Gebäudereiniger Software: Was sie können muss und was sie kostet

Was eine Gebäudereiniger Software abdecken muss

Ein Reinigungsbetrieb arbeitet anders als ein Handwerksbetrieb oder eine Agentur. Ein Kunde hat mehrere Objekte, an jedem Objekt läuft ein Auftrag mit festem Wochenplan über Jahre, und aus diesem Auftrag entstehen jeden Tag Einsätze, die jemand stempelt. Aus den gestempelten Zeiten wird der Lohn, aus dem Auftrag die monatliche Rechnung. Eine Software für Gebäudereiniger muss genau diese Kette abbilden:

Kunde → Objekt → Auftrag → Einsatz → Zeit → Lohn und Rechnung → Auswertung

Daran erkennst du auch den Unterschied zwischen einer Branchenlösung und einem Generalisten. Allgemeine Zeiterfassungs- oder Handwerker-Tools kennen Projekte und Mitarbeiter, aber kein Objekt mit Revieren, keinen Unterschied zwischen Unterhaltsreinigung mit Wochenplan und Sonderreinigung als Einzelauftrag, kein Leistungsverzeichnis und keine Zuschläge nach Rahmentarifvertrag. Du baust das dann in Excel daneben und pflegst dieselben Daten zweimal.

Der zweite Punkt ist die Durchgängigkeit. Manche Anbieter verkaufen Module, die getrennt laufen: eine App für die Zeiten, ein Programm für die Rechnung, eine Tabelle für den Dienstplan. Für die Gebäudereinigung zählt, dass die Zeit aus der App ohne Übertragung in der Lohnvorbereitung landet und die Rechnung aus dem Auftrag kommt, nicht aus Stundenzetteln. Jede manuelle Übergabe zwischen zwei Systemen ist eine Fehlerquelle und kostet am Monatsende Stunden.

Dritter Punkt: Cloud oder eigener Server. Deine Objektleiter und Reinigungskräfte sind nicht im Büro. Eine Cloud-Software läuft im Browser und in der App, Updates kommen automatisch, und du zahlst monatlich. Eine Installation auf dem eigenen Server braucht IT-Betreuung, VPN für den mobilen Zugriff und meist eine Einmallizenz plus Wartung. Für fast alle Reinigungsbetriebe ist Cloud die richtige Wahl.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist die Basis für alles andere: Lohn, Zuschläge, Nachkalkulation und den Nachweis bei der Zollprüfung. Rechtlich gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, dass jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen muss. Für die Gebäudereinigung kommt § 19 AEntG dazu: Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag vorliegen und zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Form ist bisher frei, Papier ist erlaubt. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung vor, mit einem Jahr Übergangsfrist und Ausnahmen für Betriebe bis zehn Beschäftigte. Beschlossen ist er noch nicht. Details stehen im Artikel Zeiterfassung Gesetz 2026.

Das muss die Software können:

• Stempeln gegen den Einsatz. In der Unterhaltsreinigung stempelt die Kraft gegen den geplanten Einsatz aus dem Wochenplan, in der Sonderreinigung gegen den Einzelauftrag. So weiß die Software, welches Objekt und welcher Kunde die Stunde bekommt, ohne dass jemand nachträglich zuordnet.
• Offline-Fähigkeit. In Tiefgaragen, Kellern und Technikräumen gibt es keinen Empfang. Die App muss die Stempelung lokal speichern und später übertragen. Frag in der Demo danach, viele Apps zeigen bei fehlendem Netz nur einen Fehler.
• Standort beim Stempeln. GPS beweist bei der Zollprüfung, dass die Kraft am Objekt war, und zeigt dem Objektleiter, wer heute wo gestempelt hat.
• Korrekturen mit Protokoll. Vergessene Stempelungen sind Alltag. Die Software braucht einen Freigabeweg für Nachträge, bei dem sichtbar bleibt, wer was geändert hat.
• Ein Weg für Kräfte ohne Smartphone. Papier-Stundenzettel oder Excel-Listen müssen sich importieren lassen, am besten per Foto und Texterkennung, damit niemand außen vor bleibt und das Büro nicht abtippt.

Mendato stempelt in der Mitarbeiter-App gegen den Einsatz, mit GPS-Ortung und in 34 Sprachen. Stundenzettel aus Papier liest der Stundenzettel-Scan per KI ein, Excel-Listen importierst du in allen Paketen. Mehr dazu auf der Seite Zeiterfassung.

Personalplanung und Abwesenheiten

Reinigungskräfte arbeiten in Teilzeit, an mehreren Objekten und oft in zwei Schichten. Der Dienstplan einer Gebäudereiniger Software ist deshalb kein Kalender pro Mitarbeiter, sondern ein Plan pro Objekt: Welche Kraft übernimmt welches Revier an welchen Wochentagen, und was passiert, wenn sie ausfällt.

• Wochenpläne pro Objekt für die Unterhaltsreinigung, die sich über Monate wiederholen, ohne dass du jede Woche neu planst.
• Einzeleinsätze für Grund- und Sonderreinigung, bei denen du nach Kapazität und Qualifikation besetzt, und Planung auf Nachfrage für Leistungen wie Fensterreinigung.
• Abwesenheiten im Plan. Urlaubsanträge aus der App, Genehmigung im Büro, Krankmeldungen, die sofort im Dienstplan sichtbar sind, und ein Urlaubskonto mit Resturlaub.
• Vertretung finden. Bei Ausfall soll die Software freie Kräfte vorschlagen, die keinen zeitgleichen Einsatz haben und das Objekt kennen, statt dass der Objektleiter telefoniert.
• Zeitkonto. Über- und Unterstunden müssen gegen das Arbeitszeitmodell laufen, sonst fallen sie erst bei der Lohnabrechnung auf.

In Mendato gehören Dienstplan, Arbeitszeitmodelle und Zeitkonto zu allen Paketen. Abwesenheiten, Urlaubskonto und die Personalfindung für Vertretungen sind ab dem Starter-Paket enthalten. Mehr dazu auf der Seite Personalplanung.

Lohnvorbereitung und Zuschläge

Die Lohnabrechnung macht in den meisten Betrieben der Steuerberater oder ein Lohnbüro. Die Software muss die Daten dafür liefern: Stunden je Kraft und Monat, aufgeteilt nach Zuschlagsarten, mit Lohngruppe und Stundenlohn aus dem Arbeitszeitmodell. Die Zuschläge regelt der Rahmentarifvertrag, und genau hier trennen sich Branchenlösungen von Generalisten:

Quellen: Rahmentarifvertrag vom 31.10.2019 § 3 Nr. 4 und § 10 Nr. 3; steuerfreie Anteile nach § 3b EStG. Bei mehreren Zuschlägen gilt nur der höchste. Einen Samstagszuschlag kennt der RTV nicht.

Eine Software, die den Nachtzuschlag ab 20 Uhr rechnet oder Sonntag und Feiertag mit 50 Prozent, produziert jeden Monat Nachzahlungen. Prüf in der Demo, ob die Zuschläge aus den gestempelten Zeiten automatisch entstehen und ob der steuerfreie Anteil getrennt an die Lohnsoftware geht. Der Export sollte DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt abdecken, bei kleineren Lohnbüros auch Lexware oder Agenda.

Mendato berechnet die Zuschläge pro Arbeitstag nach den RTV-Regeln, trennt den steuerfreien Anteil und exportiert Lohndaten für DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware und Agenda, in allen Paketen. Den Ablauf beschreibt der Artikel Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung.

Rechnung, Mahnwesen, Buchhaltung

Die Ausgangsseite hat in der Gebäudereinigung eine Besonderheit: Die Unterhaltsreinigung wird monatlich pauschal nach Leistungsverzeichnis berechnet, nicht nach Stunden. Die Rechnung muss also aus dem Auftrag kommen, als Dauerrechnung, die jeden Monat ohne Zutun entsteht. Sonderreinigungen rechnest du dagegen einzeln ab, am besten nach einem Leistungsbeleg, den der Kunde in der App unterschrieben hat.

• Dauerrechnungen aus dem Auftrag mit Positionen aus dem Leistungsverzeichnis, automatisch versendet.
• Einzelrechnungen nach Leistungsbeleg für Sonderreinigung, mit Unterschrift und Fotos als Nachweis.
• E-Rechnung. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz selbst E-Rechnungen stellen, ab 2028 alle. Die Software sollte ZUGFeRD und XRechnung erzeugen.
• Offene Posten und Mahnwesen mit mehreren Mahnstufen und einem Abgleich mit dem Bankkonto, damit du Zahlungseingänge nicht von Hand zuordnest.
• Buchungsdaten-Export an DATEV mit Erlöskonten und Debitoren, damit der Steuerberater nichts erfasst, was schon in der Software steht.

Mendato erstellt Dauerrechnungen, E-Rechnungen und Mahnungen in allen Paketen und gleicht Zahlungen per Bankdaten-Import ab; die direkte Bankanbindung gibt es ab dem Starter-Paket. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltung.

Objektleiter, Kunden, Subunternehmer

Objektleiter

Ab etwa 30 Reinigungskräften führen Objektleiter das Tagesgeschäft. Sie brauchen eine eigene Sicht: ihre Objekte, wer heute gestempelt hat, welche Reklamation offen ist. Achte darauf, ob die Software Benutzerrollen mit eigenen Rechten kennt oder ob der Objektleiter dieselbe Oberfläche wie die Geschäftsführung sieht. Letzteres führt dazu, dass er sie nicht nutzt.

Kunden und Reklamationen

Reklamationen kommen per Telefon und E-Mail und gehen verloren. Ein Ticketsystem hält sie fest, ordnet sie dem Objekt zu und zeigt, wer sich kümmert. Ein Kundenportal geht einen Schritt weiter: Der Kunde meldet die Reklamation selbst, sieht die Einsätze und lädt sich Leistungsbelege und Rechnungen herunter. Das spart Anrufe und macht die Leistung sichtbar.

Subunternehmer

Viele Betriebe arbeiten mit Subunternehmern. Die Software muss sie wie eigene Kräfte planen, ihre Zeiten erfassen und die Abrechnung per Gutschrift erledigen. Für die Zollprüfung brauchst du außerdem die Dokumente jedes Subunternehmers an einem Ort: Gewerbeanmeldung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Mindestlohn-Erklärung.

In Mendato weist du Objektleiter am Objekt zu und vergibst Rechte über Benutzerrollen. Das Ticketsystem ist ab dem Starter-Paket enthalten, Kundenportal und Subunternehmer-Management mit automatischen Gutschriften ab dem Pro-Paket.

Was die Software kostet

Drei Preismodelle sind üblich:

• Staffel nach Reinigungskräften. Ein Monatspreis für den ganzen Betrieb, gestaffelt nach Zahl der Kräfte. Du zahlst nicht pro App, und neue Kräfte kosten nichts extra, bis die nächste Stufe erreicht ist.
• Preis pro Benutzer. Jede Büro- oder App-Lizenz kostet einzeln. Bei 50 Reinigungskräften mit App wird das schnell teurer als eine Staffel.
• Module und Einmallizenz. Grundpaket plus Zusatzmodule, bei Serverlösungen eine Einmallizenz plus jährliche Wartung. Hier verstecken sich die Kosten in Setup, Schulung und Modulen, die du später nachkaufst.

Mendato rechnet nach Reinigungskräften ab, alle Preise netto pro Monat:

Quelle: mendato.com/preise, Stand 19. Oktober 2026. Enterprise: 69 € je Backoffice-Benutzer, mindestens 6, plus 3 € je Reinigungskraft. In den Paketen sind 1 bis 5 Backoffice-Benutzer enthalten, die Mitarbeiter-App für alle Reinigungskräfte der Stufe.

• Mini: Aufträge, Dienstplan, Zeiterfassung, Lohnexport, Rechnungen, Mahnwesen.
• Starter: dazu Leistungsverzeichnis, Kalkulation, Urlaubskonto, Ticketsystem, Aufgaben, Bankanbindung.
• Pro: dazu Kundenportal, Subunternehmer-Management, Stundenzettel-Scan.
• Pro Plus: dazu Controlling, Schnittstellen, KI-Anbindung.

Umgerechnet kostet das Pro-Paket bei 45 Reinigungskräften 299 € ÷ 45 = 6,64 € je Kraft und Monat, das Mini-Paket bei 10 Kräften 9,90 €. Ein Betrieb mit 150 Kräften und 8 Backoffice-Benutzern zahlt im Enterprise-Modell 8 × 69 € + 150 × 3 € = 1.002 € im Monat, also 6,68 € je Kraft. Bei Anbietern ohne öffentliche Preise frag nach genau diesen Posten: Setup-Gebühr, Preis pro Benutzer, Zusatzmodule, Mindestlaufzeit, Schulungskosten.

Auswahl und Einführung

Lies Bewertungen von Betrieben in deiner Größe, nicht nur die Anbieterseiten, und teste jede Software mit echten Daten, bevor du unterschreibst. Diese zehn Fragen in der Demo zeigen in einer halben Stunde, ob der Anbieter die Branche kennt:

1. Objekt und Auftrag

   Lege einen Kunden mit zwei Objekten an. Hat jedes Objekt eigene Aufträge, Reviere und Ansprechpartner?

2. Wochenplan

   Plane einen Auftrag Montag bis Freitag mit zwei Kräften. Wiederholt sich der Plan ohne Nacharbeit, und wie wird ein Feiertag behandelt?

3. Stempeln ohne Netz

   Schalte am Handy den Flugmodus ein und stempel. Kommt die Zeit später an?

4. Zuschläge

   Stempel einen Einsatz von 21 bis 1 Uhr. Rechnet die Software 30 Prozent ab 22 Uhr und trennt den steuerfreien Anteil?

5. Lohnexport

   Exportiere den Monat für dein Lohnbüro. Ist das Format das, mit dem dein Steuerberater arbeitet?

6. Dauerrechnung

   Erzeuge die Monatsrechnung aus dem Auftrag. Stehen die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis drauf, als E-Rechnung?

7. Vertretung

   Melde eine Kraft krank. Zeigt die Software freie Kräfte ohne zeitgleichen Einsatz?

8. Objektleiter

   Melde dich als Objektleiter an. Sieht er nur seine Objekte?

9. Subunternehmer

   Plane einen Subunternehmer ein und erzeuge seine Gutschrift.

10. Datenübernahme

    Wie kommen deine Kunden, Objekte und Mitarbeiter in die Software, und was kostet das?

Für die Einführung reicht bei einer Cloud-Software meist eine Woche für die Stammdaten. Die Reinigungskräfte installieren die App selbst, am besten objektweise mit dem Objektleiter. Lass einen Monat lang das alte System mitlaufen, bis der erste Lohnexport und der erste Rechnungslauf komplett aus der neuen Software kommen. Wie der Umstieg im Detail abläuft, steht im Artikel Software-Einführung in der Gebäudereinigung. Einen Überblick über die Anbieter gibt der Gebäudereiniger Software Vergleich 2026.

So hilft dir Mendato dabei

Mendato ist eine Cloud-Software nur für Gebäudereiniger und bildet die Kette von Kunde und Objekt über Auftrag, Dienstplan und Zeiterfassung bis zu Lohnexport, Rechnung und Mahnwesen in allen Paketen ab. Ab dem Starter-Paket kommen Leistungsverzeichnis, Kalkulation, Urlaubskonto und Ticketsystem dazu, ab dem Pro-Paket Kundenportal, Subunternehmer-Management und Stundenzettel-Scan, ab dem Pro-Plus-Paket Controlling, Schnittstellen und die KI-Anbindung. Du testest 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, der Test endet automatisch.

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