Produktive Stunden in der Gebäude­reinigung: von der bezahlten zur echten Arbeitszeit

Was sind produktive Stunden?

Produktive Stunden, auch Einsatzstunden oder fakturierbare Stunden genannt, sind die Stunden, die eine Reinigungskraft tatsächlich beim Kunden arbeitet. Nur sie kannst du berechnen. Bezahlen musst du mehr: Urlaub, Feiertage und Krankheit, dazu Zeit an Arbeitstagen, in der nicht gereinigt wird, etwa die Fahrt zwischen zwei Objekten. Das Verhältnis heißt Produktivitätsquote. Mit den Annahmen unten liegt sie bei rund 80 %, mit Fahrzeiten zwischen Objekten darunter.

Für die Kalkulation zählt der Kehrwert: Wenn nur rund 80 % der bezahlten Stunden produktiv sind, muss jede produktive Stunde die Kosten von 1,26 bezahlten Stunden tragen. Aus 18,45 € je bezahlte Stunde in Lohngruppe 1 (wie du darauf kommst, steht unter Lohnkostenkalkulation) werden so 23,17 € je produktive Stunde. Mit diesem Wert rechnet der Stundenverrechnungssatz weiter.

Jahresrechnung: von 260 auf 207 Tage

So rechnest du die produktiven Stunden einer Vollzeitkraft mit 39 Stunden pro Woche, also 7,8 Stunden am Tag:

207 von 260 Tagen sind 79,6 %. Jede produktive Stunde trägt also die Kosten von 260 ÷ 207 = 1,256 bezahlten Stunden. Wichtig ist, worauf du den Faktor anwendest: auf die Lohnkosten mit Lohnnebenkosten, nicht nur auf den Bruttolohn. Sozialversicherung zahlst du auch im Urlaub und bei Krankheit.

Für deine eigene Rechnung setzt du drei Zahlen ein:

• Arbeitstage: 2026 und 2027 haben je 261 Werktage von Montag bis Freitag. Wir rechnen mit 260.
• Feiertage: Sie hängen vom Bundesland und vom Kalender ab. 2026 fallen bundesweit 7 Feiertage auf Werktage, dazu kommen in Baden-Württemberg und Bayern Heilige Drei Könige und Fronleichnam (9), in Sachsen-Anhalt Heilige Drei Könige, in Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und im Saarland Fronleichnam, in Sachsen der Buß- und Bettag (je 8). Die 10 Tage in unserer Rechnung sind also vorsichtig. Mit 8 Feiertagen kämst du auf 209 produktive Tage und 22,95 € je produktive Stunde.
• Urlaub: 30 Tage bei einer Fünftagewoche nach § 15 Rahmentarifvertrag, für Teilzeit und Minijobs anteilig nach Arbeitstagen. Das Verhältnis bleibt dasselbe.

Krankenstand: die größte Unsicherheit

Die 13 Krankheitstage sind eine Annahme, und sie sind eher niedrig. Reinigungskräfte gehören zu den Berufen mit den meisten Fehltagen: Bei der BKK Bayern waren sie 2022 im Schnitt 31,4 Kalendertage krankgeschrieben, rund 22,4 Arbeitstage, gegenüber 20,5 Kalendertagen über alle Berufe. Kosten verursachen dir aber nur die bezahlten Tage: Die Lohnfortzahlung endet nach sechs Wochen je Krankheit (§ 3 EFZG), danach zahlt die Krankenkasse. Nimm deshalb die bezahlten Krankheitstage aus deiner Lohnabrechnung des Vorjahres.

Die Lohnkosten in der Tabelle gelten je produktive Stunde in Lohngruppe 1. Jeder zusätzliche Krankheitstag pro Kraft und Jahr kostet rund 0,15 € im Stundensatz, fünf Tage 0,76 €. Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten bekommen über die Umlage U1 einen Teil der Lohnfortzahlung erstattet, für sie wiegt ein Krankheitstag etwas weniger.

Zeit, die an Arbeitstagen verloren geht

Die Jahresrechnung tut so, als würde an jedem Arbeitstag jede bezahlte Minute gereinigt. Das stimmt selten. Drei Posten kommen in fast jedem Betrieb dazu:

Fahrten zwischen Objekten: Nach § 3 Nr. 3.2 Rahmentarifvertrag bezahlst du die direkte Wegezeit zwischen zwei Arbeitsstellen wie Arbeitszeit, wenn die Zwischenzeit höchstens drei Stunden beträgt. Braucht der Weg mehr als die Hälfte der Zwischenzeit, bezahlst du die ganze Zwischenzeit. Ein Beispiel: Objekt A endet um 8:00 Uhr, Objekt B beginnt um 8:40 Uhr, die Fahrt dauert 25 Minuten. Weil 25 Minuten mehr als die Hälfte von 40 Minuten sind, sind alle 40 Minuten Arbeitszeit. Fährt die Kraft mit dem eigenen Auto im Auftrag, kommen 0,30 € je Kilometer dazu (§ 11 RTV).

Rüstzeit: Müssen deine Kräfte zuerst einen Putzraum oder eine Sammelstelle aufsuchen, beginnt die Arbeitszeit dort (§ 3 Nr. 3.1 RTV). Umziehen, Wagen packen, Material holen sind dann bezahlte Zeit.

Unterweisung und Einarbeitung: Wer mit Reinigungschemie arbeitet, muss vor Beginn und mindestens einmal im Jahr unterwiesen werden (§ 14 GefStoffV). Neue Kräfte arbeiten anfangs mit jemandem zusammen, der das Objekt kennt. Beides bezahlst du, berechnen kannst du es nicht.

Was das ausmacht, zeigt eine Vollzeitkraft mit 20 Minuten Fahrzeit an jedem produktiven Tag und 6 Stunden Unterweisung und Teambesprechung im Jahr:

Die Quote sinkt von 79,6 % auf 75,9 %, die Lohnkosten je Stunde beim Kunden steigen von 23,17 € auf 24,30 €, also um 1,13 €. Du hast zwei Möglichkeiten, das abzubilden: Entweder du rechnest die Fahrzeiten in die Stunden des jeweiligen Objekts, so empfiehlt es die RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung für Rüst- und Wegezeiten im Leistungswert. Oder du rechnest sie wie hier in die produktiven Stunden und damit in deinen Satz. Nur fehlen dürfen sie nicht.

Personalbedarf: wie viele Reinigungskräfte du brauchst

Mit den produktiven Stunden je Kraft rechnest du auch, wie viele Leute du für einen Auftrag brauchst. Eine Vollzeitkraft mit 39 Stunden pro Woche arbeitet bei 207 produktiven Tagen 207 × 7,8 ÷ 12 = 134,55 Stunden im Monat beim Kunden. Für 1.000 Reinigungsstunden im Monat brauchst du so viele Kräfte (in Klammern der genaue Wert):

Andersherum gesagt: Für 1.000 Stunden beim Kunden brauchst du 1.256,04 bezahlte Stunden. Die Differenz ist die Kapazität für Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Planst du jede Kraft zu 100 % auf feste Objekte, fehlt diese Reserve, und jede Krankmeldung wird zur Suche nach Ersatz.

Für das Bürogebäude aus der Vorkalkulation mit 45,12 Stunden im Monat heißt das: 0,34 Vollzeitstellen oder 56,67 bezahlte Stunden im Monat. Wie du diese Stunden auf zwei Reinigungskräfte mit festen Tagen verteilst, zeigt der Artikel Objektplan und Personenplan.

Produktive Stunden in Mendato

Deine echte Quote misst du, statt sie zu schätzen. In Mendato erfasst dein Team die Arbeitszeit in der Zeiterfassung per App, Urlaub und Krankheit trägst du als Abwesenheiten ein (ab dem Starter-Paket). Im Arbeitszeitmodell legst du fest, wie Zwischenzeiten vergütet werden, auch nach der Regel des Rahmentarifvertrags: „Zwischenzeiten mit Anfahrt“ vergütet die Anfahrt und die ganze Zwischenzeit, wenn die Anfahrt mehr als die Hälfte davon braucht.

Im Controlling (Pro-Plus-Paket) siehst du je Mitarbeitendem Soll-Zeit, Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Ausfall sowie je Auftrag Fahrtzeit und Fahrtweg. Aus diesen Zahlen nimmst du deine echten Ausfalltage, statt mit Durchschnittswerten zu rechnen.

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