Mendato vs. Profacilo: Aufbau, Abrechnung und Kosten für Reinigungsbetriebe im Vergleich

Worum es in diesem Vergleich geht

Dieser Vergleich betrachtet Mendato und Profacilo aus Sicht von Reinigungsbetrieben, die täglich mit Personalplanung, Zeiterfassung, Buchhaltung und Controlling arbeiten. Die Unterschiede liegen vor allem im Softwareaufbau, in der Datenstruktur, in der Abrechnung und darin, wie gut die Software mit dem Betrieb wächst.

Zwei Branchenlösungen mit unterschiedlichem Ansatz

Profacilo und Mendato sind beide für die Gebäudereinigung gebaut. Sie unterscheiden sich darin, wie sie Oberfläche, Datenstruktur und Preise aufbauen.

Eine zentrale Web-App vs. rollengetrennte Anwendungen

Profacilo setzt auf eine zentrale Web-App für alle Rollen im Büro und eine separate App für die Zeiterfassung. Alle arbeiten in derselben Oberfläche, Rechte steuern, wer was sieht. Das gibt einen schnellen Überblick, wird aber mit jeder weiteren Rolle komplexer.

Mendato trennt die Software nach Rollen: Buchhaltung, Aufträge, Controlling (Pro-Plus-Paket) und die mobile App für die Reinigungskräfte. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht. Das hält die Oberfläche auch bei mehreren Objektleitern und wachsenden Teams übersichtlich.

Objektzentriert oder auftragsbasiert

Profacilo arbeitet objektorientiert: Unterhaltsreinigung, Glas- und Sonderreinigung laufen im selben Kontext. Bei einfachen Objekten ist das praktisch. Bei vielen Leistungen vermischen sich Leistungsarten und Margen.

Mendato gliedert in Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Objekt kann mehrere Aufträge haben, etwa für Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Sonderreinigung, jeder mit eigenen Schichten, Margen und Dokumenten.

Zeiterfassung und Zuschläge

Zeiterfassung im Alltag

Profacilo ergänzt die Web-App im Büro um eine Zeiterfassungs-App für die Mitarbeitenden im Objekt. Die digitale Erfassung ersetzt den Papierzettel und gibt einen schnellen Überblick. Offen ist, was nach dem Ein- und Ausstempeln passiert: wie sauber die Zeiten in die Lohnvorbereitung und in die Abrechnung übergehen.

Mendato bettet die Zeiterfassung in eine durchgehende Kette ein: Planung → Einsatz → Nachweis → Abrechnung → Controlling. Mit den drei Zeitebenen Sollzeit → Planzeit → Istzeit lassen sich Abweichungen genau nachvollziehen.

Zuschläge als unterschätzter Aufwand

Profacilo bietet die Möglichkeit, Zuschläge zu erfassen. Offen ist, ob sie nach Tarif berechnet werden oder je nach Einrichtung von Hand nachgebaut werden müssen.

Mendato rechnet die Zuschläge nach RTV. Sie müssen nicht jedes Mal von Hand nachgebaut werden, wenn das Team wächst.

Papier-Stundenzettel neben der App

Profacilo setzt auf digitale Zeiterfassung, eine Option für Papier-Stundenzettel gibt es nicht. Wer analog arbeitet, lässt sich nicht ohne Weiteres einbinden.

Mendato unterstützt neben der App auch Papier-Stundenzettel, die über den Stundenzettel-Import ins System kommen. Die Zeiten landen danach im selben Ablauf wie die App-Zeiten, also in Lohn, Abrechnung und Controlling. Das Video zum Stundenzettel-Import zeigt den Ablauf.

Personalplanung in Unterhalts- und Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung

Profacilo bietet für die Unterhaltsreinigung ein solides Modell zur Schichtplanung. Die Planung bleibt objektzentriert, komplexe Intervalle lassen sich nicht immer abbilden.

Mendato plant auf Auftragsebene und versteht den Dienstplan als Werkzeug zur Steuerung, nicht nur als Kalender. Intervalle und Schichten sind flexibel, die Planung lässt sich mit Checklisten und Vorgaben verknüpfen, und Vertretungen werden im Dienstplan abgebildet. Das Video zum Dienstplan zeigt, wie das aussieht.

Sonderreinigung

Profacilo ermöglicht eine flexible Einsatzplanung: Teams lassen sich hinzufügen oder ändern, auch für kurzfristige Einsätze.

Mendato plant Einsätze und Teams ebenso flexibel und trennt sie zusätzlich nach Leistungsart. Die Einsätze sind direkt die Grundlage für Abrechnung und Controlling.

Buchhaltung und Abrechnung

Profacilo bietet eine objektbasierte Abrechnung mit Dauerrechnungen. Die Abrechnung ist nicht mit den Einsätzen verknüpft. Bei Pauschalen ist das kein Problem, bei wechselnden Leistungen entsteht Handarbeit.

Mendato leitet die Abrechnung aus der erbrachten Leistung ab. Die Buchhaltungs-App sammelt alle abrechenbaren Leistungen in einer Liste offener Posten. Dort prüfst du sie, bündelst sie zu Rechnungen und berücksichtigst Reklamationen, ohne fertige Rechnungen ändern zu müssen. Das hilft vor allem bei Kundenverträgen, bei denen Ausfälle, Sonderleistungen und Reklamationen die Abrechnung vom Vertrag abweichen lassen.

Beide Programme erstellen Dauerrechnungen und E-Rechnungen. Der Unterschied liegt darin, woraus die Rechnungsinhalte entstehen.

Controlling und Steuerung

Profacilo bietet klassische Controlling-Funktionen: Umsatzübersichten, Rechnungsdaten und Auswertungen je Mitarbeiter und Objekt. Für den Rückblick auf das, was passiert ist, reicht das gut. Grenzen zeigen sich bei Margen je Leistung und bei der Verbindung von Zeit-, Leistungs- und Finanzdaten.

Mendato hat für das Controlling eine eigene Controlling-App im Pro-Plus-Paket. Sie wertet nach Kunde, Objekt und Auftrag aus und enthält Margen- und ABC-Analysen. Sie soll nicht nur zeigen, was passiert ist, sondern auch, warum, und so Entscheidungen vorbereiten.

Subunternehmer und externe Partner

Profacilo bietet nach aktuellem Stand keine klar dokumentierten Funktionen für die Planung und Abrechnung von Subunternehmern, ihr Einsatz wird außerhalb der Software organisiert. Für Betriebe, die nur mit eigenem Personal arbeiten, ist das kein Nachteil.

Mendato legt Subunternehmer als eigene Struktur an, plant sie auf Auftragsebene, trennt sie klar vom eigenen Personal und rechnet sie separat ab. Ab dem Pro-Paket bildet das Subunternehmerportal die Zusammenarbeit ab, im Pro-Plus-Paket kommen Auswertungen im Controlling dazu. Wie die Abrechnung läuft, zeigt das Video zu Gutschriften für Subunternehmer.

Schnittstellen und Automatisierung

Profacilo ist ein geschlossenes System ohne API, Webhooks oder Zapier. Bei rein internen Abläufen ist das kein Nachteil.

Mendato bietet im Pro-Plus-Paket Schnittstellen und eine Zapier-Anbindung. Damit verbindest du Mendato ohne Programmierung mit anderen Anbietern, etwa für Benachrichtigungen oder den Abgleich mit einem CRM. Die Zeitdaten gehen in allen Paketen über den Lohnexport an das Lohnprogramm, gestartet per Klick.

Preise und Testphase

Profacilo berechnet eine Basislizenz ab 349 € im Monat, dazu 4,90 € je Mitarbeiter-App und einmalig 980 € für die Einrichtung. Der Einstieg läuft über eine Demo (profacilo.de).

Mendato veröffentlicht seine Paketpreise, gestaffelt nach der Zahl der Reinigungskräfte. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keinen Preis pro Mitarbeiter. Testen kannst du Mendato 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Bewertungen von Nutzern

Bewertungen ersetzen keine Testphase, geben aber Hinweise auf Stabilität und Supportqualität.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Auf Trustpilot hat Mendato zusätzlich 42 Bewertungen mit durchschnittlich 4,5 Sternen.

Profacilo vs. Mendato auf einen Blick

Welche Software passt zu deinem Betrieb?

Profacilo

Profacilo ist funktional umfangreich. Die zentrale Web-App gibt einen schnellen Überblick und ist leicht zu erlernen, was für Betriebe mit überschaubaren Strukturen und Pauschalabrechnung gut funktioniert. Grenzen zeigen sich bei vielschichtigen Leistungsstrukturen, einsatzbasierter Abrechnung und Subunternehmern. Mit dem Wachstum steigen die Lizenzkosten, eine freie Testphase gibt es nicht.

Mendato

Mendato passt zu Betrieben, die Leistungen getrennt planen, einsatzbasiert abrechnen und das Controlling aktiv zur Steuerung nutzen wollen. Die Struktur Kunde → Objekt → Auftrag sorgt dann für klare Planung, saubere Abrechnung und belastbare Margen.

Entscheidend ist weniger die Zahl der Funktionen als die Frage, wie komplex dein Betrieb ist und ob die Struktur auch in 2–3 Jahren noch trägt.

So hilft dir Mendato

Mendato verbindet Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Abrechnung: Die Reinigungskräfte stempeln in der App für die Zeiterfassung, die Zeiten laufen ins Zeitkonto, Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge werden nach RTV berechnet, und den Lohnexport startest du per Klick. Papier-Stundenzettel kommen in allen Paketen per Excel-Import dazu, ab dem Pro-Paket auch per Foto-Scan. Abgerechnet wird aus den Einsätzen über offene Posten, mit Dauerrechnung, E-Rechnung und Mahnstufen in der Buchhaltung.

Häufige Fragen

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