Kurz gesagt
- Effektiver Stundensatz: Monatspreis geteilt durch die tatsächlich gebrauchten Stunden. Liegt er unter deinem Kostensatz, kostet dich das Objekt Geld, auch wenn der Angebotspreis richtig kalkuliert war.
- Im Beispiel: 50,00 statt 45,12 Stunden im Monat machen aus 100,16 € Gewinn 35,50 € Verlust. Die Verlustgrenze liegt bei 48,72 Stunden, nur rund 8 % über dem Plan.
- Mehrstunden: Für dieselbe Leistung trägst du sie selbst. Einen Nachtrag gibt es nur, wenn sich die Leistung geändert hat, etwa durch mehr Fläche oder Zusatzwünsche.
Was ist eine Nachkalkulation?
Die Nachkalkulation, im Objekt oft einfach Soll-Ist-Vergleich genannt, vergleicht nach dem Start eines Objekts die tatsächlich gebrauchten Stunden und Kosten mit der Vorkalkulation. Sie beantwortet die Frage, die keine Vorkalkulation beantworten kann: Trägt der Preis, den der Kunde zahlt, in der Praxis Lohn, Gemeinkosten und Gewinn?
Die Vorkalkulation beruht auf Annahmen: gemessene Flächen, angenommene Leistungswerte, ein Stundensatz mit durchschnittlichen Ausfallzeiten. In einem neuen Objekt stimmen nie alle Annahmen. Die Gütegemeinschaft Gebäudereinigung empfiehlt deshalb ausdrücklich, „nach Objektbeginn eine Nachkalkulation vorzunehmen, um eventuell erforderliche Korrekturen zu erkennen und durchzuführen“.
Das Werkzeug dafür ist einfach: Du teilst den Monatspreis durch die Ist-Stunden aus der Zeiterfassung. Das Ergebnis ist der effektive Stundensatz, also das, was du je gearbeitete Stunde wirklich bekommst. Den vergleichst du mit den Stufen deines Stundenverrechnungssatzes.
Beispiel: 50 statt 45 Stunden im Monat
Das Bürogebäude aus der Vorkalkulation ist mit 45,12 Stunden im Monat kalkuliert und kostet den Kunden 1.354,50 € netto. Nach drei Monaten zeigt die Zeiterfassung im Schnitt 50,00 Stunden, also 4,88 Stunden oder 10,8 % mehr als geplant. Der Preis bleibt gleich, die Kosten nicht:
| im Monat | Plan | Ist | Differenz |
|---|---|---|---|
| Stunden | 45,12 | 50,00 | +4,88 |
| Preis in € | 1.354,50 | 1.354,50 | 0,00 |
| Lohnkosten in € 23,17 € je Std. | 1.045,43 | 1.158,50 | +113,07 |
| Gemeinkosten in € 4,63 € je Std. | 208,91 | 231,50 | +22,59 |
| Ergebnis in € | 100,16 | −35,50 | −135,66 |
Knapp fünf Stunden mehr im Monat reichen, um aus 100,16 € Gewinn 35,50 € Verlust zu machen. Der effektive Stundensatz zeigt dasselbe in einer Zahl:
1.354,50 € ÷ 50,00 Std. = 27,09 € je Stunde
27,09 € liegen über den Lohnkosten von 23,17 €, aber unter dem Kostensatz von 27,80 €. Das Objekt bezahlt seine Reinigungskräfte, trägt aber seinen Anteil an Büro, Objektleitung und Fahrzeugen nicht mehr vollständig. Den fehlenden Betrag zahlen deine anderen Objekte.
Ab wann ein Objekt Geld kostet
Aus den Stufen des Stundensatzes ergeben sich vier Zonen. Für das Bürogebäude lassen sie sich direkt in Ist-Stunden übersetzen, denn der Preis steht fest:
| Effektiver Stundensatz | Was er bedeutet | Ist-Stunden im Beispiel |
|---|---|---|
| ab 30,02 € | wie geplant oder besser | bis 45,12 |
| 27,80 bis 30,02 € | weniger Gewinn als geplant | bis 48,72 |
| 23,17 bis 27,80 € | Lohn gedeckt, Gemeinkosten nicht voll, Verlust | bis 58,46 |
| unter 23,17 € | jede Stunde kostet direkt Geld | über 58,46 |
Die Grenze zum Verlust liegt im Beispiel bei 1.354,50 € ÷ 27,80 € = 48,72 Stunden, nur rund 8 % über dem Plan. Eine feste Prozentschwelle für alle Objekte gibt es deshalb nicht: Je knapper ein Objekt kalkuliert ist, desto kleiner ist der Spielraum.
Objekt-Check: Rechner
Objekt-Check: trägt der Preis?
Vorbelegt mit dem Bürogebäude aus dem Beispiel. Lohnkosten und Kostensatz findest du im Artikel Stundenverrechnungssatz oder in deiner Kalkulation.
Effektiver Stundensatz
–
Ergebnis im Monat
–
Im Plus bis
–
Woher Mehrstunden kommen und was du tust
Bevor du mit dem Kunden sprichst, finde heraus, warum das Objekt mehr Zeit braucht. Der Verlauf der Ist-Stunden über die Wochen verrät meist die Ursache:
| Ursache | Woran du sie erkennst | Was du tust |
|---|---|---|
| Leistungswert zu hoch angesetzt | Mehrstunden gleichmäßig seit dem Start, oft in einer Raumgruppe | Arbeitsweise, Geräte und Material prüfen. Hilft das nicht, den Leistungswert korrigieren und für die nächsten Angebote übernehmen |
| Fläche falsch erfasst | Mehrstunden ab Tag 1 und gleich hoch, egal wer reinigt | Nachmessen. Ist die Fläche größer als im Vertrag, ist das eine Leistungsänderung für einen Nachtrag |
| Zusatzwünsche | Stunden steigen nach einigen Wochen, die Kraft erledigt Dinge außerhalb des Leistungsverzeichnisses | Den Wunsch schriftlich als Zusatzleistung anbieten oder freundlich ablehnen |
| Einarbeitung | In den ersten Wochen hoch, dann fallend | Abwarten, einweisen, einen klaren Objektplan mit Reihenfolge geben |
| Vertretung, Krankheit | Ausreißer in einzelnen Wochen, oft mit Anfahrt aus einem anderen Objekt | Vertretung aus der Nähe einplanen, Springer fest einarbeiten |
Zusatzwünsche werden am häufigsten unterschätzt, weil sie klein anfangen. Bittet der Kunde die Kraft, „mal eben“ jeden Tag die Küche im zweiten Stock mitzumachen, sind das bei 15 Minuten an fünf Tagen 5,41 Stunden im Monat, zum Satz von 30,02 € ein Auftrag über 162,41 € im Monat. Wie du solche Arbeiten sauber festhältst, steht im Artikel Objektplan und Personenplan.
Mehr Stunden heißt nicht mehr Geld
In den meisten Reinigungsverträgen schuldest du den Reinigungserfolg laut Leistungsverzeichnis, nicht eine bestimmte Zahl von Stunden. Der Bundesinnungsverband empfiehlt öffentlichen Auftraggebern sogar ausdrücklich, dass die in der Kalkulation angegebenen Reinigungsstunden nicht Gegenstand des Vertrages sind. Brauchst du für dieselbe Leistung mehr Zeit, ist das dein Risiko, nicht das des Kunden.
Ein Gespräch über den Preis hat deshalb nur Aussicht, wenn sich die Leistung geändert hat: mehr Fläche, häufigere Reinigung, neue Räume, Zusatzwünsche. Dann legst du einen Nachtrag vor und belegst ihn mit dem Aufmaß, dem geänderten Leistungsverzeichnis und den Stunden aus der Zeiterfassung. Hat sich an der Leistung nichts geändert und du bekommst die Stunden mit Arbeitsweise und Einweisung nicht herunter, bleiben zwei Wege: das Objekt mit einem kleineren Ergebnis behalten, weil es noch zu den Gemeinkosten beiträgt, oder es zum nächsten möglichen Termin kündigen. Wann sich welcher Weg lohnt, steht im Artikel Deckungsbeitrag.
Wie oft solltest du nachkalkulieren?
In den ersten drei Monaten nach dem Start jeden Monat, danach mindestens jedes Quartal. In der Anlaufzeit entscheidest du, ob Leistungswerte und Planung stimmen, später fallen schleichende Veränderungen auf, etwa Zusatzwünsche oder eine neue Besetzung. Zusätzliche Anlässe:
- Nach jeder Änderung am Leistungsverzeichnis, weil sich Plan-Stunden und Preis ändern.
- Vor dem Ende der Vertragslaufzeit, damit du rechtzeitig nachverhandeln oder kündigen kannst. Mehr dazu unter Vertragslaufzeit.
- Nach jeder Tariferhöhung. Der Mindestlohn-Tarifvertrag der Gebäudereinigung läuft am 31.12.2026 aus. Die IG BAU fordert für 2027 zwei Euro mehr pro Stunde, eine Einigung gibt es noch nicht (Stand 25. Oktober 2026).
Für den Tariflohn brauchst du eine Preisanpassungsklausel. Der Bundesinnungsverband empfiehlt, den Preis im Verhältnis des Lohnanteils anzupassen und diesen Anteil im Vertrag zu nennen. Im Bürogebäude machen die Lohnkosten 77,2 % des Preises aus. Stiege der Tariflohn um 2,00 €, also um 13,3 %, stiegen die Lohnkosten im Preis um 139,39 €, der Monatspreis auf 1.493,89 €. Ohne Klausel trägst du die Erhöhung selbst: Die Lohnkosten stiegen dann auf 1.184,82 € im Monat, und das Objekt machte schon bei den geplanten 45,12 Stunden Verlust.
Nachkalkulation in Mendato
Im Controlling von Mendato (Pro-Plus-Paket) siehst du je Auftrag und Objekt die Plan-Zeit aus den geplanten Einsätzen, die Ist-Zeit aus der Zeiterfassung und die Differenz, laufend aktualisiert für den aktuellen Monat und für frühere Zeiträume. Daneben stehen Umsatz, Kosten, Ergebnis und Gewinnmarge, und das Dashboard zeigt die Aufträge mit dem besten und dem schlechtesten Ergebnis. Die Kosten im Controlling sind die direkten Kosten aus Lohn, Lohnnebenkosten, Zuschlägen und Subunternehmern. Die Ergebnisquote eines Auftrags vergleichst du deshalb mit dem Anteil, den Gemeinkosten und Gewinn brauchen, im Beispiel 22,8 % (hergeleitet im Artikel Deckungsbeitrag).
Schon vor dem Start hilft die Übergabe aus der Kalkulation: Erstellst du aus ihr den Auftrag, übernimmt Mendato die kalkulierten Stunden als Ziel-Personenstunden pro Monat. Die Raumplanung im Auftrag warnt, wenn die geplanten Schichten mehr Stunden haben als das Ziel.
Häufige Fragen
Was ist eine Nachkalkulation in der Gebäudereinigung?
Wie berechne ich, ob sich ein Objekt lohnt?
Wie oft sollte ich nachkalkulieren?
Welche Abweichung zwischen Plan und Ist ist noch in Ordnung?
Kann ich dem Kunden Mehrstunden in Rechnung stellen?
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?
Was mache ich, wenn der Tariflohn steigt?
Weiterlesen
Verwandte Begriffe
Plan- und Ist-Zeiten je Objekt auf einen Blick
7 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.
Kostenlos testen