Mendato vs. HERO Software – Gebäudereiniger-Software im Vergleich

01 – EinführungProjektsoftware vs. Branchensoftware – warum der Unterschied entscheidend ist

Bei der Wahl einer Software für Reinigungsunternehmen wird häufig vorschnell verglichen: Zeiterfassung vorhanden, Angebote möglich, Rechnungen schreibbar – fertig. In der Praxis zeigt sich aber schnell, dass es nicht auf einzelne Funktionen ankommt, sondern auf die grundlegende Struktur der Software.

Besonders in der Gebäudereinigung unterscheiden sich die Anforderungen stark je nach Geschäftsmodell: Sonderreinigung mit einzelnen Aufträgen, Unterhaltsreinigung mit vielen Objekten und wiederkehrenden Schichten, Filialkunden mit mehreren Standorten – oder ein kleiner Betrieb im Aufbau, der von Anfang an sauber wachsen will.

HERO Software ist eine branchenübergreifende Projektsoftware, die ursprünglich für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe entwickelt wurde. Sie lässt sich auch für bestimmte Reinigungsfirmen einsetzen – besonders bei projektartigen Einsätzen.

Mendato ist ausschließlich für die Gebäudereinigung konzipiert und bildet die typische Struktur aus Kunden, Objekten und Aufträgen von Anfang an ab. Das System deckt Unterhalts- und Sonderreinigung, Schichtplanung, Zeiterfassung, Lohn und Abrechnung in einer Lösung ab.

02 – ProduktfokusWofür wurde die Software gebaut?

HERO Software wurde für Handwerksbetriebe entwickelt und deckt Angebotserstellung, Projektverwaltung und Zeiterfassung ab. Reinigungsfirmen, die hauptsächlich Sonderreinigung oder einmalige Aufträge ausführen, finden hier ein verständliches System.

Mendato ist dagegen ausschließlich für Gebäudereinigungsunternehmen entwickelt: Leistungsverzeichnisse, Vertretungslogiken, tarifnahe Zeiterfassung und die Verwaltung vieler Reinigungskräfte sind keine Zusatzfunktionen, sondern der Kern der Software.

03 – SystemlogikKunde & Projekt vs. Kunde → Objekt → Auftrag

HERO Software arbeitet mit einer Zwei-Ebenen-Logik: Kunden und Projekte. Ein Projekt ist immer einem Kunden zugeordnet. Für Reinigungsfirmen bedeutet das: Ein Objekt muss als Projekt „nachgebaut" werden. Mehrere Objekte eines Kunden ergeben mehrere Projekte – und mehrere Leistungsarten im selben Objekt werden schnell unübersichtlich.

Mendato nutzt eine dreistufige Logik, die exakt der Branchenrealität entspricht: Kunde → Objekt → Auftrag. Jede Leistungsart (z. B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung) wird als eigener Auftrag innerhalb eines Objekts geführt – sauber getrennt, plan-, abrechen- und auswertbar.

04 – OrganisationsformWie bildet die Software deine Betriebsstruktur ab?

HERO Software organisiert Arbeit rund um Projekte. Das funktioniert bei klar abgegrenzten, zeitlich begrenzten Aufträgen gut. Sobald jedoch laufende Verträge, wechselnde Intervalle oder mehrere Leistungsarten pro Standort ins Spiel kommen, wird die Projektstruktur zum Engpass.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Jedes Objekt kann beliebig viele Aufträge mit eigenen Reinigungsintervallen, Personalzuweisungen und Abrechnungsregeln haben. Die Auftragsverwaltung in Mendato verbindet dabei alles – von der Planung bis zur Rechnung.

05 – ZeiterfassungZeiterfassung für Reinigungskräfte

Erfassungsmethoden

HERO Software bietet eine mobile Zeiterfassung per App. Die Erfassung ist einfach gehalten und auf einfache Zeitmodelle ausgelegt – Start, Stopp, Projekt zuordnen. Für Sonderreinigung reicht das in der Regel aus.

Mendato bietet ebenfalls eine mobile Zeiterfassung per App – ergänzt aber um GPS-Standortverifizierung, Fotodokumentation und die Möglichkeit, Zeiten offline zu erfassen. Zusätzlich unterstützt Mendato ein Hybridmodell: Wer noch mit Papierstundenzetteln arbeitet, kann diese per Stundenzettel-Import digitalisieren.

Zeitmodelle

HERO Software erfasst Istzeiten – also die tatsächlich gestempelte Arbeitszeit. Eine Unterscheidung in Soll- und Planzeiten ist kein Kernbestandteil des Systems.

Mendato arbeitet mit drei Zeitebenen: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. So kannst du pro Objekt die vertraglichen Stunden, die geplanten Einsätze und die tatsächlich geleistete Arbeit vergleichen – eine Grundlage für echtes Controlling.

06 – Lohnvorbereitung & ZuschlägeLohnvorbereitung & Zuschläge

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist in der Gebäudereinigung besonders anspruchsvoll: viele Teilzeitkräfte, Minijobs, Wochenend- und Feiertagszuschläge nach dem Rahmentarifvertrag (RTV) – das verlangt nach Automatisierung.

HERO Software bietet keine spezifische Zuschlagslogik nach Reinigungstarif. Zuschläge müssten manuell ergänzt oder extern bearbeitet werden. Das kann bei wenigen Mitarbeitenden funktionieren, wird aber mit wachsender Teamgröße fehleranfällig.

Mendato bildet Zuschläge systemisch ab: RTV-Zuschläge, Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge – alles wird automatisch berechnet und direkt in den Lohndaten-Export übernommen. Die Daten gehen per Klick an den Steuerberater oder ins DATEV-System.

07 – PersonalplanungPersonalplanung & Schichtsysteme

Unterhaltsreinigung

HERO Software bietet eine einfache Einsatz- und Projektplanung. Komplexe Schichtsysteme nach Leistungsverzeichnis – z. B. tägliche Reinigung, zweimal pro Woche oder Springer-Einsätze – lassen sich nicht abbilden. Die Planung ist auf unregelmäßige oder einmalige Einsätze ausgelegt.

Mendato ist auf genau dieses Szenario spezialisiert: komplexe Schicht- und Intervallsysteme für Unterhaltsreinigung, Vertretungsregelungen, Springer-Logiken und Urlaubsplanung. Der Dienstplan in Mendato wird direkt aus den Aufträgen generiert und ist mit Zeiterfassung und Abrechnung verknüpft.

Sonderreinigung

HERO Software ist bei Sonderreinigung in ihrem Element: Ein Projekt pro Auftrag, Personal zuweisen, Zeiten erfassen, abrechnen. Für klar abgegrenzte Einsätze funktioniert das solide.

Mendato bildet Sonderreinigung als eigenen Auftragstyp innerhalb eines Objekts ab. Der Vorteil: Auch Sonderreinigung wird in die Gesamtstruktur integriert und ist im Controlling sichtbar.

08 – SubunternehmerSubunternehmer-Verwaltung

HERO Software bietet keine spezifische Subunternehmer-Logik. Externe Teams lassen sich nicht als Subunternehmer im System abbilden, und ein Gutschriftverfahren ist nicht vorgesehen.

Mendato bietet ein eigenes Subunternehmerportal: Subunternehmer werden plan- und abrechenbar, mit klarer Trennung zu eigenen Mitarbeitenden. Das Gutschriftverfahren lässt sich direkt im System abwickeln – inklusive automatischer Gutschriften.

09 – Buchhaltung & AbrechnungAbrechnung: projektbasiert vs. objektbasiert

HERO Software erstellt Rechnungen auf Projektbasis. Das funktioniert gut bei Einmalaufträgen und Sonderreinigung. Bei laufender Unterhaltsreinigung mit monatlicher Abrechnung je Objekt, leistungsbezogener Fakturierung oder komplexen Vertragsstrukturen stößt das Modell an Grenzen.

Mendato rechnet auf Auftrags- und Objektebene ab – ideal für monatliche Dauerrechnungen bei Unterhaltsreinigung. Die Buchhaltung in Mendato ist direkt mit Zeiterfassung und Einsatzplanung verknüpft, was eine hohe Automatisierung bei der Rechnungserstellung ermöglicht.

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

Der Unterschied wird bei wachsenden Teams deutlich: Bei 50 Reinigungskräften kostet HERO Software ca. 1.009 € pro Monat (1 Backoffice + 50 Zeiterfassungs-User). Mendato liegt bei 299 € pro Monat. Bei 100 Reinigungskräften steigt HERO auf ca. 1.959 €, während Mendato bei 499 € bleibt. Das Pro-User-Modell von HERO wird mit jeder zusätzlichen Reinigungskraft teurer – Mendato bleibt durch Paketpreise kalkulierbar.

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Öffentliche Bewertungen geben einen guten Eindruck davon, wie Nutzer im Alltag mit einer Software zufrieden sind. Hier der Vergleich auf den wichtigsten Plattformen:

Wichtig: HERO Software hat mit über 232 Google-Bewertungen ein breites Feedback – primär aus dem Handwerk. Mendato hat mit 5,0/5 auf Google die höchste Durchschnittsnote und wird ausschließlich von Gebäudereinigern bewertet.

12 – VergleichstabelleHERO Software vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitWelche Software passt zu deiner Reinigungsfirma?

HERO Software

HERO Software ist eine solide, branchenübergreifende Projektsoftware. Für kleinere Reinigungsfirmen, die hauptsächlich Sonderreinigung, Einmalaufträge oder projektartige Leistungen anbieten, kann HERO ein guter Einstieg sein. Die Oberfläche ist einfach, der Einstieg schnell und für überschaubare Kundenstrukturen reicht das Projektmodell aus.

Die strukturellen Grenzen zeigen sich, sobald Unterhaltsreinigung mit vielen Objekten, wiederkehrende Schichten, Filialkunden oder Subunternehmer ins Spiel kommen. Das Projektmodell kann diese Komplexität nicht sauber abbilden – und das Pro-User-Preismodell wird bei wachsenden Teams sehr teuer.

Mendato

Mendato ist konsequent für die Gebäudereinigung entwickelt – auch für kleinere Betriebe, die von Anfang an sauber, objektbasiert und skalierbar arbeiten wollen. Die Kunden-Objekt-Auftrag-Struktur, die integrierte Personalplanung für Unterhaltsreinigung, automatisierte Zuschläge und die deutlich niedrigeren Kosten bei vielen Reinigungskräften machen Mendato langfristig stabiler und wirtschaftlicher. Gerade für Reinigungsfirmen bis 100 Mitarbeitende, die wachsen oder Ordnung in ihre Prozesse bringen wollen, ist Mendato die robustere Wahl.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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