams und zentrale Standorte gut ab.

Mendato setzt auf die mobile Operations-App, mit der die Reinigungskräfte ihre Zeiten direkt im Objekt erfassen. Für Mitarbeitende, die noch nicht per App erfassen, gibt es einen Stundenzettel-Importer. ▶ Video: Zeiterfassung | ▶ Video: Stundenzettel-Import

Sprachen und GPS

Personio ist in vielen Sprachen verfügbar und kann je nach Setup Location Tracking oder Geofencing unterstützen.

Mendato übernimmt die Sprache des Smartphones und unterstützt 34 Sprachen. Die GPS-Ortung lässt sich ein- oder ausschalten. ▶ Video: GPS-Ortung

Zuschläge nach Rahmentarifvertrag

Personio hat Zeiterfassung und Payroll-Funktionen, eine Zuschlagslogik für den Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung ist aber nicht als Standard beschrieben. In der Praxis werden die Zuschläge im Payroll-Setup manuell konfiguriert. (Quelle: RTV Gebäudereinigung)

Mendato berechnet die Zuschläge nach Rahmentarifvertrag automatisch. Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtzuschläge und weitere tarifliche Regelungen sind im System hinterlegt. ▶ Video: Lohndaten-Export mit Zuschlägen

Planzeit, Sollzeit und Istzeit

Für den Monatsabschluss zählt, ob du Planzeit, Sollzeit und Istzeit getrennt sehen und die Abweichungen auswerten kannst.

Personio bildet Arbeitszeiten und Abwesenheiten ab. Eine dreistufige Zeitlogik (Soll → Plan → Ist) auf Objektebene ist nicht als Kernfunktion beschrieben.

Mendato trennt diese drei Ebenen auf Auftrags- und Objektebene. So siehst du, in welchem Objekt Abweichungen entstehen.

Payroll oder vorbereitende Lohnbuchhaltung

Bei der Lohnabrechnung entscheiden viele Betriebe zuerst, ob sie den Lohn intern abrechnen oder an den Steuerberater geben.

Personio bietet eine Payroll-Lösung für die interne Lohnabrechnung. Das kann interessant sein, wenn du HR und Lohn in einem System bündeln willst. Du brauchst allerdings intern klare Verantwortlichkeiten und Fachkompetenz für die Lohnabrechnung.

Mendato hat keine eigene Payroll, sondern übernimmt die vorbereitende Lohnbuchhaltung: Zeiten, Zuschläge und Abwesenheiten werden aufbereitet und per Export (DATEV/LODAS, Lexware, Excel) an den Steuerberater oder ein externes Lohnprogramm übergeben. Rechnet ohnehin dein Steuerberater den Lohn ab, wie bei den meisten Gebäudereinigern, brauchst du keine eingebaute Payroll, sondern genau diese Vorarbeit mit DATEV-Export. ▶ Video: Lohndaten-Export

Subunternehmer einbinden

Subunternehmer werden in der Gebäudereinigung immer häufiger eingesetzt. Laufen sie im Prozess nur nebenher, fehlen Nachweise, die Abgrenzung zum Eigenpersonal ist unscharf und die Abrechnung unklar.

Personio ist in erster Linie auf Eigenpersonal ausgelegt. Subunternehmer-Planung und Subunternehmer-Abrechnung sind nicht als Kernfokus beschrieben. Du brauchst für diesen Bereich in der Regel ein Zusatztool oder manuelle Prozesse.

Mendato hat ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmerportal und einen Prozess für Gutschriften. Subunternehmer sehen dort ihre Einsätze und Leistungsbelege, getrennt vom Eigenpersonal. ▶ Video: Gutschriften für Subunternehmer

Preise und Testphase

Personio veröffentlicht keine feste Preisstaffel. Du bekommst ein individuelles Angebot nach Modulen und Mitarbeiterzahl.

Mendato nennt öffentliche Paketpreise nach Betriebsgröße, ab 99 € für bis zu 15 Reinigungskräfte. Testen kannst du 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.

Bewertungen auf Google und Trustpilot

Bewertungen auf unabhängigen Plattformen zeigen, wie zufrieden Nutzer im Alltag mit einer Software sind.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Personio vs. Mendato auf einen Blick

Quelle: öffentlich verfügbare Produktinformationen, Stand 02/2026

Welche Lösung passt zu deinem Betrieb?

Das hängt davon ab, wo dein größerer Aufwand liegt: in der HR-Verwaltung oder in der Steuerung von Objekten und Einsätzen.

Wann Personio passt

Personio ist eine starke HR-Plattform für Recruiting, Stammdaten und Payroll. Wenn du HR-Prozesse standardisieren und die Lohnabrechnung im eigenen Haus aufbauen willst, kann Personio eine sinnvolle Wahl sein. Für Objekte, Einsätze, Leistungsverzeichnisse und ein Kundenportal brauchst du dann aber meist zusätzliche Systeme.

Wann Mendato passt

Mendato ist für Betriebe gebaut, deren Reinigungskräfte draußen in den Objekten arbeiten. Planung, Zeiten, Nachweise, Reklamationen und Subunternehmer hängen dort am Objekt, und Mendato bildet diese Abläufe von der Auftragsanlage bis zum DATEV-Export ab.

Beides kombinieren

Auch eine Kombination ist ein realistisches Setup: Mendato für die Objekt- und Einsatzprozesse samt vorbereitender Lohnbuchhaltung, Personio als HR-System mit Payroll, wenn du die Lohnabrechnung intern aufbauen willst.

So hilft dir Mendato

In der Zeiterfassung siehst du für jeden Einsatz Plan-, Soll- und Ist-Zeit und bestätigst die Zeiten, die Differenz zur Soll-Zeit wird im Zeitkonto gebucht. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach RTV berechnet Mendato mit getrennt ausgewiesenem steuerfreiem Anteil. Den Lohnexport für DATEV, Lexware oder Agenda startest du per Klick, die Lohnabrechnung selbst macht dein Lohnbüro oder deine Steuerkanzlei. Abwesenheiten und Urlaubskonto gibt es ab dem Starter-Paket.

Häufige Fragen

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