Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung

Wer macht was

In den meisten Reinigungsbetrieben teilt sich die Lohnabrechnung in zwei Hälften. Du lieferst die Daten: Stunden je Kraft und Tag, Zuschlagsstunden, Urlaub und Krankheit, Ein- und Austritte, Lohnänderungen. Das ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Der Steuerberater oder ein Lohnbüro rechnet daraus Lohnsteuer und Sozialversicherung, erstellt die Abrechnungen und übernimmt die Meldungen, meist in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt.

Fehler entstehen fast immer in der ersten Hälfte. Der Steuerberater rechnet mit den Stunden, die du ihm schickst. Fehlt der Nachtzuschlag in deinen Daten, fehlt er auch auf der Abrechnung. Ob sich eine eigene Lohnbuchhaltung lohnt, vergleicht der Artikel externe oder interne Lohnbuchhaltung.

Wie viel Zeit die Vorbereitung kostet, hängt vor allem davon ab, ob die Zeiten auf Papier oder digital vorliegen. Erfahrungswerte aus Betrieben mit 30 bis 50 Reinigungskräften. Jede Rückfrage des Steuerberaters kostet zusätzlich Zeit und Honorar.

Bei 18 statt 3,5 Stunden und einem kalkulatorischen Stundensatz von 35 € für die Büroarbeit sind das gut 500 € im Monat (14,5 × 35 € = 507,50 €).

Mendato-Kunden haben Zollprüfungen mit den Zeitnachweisen aus der App ohne Beanstandung durchlaufen: Uhrzeit und Objekt stehen bei jeder Schicht dabei.

Der Monat in fünf Schritten

1. Arbeitszeiten aufzeichnen

   Für jede gewerbliche Kraft, auch im Minijob, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein. Die Aufzeichnungen bewahrst du zwei Jahre auf (§ 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz). Ohne Uhrzeiten lassen sich Nacht- und Belastungszuschläge weder berechnen noch bei einer Zollprüfung belegen. Mehr dazu unter Zeiterfassungspflicht.

2. Abwesenheiten und Änderungen sammeln

   Urlaub, Krankheit mit Datum der Krankmeldung, Feiertage, Eintritte mit Sofortmeldung, Austritte, neue Stundenlöhne und Wechsel der Lohngruppe. Urlaub und Krankheit bezahlt der Rahmentarifvertrag nach dem Durchschnittslohn der letzten zwölf Monate, Zuschläge eingeschlossen. Wie das geht, steht unter Urlaubsberechnung.

3. Zuschlagsstunden ermitteln

   Aus den Uhrzeiten ergeben sich die Stunden für Nacht, Sonntag, Feiertag und Belastung. Der Steuerberater braucht sie getrennt nach Art, weil jede Art einen anderen steuerfreien Anteil hat (Abschnitt 4).

4. Daten an den Steuerberater

   Je früher, desto besser: Die Abrechnung muss bis zum 15. bei der Kraft sein. Viele Kanzleien wollen die Daten bis zum dritten oder fünften Arbeitstag des Folgemonats.

5. Auszahlen und Abgaben

   Lohn bis zum 15. des Folgemonats überweisen. Die Lohnsteuer-Anmeldung geht in der Regel bis zum 10. des Folgemonats ans Finanzamt. Die Sozialversicherungsbeiträge sind schon am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig, für Oktober 2026 also am 28. Oktober. Der Steuerberater meldet sie deshalb geschätzt und korrigiert die Differenz im nächsten Monat.

Zuschläge nach Rahmentarifvertrag

Der Rahmentarifvertrag ist allgemeinverbindlich. Seine Zuschläge gelten also für jeden Betrieb, der überwiegend Gebäudereinigung erbringt, auch ohne Innungsmitgliedschaft. Grundlage ist immer der Stundenlohn der Kraft.

Quelle: Rahmentarifvertrag vom 31.10.2019, § 3 Nr. 4 und § 10 Nr. 3. Erschwerniszuschläge für Schutzkleidung, Atemschutz und Höhenarbeit stehen in § 10 Nr. 2.

Drei Regeln, die in der Praxis oft falsch laufen:

• Nur der höchste zählt. Arbeitet jemand sonntags um 23 Uhr, gibt es 80 % für den Sonntag, nicht 80 % plus 30 % für die Nacht (§ 3 Nr. 4.8).
• Nacht beginnt um 22 Uhr. Das Fenster von 20 bis 6 Uhr stammt aus dem Steuerrecht und sagt nur, wann ein Zuschlag steuerfrei sein darf. Für eine Abendschicht von 18 bis 22 Uhr schuldet der Tarifvertrag keinen Nachtzuschlag.
• Kein pauschaler Ausgleich. Zuschläge über einen höheren Stundenlohn abzugelten, ist unzulässig. Sie müssen auf der Abrechnung einzeln stehen (§ 9 Nr. 1).

Einen allgemeinen Überstundenzuschlag gibt es nicht. Mehrarbeit wird mit dem normalen Stundenlohn bezahlt, nur die Stunden über 8 am Tag oder 40 in der Woche bekommen den Belastungszuschlag. Arbeitet eine Kraft vorübergehend in einer höheren Lohngruppe, etwa nachmittags in der Glasreinigung, bekommt sie für diese Stunden den Lohn der höheren Gruppe (§ 8 Nr. 3.1.4).

Was steuer- und beitragsfrei ist

Nach § 3b EStG bleiben Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit bis zu bestimmten Sätzen steuerfrei. Alles darüber ist normaler Lohn.

Quelle: § 3b EStG. Das Steuerrecht erlaubt mehr (0 bis 4 Uhr 40 %, Feiertag 125 %), steuerfrei ist aber höchstens, was der Tarif tatsächlich zahlt.

Für die Sozialversicherung gilt dasselbe mit einer Grenze: Beitragsfrei sind die steuerfreien Anteile nur bis zu einem Stundenlohn von 25 € (§ 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung). In der Gebäudereinigung liegt fast jeder Stundenlohn darunter. Für die Lohnsteuer liegt die Grenze bei 50 €.

Rechenbeispiel und Rechner

Eine Reinigungskraft in Lohngruppe 1 verdient 2026 15,00 € pro Stunde. Im Oktober arbeitet sie 130 Stunden, davon 22 werktags nachts zwischen 22 und 5 Uhr, 8 an Sonntagen und 4 am 3. Oktober. An einem Tag arbeitet sie 10 Stunden, also 2 Stunden über der Grenze von 8.

Steuerfrei: Nacht 22 × 3,75 € = 82,50 €, Sonntag 8 × 7,50 € = 60,00 €, Feiertag 48,00 € vollständig.

Von den 2.010,00 € gehen Lohnsteuer und der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung ab. 2026 sind das bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag rund 21 % (Rente 9,3 %, Kranken 8,75 %, Pflege 1,8 % oder 2,4 % ohne Kinder, Arbeitslosen 1,3 %). Den gleichen Anteil zahlst du als Arbeitgeber obendrauf. Die genaue Netto-Rechnung macht der Steuerberater, Grundbegriffe erklärt der Artikel Payroll.

Hohe Feiertage: Neujahr mit 125 % steuerfrei, 1. Mai und Weihnachten mit 150 %. Der Rechner nimmt 150 % an. Nachtstunden zwischen 0 und 4 Uhr nach einem Schichtbeginn vor Mitternacht sind voll steuerfrei, der Rechner rechnet vorsichtig mit 25 %.

Minijob und Midijob

2026 liegt die Grenze für einen Minijob bei 603 € im Monat. Steuerfreie Zuschläge zählen dabei nicht mit, der steuerpflichtige Teil und der Belastungszuschlag schon. Eine Minijobberin in Lohngruppe 1 mit regelmäßigen Sonntagsstunden kann also mehr als 603 € überwiesen bekommen und trotzdem im Minijob bleiben, solange der steuerpflichtige Lohn darunter bleibt.

Zwischen 603,01 € und 2.000 € liegt der Übergangsbereich (Midijob): Die Kraft ist voll versichert, zahlt aber einen geringeren Arbeitnehmeranteil. Rutscht jemand durch Zuschläge oder Mehrarbeit über die Minijob-Grenze, muss der Steuerberater das wissen, bevor er abrechnet. Nur ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten, etwa eine Krankheitsvertretung, ist erlaubt, höchstens in zwei Monaten innerhalb von zwölf.

Typische Fehler

• Nachtzuschlag ab 20 Uhr. Das kostet bei einer Abendschicht bis 22 Uhr 2 × 4,50 € pro Tag zu viel. Der umgekehrte Fall ist teurer: Wer die Stunden zwischen 22 und 5 Uhr nicht als Nacht meldet, zahlt den Tariflohn zu niedrig und muss nachzahlen.
• Sonntag 50 %. 50 % ist der steuerfreie Anteil, der Tarif verlangt 80 %. Bei 8 Sonntagsstunden fehlen 36,00 € im Monat.
• Belastungszuschlag vergessen. Er fällt auch bei Teilzeitkräften an, sobald eine Schicht länger als 8 Stunden dauert.
• Pauschale statt Einzelausweis. Ein „Stundenlohn inklusive Zuschläge“ ist nach § 9 RTV unzulässig.
• Fristen verpasst. Ansprüche aus dem Rahmentarifvertrag verfallen, wenn die Kraft sie nicht binnen zwei Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend macht und nach Ablehnung nicht binnen zwei weiteren Monaten klagt (§ 23). Für den Mindestlohn gilt diese Frist nicht, siehe Mindestlohn 2026.

Weitere Fälle mit Beispielen sammelt der Artikel Fehler in der Lohnabrechnung.

So hilft dir Mendato dabei

Deine Kräfte stempeln per App am Objekt. Mendato rechnet aus den Zeiten für jeden Arbeitstag die Zuschlagsstunden nach Rahmentarifvertrag: Nacht von 22 bis 5 Uhr, Sonntag, Feiertag, hohe Feiertage und den Belastungszuschlag über 8 beziehungsweise 40 Stunden, jeweils nur den höchsten. Den Lohnexport für DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware oder Agenda startest du am Monatsende per Klick, mit den Lohnarten, die du mit deinem Steuerberater festlegst, auf Wunsch mit einer zweiten Lohnart für den steuerpflichtigen Anteil. Zeiterfassung und Lohnexport sind in allen Paketen enthalten.

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