Zusammenfassung – Payroll auf einen Blick
Payroll (deutsch: Lohn- und Gehaltsabrechnung) bezeichnet den gesamten Prozess der Entgeltberechnung – von der Stundenerfassung bis zur Auszahlung des Nettolohns und der Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
In der Gebäudereinigung ist die Payroll besonders komplex: Viele Teilzeitkräfte, 9 Lohngruppen, tarifliche Zuschläge, Minijobs und hohe Fluktuation.
Die meisten Betriebe lagern die Payroll an den Steuerberater aus – typischerweise mit DATEV LODAS. Die vorbereitende Lohnbuchhaltung bleibt beim Betrieb.
01 – DefinitionWas bedeutet Payroll?
Der englische Begriff Payroll umfasst weit mehr als nur die Erstellung einer Lohnabrechnung. Er beschreibt den gesamten Zyklus der Entgeltabwicklung eines Unternehmens:
• Datenerfassung: Arbeitsstunden, Zuschläge, Fehlzeiten, Ein-/Austritte
• Berechnung: Bruttoentgelt, Abzüge (Steuer, SV), Nettoentgelt
• Abführung: Lohnsteuer ans Finanzamt, Beiträge an Krankenkassen
• Meldung: SV-Meldungen, Beitragsnachweise, Jahresmeldungen
• Dokumentation: Lohnabrechnungen, Lohnkonten, Archivierung
Payroll vs. vorbereitende Lohnbuchhaltung
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist der erste Schritt der Payroll – die Datensammlung und -aufbereitung. Die eigentliche Payroll umfasst zusätzlich die Brutto/Netto-Berechnung, Steuerabzüge, SV-Meldungen und Auszahlung. In der Gebäudereinigung erledigt der Betrieb die Vorbereitung, der Steuerberater den Rest.
02 – BestandteileDie 7 Bestandteile der Payroll
03 – BerechnungBrutto-Netto-Berechnung
Die Kernaufgabe der Payroll ist die Berechnung vom Brutto- zum Nettolohn. Vereinfacht dargestellt:
| Position | Betrag (Beispiel) | Erläuterung |
|---|---|---|
| Grundlohn (160 Std. × 14,50 €) | 2.320,00 € | LG 1, Unterhaltsreinigung |
| + Überstundenzuschlag (10 Std.) | + 36,25 € | 25 % auf 14,50 € |
| + Nachtzuschlag (8 Std.) | + 29,00 € | 25 % auf 14,50 € (steuerfrei!) |
| = Bruttoentgelt | 2.385,25 € | |
| − Lohnsteuer | − 198,42 € | Je nach Steuerklasse |
| − Solidaritätszuschlag | − 0,00 € | Entfällt für die meisten |
| − KV (AN-Anteil, 7,3 % + Zusatzbeitrag) | − 191,88 € | Auf SV-pflichtiges Brutto |
| − RV (AN-Anteil, 9,3 %) | − 219,22 € | |
| − AV (AN-Anteil, 1,3 %) | − 30,63 € | |
| − PV (AN-Anteil, ca. 2,3 %) | − 54,21 € | Je nach Kinderstatus |
| = Nettoentgelt | 1.690,89 € | Auszahlung an Mitarbeiter |
Hinweis
Die konkreten Werte hängen von Steuerklasse, Krankenkasse, Kinderzahl und Bundesland ab. Das Beispiel zeigt die Struktur der Berechnung – die exakten Werte ermittelt der Steuerberater in LODAS.
04 – BrancheBesonderheiten in der Gebäudereinigung
| Besonderheit | Auswirkung auf die Payroll |
|---|---|
| 9 Lohngruppen (RTV) | Unterschiedliche Stundenlöhne pro Mitarbeiter, korrekte Eingruppierung erforderlich |
| Viele Minijobber (< 556 €/Monat) | Pauschalsteuer (2 %), Minijob-Zentrale statt Krankenkasse, eigener Abrechnungskreis |
| Tarifliche Zuschläge | Nacht-/Sonntags-/Feiertagszuschläge teils steuerfrei, korrekte Trennung nötig |
| Allgemeinverbindlicher Tarif | Branchenmindestlohn muss eingehalten werden, auch ohne Verbandsmitgliedschaft |
| Hohe Fluktuation | Viele Ein-/Austritte, An-/Abmeldungen bei Krankenkassen und Minijob-Zentrale |
| Geteilte Schichten | Korrekte Zuschlagsberechnung (Nachtarbeit, Überstunden) trotz Unterbrechung |
| Kurzfristige Beschäftigung | Eigener Abrechnungskreis, Sozialversicherungsfreiheit bei < 70 Tagen/Jahr |
05 – OrganisationPayroll intern vs. extern
Intern (eigene Lohnbuchhaltung)
- Hoher Personalaufwand (Fachkraft nötig)
- Software-Lizenzkosten (DATEV, Lexware etc.)
- Haftungsrisiko beim Betrieb
- Laufende Fortbildung (Gesetzänderungen)
- Ab ca. 100+ Mitarbeitern wirtschaftlich
Extern (Steuerberater / Lohnbüro)
- Kein eigenes Personal nötig
- Haftung beim Steuerberater
- Immer aktuell (Gesetze, Beitragssätze)
- Kosten: 10–25 € pro Abrechnung
- Für die meisten Gebäudereiniger die beste Lösung
06 – RisikenHäufige Fehler & deren Folgen
| Fehler | Folge | Risiko |
|---|---|---|
| Falsche Lohngruppe | Zu niedriger Lohn → Nachzahlung | Hoch |
| Minijob-Grenze überschritten | Rückwirkende SV-Pflicht | Hoch |
| Zuschlag falsch versteuert | Lohnsteuernachforderung bei Prüfung | Mittel |
| SV-Meldung verspätet | Säumniszuschlag, Maßregelung | Mittel |
| Schwarzarbeit / nicht gemeldeter MA | Straftat, Bußgeld bis 500.000 € | Sehr hoch |
07 – DigitalisierungPayroll automatisieren mit Mendato
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Mendato übernimmt den aufwändigsten Teil: Arbeitszeiten erfassen, Zuschläge automatisch berechnen, Fehlzeiten dokumentieren und Lohnarten korrekt zuordnen.
DATEV-Export
Per Klick exportierst du die fertigen Lohndaten im DATEV-kompatiblen Format. Dein Steuerberater importiert sie direkt in LODAS – ohne manuelles Abtippen.
Ergebnis
Weniger Rückfragen, schnellere Abrechnung, niedrigere Steuerberaterkosten – und vor allem: weniger Fehler, die später teuer werden.
08 – FazitPayroll-Exzellenz = Wettbewerbsvorteil
Eine fehlerfreie, pünktliche Payroll ist kein Hygienefaktor – sie ist ein Wettbewerbsvorteil. Reinigungskräfte, die pünktlich und korrekt bezahlt werden, bleiben länger. Und ein Betrieb, der bei der Betriebsprüfung keine Beanstandungen hat, spart sich teure Nachzahlungen.
Deine Checkliste:
• Arbeitszeiten digital und vollständig erfassen
• Lohngruppen korrekt zuordnen (Branchenmindestlohn beachten)
• Zuschläge automatisch berechnen lassen
• DATEV-Export statt manueller Listen nutzen
• Festen monatlichen Rhythmus mit dem Steuerberater etablieren
• Stichprobenartig Lohnabrechnungen prüfen
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