Kalkulation in der Gebäude­reinigung: vom Aufmaß zum Preis, mit Excel-Vorlage

Was gehört zur Kalkulation in der Gebäudereinigung?

Die Kalkulation in der Gebäudereinigung, auch Reinigungskalkulation oder Kalkulation von Reinigungsleistungen genannt, ist die Berechnung von Stunden, Kosten und Preis eines Reinigungsauftrags. Sie hat zwei Hälften: die Stunden, die ein Objekt braucht, und den Stundenverrechnungssatz, mit dem du jede Stunde berechnest.

Stunden im Monat × Stundenverrechnungssatz = Monatspreis netto

Die Stunden kommen aus dem Objekt: Fläche, Leistungswert und Häufigkeit. Der Stundensatz kommt aus deinem Betrieb: Tariflohn, Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten, Gemeinkosten sowie Wagnis und Gewinn. Nach dem Start zeigt die Nachkalkulation, ob die geplanten Stunden reichen. Dieser Artikel führt durch alle Schritte, durchgerechnet an einem Bürogebäude mit 600 m², und verlinkt zu jedem Schritt den ausführlichen Artikel.

Kalkulation als Excel-Vorlage: kostenlos zum Download

Die Kalkulationsvorlage rechnet diese Kette in Excel nach und ist mit dem Beispiel aus diesem Artikel vorbelegt. Trägst du deine eigenen Zahlen ein, siehst du sofort, was sich am Preis ändert.

• Stundensatz: vom Tariflohn zum Stundenverrechnungssatz, je eine Spalte für die Unterhaltsreinigung (Lohngruppe 1) und die Glasreinigung (Lohngruppe 6), mit Prüfung gegen die Untergrenze von 25,50 €.
• Kalkulation: bis zu 20 Räume oder Raumgruppen mit Fläche, Leistungswert und Reinigungen pro Woche. Ergebnis sind Stunden pro Woche und Monat, Monatspreis, Preis pro m², Lohnkosten, Gemeinkosten, Gewinn und Deckungsbeitrag. Dazu Zeilen für Verbrauchsmaterial und Sonderreinigungen.
• Nachkalkulation: Ist-Stunden je Monat gegen die Sollzeit, mit effektivem Stundensatz, Ergebnis und Verlustgrenze.
• Richtwerte 2026: Leistungswerte der RAL-Gütegemeinschaft Gebäudereinigung, Tariflöhne, Zuschläge und die Minijob-Grenze.

Kopiere das Blatt „Kalkulation“ für jedes Objekt. Gelbe Zellen sind Eingaben, alles andere rechnet die Vorlage. Sie rundet jeden Schritt auf Cent, deshalb kommst du auf dieselben Zahlen wie in diesem Artikel.

Wie viele Stunden braucht ein Reinigungsobjekt?

Ein Reinigungsobjekt braucht so viele Stunden, wie seine Flächen geteilt durch die Leistungswerte ergeben, mal die Reinigungen pro Woche. Für das Bürogebäude mit 600 m² sind das 10,42 Stunden pro Woche und 45,12 Stunden im Monat.

1. Aufmaß: Flächen erfassen

Das Aufmaß erfasst jede Fläche, die gereinigt wird, Raum für Raum mit Raumart und Bodenbelag, gemessen innen von Wand zu Wand. Nach den Richtlinien des Bundesinnungsverbands werden Öffnungen und Pfeiler bis 1,0 m² und Einbauten bis 2,5 m² übermessen, also nicht abgezogen. Im Beispiel kommen 600 m² in fünf Raumgruppen zusammen. Fehlen im Raumbuch 100 m² Büro, fehlen im Preis 117,08 € im Monat. Wie du misst, steht im Artikel Aufmaß.

2. Leistungswert: Quadratmeter pro Stunde

Der Leistungswert gibt an, wie viele m² eine Reinigungskraft pro Stunde schafft, wenn sie die Leistungen aus dem Leistungsverzeichnis erledigt. Die RAL-Gütegemeinschaft Gebäudereinigung nennt für Büros 160 bis 230 m² pro Stunde und für Toiletten und Waschräume 60 bis 90 m². Verbindlich sind diese Richtwerte nicht: Zwischen dem unteren und dem oberen Wert liegen beim Beispielgebäude 547,26 € im Monat. Wie du eigene Werte ermittelst, zeigt der Artikel Leistungswert.

3. Sollzeit des Objekts: Stunden pro Woche und Monat

Je Raumgruppe teilst du die Fläche durch den Leistungswert und multiplizierst mit den Reinigungen pro Woche. Die Summe ist die Sollzeit des Objekts. Mal 4,33, dem Durchschnitt aus 52 Wochen geteilt durch 12 Monate, ergibt das die Stunden im Monat.

380 m² Büro ÷ 220 m²/h = 1,73 Std. × 2 pro Woche = 3,46 Std.
alle Raumgruppen: 10,42 Std. pro Woche × 4,33 = 45,12 Std. im Monat

Der Stundensatz: von 15,00 € Lohn zu 30,02 €

Der Stundenverrechnungssatz (SVS) ist der Nettopreis, den du für eine Reinigungsstunde berechnest. Er entsteht in vier Aufschlägen auf den Tariflohn, für die Lohngruppe 1 im Jahr 2026 so:

4. Lohnkosten: was eine bezahlte Stunde kostet

Auf den Bruttolohn kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Umlagen, die Insolvenzgeldumlage und der Beitrag zur BG BAU. 2026 sind das ohne Umlage U1 23,67 %, mit U1 (Betriebe bis 30 Beschäftigte) rund 25,8 %. Die Serie rechnet mit gerundeten 23 %, also 18,45 € je bezahlte Stunde. Die Aufstellung Posten für Posten, auch für Minijobs und Zuschläge, steht im Artikel Lohnkostenkalkulation.

5. Produktive Stunden: Ausfallzeiten einrechnen

Bezahlt wird jeder Arbeitstag, beim Kunden gearbeitet aber nur an 207 von 260 Tagen: 30 Urlaubstage, 10 Feiertage und 13 Krankheitstage fallen weg. Deshalb kostet die Stunde beim Kunden 23,17 € statt 18,45 €. Fahrzeit zwischen Objekten und Rüstzeit kommen dazu, auch wenn sie in keinem Angebot stehen. Mehr im Artikel Produktive Stunden.

6. Direkte oder indirekte Personalkosten

Kosten, die nur wegen eines Objekts entstehen, gehören in seine Kalkulation: Reinigungsstunden, Zuschläge, Einarbeitung, Vertretung. Objektleitung, Einsatzplanung, Lohnbuchhaltung und Geschäftsführung dienen allen Objekten und laufen über die Gemeinkosten. Rechnest du eine Kostenart an beiden Stellen, bist du zu teuer. Vergisst du sie, bist du zu billig. Die Abgrenzung im Einzelnen steht im Artikel Personalkosten direkt und indirekt.

7. Gemeinkosten: Büro, Objektleitung, Fahrzeuge

Den Gemeinkostenzuschlag rechnest du aus dem Vorjahr: Gemeinkosten geteilt durch die Lohnkosten der Reinigungskräfte. Im Beispielbetrieb sind das 185.360 € auf 926.800 €, also 20 % oder 4,63 € je Stunde. Achte auf die Bezugsgröße: Dieselben Kosten sind 30,9 % auf den Stundenlohn. Wie du rechnest und was dazugehört, steht im Artikel Gemeinkostenzuschlag.

8. Wagnis und Gewinn: der Stundenverrechnungssatz

Auf den Kostensatz von 27,80 € kommen 8 % für Wagnis und Gewinn, das ergibt 30,02 €. Für die Glasreinigung in Lohngruppe 6 (18,40 €) ergibt dieselbe Kette 36,83 €. Den Rechenweg mit einem Rechner für deine eigenen Zahlen findest du im Artikel Stundenverrechnungssatz.

Vom Stundensatz zum Angebot

Mit den Stunden und dem Stundensatz steht der Preis. Was jetzt noch fehlt, sind Zuschläge, Material und die Prüfung, ob der Preis im Markt besteht.

9. Vorkalkulation: das Angebot kalkulieren

45,12 Std. × 30,02 € = 1.354,50 € netto im Monat, 2,26 € pro m²

Arbeitet dein Team nachts, sonntags oder an Feiertagen, kommen die tariflichen Zuschläge dazu. Verbrauchsmaterial wie Toilettenpapier und Seife rechnest du getrennt ab. Den Preis pro m² nennst du nur als Ergebnis: Dasselbe Gebäude kostet 1,40 € pro m², wenn alles zweimal pro Woche gereinigt wird, und 3,50 € bei fünfmal. Wie du ein Angebot Schritt für Schritt kalkulierst und vor dem Absenden prüfst, steht im Artikel Vorkalkulation.

10. Ausschreibung: öffentliche Aufträge

Öffentliche Auftraggeber prüfen Preise strenger. Liegt dein Stundensatz unter 170 % des Tariflohns der Lohngruppe 1, 2026 also unter 25,50 €, gilt das Angebot nach der Empfehlung des Bundesinnungsverbands als ungewöhnlich niedrig, und die Vergabestelle fragt nach § 60 VgV nach. Läuft der Vertrag über 2026 hinaus, brauchst du eine Preisanpassungsklausel, denn der Mindestlohn-Tarifvertrag endet am 31.12.2026. Schwellenwerte, Unterlagen und Wertung erklärt der Artikel Ausschreibung.

Nach dem Start: prüfen, ob der Preis trägt

Eine Kalkulation ist eine Annahme. Ob sie stimmt, zeigen erst die tatsächlich gebrauchten Stunden.

11. Nachkalkulation: Ist-Stunden gegen Sollzeit

Braucht das Team 50,00 statt 45,12 Stunden im Monat, sinkt der effektive Stundensatz auf 27,09 € und liegt damit unter dem Kostensatz von 27,80 €. Aus 100,16 € Gewinn werden 35,50 € Verlust. Die Verlustgrenze liegt bei 48,72 Stunden, nur rund 8 % über dem Plan. Ursachen und Gegenmaßnahmen stehen im Artikel Nachkalkulation.

12. Deckungsbeitrag: was jedes Objekt beiträgt

Der Deckungsbeitrag I ist der Umsatz eines Objekts minus seine Lohnkosten. Er zeigt, was das Objekt zu Gemeinkosten und Gewinn beiträgt. Bei 20 % Gemeinkosten und 8 % Gewinn brauchst du 22,8 % vom Umsatz, im Beispiel 309,07 € von 1.354,50 €. Welche Objekte du nachverhandelst und welche du abgibst, steht im Artikel Deckungsbeitrag.

Was du in der Nachkalkulation lernst, fließt in die nächste Kalkulation: Stimmt der Leistungswert eines Objekts nicht, korrigierst du ihn für alle ähnlichen Objekte. So wird jede Kalkulation genauer als die vorige.

Kalkulation mit Mendato

Die Kalkulation in Mendato Vertrieb (ab dem Starter-Paket) rechnet diese Kette in einem Programm. Die Räume übernimmst du aus dem Raumbuch des Objekts oder Interessenten, fügst sie aus Excel ein oder lässt sie per KI aus einem Grundriss erkennen (in jedem Paket mit Monatskontingent). Mendato schlägt je Raumart und Bodenbelag deinen Leistungswert vor und rechnet Stunden, Kostensatz, Verrechnungssatz, Preis, Marge und Preis pro m², bei verknüpftem Leistungsverzeichnis auch Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge.

Aus der Kalkulation erstellst du das Angebot und nach der Zusage den Auftrag mit Raumbuch und Schichtvorschlägen. Im Controlling (Pro-Plus-Paket) siehst du je Objekt Plan- und Ist-Zeit, Umsatz, Kosten und Ergebnis, die Grundlage für deine Nachkalkulation.

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