Mendato vs. HERO Software: Planung, Lohn und Preise für Gebäudereiniger im Vergleich

Projekt oder Objekt: worauf es beim Vergleich ankommt

Beim Vergleich von Software für Reinigungsunternehmen wird oft nur eine Liste abgehakt: Zeiterfassung vorhanden, Angebote möglich, Rechnungen schreibbar. Wichtiger ist die Grundstruktur, also ob die Software in Projekten denkt oder in Objekten.

Welche Struktur passt, hängt vom Geschäftsmodell ab: Sonderreinigung mit einzelnen Aufträgen, Unterhaltsreinigung mit vielen Objekten und wiederkehrenden Schichten, Filialkunden mit mehreren Standorten oder ein kleiner Betrieb, der von Anfang an geordnet wachsen will.

HERO Software ist eine branchenübergreifende Projektsoftware, die ursprünglich für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe entwickelt wurde. Für Reinigungsfirmen eignet sie sich vor allem bei projektartigen Einsätzen.

Mendato ist nur für die Gebäudereinigung gebaut und bildet die Struktur aus Kunden, Objekten und Aufträgen von Anfang an ab. Unterhalts- und Sonderreinigung, Schichtplanung, Zeiterfassung, Lohn und Abrechnung laufen in einem System.

Produktfokus: Handwerk oder Gebäudereinigung

HERO Software deckt Angebotserstellung, Projektverwaltung und Zeiterfassung ab. Wer hauptsächlich Sonderreinigung oder einmalige Aufträge ausführt, findet hier ein verständliches System.

Bei Mendato sind Leistungsverzeichnisse (ab dem Starter-Paket), Vertretungen im Dienstplan, tarifnahe Zeiterfassung und die Verwaltung vieler Reinigungskräfte keine Zusatzfunktionen, sondern der Kern der Software.

Kunde & Projekt vs. Kunde → Objekt → Auftrag

HERO Software arbeitet mit zwei Ebenen, Kunden und Projekten, und jedes Projekt gehört zu einem Kunden. Eine Reinigungsfirma muss ein Objekt deshalb als Projekt „nachbauen“. Mehrere Objekte eines Kunden ergeben mehrere Projekte, mehrere Leistungsarten im selben Objekt werden schnell unübersichtlich. Bei klar abgegrenzten, zeitlich begrenzten Aufträgen funktioniert das gut. Kommen laufende Verträge mit wechselnden Intervallen dazu, wird die Projektstruktur zum Engpass.

Mendato gliedert in drei Ebenen: Kunde → Objekt → Auftrag. Jede Leistungsart, etwa Unterhaltsreinigung, Glasreinigung oder Sonderreinigung, ist ein eigener Auftrag im Objekt, mit eigenem Reinigungsintervall, eigener Personalzuweisung und eigenen Abrechnungsregeln. So lässt sich jede Leistung getrennt planen, abrechnen und auswerten. Die Auftragsverwaltung verbindet alles von der Planung bis zur Rechnung.

Zeiterfassung für Reinigungskräfte

Erfassungsmethoden

HERO Software erfasst Zeiten per App und ist auf einfache Zeitmodelle ausgelegt: starten, stoppen, dem Projekt zuordnen. Für Sonderreinigung reicht das in der Regel aus.

Mendato erfasst Zeiten ebenfalls per App, dazu kommen GPS-Standortprüfung, Fotodokumentation und die Erfassung im Offline-Modus. Wer noch mit Papierstundenzetteln arbeitet, kann sie per Stundenzettel-Import digitalisieren und App und Papier nebeneinander nutzen (Hybridmodell).

Zeitmodelle

HERO Software erfasst Istzeiten, also die tatsächlich gestempelte Arbeitszeit. Eine Unterscheidung in Soll- und Planzeiten ist kein Kernbestandteil des Systems.

Mendato arbeitet mit drei Zeitebenen: Sollzeit, Planzeit und Istzeit. So vergleichst du pro Objekt die vertraglichen Stunden, die geplanten Einsätze und die tatsächlich geleistete Arbeit. Auf diesem Vergleich baut das Controlling im Pro-Plus-Paket auf.

Lohnvorbereitung & Zuschläge

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist in der Gebäudereinigung aufwendig: viele Teilzeitkräfte und Minijobs, dazu Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach dem Rahmentarifvertrag (RTV).

HERO Software hat keine eigene Zuschlagslogik nach dem Reinigungstarif. Zuschläge müssten von Hand ergänzt oder außerhalb bearbeitet werden. Bei wenigen Mitarbeitenden geht das, mit wachsendem Team wird es fehleranfällig.

Mendato berechnet die Zuschläge nach RTV und übernimmt sie in den Lohndaten-Export, den du per Klick für den Steuerberater oder DATEV erstellst. Bei 50 Reinigungskräften spart das mehrere Stunden im Monat, weil niemand mehr Zuschläge in einer Excel-Tabelle nachrechnet.

Personalplanung & Schichtsysteme

Unterhalts­reinigung

HERO Software bietet eine einfache Einsatz- und Projektplanung, ausgelegt auf unregelmäßige oder einmalige Einsätze. Schichtsysteme nach Leistungsverzeichnis, etwa tägliche Reinigung, Reinigung zweimal pro Woche oder Springer-Einsätze, lassen sich damit nicht abbilden.

Mendato ist für genau diesen Fall gebaut: Schichten und Intervalle der Unterhaltsreinigung, Vertretungen, Springer und, ab dem Starter-Paket, die Urlaubsplanung. Der Dienstplan entsteht direkt aus den Aufträgen und ist mit Zeiterfassung und Abrechnung verknüpft.

Sonderreinigung

HERO Software ist bei Sonderreinigung in ihrem Element: Ein Projekt pro Auftrag, Personal zuweisen, Zeiten erfassen, abrechnen. Für klar abgegrenzte Einsätze funktioniert das solide.

Mendato führt Sonderreinigung als eigenen Auftragstyp im Objekt. Sie steht damit neben der Unterhaltsreinigung desselben Objekts und erscheint mit ihr im Controlling.

Subunternehmer-Verwaltung

HERO Software bietet keine spezifische Subunternehmer-Logik. Externe Teams lassen sich nicht als Subunternehmer im System abbilden, und ein Gutschriftverfahren ist nicht vorgesehen.

Mendato bietet ab dem Pro-Paket ein eigenes Subunternehmerportal. Subunternehmer werden darin geplant und abgerechnet, getrennt von den eigenen Mitarbeitenden. Das Gutschriftverfahren läuft direkt im System, die Gutschriften erstellst du einzeln oder gesammelt.

Abrechnung: projektbasiert vs. objektbasiert

HERO Software erstellt Rechnungen auf Projektbasis. Das funktioniert gut bei Einmalaufträgen und Sonderreinigung. Bei laufender Unterhaltsreinigung mit monatlicher Abrechnung je Objekt, leistungsbezogener Fakturierung oder komplexen Vertragsstrukturen stößt das Modell an Grenzen.

Mendato rechnet auf Auftrags- und Objektebene ab, auch als monatliche Dauerrechnung für die Unterhaltsreinigung. Die Buchhaltung ist direkt mit Zeiterfassung und Einsatzplanung verknüpft.

Preise & Kostenstruktur

Bei 50 Reinigungskräften kostet HERO Software rund 1.009 € im Monat (1 Backoffice-User und 50 Zeiterfassungs-User), Mendato 299 €. Bei 100 Reinigungskräften sind es bei HERO rund 1.959 €, bei Mendato 499 €. Das Pro-User-Modell wird mit jeder Reinigungskraft teurer, die Paketpreise steigen nur stufenweise mit der Betriebsgröße.

Bewertungen auf Google und Trustpilot

Öffentliche Bewertungen zeigen, wie zufrieden Nutzer im Alltag mit einer Software sind. Die Zahlen sind eine Momentaufnahme.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

HERO Software kommt bei Google auf 4,8 von 5 aus 232 Bewertungen, überwiegend aus dem Handwerk. Mendato wird ausschließlich von Gebäudereinigern bewertet.

HERO Software vs. Mendato auf einen Blick

Welche Software passt zu deiner Reinigungsfirma?

Wickelst du vor allem Sonderreinigung und Einmalaufträge ab, kann HERO Software reichen. Arbeitest du mit vielen Objekten, wiederkehrenden Schichten, Filialkunden oder Subunternehmern, passt Mendato besser.

HERO Software

HERO Software ist eine solide Projektsoftware mit einfacher Oberfläche und schnellem Einstieg. Für kleinere Reinigungsfirmen mit überschaubaren Kundenstrukturen reicht das Projektmodell aus. Wächst das Team, wird das Pro-User-Preismodell teuer.

Mendato

Mendato passt auch zu kleinen Betrieben, die von Anfang an objektbasiert arbeiten wollen. Für Reinigungsfirmen bis 100 Mitarbeitende, die wachsen oder ihre Abläufe ordnen wollen, ist es die robustere Wahl: Kunde, Objekt und Auftrag sind getrennt, die Personalplanung ist auf Unterhaltsreinigung ausgelegt, Zuschläge werden berechnet, und bei vielen Reinigungskräften kosten die Pakete weniger als ein Pro-User-Modell.

So hilft dir Mendato

Im Dienstplan von Mendato weist du eine Reinigungskraft einem einzelnen Einsatz, bis zu einem Datum oder der ganzen Schicht zu. Fällt jemand aus, markierst du die Person als Ausfall und suchst über Filter wie „Ohne Abwesenheit“ oder „Kennt das Objekt“ eine Vertretung. Abwesenheiten und Urlaubskonten führst du ab dem Starter-Paket in der Personalplanung, den Lohnexport für DATEV, Lexware oder Agenda startest du per Klick.

Häufige Fragen

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