Ausschreibung in der Gebäude­reinigung: öffentliche Aufträge kalkulieren und gewinnen

Was ist eine Ausschreibung in der Gebäudereinigung?

Eine Ausschreibung, im Vergaberecht Vergabeverfahren genannt, ist ein Verfahren, in dem ein Auftraggeber mehrere Reinigungsfirmen auffordert, nach denselben Unterlagen ein Angebot abzugeben. Öffentliche Auftraggeber wie Kommunen, Landkreise, Länder, Bundesbehörden, Schulträger und Hochschulen müssen dabei das Vergaberecht einhalten. Private Auftraggeber wie Hausverwaltungen oder Konzerne schreiben ebenfalls aus, legen die Regeln aber selbst fest.

Für die Kalkulation ist ein Punkt wichtiger als jeder Paragraf: Geschuldet ist der Reinigungserfolg, nicht die Stundenzahl. Die Stunden in deiner Kalkulation sind nach den Vergabe-Empfehlungen des Bundesinnungsverbands (Mai 2026) nicht Gegenstand des Vertrags. Du trägst also das Risiko, wenn das Objekt mehr Zeit braucht als kalkuliert. Umso wichtiger sind ein sauberes Aufmaß und realistische Leistungswerte.

Welche Regeln gelten oberhalb und unterhalb des Schwellenwerts?

Welche Regeln gelten, entscheidet der geschätzte Auftragswert über die gesamte Laufzeit, ohne Umsatzsteuer und einschließlich Verlängerungsoptionen. Liegt er über dem EU-Schwellenwert, schreibt der Auftraggeber europaweit nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) aus. Darunter gilt nationales Recht, und das unterscheidet sich von Land zu Land.

Die Schwellenwerte gelten für 2026 und 2027, die EU-Kommission passt sie alle zwei Jahre an. Für die Reinigung eines mittelgroßen Verwaltungsgebäudes über drei Jahre wird der Wert schnell erreicht, wie das Beispiel unten zeigt.

Wo du Ausschreibungen findest

Europaweite Ausschreibungen veröffentlicht die EU in der Datenbank TED (Tenders Electronic Daily), Ausschreibungen des Bundes stehen auf service.bund.de. Länder und Kommunen nutzen eigene Vergabeportale und eVergabe-Plattformen, auf denen du dich als Bieter registrierst. Erst mit der Registrierung bekommst du Änderungen an den Unterlagen und Antworten auf Bieterfragen automatisch mitgeteilt. Lies die Unterlagen deshalb nicht nur, lade sie über das Portal herunter.

Bevor du Zeit in ein Angebot steckst, lohnt ein Blick auf drei Dinge: Liegt das Objekt in deinem Einzugsgebiet, schaffst du die geforderten Referenzen, und passt die Größe zu deinem Personal? Das Verwaltungsgebäude aus dem Beispiel unten braucht rund 200 Stunden im Monat und an drei Tagen pro Woche vier Kräfte gleichzeitig, die du zum Vertragsstart eingestellt und eingearbeitet haben musst.

Was in dein Angebot gehört

Die Vergabestelle prüft ein Angebot in drei Stufen: Ist es vollständig, ist der Bieter geeignet, und welches Angebot ist das wirtschaftlichste? Fehlt eine geforderte Unterlage, darf die Vergabestelle sie nachfordern, fehlende Preise und bewertete Konzepte aber nicht, und sie kann Nachforderungen in den Unterlagen ganz ausschließen (§ 56 VgV). Typisch für Reinigungsausschreibungen sind diese Teile:

Was du in den Konzepten zusagst, musst du einhalten: Der BIV empfiehlt Auftraggebern, die Konzepte zum Vertragsinhalt zu machen und Verstöße mit einer Kürzung der Vergütung zu belegen. Schreib also nur hinein, was dein Betrieb im Alltag leistet.

Präqualifikation: Bist du im amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen der Industrie- und Handelskammern eingetragen, darf die Vergabestelle die dort hinterlegten Nachweise nur in begründeten Fällen anzweifeln (§ 48 Abs. 8 VgV). Das spart bei vielen Ausschreibungen einen Teil der Nachweise. Bescheinigungen zu Steuern und Sozialversicherung darf die Vergabestelle trotzdem gesondert verlangen.

Eignungsleihe und Nachunternehmer: Fehlt dir eine Referenz in der geforderten Größe, darfst du dich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens stützen, wenn du nachweist, dass sie dir tatsächlich zur Verfügung stehen, meist mit einer Verpflichtungserklärung (§ 47 VgV). Geht es um Erfahrung, also um Referenzen, gilt das nur, wenn dieses Unternehmen die Leistung dann auch selbst erbringt. Setzt du Nachunternehmer ein, gib ihren Anteil an, wenn die Unterlagen das verlangen. Für deren Mindestlohn haftest du wie ein Bürge, siehe Generalunternehmerhaftung.

Beispiel: Verwaltungsgebäude mit 2.400 m² kalkulieren

Die Kalkulation unterscheidet sich nicht von der für ein privates Angebot, der Rechenweg steht im Artikel Vorkalkulation. Angenommen, eine Stadt schreibt die Unterhaltsreinigung ihres Verwaltungsgebäudes für drei Jahre ab dem 1. Januar 2027 aus. Raumbuch und Häufigkeiten kommen aus dem Leistungsverzeichnis der Vergabeunterlagen, die Leistungswerte sind deine eigenen nach der Besichtigung:

45,60 Std. × 4,33 = 197,45 Std. im Monat × 30,02 € = 5.927,45 €

Das sind 71.129,40 € im Jahr und 213.388,20 € über drei Jahre, knapp unter dem EU-Schwellenwert von 216.000 €. Schätzt die Stadt den Wert aber schon mit dem Tariflohn 2027 (siehe unten), kommt sie auf 241.891,92 € und muss europaweit ausschreiben. Für dich ändert das vor allem die Fristen und den Rechtsschutz, nicht die Kalkulation.

Prüf vor der Abgabe, ob die Zeiten in den Rahmen passen, den der Auftraggeber vorgibt. Im Beispiel braucht das Gebäude am Montag, Mittwoch und Freitag 11,72 Stunden Arbeit. Ist die Reinigung nur zwischen 17 und 20 Uhr erlaubt, planst du an diesen Tagen mindestens vier Kräfte gleichzeitig ein, und die Einarbeitung zum Vertragsstart gehört in die Kalkulation.

Wie wertet die Vergabestelle die Angebote?

Den Zuschlag bekommt nach § 58 VgV das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben dem Preis darf die Vergabestelle Qualität, Organisation und Erfahrung des Personals bewerten. Wie sie gewichtet, muss sie vorher in den Unterlagen bekannt geben. Der Bundesinnungsverband empfiehlt für die Gebäudereinigung 50 Punkte für den Preis und 50 Punkte für die Qualität. Das günstigste Angebot bekommt die vollen Preispunkte, die anderen anteilig:

Preispunkte = 50 × niedrigster Preis ÷ eigener Preis

Drei Angebote für das Beispielgebäude mit ihren Jahrespreisen netto, daneben die Preispunkte, die Qualitätspunkte aus der Bewertung der Konzepte und die Summe:

Das günstigste Angebot verliert, weil seine Konzepte schwach bewertet wurden. Bei reiner Preiswertung hätte es gewonnen. Lies deshalb in den Unterlagen zuerst die Zuschlagskriterien: Sie zeigen dir, ob sich Zeit für gute Konzepte lohnt oder ob am Ende nur der Preis zählt.

Zu billig: die Prüfung nach § 60 VgV

Erscheint ein Preis im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, muss die Vergabestelle vom Bieter Aufklärung verlangen (§ 60 VgV, unterhalb der Schwellenwerte meist § 44 UVgO). Kann der Bieter den Preis nicht erklären, darf sie den Zuschlag ablehnen. Verstößt der Preis gegen arbeitsrechtliche Pflichten wie den Mindestlohn, muss sie ihn ablehnen. Für die Gebäudereinigung nennt der BIV zwei Anzeichen für einen ungewöhnlich niedrigen Preis:

• Der Gesamtpreis liegt 15 bis 20 % oder mehr unter dem nächsthöheren Angebot.
• Der Stundenverrechnungssatz liegt unter 170 % des Tariflohns der Lohngruppe 1, 2026 also unter 25,50 €.

Anbieter A aus der Wertung liegt 10,0 % unter deinem Angebot. Rechnet er mit denselben Stunden, kommt er auf 27,01 € je Stunde. Beide Anzeichen greifen nicht, eine Aufklärung muss die Vergabestelle also nicht verlangen. Für dich wäre der Preis trotzdem ein Verlustgeschäft, denn er liegt unter deinem Kostensatz von 27,80 €. Bei einem Angebot unter deinem Kostensatz verlierst du mit jeder Stunde Geld, auch wenn die Vergabestelle es durchwinkt.

Wird dein eigenes Angebot geprüft, hilft ein Kalkulationsblatt, das jeden Aufschlag zeigt. Welche Positionen dort stehen müssen und woran Blätter scheitern, steht im Artikel Stundenverrechnungssatz in Ausschreibungen.

Tariflohn 2027 und Tariftreue

Der Mindestlohn-Tarifvertrag der Gebäudereinigung gilt bis zum 31. Dezember 2026, ein neuer Abschluss stand am 25. Oktober 2026 noch aus. Die IG BAU fordert 2,00 € mehr in allen Lohngruppen, also 17,00 € in Lohngruppe 1. Für Ausschreibungen mit Laufzeit ab 2027 ist das das größte Risiko in der Kalkulation. Mit derselben Kette wie im Mindestlohn-Artikel, die Spalte 2027 mit dem geforderten Tariflohn und der Monatspreis für das Beispielgebäude:

Bleibt dein Preis ohne Anpassung bei 30,02 € je Stunde, liegt er ab Januar 2027 unter dem neuen Kostensatz von 31,51 €. Jede Stunde kostet dich dann 1,49 €, im Beispiel 294,20 € im Monat, und das drei Jahre lang. Daraus folgen drei Regeln:

• Preisanpassungsklausel suchen: Der BIV empfiehlt Auftraggebern eine Klausel, die den Preis bei Tariferhöhungen automatisch anpasst, im Verhältnis des Lohnanteils an deiner Kalkulation. Steht sie im Vertragsentwurf, rechnest du mit dem geltenden Tariflohn und trägst den Lohnanteil ein.
• Fehlt die Klausel, frag nach: Stell eine Bieterfrage, ob und wie Tariferhöhungen weitergegeben werden. Bekommst du keine verbindliche Antwort, rechne die erwartete Erhöhung ein.
• Stichtag beachten: Nach dem Musterwortlaut des BIV gilt für die Kalkulation der Tarifvertrag, der sieben Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist gilt, einschließlich bereits vereinbarter späterer Erhöhungen. Lies, ob die Unterlagen das so regeln.

Tariftreue: Seit dem 1. Mai 2026 gilt das Tariftreuegesetz des Bundes für Aufträge von Bundesbehörden ab 50.000 € netto. Danach müssen Auftragnehmer die tariflichen Arbeitsbedingungen gewähren, die eine Rechtsverordnung für ihre Branche festlegt. Praktisch greift es erst, wenn eine solche Verordnung erlassen ist, das Bundesarbeitsministerium hat im September 2026 erste Entwürfe vorgelegt (Stand 25. Oktober 2026). Viele Länder haben eigene Tariftreue- oder Vergabegesetze, teils mit einem eigenen Vergabemindestlohn. Was für eine Ausschreibung gilt, steht in den Vergabeunterlagen, meist als Erklärung, die du unterschreibst.

Besichtigung, Bieterfragen und Rüge

Besichtigung: Geh hin, auch wenn sie freiwillig ist. Leistungswerte, Möblierung, Schmutzeintrag und Wege siehst du nur vor Ort. Setzt der Auftraggeber eine Besichtigung voraus, muss er die Angebotsfrist so bemessen, dass alle Bieter sie wahrnehmen können (§ 20 Abs. 2 VgV).

Bieterfragen: Unklare Flächen, fehlende Zeitfenster oder Widersprüche im Leistungsverzeichnis klärst du über das Vergabeportal, nicht am Telefon. Die Antworten bekommen alle Bieter. Fragst du rechtzeitig und kommt die Antwort später als sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, muss der Auftraggeber die Frist verlängern (§ 20 Abs. 3 VgV). Woran du ein unklares Leistungsverzeichnis erkennst, steht im Artikel Leistungsverzeichnis.

Rüge: Hältst du eine Vorgabe für vergaberechtswidrig, etwa eine Wertung, die nur den Preis zählt, obwohl die Unterlagen etwas anderes ankündigen, musst du das oberhalb der Schwellenwerte zuerst gegenüber dem Auftraggeber rügen. Verstöße, die du erkennst, innerhalb von zehn Kalendertagen, Verstöße, die aus den Unterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist (§ 160 Abs. 3 GWB). Erst danach kannst du die Vergabekammer anrufen. Oberhalb der Schwellenwerte informiert dich der Auftraggeber, vor dem Zuschlag, wenn du nicht gewinnst, und darf den Vertrag frühestens 15 Kalendertage später schließen, bei elektronischer Information zehn (§ 134 GWB).

Vor der Abgabe prüfen

• Vollständig: Preisblatt ausgefüllt und nicht verändert, alle geforderten Erklärungen, Referenzen und Konzepte dabei, Angebot fristgerecht über das Portal abgegeben.
• Preis: Stundensatz über 25,50 € und über deinem eigenen Kostensatz, Stunden passen zu deinen Leistungswerten und in die erlaubten Reinigungszeiten.
• Laufzeit: Tariflohn 2027 eingerechnet oder Preisanpassungsklausel im Vertrag, Verlängerungsoptionen mitgerechnet.
• Personal: Zum Vertragsstart genug Kräfte, Einarbeitung kalkuliert, Objektleitung benannt.
• Zusagen: Jeder Satz in den Konzepten ist im Alltag machbar, denn er wird Vertragsinhalt.

Ausschreibungen mit Mendato vorbereiten

In Mendato Vertrieb legst du die ausschreibende Stelle als Interessenten an und das Gebäude als Objekt mit eigenem Raumbuch. Die Flächenliste aus den Vergabeunterlagen fügst du direkt aus Excel ein, oder Mendato liest die Räume mit KI aus einem Grundriss und übernimmt die dort gedruckten Flächen. Das Leistungsverzeichnis der Ausschreibung importierst du als PDF oder Excel per KI in das Leistungsverzeichnis.

Aus dem Leistungsverzeichnis erstellst du die Kalkulation (ab dem Starter-Paket): Mendato schlägt je Raumart und Bodenbelag deine Leistungswerte vor, rechnet Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge aus den Zeitfenstern und zeigt Stunden, Verrechnungssatz, Preis pro m² und Marge über die ganze Laufzeit. Die Zahlen überträgst du ins Preisblatt der Vergabestelle. Mit einer Kopie der Kalkulation rechnest du das Szenario mit dem Tariflohn 2027 durch, und nach dem Zuschlag machst du aus der Kalkulation den Auftrag mit Raumbuch und Schichtvorschlägen.

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