Mendato vs. Lexware: Buchhaltung und Rechnungen für Gebäudereiniger im Vergleich

Worauf es beim Vergleich ankommt

Mendato und Lexware Office erledigen ähnliche buchhalterische Aufgaben, kommen aber aus verschiedenen Richtungen: Lexware Office aus der allgemeinen Buchhaltung, Mendato aus dem Alltag von Reinigungsbetrieben. Dieser Vergleich konzentriert sich auf das, was Gebäudereiniger in der Buchhaltung brauchen: Rechnungsstellung, Mahnwesen, Bankmatching, Dauerrechnungen, Subunternehmerabrechnung und Controlling.

Rechnungen von Hand schreiben können beide. Entscheidend ist, wie weit sich die Rechnungserstellung automatisieren lässt und wie eng die Abrechnung mit Zeiten, Mengen und Nachweisen verbunden ist.

In der Unterhaltsreinigung kommt es auf den automatischen Rechnungsversand an. In der Sonderreinigung zählt, wie schnell sich geleistete Stunden, Mengen und Nachweise ermitteln und abrechnen lassen.

Buchhaltungs­software vs. Branchensoftware

Bei Lexware Office läuft die Zeiterfassung über Partnererweiterungen. Quelle: lexware.de

Mendato bildet Objekte, Aufträge, Nachweise, Reklamationen und Subunternehmer ab. Die Buchhaltung ist dort ein Teil des Betriebsablaufs.

Rollen und Zugriffe

Objektleiter, Buchhaltung, Reinigungskräfte und Steuerberater arbeiten mit denselben Daten, aber mit unterschiedlichen Zielen.

Lexware Office ist eine Web-Plattform mit Benutzerrechten, Steuerberater-Zugang und mobiler App. Quellen: Benutzerrechte | App

Mendato trennt nach Rollen: Aufträge (Dispo), Operations (Reinigungskräfte), Buchhaltung, Controlling und ab dem Pro-Paket das Kundenportal.

Kontaktlogik vs. Objektlogik

Deine Kunden haben oft mehrere Objekte mit unterschiedlichen Rechnungsempfängern, Adressen und Abrechnungsregeln. Das willst du nicht jeden Monat von Hand zusammenklicken.

Lexware Office denkt in Kontakten: Ein Kunde ist ein Kontakt mit Rechnungs- und Lieferadresse, Sammelrechnungen entstehen aus Lieferscheinen. Eine Ebene aus Kunde, Objekt und Auftrag gibt es nicht, bei vielen Objekten brauchst du deshalb Workarounds. Quellen: lexware.de | Sammelrechnung

Mendato folgt der Struktur der Branche: Kunde → Objekt → Auftrag. Jedes Objekt hat eigene Rechnungsadressen, Referenzen und Pflichtangaben, und du entscheidest, welche Objekte gemeinsam oder getrennt abgerechnet werden.

OPOS-Liste vs. Postenliste

Reklamationen, Schließzeiten, Minderungen und geänderte Mengen: Wer sie nicht vor der Rechnungsstellung prüft, muss hinterher viele Rechnungen stornieren.

Lexware Office hat eine OPOS-Liste. Sie dient dem Forderungsmanagement nach der Rechnung, nicht der Vorbereitung vor der Rechnung. Quelle: lexware.de

Mendato nutzt eine Postenliste als Arbeitsbereich vor der Rechnung. Dort siehst du, welche Leistungen abrechnungsreif sind, und Reklamationen, Minderleistungen und Schließzeiten laufen im selben Ablauf mit.

Serienrechnung vs. Posten-Automatik

In der Unterhaltsreinigung willst du monatlich automatisiert abrechnen und trotzdem auf Abweichungen reagieren können.

Lexware Office arbeitet mit Serienrechnungen: Du legst eine Vorlage an, stellst das Intervall ein, und die Rechnungen werden automatisch versendet. Änderungen musst du vor dem Lauf einpflegen. Quelle: lexware.de

Mendato automatisiert die Abrechnung über auftragsbezogene Posten. Vor dem Versand sind Hinweise auf Reklamationen oder fehlende Nachweise sichtbar, sodass die Buchhaltung reagieren kann, bevor die Rechnung beim Kunden ist. Bei 80 und mehr Objekten musst du dich dann nicht darauf verlassen, dass jemand alle Serienrechnungen rechtzeitig anpasst.

Dauerrechnung: ein Dokument statt monatlich neuer Rechnungen

In vielen Reinigungsfirmen sind Dauerrechnungen üblich: Die Leistung wird einmal festgelegt und nicht jeden Monat neu erstellt.

Bei den Serienrechnungen von Lexware Office entsteht jeden Monat eine neue Rechnung mit eigener Nummer. Das automatisiert den Versand, ist aber etwas anderes als eine Dauerrechnung, bei der ein Dokument dauerhaft gilt. Quelle: lexware.de

Mendato führt Dauerrechnungen als eigenen Vorgang: einmal anlegen, dem Objekt zuordnen, dauerhaft nutzen. Die Zahlungstransaktionen werden mit der Dauerrechnung verknüpft. Bei 200 Objekten siehst du so, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört. Wie das aussieht, zeigt das Video zu Gutschriften und Dauerrechnungen.

Abrechnungsdaten aus dem Einsatz

Bei Sonderreinigung, Hotelzimmern oder Baureinigung wird nach Menge abgerechnet. Oft wartet die Buchhaltung auf Daten vom Vorarbeiter oder von Stundenzetteln.

Lexware Office hat eine Buchhaltungs-App für Belege. Mengen und Arbeitsscheine aus den Objekten fließen nicht direkt in die Abrechnung, dafür brauchst du Drittlösungen oder die API. Quelle: lexware.de

In Mendato ist die Operations-App direkt mit der Abrechnung verbunden, Mengen und Arbeitsscheine werden in Echtzeit aktualisiert. Den Ablauf zeigt ein kurzes Video.

Steuer und Zahlungsabgleich

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Lexware Office erstellt die UStVA direkt aus den Buchungen und übermittelt sie per ELSTER ans Finanzamt, ohne eigenes Zertifikat. Dazu kommen DATEV-Exporte und ein Zugang für den Steuerberater. Quellen: lexware.de | DATEV-Datenexport

Mendato konzentriert sich auf die vorbereitende Buchhaltung und Exporte, zum Beispiel nach Lexware oder DATEV. Die UStVA erledigst du dann im Zielsystem.

Zahlungs­transaktionen und Bankmatching

Lexware Office bietet eine Bankanbindung mit Zuordnungsvorschlägen, Teilzahlungen und Skonto. Quelle: lexware.de

Mendato importiert ab dem Starter-Paket Banktransaktionen und gleicht sie anhand mehrerer Merkmale automatisch mit den Rechnungen ab.

Subunternehmer und Gutschrift­verfahren

Viele Reinigungsfirmen setzen Subunternehmer ein. Dabei ist eine Rechnungskorrektur, mit der du eine Kundenrechnung berichtigst, etwas anderes als eine Abrechnungsgutschrift im Gutschriftverfahren. Quelle: § 14 UStG

Lexware Office kann Rechnungen korrigieren, aber keine Abrechnungsgutschriften im Gutschriftverfahren erstellen. Quelle: Lexware-Hilfe: Gutschrift

Mendato hat ab dem Pro-Paket ein eigenes System für Gutschriften an Subunternehmer, dessen Posten mit den Leistungsdaten verknüpft sind. Mehr dazu im Video.

Buchhalterische Auswertungen vs. Objektcontrolling

Lexware Office bietet klassische betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und Umsatzstatistiken je Kontakt. Du kannst Kontakte nach Umsatz sortieren und die Daten exportieren. Eine Struktur aus Kunde, Objekt und Auftrag als Dimension im Controlling gehört nicht zum Kern. Quellen: lexware.de | lexware.de

Mendato setzt das Controlling im Pro-Plus-Paket auf Kunden-, Objekt- und Auftragsebene an. Du siehst nicht nur den Umsatz pro Kunde, sondern auch, welche Objekte ihn treiben.

Preise & Kostenstruktur

Lexware Office: Serienrechnungen gibt es erst im XL-Paket, Lohn und Gehalt ist optional. Testen kannst du 30 Tage kostenlos. Quelle: lexware.de

Mendato: Rechnungen und Dauerrechnungen sind in allen Paketen enthalten, die Bankanbindung ab dem Starter-Paket, Kundenportal und Subunternehmer-Management ab dem Pro-Paket und das Controlling im Pro-Plus-Paket. Testen kannst du 7 Tage kostenlos ohne Kreditkarte, alle Details stehen unter Preise.

Lexware vs. Mendato auf einen Blick

Wann Lexware, wann Mendato?

Lexware Office passt, wenn du eine reine Buchhaltungssoftware suchst. Mendato passt, wenn die Buchhaltung Teil deiner Abläufe im Reinigungsbetrieb sein soll.

Lexware Office

Lexware Office deckt die kaufmännische Breite ab: UStVA per ELSTER, DATEV-Exporte, Banking und optionale Lohnabrechnung, einfach und intuitiv zu bedienen. Quellen: UStVA | lexware.de

Mit vielen Objekten, unterschiedlichen Rechnungsempfängern und objektbezogenen Sonderregeln musst du die Abläufe aber selbst bauen, und die Automatisierung wird schwieriger.

Mendato

Mendato ist im Vorteil, wenn die Buchhaltung nicht getrennt vom Betrieb laufen soll. Wiederkehrende Leistungen, viele Objekte und die Daten aus den Einsätzen fließen direkt in die Buchhaltung. Das spart Rückfragen und macht die Rechnungen einheitlicher.

Beide Lösungen lassen sich auch kombinieren: Mendato für den Betrieb und die operative Abrechnung, Lexware oder DATEV für Steuerkanzlei und Finanzbuchhaltung.

So hilft dir Mendato

In der Buchhaltung von Mendato schreibst du Einzel- und Dauerrechnungen, auf Wunsch als E-Rechnung, und mahnst offene Posten über Mahnstufen an. Eine Stornorechnung gilt immer für die ganze Rechnung. Datum, Einleitung und Schlusstext kannst du dabei anpassen. Mit dem Subunternehmer-Management ab dem Pro-Paket erstellst du Gutschriften aus der Abrechnung der Ausführenden, einzeln oder gesammelt mit optionalem E-Mail-Versand.

Häufige Fragen

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