Mendato vs. WISO MeinBüro: Abrechnung, UStVA und Subunternehmer für Gebäudereiniger im Vergleich

Worum es in diesem Vergleich geht

Dieser Vergleich stellt die Branchensoftware Mendato der Buchhaltungssoftware WISO MeinBüro gegenüber. Im Mittelpunkt stehen die buchhalterischen Aufgaben: Rechnungsstellung und ihre Automatisierung, Mahnwesen, Bankabgleich, UStVA, Lohnvorbereitung, die Abrechnung der Sonderreinigung und die Subunternehmer-Abrechnung.

Rechnungen von Hand schreiben können beide, darum geht es hier nicht. Entscheidend ist, wie weit sich die Rechnungserstellung automatisieren lässt und wie gut sie mit Zeiten, Mengen und Nachweisen verbunden ist. In der Unterhaltsreinigung zählt der automatische Versand, in der Sonderreinigung die schnelle Abrechnung von Stunden und Mengen.

Kaufmännische Software und Branchensoftware

WISO MeinBüro versteht sich als Lösung für Auftragswesen, Banking und Buchhaltung, also für kaufmännische Prozesse in vielen Branchen. Dazu kommen Bausteine wie „Dokumente“ und „Personal“. (Quelle: meinbuero.de)

Mendato beginnt dagegen im Betrieb, bei Objekt, Leistung und Einsatz, und leitet die Abrechnung daraus ab. Die Grafik zeigt beide Abläufe nebeneinander.

Produktlinien und Rollen

WISO MeinBüro gibt es in mehreren Produktlinien: als Online-Lösung im Browser mit Mobile App (iOS/Android) und als Desktop-Variante mit ERP-Ansatz. Bausteine wie „Dokumente“ und „Kanzlei“ dienen der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, für Teamarbeit gibt es eine Benutzerverwaltung mit Berechtigungen.

Mendato ist in spezialisierte Bereiche aufgeteilt: Aufträge für Disposition und Objektleiter, Betrieb für die Reinigungskräfte (Zeiten, Nachweise und ab dem Starter-Paket Urlaub), Buchhaltung für Rechnungen, Korrekturen und Lohnvorbereitung, Controlling für Kennzahlen (Pro-Plus-Paket) sowie Kundenportal und Subunternehmerportal ab dem Pro-Paket. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht.

Warum die Struktur Kunde, Objekt, Auftrag zählt

WISO MeinBüro ist im Kern auf kaufmännische Vorgänge aufgebaut: Kunden anlegen, Angebote und Rechnungen schreiben, Buchhaltung und Banking. Eine Struktur aus Kunde, Objekt und Auftrag ist nicht als eigenes Modell beschrieben. Objekte werden oft in den Kundendaten nachgebildet, was mit wachsender Zahl schwieriger wird. (Quelle: Handbuch MeinBüro)

Mendato folgt der Struktur der Branche: Kunde → Objekt → Auftrag. Pro Objekt kannst du eigene Abrechnungsregeln hinterlegen und festlegen, ob Objekte gebündelt oder getrennt abgerechnet werden. Abweichungen wie Reklamationen, Schließzeiten oder Mengenänderungen behandelst du je Objekt.

Die Phase vor der Rechnung

In der Gebäudereinigung ist das Schreiben der Rechnung selten das Problem, sondern die Phase davor: Reklamationen, Schließzeiten, fehlende Nachweise, unstimmige Mengen. Erst wenn das geklärt ist, sollte die Rechnung rausgehen.

WISO MeinBüro beschreibt klar die Abläufe nach der Rechnungsstellung: Die Rechnung ist raus, du siehst den Status (offen/bezahlt/überfällig) und startest das Mahnwesen. Das ist Forderungsmanagement und Statuspflege, aber keine Vorliste, in der du Leistungen vor der Rechnung sammelst und prüfst. (Quelle: Handbuch MeinBüro, Mahnwesen)

Mendato setzt hier mit der Postenliste an, einem Arbeitsbereich zwischen Betrieb und Buchhaltung. Du rechnest nach Abrechnungsreife ab, Ausnahmen laufen über einen festen Ablauf, Bündeln und Trennen lassen sich planen, und du siehst, was hinter jedem Posten steckt.

Monatliche Unterhaltsreinigung abrechnen

In der Unterhaltsreinigung willst du die Rechnungen nicht jeden Monat neu zusammenklicken. Die Abrechnung soll von selbst laufen und Ausnahmen trotzdem auffangen.

WISO MeinBüro löst die wiederkehrende Abrechnung über Verträge und Abo-Rechnungen. Du legst ein Abo an, stellst Intervall und Startdatum ein, und Rechnungen werden automatisch erzeugt und versendet. Wenn sich in einem Monat etwas ändert, muss das vorher berücksichtigt werden. (Quelle: Handbuch MeinBüro)

Mendato verbindet wiederkehrende Leistungen enger mit Objekt und Auftrag. Dazu kommen Dauerrechnungen: einmal anlegen und dem Objekt zuordnen, passend für stabile Leistungsverzeichnisse. Die Logik baust du einmal auf, danach fällt weniger monatliche Verwaltung an. Bei 50+ Objekten spart das viel Zeit.

Mengen, Zeiten und Nachweise in der Buchhaltung

In der Unterhaltsreinigung wird pauschal abgerechnet. Anders ist es bei Leistungen nach Menge, z. B. Hotelzimmer, Container, Baureinigung oder Glasreinigung. Hier hängt die Rechnung an operativen Daten.

WISO MeinBüro kann Zeiten erfassen (Stoppuhr, manuelle Eingabe) und bietet Zeiterfassung mit Projektmanagement. Nicht als Kernprozess beschrieben ist, dass Reinigungskräfte Mengen und Nachweise im Objekt erfassen und diese Daten automatisch in die Abrechnung durchlaufen. (Quelle: Handbuch MeinBüro, Zeiterfassung)

Mendato ist so aufgebaut, dass die Daten aus dem Betrieb direkt als Abrechnungsgrundlage in die Buchhaltung fließen: Zeiten, Mengen, Nachweise, Abnahmen und Reklamationen. Die Buchhaltung muss seltener nachfragen, und du kannst schneller abrechnen.

Umsatzsteuer und Zahlungsabgleich

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)

WISO MeinBüro beschreibt die UStVA als festen Bestandteil, mit ELSTER-Schnittstelle zur direkten Übermittlung. Für die Desktop-Variante nennt der Hersteller ausdrücklich „EÜR & UStVA inkl. ELSTER“. Du erstellst und versendest die UStVA also direkt im System. (Quelle: Handbuch MeinBüro, UStVA)

Mendato setzt den Schwerpunkt auf saubere Abrechnungsdaten aus dem Betrieb. Die UStVA läuft über Exporte und Schnittstellen in das System der Buchhaltung oder des Steuerberaters (z. B. DATEV/Lexware).

Bankabgleich

WISO MeinBüro kann Bankkonten und PayPal anbinden. Für den Abgleich öffnest du die Bankbewegung und ordnest sie dem offenen Posten zu, auch mit Teilzahlung und Skonto. Beim Onlinebanking gibt es Zuordnungsvorschläge. (Quelle: Handbuch MeinBüro, OPOS)

Mendato folgt beim Bankabgleich dem Ablauf Abrechnung → Rechnung → Zahlung. Ab dem Starter-Paket werden Banktransaktionen importiert und über mehrere Merkmale abgeglichen (Betrag, Datum, Verwendungszweck, Kunde). Der Abgleich hängt damit an der Rechnungslogik je Objekt und Auftrag.

Subunternehmer und Gutschriftverfahren

Bei Subunternehmern ist die Abrechnung ein heikler Punkt. „Gutschrift“ meint dabei zwei verschiedene Dinge: die Rechnungskorrektur an den Kunden oder die Abrechnungsgutschrift an den Subunternehmer. (UStG § 14)

WISO MeinBüro beschreibt die Gutschrift vor allem als Rechnungskorrektur. Dafür gibt es eigene Anleitungen: manuelle Gutschrift erstellen, vorhandene Rechnung gutschreiben oder stornieren. Für die Abrechnung von Subunternehmern über ein Gutschriftverfahren wird auf den Standardseiten kein eigener, wiederholbarer Prozess beschrieben. (Quelle: Handbuch MeinBüro, Gutschrift)

Mendato führt Subunternehmer ab dem Pro-Paket als eigenen Prozess: Die Leistungen werden Einsätzen und Objekten zugeordnet, daraus entstehen abrechenbare Einheiten, und diese werden über Gutschriften abgerechnet. Das senkt das Risiko von Doppelabrechnungen und fehlenden Nachweisen. (Video: Gutschriften in Mendato)

Kennzahlen und Auswertungen

WISO MeinBüro bietet buchhalterische Auswertungen: EÜA, GuV und eine Buchungsübersicht mit Suche und Filtern, also klassisches Controlling auf Finanzebene. (Quelle: Handbuch MeinBüro)

Mendato setzt im Controlling (Pro-Plus-Paket) dort an, wo in der Gebäudereinigung die Marge entsteht: im Objekt und im Auftrag. Die Kennzahlen gibt es nicht nur pro Kunde, sondern auch pro Objekt und Auftrag. Damit wird eine ABC-Betrachtung möglich, die zeigt, welches Objekt Ergebnis bringt und welches nur Aufwand.

Preise & Kostenstruktur

WISO MeinBüro ist ein Jahresabo, gestaffelt nach Funktionsumfang. UStVA mit ELSTER und Banking gibt es ab Stufe S, die Testphase dauert 14 Tage. Mendato ist nach der Zahl der Reinigungskräfte gestaffelt, der Funktionsumfang wächst mit dem Paket. Du kannst Mendato 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

WISO MeinBüro vs. Mendato auf einen Blick

Welche Lösung passt zu deinem Reinigungsbetrieb?

WISO MeinBüro

WISO MeinBüro passt für klassische Buchhaltung und Faktura: offene Posten, Mahnwesen, Abo-Rechnungen, UStVA per ELSTER und Banking. Für Betriebe mit wenigen Kunden und überschaubarer Struktur funktioniert das gut.

Sobald die Abrechnung objektbezogen wird, mit vielen Objekten, Sonderregeln, Mengenabrechnung und Arbeitsscheinen, brauchst du zusätzliche Abläufe außerhalb der Software.

Mendato

Mendato passt, wenn die Abrechnung aus dem Betrieb kommen soll: Objektlogik, Unterhaltsreinigung, Sondermengen und Postenliste vor der Rechnung, ab dem Pro-Paket Subunternehmer-Gutschriften und im Pro-Plus-Paket Controlling auf Objektebene.

So hilft dir Mendato

Mendato führt die Abrechnung vom Objekt bis zum Zahlungseingang: Du schreibst Einzel- und Dauerrechnungen, erstellst sie als E-Rechnung und mahnst offene Posten in Mahnstufen an. Für die Lohnabrechnung exportierst du die Zeiten per Klick an DATEV, Lexware oder Agenda, wo der Lohn abgerechnet wird. Die Bankanbindung gibt es ab dem Starter-Paket, Gutschriften für Subunternehmer mit dem Subunternehmer-Management ab dem Pro-Paket. Mehr dazu findest du auf den Seiten zur Buchhaltung und zum Subunternehmer-Management.

Häufige Fragen

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