Mendato vs. Factorial – Software-Vergleich für Gebäudereiniger

01 – EinführungWorum geht es in diesem Vergleich?

Du suchst eine Software für deinen Reinigungsbetrieb und fragst dich: Reicht eine HR-Plattform wie Factorial, wenn du viele Mitarbeitende hast und sauber HR-Prozesse steuern willst? Oder brauchst du für die operative Realität der Gebäudereinigung eine branchenspezifische Lösung wie Mendato?

In der Unterhaltsreinigung wird das schnell konkret: Du hast Kunden mit mehreren Objekten, wiederkehrende Leistungen mit Intervallen und dynamische Sonderreinigung mit Einzelterminen. Und du brauchst korrekte Zeiten und Zuschläge für eine saubere Lohnvorbereitung. Genau das schauen wir uns hier an.

02 – ProduktfokusHR-Plattform vs. Branchenlösung

Factorial positioniert sich als HR-Software. Der Fokus liegt auf HR-Prozessen, Zeitmanagement und Schichtplanung. Das System ist branchenunabhängig – es richtet sich an KMU aller Branchen. Quellen: factorialhr.de, Arbeitszeitmanagement, Schichtplanung.

Mendato ist auf Gebäudedienstleister spezialisiert. Der Fokus liegt nicht nur auf HR, sondern auf der kompletten operativen Kette: Objekt- und Einsatzsteuerung, mobile Abläufe für Reinigungskräfte, vorbereitende Buchhaltung und Lohn sowie optionale Einbindung von Subunternehmern und Kunden.

03 – SoftwareaufbauWer arbeitet womit?

In Reinigungsbetrieben arbeiten mehrere Gruppen parallel: Objektleiter und Dispo planen Einsätze, Reinigungskräfte arbeiten mobil draußen, die Buchhaltung braucht geprüfte Daten und die Geschäftsführung will Transparenz. Wenn du 100+ Mitarbeitende hast, brauchst du klare Rollen und klare Oberflächen pro Rolle.

Factorial ist als eine zentrale Plattform mit Self-Service für Mitarbeitende aufgebaut. Das Zeitmanagement wird als „alles an einem Ort" beschrieben, Schichtplanung ist ein eigenes Modul. Quelle: factorialhr.de/fuer-mitarbeiter.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge für Objektleitung und Dispo, Betrieb (Operations-App) für Reinigungskräfte, Buchhaltung für Rechnungswesen und Lohnvorbereitung, Controlling für die Geschäftsführung und ein Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht.

04 – OrganisationslogikMitarbeiterzentriert oder objektbezogen?

Factorial arbeitet klassisch mitarbeiterzentriert. Dazu kommen Schichten, Zeitmanagement und Projektfunktionen. Du kannst Teams planen und Projekte zuweisen (Help Center: Projekte). Eine eigene Kunde → Objekt → Auftrag-Logik als Gebäudereinigungsmodell wird auf den Standardseiten nicht beschrieben. Du musst die Branchenstruktur in der Praxis also selbst abbilden.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Filialist hat z. B. 30 Standorte. Jeder Standort ist ein Objekt. Pro Objekt gibt es Aufträge für Unterhalt, Glas oder Sonder. Daraus entstehen Einsätze, Schichten und Nachweise. Das ist der Kernunterschied: Mendato orientiert sich an Objekt und Leistung. Factorial orientiert sich primär an Mitarbeitenden und HR-Prozessen.

05 – ZeiterfassungMobile Teams, Zuschläge und Nachweise

Zeitmodelle: Plan, Soll, Ist

Factorial arbeitet mit Schichtplanung (= Plan) und Zeiterfassung (= Ist). Das „Soll" hängt an Arbeitsplänen und Verträgen. Quellen: Schichtplanung, Zeiterfassung, Arbeitspläne (Help Center).

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Das Soll kommt aus dem Auftrag, der Plan aus dem Dienstplan und das Ist aus der mobilen Erfassung. So werden Abweichungen im Objektkontext sofort sichtbar – nicht nur auf Mitarbeiterebene.

Erfassungsmethoden

Factorial bietet Zeiterfassung per App oder Browser. Die Arbeitszeitverwaltung ist als zentrale Lösung beschrieben. Quelle: factorialhr.de/zeiterfassung-mitarbeiter.

Mendato setzt auf mobile Erfassung direkt im Objekt – per App, GPS oder QR-Code. Das ist wichtig, weil Reinigungskräfte selten am Laptop arbeiten. Dazu kommt: Nachträge und Korrekturen sind für Objektleiter transparent prüfbar. ▶ Video: Zeiterfassung in Mendato

Hybridmodell: Stundenzettel digitalisieren

Factorial setzt auf digitale Erfassung (App/Browser). Ein klassischer Stundenzettel-Importer wird auf den Standardseiten nicht als Kernfunktion beschrieben.

Mendato bietet ein Hybridmodell: Wer noch mit Papier-Stundenzetteln arbeitet, kann diese schnell digitalisieren und importieren. Das reduziert Reibung bei großen Teams, die nicht sofort komplett digital arbeiten. ▶ Video: Stundenzettel-Import

GPS, Offline & Mehrsprachigkeit

Factorial bietet Geolokalisierung in der Zeiterfassung (Help Center: Geolokalisierung). Die konkrete Sprachliste und App-Sprachen solltest du im Test prüfen.

Mendato unterstützt GPS-Standorterfassung als Nachweisfunktion, arbeitet offline-fähig und ist in 16 Sprachen verfügbar. In der Gebäudereinigung ist Mehrsprachigkeit ein Praxisfaktor – viele Teams sprechen kein Deutsch als Muttersprache. ▶ Video: GPS-Ortung

06 – Lohnvorbereitung & ZuschlägeLohnvorbereitung & Zuschläge

In der Gebäudereinigung geht es bei der Lohnvorbereitung nicht nur um Stunden. Es geht um Zuschläge nach dem Rahmentarifvertrag (Nacht, Sonn- und Feiertag), um Abweichungen zwischen Soll und Ist, und um saubere Exporte an Lohnprogramme oder Steuerberater.

Factorial beschreibt vorbereitende Lohnabrechnung und Übergabe an Lohnsysteme per DATEV-Anbindung oder Export. Quellen: Gehaltsabrechnung, Schnittstellen, DATEV-Marktplatz. Eine fertige Zuschlagslogik speziell für den RTV Gebäudereinigung wird auf den Standardseiten aber nicht hervorgehoben.

Mendato ist auf Gebäudereinigung spezialisiert. Deshalb ist die Zuschlagslogik nach Tarifrealität Bestandteil der Lohnvorbereitung: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden automatisch berechnet und für den Export vorbereitet. ▶ Video: Lohndaten-Export

07 – PersonalplanungUnterhalts- und Sonderreinigung planen

Unterhaltsreinigung

Factorial ist als Schichtplanung positioniert: rotierende Schichtvorlagen, Abdeckung und Konfliktwarnungen. Quelle: factorialhr.de/schichtplanung. Das passt gut, wenn du Unterhaltsreinigung als Schichten und Teams organisierst. Was nicht als Kernmodell beschrieben ist: eine LV-Logik mit Räumen, Leistungsverzeichnis und Aufgabenplänen pro Bereich.

Mendato plant Unterhaltsreinigung nicht nur als „Mitarbeiter in Schichten", sondern in einer Struktur aus Kunde, Objekt und Auftrag. Das ist wichtig, weil Unterhaltsreinigung selten nur ein Schichtplan ist – es geht um Objektverantwortung, stabile Teams und saubere Zuordnung. ▶ Video: Dienstplan in Mendato

Sonderreinigung

Factorial kann Sonderreinigung grundsätzlich über Schichten und Projekte organisieren. Quellen: Projektplanung (Help Center). Was Factorial auf den Standardseiten nicht als Schwerpunkt beschreibt: Tourenplanung und adressbasierte Dispo-Logik.

Mendato ist in der Sonderreinigung typischerweise näher an der operativen Disposition. Einsätze hängen am Objekt, Adressen und Objekte sind Teil der Planungslogik. Dadurch wird Umplanung im Objektkontext einfacher – das passt besser zum Alltag der Objektleitung.

08 – SubunternehmerSubunternehmer im Griff?

Factorial ist als HR-Plattform für Eigenpersonal beschrieben. Ein Subunternehmer-Portal oder ein eigener Abrechnungsprozess für Subunternehmer wird auf den Standardseiten nicht als Kernfunktion hervorgehoben. Quelle: factorialhr.de.

Mendato bietet ein eigenes Subunternehmerportal mit getrennten Nachweisen, eigener Planung und einem sauberen Gutschriftenprozess. Subunternehmer können ihre Einsätze und Zeiten selbst bestätigen. ▶ Video: Gutschriften für Subunternehmer

09 – KundenmanagementKunden einbinden?

Factorial ist als HR-Tool für interne Prozesse positioniert. Ein Kundenportal mit Zugang zu Leistungsnachweisen, Tickets oder Qualitätsberichten wird auf den Standardseiten nicht als Funktion beschrieben.

Mendato bietet ein eigenes Kundenportal: Kunden können Leistungsnachweise einsehen, Reklamationen melden und Tickets erstellen. Das ist für Gebäudereiniger ein Wettbewerbsvorteil – Transparenz schafft Vertrauen. ▶ Video: Kundenportal, ▶ Video: Ticketsystem

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

Factorial rechnet pro User und Monat: ab 8 €. Bei vielen Reinigungskräften summiert sich das schnell – 100 Mitarbeitende bedeuten mindestens 800 € monatlich, und zusätzliche Module können den Preis weiter erhöhen.

Mendato arbeitet mit Paketpreisen nach Größenklassen. Der Vorteil: Objektleiter, Büromitarbeiter und Geschäftsführung nutzen das System mit – ohne pro-User-Aufpreis. 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Bewertungen auf unabhängigen Plattformen geben dir einen guten Eindruck, wie zufrieden andere Nutzer sind. Hier der direkte Vergleich:

12 – VergleichstabelleFactorial vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitFactorial oder Mendato – was passt besser?

Factorial

Factorial ist eine starke HR-Plattform. Sie deckt Zeitmanagement, Schichtplanung und vorbereitende Lohnprozesse branchenunabhängig ab. Wenn du vor allem HR-Administration optimieren willst – Abwesenheiten, Mitarbeiterdaten, Onboarding – ist Factorial eine solide Wahl.

Für die operative Realität der Gebäudereinigung fehlt aber oft der Kontext: keine Objektlogik, keine RTV-Zuschläge als Standard, kein Subunternehmer-Portal, kein Kundenportal. Das heißt nicht, dass Factorial schlecht ist – nur, dass du Branchenlogik selbst nachbauen musst.

Mendato

Mendato ist genau für Gebäudereiniger gemacht. Die Software orientiert sich an Kunde, Objekt und Auftrag. Planung, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung, Subunternehmer und Kundenkommunikation laufen in einem System. Das passt, wenn dein Tagegeschäft am Objekt hängt.

Ein realistisches Setup kann auch kombiniert sein: Mendato operativ bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung, und Factorial als HR-System für die übergreifende Mitarbeiterverwaltung.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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