Mendato vs. Papershift: Planung, Zuschläge und Preise für Gebäudereiniger im Vergleich

Worauf es beim Vergleich ankommt

Für einen Reinigungsbetrieb mit vielen Mitarbeitenden, zum Beispiel 100 Reinigungskräften und mehr, stellt sich die Frage, ob ein HR-Tool wie Papershift reicht oder ob er eine Software braucht, die die Abläufe der Branche kennt.

Ein solcher Betrieb plant wiederkehrende Unterhaltsreinigung neben Sonderreinigung und rechnet tarifliche Zuschläge ab. Kann die Software das nicht abbilden, leiden Planung, Nachweise und Lohnvorbereitung.

HR-Tool vs. Branchensoftware

Papershift beschreibt sich als „einfaches HR-Tool“ für Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten. Die Branchenübersicht auf der Website nennt Beispiele wie Gesundheitswesen und Bildungseinrichtungen, die Gebäudereinigung ist dort kein eigener Schwerpunkt. Reinigungsbetriebe können Papershift trotzdem nutzen, nur gibt es kein fertiges Modell für ihre Branche. (Quelle: papershift.com)

Mendato ist auf die Gebäudereinigung spezialisiert und reicht über HR hinaus: Planung im Objekt, Ausführung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung hängen zusammen. Im Mittelpunkt stehen neben den Mitarbeitenden das Objekt und die Leistungen, die dort erbracht werden.

Eine Plattform vs. rollenbasierte Bereiche

Bei mehreren hundert Mitarbeitenden kommt es darauf an, wer was sieht und bearbeiten darf und wie schnell man Daten wiederfindet. Objektleiter und Disposition planen Einsätze, die Buchhaltung braucht korrekte Daten, und die Reinigungskräfte arbeiten mobil im Objekt.

Papershift läuft als Cloud-Plattform im Browser. Über Rollen bekommen Mitarbeitende unterschiedliche Rechte, bis hin zu Admin-Rollen mit erweiterten Rechten. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato ist in einzelne Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal, dazu das Subunternehmerportal. Jede Rolle sieht nur, was sie für ihre Arbeit braucht.

Standorte vs. Kunde → Objekt → Auftrag

In der Gebäudereinigung hat ein Kunde oft mehrere Objekte und jedes Objekt mehrere Leistungen. Zeiten und Aufgaben hängen am Objekt und an der Leistung. Fehlt der Software dafür ein Modell, musst du dir Ersatzstrukturen bauen.

Papershift beschreibt als Struktur Standorte → Arbeitsbereiche → Schichten. Das passt zu Betrieben, die nach Standort und Bereich planen, etwa Filialen, Gastronomie oder Produktion. Ein Modell aus Kunde, Objekt und Auftrag für die Gebäudereinigung beschreibt Papershift auf seinen Standardseiten nicht. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato arbeitet mit der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag, wie sie in der Gebäudereinigung üblich ist. Jedes Objekt hat eigene Leistungen, Zeiten und Nachweise, geplant wird am Objekt statt an einem abstrakten Standort.

Unterhaltsreinigung und Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung und Sonderreinigung folgen in der Planung unterschiedlichen Regeln, deshalb betrachten wir sie getrennt.

Unterhaltsreinigung

Papershift speichert Schichten als Wiederholung: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, auch in eigenen Rhythmen wie „alle 2 Wochen“. Für wiederkehrende Schichtplanung ist das die Grundlage. In der Gebäudereinigung reicht das Wiederholen einer Schicht aber oft nicht, weil viele Betriebe zusätzlich die Zuordnung zu Objekt und Leistung brauchen. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato ist auf Objekte und Aufträge ausgerichtet: Die Unterhaltsreinigung planst du am Objekt und entlang der Leistungsverzeichnisse. (Video)

Sonderreinigung

Papershift bietet auch hier Dienstplanung und Zeiterfassung. Als Werkzeug für Touren- oder Routenplanung ist es auf den Standardseiten nicht beschrieben.

Mendato ist auf Einsätze im Objekt ausgerichtet. Das liegt näher an der Arbeit der Objektleitung, besonders bei Aufträgen, die sich kurzfristig ändern und umgeplant werden müssen.

Zeiterfassung, GPS, Sprachen und Zuschläge

In der Gebäudereinigung arbeiten viele Mitarbeitende ohne Büroarbeitsplatz, an wechselnden Einsatzorten und mit unterschiedlichen Muttersprachen. Darauf muss die Zeiterfassung ausgelegt sein.

Erfassungsmethoden

Papershift beschreibt Zeiterfassung online, per App und am Terminal. Für stationäre Geräte wie Tablets gibt es die App „Time Clock“, an der Mitarbeitende per PIN oder Unterschrift ein- und ausstempeln. (Quelle: papershift.com/en/time-clock)

Mendato setzt auf mobile Zeiterfassung im Objekt: Reinigungskräfte stempeln direkt am Einsatzort. Für Betriebe, die mit Papier und App parallel starten wollen, gibt es den Stundenzettel-Import: per Excel in allen Paketen, per Foto-Scan ab dem Pro-Paket. (Videos: 1, 2)

GPS & Standort

Bei Papershift sind GPS und Geofencing als zusätzliche Integration im Marketplace beschrieben, also über Partnerlösungen. (Quelle: papershift.com/marketplace)

In der App von Mendato ist GPS eine Funktion, die du bei Bedarf aktivierst. (Video)

Mehrsprachigkeit

Papershift ist international ausgerichtet und hat deutsche und englische Produktseiten. Welche Sprachen die Apps unterstützen, prüfst du am besten im Test.

Mendato bietet die mobile App in 34 Sprachen an. Das hilft, wenn im Team viele Muttersprachen zusammenkommen.

Zuschläge (RTV Gebäudereinigung)

Papershift beschreibt im Payroll-Bereich, dass Zuschläge für Wochenenden, Nächte und Feiertage berechnet werden können. Eine fertige Zuschlagslogik nach dem Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung ist auf den öffentlichen Seiten nicht als eigenes Paket beschrieben. (Quelle: help.papershift.com)

In Mendato gehören die RTV-Zuschläge zum Standard: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge werden automatisch nach dem Rahmentarifvertrag der Gebäudereinigung berechnet. Im typischen Betrieb mit Nacht- und Wochenendeinsätzen spart das jeden Monat Stunden an manueller Arbeit, und in der Lohnvorbereitung entstehen weniger Fehler. (Video)

Soll, Plan und Ist

Papershift kennt den Dienstplan (Plan) und die erfassten Zeiten (Ist). Soll-Stunden kommen im Stundenkonto vor: Dort werden erfasste Zeiten und Abwesenheiten mit den Soll-Stunden verrechnet.

Mendato trennt drei Ebenen: Sollzeit, Planzeit und Istzeit. So siehst du, wo Vertrag, Planung und tatsächliche Arbeitszeit auseinanderlaufen.

Lohnvorbereitung und Export

Ob du den Lohn selbst abrechnest oder an Steuerberater oder Lohnbüro gibst: In beiden Fällen brauchst du vollständige Daten und einen Export, den das Lohnprogramm übernehmen kann.

Papershift beschreibt eine Lösung, die Personalkosten automatisch berechnet und in einem für DATEV und SBS optimierten Format exportiert. Der Export listet die Lohnarten nach Mitarbeitenden und Abrechnungszeiträumen. (Quelle: help.papershift.com)

Auch Mendato ist kein vollständiges Lohnabrechnungssystem. Es bereitet die Lohnabrechnung mit den Daten aus der Gebäudereinigung vor: RTV-Zuschläge, Objektzuordnungen und Leistungsdaten fließen automatisch in die Lohnvorbereitung ein. (Video)

Subunternehmer einbinden

Subunternehmer werden in der Gebäudereinigung immer häufiger eingesetzt, geplant oder bei Engpässen. Dafür brauchst du klare Abläufe für Abgrenzung, Nachweis und Abrechnung.

Papershift ist vor allem als HR- und Workforce-Tool für eigene Mitarbeitende und Schichten beschrieben. Ein Portal oder ein Abrechnungsmodell für Subunternehmer ist auf den Standardseiten nicht als Kernmodul zu erkennen. (Quelle: papershift.com)

Mendato führt Subunternehmer als eigenen Bereich mit Portal: Subunternehmer dokumentieren ihre Leistungen dort selbst, abgerechnet wird über Gutschriften. (Video)

Preise und Testphase

Bei 50 Mitarbeitenden kosten beide fast gleich viel: 300 € im Monat bei Papershift, 299 € bei Mendato. Im Pro-Paket von Mendato sind RTV-Zuschläge, Subunternehmerportal, Objektlogik und Kundenportal ohne Aufpreis enthalten. Mendato kannst du 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen, bei Papershift beginnt die 14-tägige Testphase nach der Buchung. (Quelle: app.papershift.com/register)

Bewertungen auf Google und Trustpilot

Öffentliche Bewertungen zeigen, wie zufrieden Nutzer mit einer Software sind. Die Werte sind eine Momentaufnahme und ändern sich laufend.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Papershift vs. Mendato auf einen Blick

Welche Software passt zu dir?

Papershift eignet sich für Betriebe mit wenigen Einsatzorten, festen Schichten und zentraler Dienstplanung. Mendato ist die naheliegendere Wahl für Reinigungsbetriebe mit vielen Kunden, Objekten und Leistungen pro Objekt.

Papershift

Papershift ist ein solides HR-Tool mit starken Bausteinen für Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten. Sobald viele Kunden, Objekte und Leistungen pro Objekt dazukommen, arbeitest du darin oft mit Ersatzmodellen.

Mendato

In Mendato laufen Unterhalts- und Sonderreinigung nebeneinander, und Planung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung hängen am Objekt. RTV-Zuschläge und Subunternehmer-Prozesse sind integriert.

Drei Punkte für die Testphase

• Struktur: Kannst du deine Objekte abbilden, ohne dass es unübersichtlich wird?
• Soll, Plan und Ist: Laufen Dienstplan, erfasste Zeiten und Arbeitszeitmodelle zusammen? Teste das mit einem echten Objekt und einem echten Monatsabschluss.
• Zuschläge und Export: Werden Zuschläge so abgebildet, wie du sie brauchst, und kommen die Daten in dein Lohnsystem?

So hilft dir Mendato

Im Dienstplan von Mendato weist du eine Reinigungskraft einem einzelnen Einsatz, bis zu einem Datum oder der ganzen Schicht zu. Fällt jemand aus, filterst du die Vertretung nach „Ohne Abwesenheit“ oder „Kennt das Objekt“. Die Differenz zwischen Soll- und Istzeit landet im Zeitkonto, Urlaub und Abwesenheiten verwaltest du ab dem Starter-Paket, und den Lohnexport für DATEV oder Lexware startest du per Klick.

Häufige Fragen

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