Mendato vs. Aplano: Planung, Zeiterfassung, Zuschläge und Preise für Gebäudereiniger

Worum es in diesem Vergleich geht

Wer Software für einen Reinigungsbetrieb sucht, landet oft bei Aplano. Die Plattform ist kompakt und günstig und deckt Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten ab. Offen bleibt, wie gut ein Schichtplaner zu einem Betrieb mit vielen Kunden und Objekten passt.

Dieser Vergleich stellt Aplano als schichtbasierte Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware neben Mendato, eine Branchensoftware für die Einsatzplanung von Gebäudedienstleistern. Im Mittelpunkt stehen Personalplanung, Zeiterfassung, Zuschläge, Lohnvorbereitung und Preise.

Zwei Ansätze: Schichtplaner und Branchensoftware

Aplano positioniert sich als Lösung rund um Schichtplanung, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Stundenkonto. Je nach gewähltem Paket (Core, Basic oder Pro) stehen unterschiedliche Funktionsblöcke bereit. Die Schichtplaner-App ist das zentrale Element: Schichten tauschen, offene Schichten besetzen und Änderungen per Push-Benachrichtigung erhalten. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato ist für Gebäudedienstleister gebaut. Es plant nicht nur Zeiten, sondern bildet Objekte und Aufträge ab, von der Auftragsverwaltung über die operative Steuerung bis zur Buchhaltung.

Aufbau: Web-Oberfläche, App und Rollen

In einem Reinigungsbetrieb arbeiten mehrere Rollen mit derselben Software: Die Objektleitung plant Einsätze, die Buchhaltung braucht korrekte Zeiten und Zuschläge, die Reinigungskräfte arbeiten mobil im Objekt. Je mehr Mitarbeitende und Objekte du hast, desto mehr kommt es auf den Aufbau des Systems an.

Aplano bietet eine webbasierte Lösung plus App. Die App wird für Dienstplan-Zugriff und Mitarbeiterfunktionen wie Schichttausch und Änderungsanträge genutzt. Die konkreten Funktionsblöcke sind nach Paketen aufgelistet (Core/Basic/Pro). (Quelle: aplano.de)

Mendato ist in mehrere Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling (Pro-Plus-Paket) und Kundenportal (ab dem Pro-Paket). Jede Rolle sieht das, was sie braucht: der Objektleiter den Dienstplan, die Buchhaltung die Lohndaten.

Standorte und Schichten oder Kunde, Objekt, Auftrag

Für Gebäudereiniger ist das oft der wichtigste Unterschied, denn ihr Betrieb hat selten nur einen Standort. Ein Kunde hat mehrere Objekte, pro Objekt gibt es mehrere Leistungen, und die Zeiten hängen am Objekt und an der Leistung.

Aplano arbeitet mit einer Standort- und Schichtlogik. Im Core- und Basic-Paket ist ein Standort enthalten, unbegrenzte Standorte gibt es im Pro-Paket. Für wechselnde Einsatzorte können Schichtadressen angelegt und mit Geofencing kombiniert werden. Ein Modell aus Kunde, Objekt und Auftrag, wie es die Gebäudereinigung kennt, beschreiben die Aplano-Standardseiten nicht. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato bildet diese Struktur direkt ab: Kunde → Objekt → Auftrag. Jeder Auftrag hat eigene Leistungen, Zeiten, Einsätze und Abrechnungsregeln, sodass du siehst, was in welchem Objekt passiert. Das Controlling im Pro-Plus-Paket wertet das Ergebnis pro Auftrag aus.

Zeiterfassung im Vergleich

Zeitmodelle

Aplano bietet ein laufendes Stundenkonto (Pro-Paket) und Funktionen wie Überstundenberechnung (Core). Zeiterfassung ist als Feature im Pro-Paket verfügbar. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato unterscheidet drei Zeitebenen: Sollzeit, Planzeit und Istzeit. Die Sollzeit kommt aus dem Auftrag, die Planzeit aus dem Dienstplan und die Istzeit aus der Stempelung in der App. So siehst du Abweichungen pro Objekt und pro Mitarbeitenden. Video: Zeiterfassung in Mendato

Erfassungsmethoden & GPS

Aplano beschreibt Zeiterfassung über die App mit Schichtadressen und Geofencing. Damit kann der Radius begrenzt werden, in dem per Mobile App ein- und ausgestempelt wird. (Quelle: aplano.de/arbeitszeiterfassung)

Mendato erfasst die Zeiten per GPS direkt am Objekt, auch offline ohne Internetverbindung. Die App gibt es in 34 Sprachen, was in der Gebäudereinigung zählt, weil viele Reinigungskräfte nicht Deutsch als Muttersprache haben. Video: GPS-Ortung in Mendato

Hybridmodell: Papier + App

Aplano setzt auf die digitale Erfassung über Web und App. Einen Import von Papier-Stundenzetteln beschreiben die Standardseiten nicht als Kernfunktion.

Nicht jeder Betrieb stellt von heute auf morgen komplett auf die App um. Mendato erlaubt deshalb ein Hybridmodell: Ab dem Pro-Paket lassen sich Papier-Stundenzettel abfotografieren und digital importieren. Video: Stundenzettel-Import

Lohnvorbereitung & Zuschläge

Aus den erfassten Zeiten müssen am Monatsende korrekte Lohndaten werden, mit den Zuschlägen nach dem Rahmentarifvertrag (RTV) der Gebäudereinigung. An dieser Stelle zeigt sich der Unterschied zwischen Schichtplaner und Branchensoftware meist zuerst.

Aplano nennt Zuschläge als Feature im Pro-Paket und bietet Auswertungen sowie Datenexporte. Das ist der typische Weg: Zeiten erfassen, prüfen, dann per Export an den Steuerberater geben. Eine fertige RTV-Gebäudereinigung-Logik als Standard wird auf den Aplano-Seiten nicht hervorgehoben. (Quelle: aplano.de/preise)

Bei Mendato gehört die vorbereitende Lohnbuchhaltung fest dazu. Die Software berechnet die Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach dem Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung, du musst also nicht selbst nachrechnen, ob der Nachtzuschlag richtig angesetzt ist. Die Lohndaten exportierst du danach strukturiert für die Lohnabrechnung. Video: Lohndaten-Export

Personalplanung: Unterhalts- & Sonderreinigung

Unterhalts­reinigung

Aplano bietet für die Unterhaltsreinigung mehrere Bausteine: wiederholende Schichten (Basic-Paket), Schichtvorlagen und Wochenplan-Vorlagen. Damit lassen sich wiederkehrende Dienstpläne gut standardisieren. Nicht beschrieben ist auf den Standardseiten eine LV-Logik mit Räumen und Revieren, aus der sich Aufgaben pro Bereich und Intervall ergeben. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato plant die Unterhaltsreinigung objektbezogen. Ab dem Starter-Paket hat jeder Auftrag sein Leistungsverzeichnis, aus dem sich der Personalbedarf ergibt. Der Dienstplan entsteht direkt am Objekt, als konkreter Einsatz im Gebäude statt als abstrakte Schicht.

Sonderreinigung

Aplano bietet für dynamische Planung offene Schichten (Pro-Paket) und App-Funktionen wie Schichttausch und Bewerbung auf offene Schichten. Außerdem helfen Schichtadressen mit Geofencing bei wechselnden Einsatzorten. Eine Touren-/Routenoptimierung wird auf den Standardseiten nicht als Kern positioniert. (Quelle: aplano.de)

Mendato plant Sonderreinigung auftragsbasiert: Jeder Sonderauftrag erhält eigene Mitarbeitende, Zeiten und Materialien. Einsätze lassen sich schnell umplanen, ohne dass die gesamte Schichtstruktur angepasst werden muss.

Subunternehmer-Verwaltung

Aplano konzentriert sich auf Mitarbeiterplanung, Schichten und Zeiterfassung. Die Steuerung von Subunternehmern beschreiben die Standardseiten nicht als eigenen Kernbereich. (Quelle: aplano.de)

Mendato bietet ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmerportal mit Leistungsnachweisen, abgerechnet wird über das Gutschriftverfahren. Dein Subunternehmer bekommt einen eigenen Zugang ohne Zugriff auf deine internen Daten.

Preise & Kostenstruktur

Aplano rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab. Rechenbeispiele (Pro-Paket, ohne MwSt.): 50 MA = 225 €, 100 MA = 450 €, 1.000 MA = 4.500 €. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato arbeitet mit festen Paketpreisen nach Anzahl der Reinigungskräfte. Mit dem Paket wächst auch der Funktionsumfang: Kundenportal und Subunternehmerportal gibt es ab dem Pro-Paket, das Controlling im Pro-Plus-Paket.

Bewertungen auf Google und Trustpilot

Die öffentlich einsehbaren Bewertungen sind eine Momentaufnahme, die Links führen zu den aktuellen Profilen.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Aplano vs. Mendato auf einen Blick

Aplano oder Mendato: Was passt zu dir?

Aplano

Aplano passt gut, wenn dein Betrieb wie ein klassischer Schichtbetrieb funktioniert und du über Standorte und Schichten planst. Für wenige Standorte mit klarer Schichtlogik ist es ein solides und günstiges Werkzeug.

Anspruchsvoller wird es, wenn du viele Kunden mit vielen Objekten hast und Leistungen pro Objekt getrennt steuern musst. RTV-Zuschläge, Subunternehmer und objektbezogenes Controlling gehen über einen reinen Schichtplaner hinaus.

Mendato

Mendato ist für diesen Fall gebaut. Die Struktur Kunde → Objekt → Auftrag bildet den Alltag eines Gebäudedienstleisters ab, Subunternehmerportal und Kundenportal kommen ab dem Pro-Paket dazu.

So hilft dir Mendato

In Mendato stempeln deine Reinigungskräfte in der App am Objekt ein und aus, die Zeiten landen direkt bei den Einsätzen aus dem Dienstplan. Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Zeit wird im Zeitkonto gebucht, und den Lohnexport mit den RTV-Zuschlägen an DATEV, Lexware oder Agenda startest du per Klick. Zeiterfassung, Zeitkonto und Lohnexport sind in allen Paketen enthalten, Abwesenheiten und Urlaubskonto für die Personalplanung ab dem Starter-Paket.

Häufige Fragen

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