Mendato vs. Crewmeister: Objektstruktur, Planung und Preise für Gebäudereiniger im Vergleich

Worauf es bei der Zeiterfassung im Reinigungsbetrieb ankommt

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung die Grundlage für Planung, Lohn, Nachweise und Controlling. Bei der Suche nach Software stoßen viele Betriebe auf Crewmeister und Mendato. Beide erfassen Zeiten per App, lösen in der Praxis aber unterschiedliche Probleme.

Die Gebäudereinigung ist organisatorisch anspruchsvoll: viele Objekte, feste Intervalle, wechselnde Teams. Entscheidend ist deshalb, ob eine erfasste Zeit einem Objekt, einer Leistung und einer Abrechnung zugeordnet ist. Daran unterscheiden sich einfache Zeiterfassungstools von Branchensoftware.

Der Vergleich richtet sich an kleine und mittlere Betriebe, die wachsen oder ihren Betrieb genauer steuern wollen. Grundlagen findest du im Leitfaden Zeiterfassung in der Gebäudereinigung.

Zeiterfassung oder Branchensoftware

Crewmeister positioniert sich als branchenübergreifende Zeiterfassung. Der Einstieg ist einfach, die Software bleibt schlank und ist für kleine Teams schnell verständlich. Dafür fehlen der Branchenbezug und die Tiefe für komplexe Einsatzmodelle (Quelle: crewmeister.com).

Mendato ist ausschließlich für Gebäudedienstleister entwickelt. Die Zeiterfassung ist dort ein Baustein in einem durchgehenden Ablauf, von der Auftragsplanung bis zum Controlling. Crewmeister beantwortet die Frage „Wann hat jemand gearbeitet?“, Mendato die Frage „Wer hat wo, was, wann, für wen und zu welchen Kosten gearbeitet?“

Ein zentrales Tool oder getrennte Apps

Crewmeister ist als zentrales Zeiterfassungstool konzipiert: eine Web-Oberfläche für die Verwaltung und eine mobile App für Mitarbeitende. Alle Funktionen liegen in einem Systemkontext. Rollen und Berechtigungen sind vorhanden, die Trennung bleibt aber flach. Eine branchenspezifische Objektleiter-Logik ist nicht als Standardstruktur dokumentiert (Quelle: crewmeister.com).

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht. Das senkt die Komplexität für den einzelnen Nutzer und beugt Fehlbedienungen vor.

Kunden, Objekte und Leistungen im System

Crewmeister ist auf die Mitarbeiterebene ausgerichtet. Mitarbeitende erfassen Zeiten und können sie Projekten zuordnen. Eine eigene Kunden-, Objekt- oder Auftragsebene gibt es nicht. Projekte können Einsätze grob gliedern, ersetzen aber keine leistungsbezogene Organisation.

Mendato bildet die Branche in der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag ab. Ein Objekt kann mehrere Aufträge enthalten, z. B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Grundreinigung. Jeder Auftrag hat eigene Planung, Schichten, Zeiten, Mitarbeitende, Dokumente und Auswertungen. So bleibt auch bei komplexen Objekten klar, wer wann was gemacht hat und wie wirtschaftlich jede Leistung ist.

Zeiterfassung im Detail

Zeitmodelle

Crewmeister arbeitet mit zwei Zeitebenen: Soll-Zeit auf Mitarbeiterebene und Ist-Zeit aus der Zeiterfassung. Eine Plan-Zeit je Objekt oder Leistung ist nicht vorgesehen. Abweichungen pro Mitarbeitendem sind sichtbar, ein Vergleich von geplanter und tatsächlicher Zeit pro Objekt ist aber nicht möglich.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit liegt am Auftrag und legt fest, wie viel Zeit für eine konkrete Leistung vorgesehen ist. Daraus ergeben sich direkte Vergleiche: geplante gegen tatsächliche Zeit je Auftrag, Über- oder Unterdeckung pro Objekt und die Effizienz von Teams.

Erfassungsmethoden

Crewmeister setzt auf die mobile App als wichtigsten Erfassungsweg: Start und Stopp per Smartphone, optional mit Tätigkeitszuordnung. Ein einziger Erfassungsweg mit geringer Einstiegshürde passt gut zu einfachen Strukturen (Quelle: crewmeister.com).

Mendato bietet mehrere Erfassungswege: mobile Zeiterfassung per App, manuelle Erfassung, Übernahme von Planzeiten, nachträgliche Erfassung und Import. In der Unterhaltsreinigung entstehen die Zeiten aus den geplanten Schichten, in der Sonderreinigung werden sie je Einsatz erfasst (Video: Zeiterfassung).

Hybridmodell

Crewmeister ist als rein digitale Zeiterfassung konzipiert. Papier-Stundenzettel sind nicht Teil des Systems. Für Mitarbeitende ohne App entsteht ein Medienbruch zwischen digital und analog.

Mendato erlaubt einen Hybridbetrieb: App-Nutzer erfassen digital, Mitarbeitende ohne Smartphone nutzen Stundenzettel, die anschließend digitalisiert werden. Alle Zeiten laufen an einer Stelle zusammen (Video: Stundenzettel-Import).

Offline & GPS

Crewmeister erlaubt Offline-Zeiterfassung per App und nutzt GPS-Standortdaten beim Stempeln als Zusatzinformation.

Mendato bietet ebenfalls Offline-Zeiterfassung, die Zeiten bleiben dabei Einsätzen und Aufträgen zugeordnet. GPS ist auf Einsatz und Auftrag bezogen und dient nicht nur als Stempelinfo (Video: GPS-Ortung).

Lohnvorbereitung und Zuschläge

Weder Crewmeister noch Mendato ersetzen eine Lohnabrechnungssoftware. Beide liefern die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Der Unterschied liegt darin, wie gut die Vorbereitung gelingt und wie viele Rückfragen beim Steuerberater entstehen.

Crewmeister stellt Zeitdaten und Abwesenheiten als Export bereit. Zuschläge, Tariflogik gemäß Rahmentarifvertrag und Sonderfälle werden außerhalb gepflegt. Für einfache Strukturen kann das reichen, mit steigender Komplexität wächst der Abstimmungsaufwand.

Mendato bereitet die Lohndaten strukturiert auf: Die Zeiten entstehen auf Basis von Aufträgen und geplanten Schichten, Abwesenheiten und Zuschläge sind enthalten. Die Zuschlagslogik des Rahmentarifvertrags, der für die Gebäudereinigung gemäß AEntG allgemeinverbindlich ist, bildet Mendato direkt ab. Das spart Nacharbeit und Fehler bei der Lohnübergabe. Den Export an DATEV, LODAS oder den Steuerberater startest du in der Mendato Buchhaltung (Video: Lohndaten-Export).

Einsatzplanung für Unterhalts- und Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung

Crewmeister ist nicht speziell für Unterhaltsreinigung konzipiert. Die Personalplanung läuft auf Mitarbeiterebene, optional über Projekte. Ein klassisches Leistungsverzeichnis mit Revieren, Räumen und Intervallen lässt sich nicht strukturiert abbilden, Objektleiter steuern viel über Erfahrung und manuelle Kontrolle.

Mendato plant Unterhaltsreinigung ab dem Starter-Paket entlang des Leistungsverzeichnisses: Objekte werden in Reviere und Räume gegliedert und Aufgaben mit Intervallen versehen. Mitarbeitende sehen, was an welchem Tag in welchem Objekt zu tun ist (Video: Dienstplan).

Sonderreinigung

Crewmeister kann Sonderreinigung über Projekte abbilden. Für einzelne Glasreinigungen oder kleinere Bauendreinigungen funktioniert das. Bei mehreren parallelen Einsätzen wird es schwierig, weil es keine zentrale Einsatzübersicht gibt und Umplanungen von Hand erfolgen.

Mendato behandelt Sonderreinigungen als eigene, disponierbare Einsätze, verknüpft mit Auftrag, Objekt und Adresse. Der Dienst- und Einsatzplan zeigt alle Einsätze, zeitliche Überschneidungen und freie Kapazitäten. Das hilft bei der Tourenplanung und bei kurzfristigen Zusatzaufträgen (Video: Urlaubsplaner).

Subunternehmer organisieren und abrechnen

Crewmeister ist primär für die Zeiterfassung eigener Mitarbeitender ausgelegt. Spezifische Funktionen für ein separates Subunternehmer-Portal, eine eigene Rollenlogik oder eine integrierte Abrechnung von Subunternehmerleistungen sind in der öffentlichen Dokumentation nicht beschrieben.

Mendato behandelt Subunternehmer ab dem Pro-Paket als eigenen Prozess: eigene Zugänge über das Subunternehmerportal, klare Trennung zwischen Eigen- und Fremdleistung, Zuordnung von Einsätzen und ein integriertes Gutschriftssystem. Damit behältst du als Auftraggeber die Abrechnungshoheit, und fehlerhafte Eingangsrechnungen fallen weg (Video: Gutschriften).

Kundenportal, Nachweise und Reklamationen

Crewmeister ist auf interne Zeiterfassung ausgerichtet. Ein integriertes Kundenportal, strukturierte Leistungsnachweise für Kunden oder ein systematisches Reklamationsmanagement sind in der Produktdokumentation nicht beschrieben. Kundenkommunikation erfolgt außerhalb der Software.

Mendato bietet ab dem Pro-Paket ein Kundenportal mit Übersicht über Objekte, Leistungen und Einsätze. Reklamationen lassen sich ab dem Starter-Paket über das integrierte Ticketsystem einem Objekt oder Raum zuordnen. Das reduziert Rückfragen und spart Zeit im Büro (Video: Ticketsystem | Video: Kundenportal).

Preise und Kostenstruktur

Für reine Zeiterfassung ist Crewmeister günstiger: 50 Mitarbeitende kosten im Pro-Paket rund 150 € im Monat (Quelle: crewmeister.com/preise). Mendato kostet mehr, deckt dafür aber Planung und Lohnvorbereitung ab, je nach Paket auch Subunternehmer, Kundenportal und Controlling. Diese Abläufe musst du bei Crewmeister außerhalb lösen.

Entscheidend ist deshalb weniger der Preis pro Nutzer als die Frage, wie viele Systeme du zusätzlich brauchst und was dich das im Alltag kostet. Alle Pakete findest du auf der Seite Mendato-Preise.

Google-Bewertungen im Vergleich

So bewerten Nutzer beide Anbieter auf Google:

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Crewmeister vs. Mendato auf einen Blick

Crewmeister oder Mendato?

Crewmeister

Crewmeister passt zu einem sehr kleinen Team, das vor allem Sonderreinigung macht, wenige Objekte betreut und keine komplexe Planung braucht. Der Einstieg ist schnell, die Kosten sind gering, die Bedienung ist einfach.

Kommen mehrere Objekte, Unterhaltsreinigung, Subunternehmer, Lohnvorbereitung oder Controlling dazu, stößt Crewmeister an Grenzen. Der Hauptgrund ist die fehlende Objekt- und Auftragsebene.

Mendato

Mendato passt, wenn du regelmäßig Unterhaltsreinigung machst, mehrere Leistungsarten pro Objekt hast, Planung und Abrechnung verbinden willst oder mit Subunternehmern arbeitest. Wie andere Reinigungsbetriebe damit arbeiten, zeigt die Kundenstimmen-Seite.

So hilft dir Mendato

Mit der Zeiterfassung von Mendato stempeln die Reinigungskräfte in der App ein und aus, ihre Zeiten können sie dort nicht nachträglich ändern. Über das Arbeitszeitmodell führt Mendato für jede Person ein Zeitkonto, ab dem Starter-Paket kommen Abwesenheiten und das Urlaubskonto dazu. Den Lohnexport für DATEV, Lexware oder Agenda startest du per Klick.

Häufige Fragen

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