Zusammenfassung – Externe vs. interne Lohnbuchhaltung
Externe Lohnbuchhaltung beim Steuerberater kostet in der Gebäudereinigung typischerweise 15–30 € pro Abrechnung – bei 40 Reinigungskräften also 600–1.200 € monatlich.
Interne Lohnbuchhaltung spart Kosten, erfordert aber Fachwissen zu Lohngruppen, Zuschlägen und Tarifvertrag. Das Fehlerrisiko ist ohne spezialisierte Software hoch.
Die meisten erfolgreichen Reinigungsbetriebe nutzen ein Hybridmodell: Vorbereitende Lohnbuchhaltung intern über Branchensoftware, finale Abrechnung beim Steuerberater.
Mendato automatisiert die vorbereitende Lohnbuchhaltung – inklusive Zeiterfassung, Zuschlagsberechnung und DATEV-Export – und senkt damit die Kosten beim Steuerberater erheblich.
01 – AusgangslageWarum die Frage „extern oder intern“ so wichtig ist
Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung gehört zu den komplexesten in ganz Deutschland. Kaum eine Branche hat so viele Sonderregeln: allgemeinverbindliche Tarifverträge, sechs verschiedene Lohngruppen, Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge, Erschwerniszulagen und die berüchtigten Sofortmeldungen bei der Rentenversicherung.
Genau deshalb stellt sich früher oder später jeder Inhaber die Frage: Soll ich die Lohnbuchhaltung komplett an meinen Steuerberater abgeben? Oder lohnt es sich, das Ganze intern zu machen?
Die Antwort ist – wie so oft – nicht schwarz-weiß. Sie hängt von der Betriebsgröße, dem Budget und der Infrastruktur ab. Was allerdings fast immer stimmt: Ohne eine gute Branchensoftware sind beide Modelle unnötig teuer.
Gut zu wissen
Laut § 6 Abs. 1 StBerG dürfen nur Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und zugelassene Lohndienstleister Lohnabrechnungen für andere erstellen. Die vorbereitende Lohnbuchhaltung – also das Sammeln und Aufbereiten der Daten – darf aber jeder Betrieb selbst machen.
Quelle: gesetze-im-internet.de – § 6 StBerG
02 – ModelleDrei Modelle der Lohnbuchhaltung im Überblick
Bevor du dich entscheidest, solltest du die drei gängigen Modelle kennen. In der Praxis gibt es nämlich nicht nur „extern“ und „intern“, sondern auch einen Mittelweg – und der ist für die meisten Gebäudereiniger der klügste.
Die meisten Gebäudereiniger mit 20 bis 100 Reinigungskräften landen beim Hybridmodell. Der Grund ist einfach: Du behältst die Kontrolle über deine Lohndaten, gibst aber die haftungsrelevante Abrechnung an den Profi ab.
03 – ExternExterne Lohnbuchhaltung – Vor- und Nachteile
Bei der externen Lohnbuchhaltung übernimmt ein Steuerberater oder ein spezialisierter Payroll-Dienstleister die komplette Lohnabrechnung. Du lieferst die Rohdaten – Stundenzettel, Fehlzeiten, Neueinstellungen – und bekommst am Monatsende die fertigen Abrechnungen zurück.
Wann macht komplett extern Sinn?
Das Modell funktioniert gut, wenn du weniger als 15 Reinigungskräfte hast und der administrative Aufwand überschaubar ist. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du gerade erst gründest und dich voll auf den Aufbau deiner Kundenstruktur konzentrieren willst.
Externe Lohnbuchhaltung
- Kein eigenes Fachwissen nötig
- Haftung liegt beim Steuerberater
- Immer auf aktuellem Stand bei Gesetzesänderungen
- Keine Software-Investition für Abrechnung
- Ideal für Gründer und kleine Betriebe
Externe Lohnbuchhaltung
- Hohe laufende Kosten (15–30 € pro Abrechnung)
- Wenig Kontrolle über Details und Zeitplan
- Abhängigkeit vom Steuerberater
- Rückfragen kosten extra Zeit und Geld
- Branchenkenntnis oft mangelhaft
Praxisproblem: Branchenkenntnis
Viele Steuerberater kennen die Tarifverträge der Gebäudereinigung nicht im Detail. Das führt dazu, dass Lohngruppen falsch zugeordnet, Zuschläge vergessen oder Sofortmeldungen verspätet abgegeben werden. Du zahlst für den Service – musst aber trotzdem selbst kontrollieren.
Ein weiteres Problem: Wenn der Steuerberater deine Branche nicht kennt, fragen seine Mitarbeiter bei jeder Abrechnung nach. Das kostet zusätzlich Zeit. Detaillierte Infos dazu findest du in unserem Leitfaden zum Steuerberater in der Gebäudereinigung.
04 – InternInterne Lohnbuchhaltung – Vor- und Nachteile
Bei der internen Lohnbuchhaltung erstellt ein eigener Mitarbeiter – oder du selbst – die Lohnabrechnungen direkt im Betrieb. Dafür brauchst du eine Lohnabrechnungssoftware (z. B. DATEV, LODAS, Lexware oder Sage) und jemanden, der sich mit den tariflichen Besonderheiten der Gebäudereinigung auskennt.
Wann macht komplett intern Sinn?
Das Modell lohnt sich vor allem für größere Betriebe ab ca. 80–100 Reinigungskräften, die ohnehin eine Verwaltungskraft für Personal und Lohn beschäftigen. Außerdem setzt es voraus, dass diese Person sich wirklich mit dem Rahmentarifvertrag und den branchenspezifischen Zuschlägen auskennt.
Achtung: Haftungsrisiko
Wer die Lohnabrechnung selbst macht, haftet auch selbst. Fehler bei der Sozialversicherung können bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung rückwirkend bis zu 4 Jahre nachgefordert werden. Bei Vorsatz sogar 30 Jahre (§ 25 SGB IV).
Quelle: gesetze-im-internet.de – § 25 SGB IV
⚠ Risiken der internen Abrechnung
- Fehler bei Lohngruppen-Zuordnung
- Verspätete Sofortmeldungen (Bußgeld bis 25.000 €)
- Falsche Zuschlagsberechnung
- Keine automatische Gesetzesanpassung
- Ausfall bei Krankheit/Urlaub der Person
✓ Vorteile der internen Abrechnung
- Volle Kontrolle über alle Lohndaten
- Schnelle Reaktion auf Änderungen
- Geringere Kosten ab ca. 80 Mitarbeitern
- Keine Abhängigkeit von Dritten
- Direkter Zugriff auf Auswertungen
05 – HybridmodellDas Hybridmodell – der Praxisfavorit
In der Realität fahren die meisten Gebäudereiniger mit einem Hybridmodell am besten. Das Prinzip: Du machst die vorbereitende Lohnbuchhaltung selbst – mit einer spezialisierten Branchensoftware – und übergibst die fix-fertigen Daten an den Steuerberater, der daraus die offizielle Abrechnung macht.
Warum das in der Gebäudereinigung besonders gut funktioniert
Die Gebäudereinigung hat einen riesigen Vorteil gegenüber anderen Branchen: Die Zeiterfassung ist ohnehin Pflicht – sowohl nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) als auch nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Wenn du diese Daten sowieso digital erfasst, liegt der Schritt zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung extrem nah.
Eine spezialisierte Software wie Mendato erfasst nicht nur die Arbeitszeiten, sondern berechnet auch automatisch die Zuschläge (Nacht, Feiertag, Samstag), ordnet die richtige Lohngruppe zu und erstellt am Monatsende einen sauberen Export für den Steuerberater.
So funktioniert der DATEV-Export bei Mendato
Mendato exportiert am Monatsende alle lohnrelevanten Daten im DATEV-kompatiblen Format: Bruttolohn pro Mitarbeiter, Zuschläge aufgeschlüsselt nach Art und Stunden, Fehlzeiten, Urlaubstage und SFN-Zuschläge (steuerfrei nach § 3b EStG). Der Steuerberater importiert die Datei – fertig. Keine Rückfragen, keine Handzettel.
🎥 Video: So funktioniert der Lohndaten-Export in Mendato
„Seitdem wir Mendato nutzen, hat sich die Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater komplett verändert. Früher hatten wir jede Woche Rückfragen – jetzt exportieren wir einmal im Monat und fertig.“
– Erkan Kec, ECOFLAN Gebäudereinigung GmbH (31–50 Mitarbeiter)
06 – KostenKostenvergleich mit Rechenbeispiel
Jetzt wird es konkret. Schauen wir uns die Kosten der Lohnabrechnung für ein typisches Gebäudereinigungsunternehmen mit 40 Reinigungskräften an – aufgeteilt nach den drei Modellen.
| Kostenfaktor | Komplett extern | Hybridmodell | Komplett intern |
|---|---|---|---|
| Steuerberater / Monat | 800–1.200 € | 320–520 € | – |
| Software (Branche) | – | 199–299 € | 199–299 € |
| Software (Lohn) | – | – | 50–150 € |
| Personal intern | – | ~2–4 Std./Monat | Teilzeit-/Vollzeitkraft |
| Geschätzte Gesamtkosten/Monat | 800–1.200 € | 520–820 € | 2.500–4.000 €* |
| Geschätzte Kosten/Jahr | 9.600–14.400 € | 6.240–9.840 € | 30.000–48.000 €* |
* Inkl. anteiliger Personalkosten für eine Lohnbuchhaltungskraft (Teilzeit). Ohne Personal deutlich günstiger, aber unrealistisch bei 40 MA.
Rechenbeispiel Hybridmodell mit Mendato
40 Reinigungskräfte → Mendato Business-Paket: 299 €/Monat. Steuerberater mit vorbereiteten Daten: 8–13 € pro Abrechnung × 40 = 320–520 €/Monat. Gesamtkosten: ca. 620–820 €/Monat – statt 800–1.200 € komplett extern.
Warum der Steuerberater im Hybridmodell günstiger wird
Der Preis pro Abrechnung beim Steuerberater hängt direkt davon ab, wie viel Arbeit er hat. Wenn du ihm einen sauberen DATEV-Export lieferst, in dem alle Zuschläge bereits berechnet sind, fällt ein großer Teil seiner Arbeit weg. Viele Steuerberater bieten deshalb einen günstigeren Tarif an, wenn die vorbereitende Lohnbuchhaltung vom Betrieb kommt.
07 – EntscheidungEntscheidungshilfe: Welches Modell passt zu deinem Betrieb?
Die richtige Wahl hängt vor allem von drei Faktoren ab: Betriebsgröße, verfügbares Personal und vorhandene Software-Infrastruktur. Hier eine klare Orientierung:
| Kriterium | Komplett extern | Hybridmodell | Komplett intern |
|---|---|---|---|
| Betriebsgröße | Bis 15 RK | 15–100 RK | Ab 80–100 RK |
| Verwaltungskraft vorhanden? | Nicht nötig | Hilfreich, nicht zwingend | Zwingend erforderlich |
| Branchensoftware vorhanden? | Nicht nötig | Ja (z. B. Mendato) | Ja + Lohnsoftware |
| Tarifkenntnis intern? | Nicht nötig | Grundwissen reicht | Expertenwissen nötig |
| Haftungsrisiko | Beim Steuerberater | Geteilt | Beim Betrieb |
| Kontrolle über Daten | Gering | Hoch | Vollständig |
Praxistipp: So verhandelst du mit dem Steuerberater
Wenn du auf ein Hybridmodell umsteigst, sprich aktiv mit deinem Steuerberater über einen reduzierten Satz pro Abrechnung. Zeige ihm den DATEV-Export aus deiner Software und erkläre, dass du alle Daten aufbereitet lieferst. Viele Steuerberater gehen dann auf 8–15 € statt 20–30 € pro Abrechnung runter.
Sonderfall: Objektleiter mit Verwaltungsaufgaben
In manchen Betrieben übernimmt ein Objektleiter oder eine Bürokraft die vorbereitende Lohnbuchhaltung nebenbei. Das funktioniert mit der richtigen Software – aber nur, wenn die Person regelmäßig geschult wird und die tariflichen Änderungen kennt. Mendato nimmt dieser Person einen Großteil der Arbeit ab, weil Zuschläge und Lohngruppen automatisch berechnet werden.
08 – FazitFazit & Handlungsempfehlung
Die Frage „extern oder intern“ ist in der Gebäudereinigung selten eine Entweder-oder-Entscheidung. Das Hybridmodell – vorbereitende Lohnbuchhaltung intern, finale Abrechnung beim Steuerberater – ist für die meisten Betriebe die wirtschaftlich klügste Lösung.
Der entscheidende Hebel ist dabei die Software. Ohne spezialisierte Branchensoftware ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung in der Gebäudereinigung fehleranfällig und zeitintensiv. Mit Mendato wird sie zum Automatismus: Zeiterfassung, Zuschlagsberechnung, Lohngruppen-Zuordnung und DATEV-Export laufen weitgehend automatisch.
Dein nächster Schritt
1. Prüfe, was du aktuell pro Monat für die Lohnabrechnung zahlst (Steuerberater-Rechnung).
2. Rechne gegen: Mendato-Paket + reduzierter Steuerberater-Satz vs. aktueller Gesamtpreis.
3. Sprich mit deinem Steuerberater über den reduzierten Tarif bei vorbereiteter Lohnbuchhaltung.
4. Teste Mendato 7 Tage kostenlos – inklusive Lohndaten-Export und automatischer Zuschlagsberechnung.
Mendato 7 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen. Keine Kreditkarte. Keine Verpflichtung.
Jetzt kostenlos starten →