Personal­planungs­software für die Gebäudereinigung: Vergleich, Funktionen und Preise

Was ist Personal­planungs­software?

Personalplanungssoftware, auch Dienstplan-Software, Einsatzplanungssoftware oder Software für die Personaleinsatzplanung genannt, ist ein Programm, das Mitarbeitende den passenden Einsätzen zur richtigen Zeit zuordnet und ihre Arbeitszeiten erfasst. In der Gebäudereinigung beantwortet sie drei Fragen: Wer arbeitet wann, wer arbeitet wo, und stimmen die Stunden am Monatsende?

Warum Personalplanung in der Gebäudereinigung anders ist

Wer eine allgemeine HR-Software im Reinigungsbetrieb einrichtet, merkt schnell den Unterschied: Gebraucht wird keine Schichtplanung für einen Standort, sondern Einsatzplanung für dutzende Objekte gleichzeitig. Daran scheitern die meisten Tools.

In der Gebäudereinigung kommen vier Besonderheiten zusammen:

Viele Objekte, wenige Büroplätze: Deine Reinigungskräfte arbeiten verteilt an 10, 20 oder 50 verschiedenen Standorten. Eine Software, die nur einen Standort kennt, hilft da wenig.

Wiederkehrende Intervalle statt fester Schichten: Unterhaltsreinigung läuft nicht im Drei-Schicht-Betrieb. Du planst Mo–Fr täglich, 14-tägig oder monatlich, oft mit unterschiedlichen Intervallen pro Objekt.

Hoher Anteil an Minijobbern und Teilzeitkräften: In kaum einer anderen Branche gibt es so viele geringfügig Beschäftigte. Jedes Tool, das pro Mitarbeiter abrechnet, wird bei 40 Minijobbern teuer.

Zuschläge nach Rahmentarifvertrag: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge sind im Rahmentarifvertrag (RTV) der Gebäudedienstleister geregelt. Kaum ein allgemeines HR-Tool rechnet sie danach ab.

Kunde → Objekt → Auftrag → Einsatz

An dieser Struktur unterscheidet sich eine Branchensoftware von allgemeinen HR-Tools, die mit Abteilungen und Standorten arbeiten. In der Gebäudereinigung hängt die Planung an vier Ebenen:

• Kunde: die Firma oder Person, die den Auftrag erteilt und die Rechnung bekommt. Ein Kunde kann mehrere Objekte haben.
• Objekt: der Ort der Reinigung, etwa ein Bürogebäude, eine Schule oder ein Krankenhaus, mit eigenen Flächen, Anforderungen und zugeordneten Reinigungskräften.
• Auftrag: die Leistung am Objekt, z. B. Unterhaltsreinigung Mo–Fr, Grundreinigung 2x jährlich oder Glasreinigung monatlich. Ein Objekt kann mehrere Aufträge parallel haben.
• Einsatz: der einzelne Termin, der aus dem Auftrag entsteht, mit Reinigungskraft und Planzeit.

Erst über diese Verknüpfung siehst du, wie viele Stunden pro Objekt geleistet wurden, ob die Kalkulation aufgeht und welche Aufträge sich lohnen. Ohne Objektzuordnung ist die Zeiterfassung nur eine Liste von Stunden.

Unterhalts­reinigung nach Intervallen

Die Unterhaltsreinigung läuft nach festen Intervallen, und daran zeigt sich, ob eine Software zur Branche passt:

Im Idealfall bildest du den Betrieb einmal vollständig in der Software ab. Übernimmt Frau Müller ab nächster Woche das Objekt „Stadtsparkasse Filiale Süd“, trägst du das einmal ein, und sie sieht es in ihrer App mit Zeiten, Anfahrt und Leistungsumfang. In Mendato legst du einen Auftrag mit Intervall und Reinigungskraft an, daraus entstehen die Einsätze im Dienstplan.

Sonderreinigung auf Abruf

Eine Sonderreinigung wie Baureinigung, Havarie-Einsatz oder Event-Reinigung lässt sich nicht Monate im Voraus planen. Hier zählt, wie schnell du einen Einsatz anlegst und eine freie Kraft findest. Dafür braucht die Software eine Verfügbarkeitsprüfung, einen Filter nach Qualifikation und eine Nachricht an die zugewiesene Kraft per App. In Mendato filterst du die Suche nach Kräften „Ohne zeitgleichen Einsatz“ und „Ohne Abwesenheit“, die zugewiesene Kraft bekommt eine Push-Nachricht in der Mitarbeiter-App.

Sieben Funktionen, die ein Reinigungsbetrieb braucht

Bevor du Tools vergleichst, lohnt ein Blick darauf, welche Funktionen im Reinigungsbetrieb zählen. Nicht jede Funktion, die auf einer Produktseite gut aussieht, hilft dir im Alltag.

1. Dienstplanung & Einsatzplanung

Für Gebäudereiniger heißt das: Schichtplanung mit Intervallen, Vertretungen und Objekt-Zuordnung. Also nicht nur „Montag 8–16 Uhr“, sondern „Montag, Mittwoch und Freitag, Objekt Stadtsparkasse, 5:30–7:30 Uhr“.

2. Zeiterfassung

Am besten per App mit GPS-Stempel, damit klar ist, ob die Reinigungskraft im richtigen Objekt war. Die App muss auch offline funktionieren, und für Kräfte ohne Smartphone brauchst du Stundenzettel. Mehr dazu im Abschnitt Zeiterfassung.

3. Abwesenheitsmanagement

Urlaub, Krankheit und Fortbildung gehören dazu, ebenso eine Vertretungsplanung, die passende Kräfte vorschlägt. Die wichtigste Frage im Alltag lautet: Wer springt ein, wenn die Stammkraft ausfällt?

4. Lohnvorbereitung & Zuschlagsberechnung

Die Software sollte nicht nur Stunden zählen, sondern auch Lohngruppen berücksichtigen, Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach RTV berechnen und alles für den Steuerberater exportieren, etwa an DATEV.

5. Mitarbeiter-Self-Service

Deine Reinigungskräfte sehen ihre Dienstpläne auf dem Handy, melden Verfügbarkeiten und stellen Urlaubsanträge, am besten in ihrer eigenen Sprache.

6. Reporting & Controlling

Kosten pro Objekt, Soll-Ist-Vergleiche und Margen zeigen dir, welche Aufträge sich lohnen und welche dich Geld kosten.

7. Kundenportal & Kommunikation

Wenn dein Kunde selbst nachsehen kann, wer wann gereinigt hat, fallen viele Rückfragen weg, und das Vertrauen wächst.

Zeiterfassung: Zeitmodelle, Methoden und GPS

An der Zeiterfassung hängt, ob die Lohnvorbereitung am Monatsende 2 Stunden oder 2 Tage dauert. Seit dem Arbeitszeitgesetz und dem BAG-Urteil zur Zeiterfassungspflicht ist klar, dass jeder Arbeitgeber Arbeitszeiten dokumentieren muss.

Plan-, Ist- und Vertragszeit

In der Gebäudereinigung laufen drei Zeiten nebeneinander: die Planzeit laut Kalkulation (z. B. Arztpraxis Dr. Weber, 1,5 Stunden, Mo/Mi/Fr), die Ist-Zeit, die die Reinigungskraft tatsächlich stempelt, und die Vertragszeit, etwa 20 Stunden pro Woche bei einer Teilzeitkraft oder 603 € im Monat beim Minijob.

Methoden der Zeiterfassung

In der Gebäudereinigung sind fünf Methoden verbreitet:

Mendato setzt auf die App und den Import von Stundenzetteln.

GPS, Offline-Modus und Korrekturen

Weil Reinigungskräfte an wechselnden Standorten arbeiten, dokumentiert der GPS-Stempel, dass die Kraft beim Stempeln am Objekt war. Mendato erfasst den Standort nur bei Fahrtbeginn und beim Ein- und Ausstempeln, ohne Tracking während der Arbeitszeit und ohne Bewegungsprofil. Wie das aussieht, zeigt das Video zur GPS-Ortung in Mendato.

In Kellern, Tiefgaragen und Industriehallen fehlt oft der Empfang. Eine offline-fähige App speichert die Stempelzeiten dann auf dem Gerät und überträgt sie, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die Mendato-App funktioniert auch offline.

Vergessene Stempel und falsche Zeiten gehören zum Alltag, Korrekturen müssen deshalb möglich und nachvollziehbar sein. In Mendato können Reinigungskräfte ihre Zeiten in der App nicht ändern. Bis das Büro oder der Objektleiter eine Zeit bestätigt, ist sie als unbestätigt markiert, die Differenz zur Planzeit ist sichtbar. Das hilft bei der Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG und bei einer Zollprüfung.

Stundenzettel und Hybridmodell

Nicht jede Reinigungskraft hat ein Smartphone oder will eine App nutzen. Dann brauchst du ein Hybridmodell: Manche stempeln per App, andere geben Papier-Stundenzettel ab, und die Software verarbeitet beides ohne doppelten Aufwand im Büro. Mendato importiert Stundenzettel per Excel in allen Paketen und als Foto ab dem Pro-Paket, wie das Video zum Stundenzettel-Import zeigt. Am besten stellst du schrittweise um: erst Objektleiter und Festangestellte, dann Minijobber und Teilzeitkräfte.

Fünf HR-Tools und Mendato im Funktionsvergleich

Die Tabellen vergleichen die fünf Tools mit Mendato, bewertet aus Sicht eines Gebäudereinigers und nicht aus der eines HR-Managers. Bei den branchentypischen Funktionen ist das Bild für alle fünf gleich:

Bei den allgemeinen Funktionen unterscheiden sich die Tools stärker:

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

Mendato vs. Personio: Branchenlösung und HR-Plattform

Personio ist eine der bekanntesten HR-Plattformen in Deutschland und richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aller Branchen. Seine Stärken liegen bei Recruiting, Onboarding und digitaler Personalakte.

Für Gebäudereiniger fehlt die Grundlage: Personio kennt keine Objekte, keine wiederkehrenden Einsatzintervalle und keine branchenspezifischen Zuschläge. Die Personalplanung in Personio ist auf Büroarbeit ausgelegt, mit festen Arbeitszeiten am festen Standort.

Personio ist eine starke HR-Plattform, für den operativen Alltag eines Reinigungsbetriebs aber nicht gebaut. Alle Unterschiede stehen im Detailvergleich Mendato vs. Personio.

Papershift, Aplano, Shiftbase und Factorial

Mendato vs. Papershift

Papershift ist ein solides Dienstplanungs-Tool mit Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und seit Kurzem einem KI-Chat für HR-Fragen. Preise gibt es auf Anfrage, früher lagen sie bei ca. 4 € pro Mitarbeiter und Monat. Für kleine Teams mit einfacher Schichtplanung funktioniert das gut.

Eine Objekt-Struktur und gebäudereinigungs­spezifische Abläufe kennt Papershift nicht: Tourenplanung, Leistungsbelege und Zuschläge nach RTV sind nicht enthalten. Mehr im Detailvergleich Mendato vs. Papershift.

Mendato vs. Aplano

Aplano konzentriert sich auf Schichtplanung und Arbeitszeiterfassung. Die Software ist schlank, günstig und schnell eingerichtet, für Gastronomie oder Einzelhandel eine gute Wahl. Gebäudereinigern fehlen die Branchenmodule: kein Kundenportal, keine Rechnungsstellung, keine Lohnvorbereitung mit RTV-Zuschlägen. Mehr im Detailvergleich Mendato vs. Aplano.

Mendato vs. Shiftbase

Shiftbase kommt aus den Niederlanden und bietet Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement in einer übersichtlichen Oberfläche. Abgerechnet wird pro Mitarbeiter, was bei großen Reinigungsteams ins Geld gehen kann. Funktionen speziell für die Gebäudereinigung gibt es nicht. Mehr im Detailvergleich Mendato vs. Shiftbase.

Mendato vs. Factorial

Factorial ist eine spanische HR-Plattform und positioniert sich wie Personio als All-in-One-Lösung für KMU. Stark sind die digitale Personalakte, das Dokumentenmanagement und die Zeiterfassung. Eine Objekt-Logik und Funktionen für die Reinigungsbranche fehlen auch hier, Preise gibt es nur auf Anfrage. Mehr im Detailvergleich Mendato vs. Factorial.

Branchensoftware und Generalisten im Alltag

Tools wie Personio oder Factorial versprechen, alle HR-Prozesse in einem System abzubilden. Die Frage, ob ein Reinigungsbetrieb trotzdem eine Branchenlösung braucht, ist deshalb berechtigt.

In der Praxis brauchen Reinigungsbetriebe, die mit einer allgemeinen Lösung starten, nach wenigen Monaten zusätzliche Werkzeuge für Einsatzplanung, Leistungsbelege und Zuschläge. Dann laufen drei Tools statt einem.

Ein Generalist kann trotzdem sinnvoll ergänzen, etwa in Großbetrieben mit eigener HR-Abteilung, die Personio für Recruiting und Lohnbuchhaltung nutzen und Mendato für den operativen Betrieb. Oft bringt eine solche Doppellösung aber mehr Aufwand als Nutzen.

Preise und Preismodelle im Vergleich

Viele Anbieter nennen keine öffentlichen Preise, das erschwert den Vergleich. Die Kosten der anderen Anbieter sind deshalb zum Teil geschätzt.

Alle Pakete stehen auf der Mendato-Preisseite: Mini (99 €), Starter (199 €), Pro (299 €), Pro Plus (499 €) und Enterprise auf Anfrage.

Welche Software passt zu deinem Betrieb?

Allgemeine Personalplanungssoftware und Branchensoftware lösen unterschiedliche Aufgaben. Wer ein Tech-Startup mit 50 Beschäftigten im Büro führt, ist mit Personio oder Factorial gut bedient. Wer einen Reinigungsbetrieb mit 30 Reinigungskräften an 20 Objekten führt, braucht eine Lösung, die Objekte, Intervalle und Zuschläge kennt.

Personalplanung mit Mendato

Mendato ist als einziges Programm in diesem Vergleich auf die Gebäudereinigung spezialisiert. Personalplanung mit Objekt-Struktur und Intervallen, Zeiterfassung per App, Zuschläge nach RTV, Leistungsbelege und Rechnungen laufen in einem System, ab dem Pro-Paket auch das Kundenportal. Die Preise richten sich nach der Zahl der Reinigungskräfte, die Oberfläche ist auf die Arbeit von Objektleitern zugeschnitten.

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