Mendato vs. Shiftbase: Planung, Zeiterfassung und Zuschläge für Gebäudereiniger im Vergleich

Was unterscheidet Shiftbase und Mendato?

Shiftbase plant nach Standorten, Teams und Schichten, Mendato nach Kunden, Objekten und Aufträgen. Welcher Ansatz passt, hängt davon ab, wie dein Betrieb organisiert ist.

Als Gebäudedienstleister steuerst du Mitarbeitende über mehrere Kunden und Objekte hinweg. Deine Personalplanung muss klären, wer wann, wo und für welchen Auftrag arbeitet, wie die Zeiten erfasst werden und wie die Daten in die Lohnabrechnung kommen. Dieser Vergleich konzentriert sich deshalb auf Personalplanung, Zeiterfassung, Zuschläge und Lohnvorbereitung.

Wofür die beiden Programme gebaut sind

Shiftbase beschreibt sich als Workforce-Management-Lösung für verschiedene Branchen. Die drei Schwerpunkte sind Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Für Facility Management gibt es eine eigene Branchenseite, einen eigenen Schwerpunkt Gebäudereinigung nicht.

Mendato ist ausschließlich für Gebäudedienstleister gebaut. Im Mittelpunkt stehen Kunden, Objekte, Aufträge, Leistungen und Einsätze, die von der Planung bis zur Rechnung zusammenhängen.

Eine Plattform oder getrennte Apps

In Gebäudereinigungsunternehmen arbeiten mehrere Gruppen parallel: Die Objektleitung und Disposition planen, Reinigungskräfte arbeiten mobil im Objekt, und die Buchhaltung braucht geprüfte Zeiten. Je größer der Betrieb, desto wichtiger ist, wer in welchem Teil des Systems arbeitet.

Shiftbase bietet eine Plattform mit Web-Oberfläche und einer Mobile App für iOS und Android, die Mitarbeitende und Planer je nach Berechtigung nutzen. Zusätzlich gibt es einen Kiosk-/Terminal-Ansatz für stationäre Zeiterfassung.

Mendato ist in einzelne Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht: Die Reinigungskraft hat eine andere Oberfläche als die Geschäftsführung.

Standorte und Teams oder Kunden und Objekte

In der Gebäudereinigung hast du meist mehrere Kunden, pro Kunde mehrere Objekte und pro Objekt mehrere Leistungen. Zeiten und Nachweise hängen am Objekt und an der Leistung.

Shiftbase organisiert über Locations, Departments und Teams. Du strukturierst den Betrieb in Organisationseinheiten und planst darin Schichten, nach der klassischen Logik aus Standort, Team und Schicht. Ein Modell aus Kunde, Objekt und Auftrag für die Gebäudereinigung beschreibt Shiftbase auf seinen Standardseiten nicht.

Mendato arbeitet mit der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag. Jede Leistung hängt an einem Objekt, jeder Einsatz an einem Auftrag. So lassen sich Zeiten, Nachweise und Abrechnungen dem Objekt zuordnen, wie es dein Auftraggeber erwartet.

Personalplanung: Unterhalts- und Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung

Shiftbase ist grundsätzlich gut für wiederkehrende Planungen geeignet. Du kannst Unterhaltsreinigung als „wiederkehrende Schichten“ über die Employee-Scheduling-Funktion abbilden. Eine Logik, bei der Räume, Reviere und Aufgabenpläne direkt aus Leistungsverzeichnissen abgeleitet werden, beschreibt Shiftbase nicht als Kernfunktion.

Mendato plant Unterhaltsreinigung direkt am Objekt. Die Einsätze werden mit Intervallen, Wochentagen und Zeiten hinterlegt und aus dem Leistungsverzeichnis (Video) abgeleitet, das es ab dem Starter-Paket gibt. Das Personal wird dem Objekt fest zugeordnet, und Änderungen greifen sofort im Dienstplan.

Sonderreinigung

Shiftbase bleibt auch bei Sonderreinigung schicht- und teamorientiert. Dynamische Einsätze lassen sich als Schichten organisieren und Teams flexibel einplanen. Eine Touren- und Routenoptimierung (Reihenfolge, Fahrzeiten, „wer ist am nächsten“) beschreibt Shiftbase öffentlich nicht als Schwerpunkt.

Mendato plant Sonderreinigung auftragsbasiert: Jeder Einzelauftrag bekommt Objekt, Leistung, Personal und Termin. Die Einsatzplanung mit Dispo-Übersicht und schneller Umplanung zeigt auf einen Blick, welcher Auftrag wann, wo und mit wem geplant ist und welchen Status er hat. Bei Sonderreinigungen mit vielen Einzelterminen spart das Koordinationszeit.

Zeiterfassung im Gebäudereiniger-Alltag

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung Pflicht und muss im Alltag funktionieren: mit mobilen Teams, vielen Sprachen, Nachweispflichten und verlässlicher Kontrolle.

Erfassungsmethoden

Shiftbase beschreibt auf der Time-Tracking-Seite „Mobile or terminal clock-ins“ und „Payroll-ready timesheets“. Für stationäre Terminals gibt es zusätzlich den Kiosk-Ansatz.

Mendato erfasst Zeiten per App mit GPS (Video), auch offline, und bietet einen Stundenzettel-Import für den Umstieg von Papier auf digitale Erfassung.

GPS und Standort

Shiftbase beschreibt auf der Time-Tracking-Seite Geofencing und IP-Restriktionen gegen Buddy-Punching, also das Stempeln für Kollegen. Im Help Center heißt die Funktion Clock Boundaries (IP-Adressen als Grenze).

Mendato nutzt eine aktivierbare GPS-Ortung (Video), die zeigt, ob Mitarbeitende am Einsatzort waren. Im Reinigungsalltag passt das oft besser als eine Grenze über IP-Adressen, weil Reinigungskräfte selten im festen Büro-WLAN arbeiten.

Mehrsprachigkeit

Shiftbase beschreibt, dass Mitarbeitende in ihrem Profil die Sprache anpassen können.

Die App von Mendato erkennt die Sprache automatisch und ist in 34 Sprachen verfügbar. Das hilft in der Gebäudereinigung, wo Reinigungskräfte häufig unterschiedliche Muttersprachen haben.

Zuschläge nach Rahmentarifvertrag

Shiftbase beschreibt Time Tracking, Timesheets und die Übergabe an die Lohnabrechnung. Eine fertige Zuschlagslogik für den Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung (RTV) ist auf den Standardseiten nicht beschrieben.

Mendato berechnet die Zuschläge nach RTV automatisch bei der Zeiterfassung: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge. Die Werte stehen im Lohnexport, den du per Klick startest (Lohnvorbereitung (Video)).

Zeitebenen: Plan, Soll und Ist

Shiftbase unterscheidet zwischen Plan (Dienstplan und Schichten), Ist (Clock-ins und Timesheets) und Soll (abhängig von Verträgen, Regeln und Abwesenheitsmanagement).

Mendato arbeitet mit drei Ebenen: Sollzeit (was laut Vertrag oder Leistungsverzeichnis geleistet werden soll), Planzeit (was im Dienstplan steht) und Istzeit (was tatsächlich gearbeitet wurde). Abweichungen werden sofort sichtbar, pro Mitarbeitendem und pro Objekt.

Lohnvorbereitung und DATEV

In der Gebäudereinigung ist die Lohnvorbereitung besonders anspruchsvoll: viele Minijobber, unterschiedliche Lohngruppen, Zuschläge nach RTV und die Dokumentationspflicht nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG).

Shiftbase ist keine Lohnabrechnung, sondern bereitet die Zeiten „payroll-ready“ auf. Für Deutschland gibt es eine DATEV-Integration. Weitere Integrationen findest du im Marketplace.

Mendato übernimmt in der Buchhaltungs-App die vorbereitende Lohnbuchhaltung: Die RTV-Zuschläge sind automatisch berechnet, die Lohndaten exportierst du per Klick (Video), und die Übergabe an DATEV oder den Steuerberater ist strukturiert vorbereitet. Weil Zuschläge und Stundenkonten direkt an der Zeiterfassung hängen, musst du vor dem Export nichts von Hand nachrechnen.

Subunternehmer-Steuerung

Shiftbase ist auf Mitarbeitende, Schichten, Zeiten und Abwesenheiten ausgerichtet. Die Steuerung von Subunternehmern beschreibt Shiftbase auf den Standardseiten nicht als eigenen Kernbereich. Wenn du Nachunternehmer mit getrennten Nachweisen, eigener Planung und separater Abrechnung einsetzen willst, müsstest du das außerhalb des Systems oder über Workarounds lösen.

Mendato hat ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmerportal: Nachunternehmer sehen dort ihre Einsätze und Leistungsbelege, Gutschriften erstellst du aus der Abrechnung einzeln oder gesammelt (Video), und die Dokumentation läuft getrennt von deinen eigenen Mitarbeitenden.

Preise und Kostenstruktur

Shiftbase startet ab 20 € für 5 Mitarbeitende. Der endgültige Preis hängt von der Teamgröße und den gewählten Modulen ab. Es gibt außerdem eine kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang und eine 14-tägige Testphase für die bezahlte Version (Quelle: shiftbase.com/pricing).

Mendato veröffentlicht Paketpreise nach Größenklassen: 99 € (bis 15 RK), 199 € (16–30), 299 € (31–50) und 499 € (51–100), für mehr als 100 RK das Enterprise-Paket. Der Funktionsumfang wächst mit dem Paket: Subunternehmer- und Kundenportal gibt es ab dem Pro-Paket, das Controlling im Pro-Plus-Paket. Testen kannst du 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte (Preise).

Bewertungen

Die öffentlichen Bewertungen auf Google und Trustpilot im Überblick:

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Shiftbase vs. Mendato auf einen Blick

Welche Software passt zu dir?

Shiftbase

Shiftbase ist eine solide Workforce-Management-Lösung für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Wenn dein Betrieb in der Praxis wie ein Schichtbetrieb funktioniert und du über Teams und Standorte strukturierst, deckt Shiftbase die Grundlagen ab. Der Einstiegspreis ist niedrig, die DATEV-Integration ist vorhanden, und die Testphase gibt dir 14 Tage zum Ausprobieren.

Anspruchsvoller wird es, wenn du viele Kunden und Objekte hast und die Leistungen pro Objekt trennen musst. Dann fehlen eine eigene Ebene aus Kunde, Objekt und Auftrag, eine fertige Berechnung der RTV-Zuschläge und Funktionen wie Subunternehmerportal, Kundenportal oder Branchen-Controlling.

Mendato

Mendato ist für diese Anforderungen gebaut: Kunde → Objekt → Auftrag als Grundstruktur der Einsatzplanung, automatische RTV-Zuschläge und vorbereitende Lohnbuchhaltung in einem System, ab dem Pro-Paket auch mit Subunternehmer- und Kundenportal. Wenn du über 10 Objekte steuerst und branchenspezifische Abläufe brauchst, ist Mendato der direktere Weg.

So hilft dir Mendato

Im Dienstplan teilst du eine Reinigungskraft einem einzelnen Einsatz, bis zu einem Datum oder der ganzen Schicht zu. Fällt jemand aus, markierst du die Person als Ausfall und suchst Ersatz mit den Filtern „Ohne zeitgleichen Einsatz“, „Ohne Abwesenheit“ und „Kennt das Objekt“. Die Zeiten aus der Zeiterfassung in der App laufen gegen die Soll-Zeit, die Differenz wird im Zeitkonto gebucht.

Häufige Fragen

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