Mendato vs. Word & Excel: Wann Office für Rechnungen in der Gebäudereinigung reicht

Worum es in diesem Vergleich geht

Viele Gebäudereiniger schreiben ihre Rechnungen in Word, pflegen die Mengen in Excel und verschicken das Ergebnis als PDF per Mail. Dieser Vergleich setzt dort an, wo diese Arbeitsweise an Grenzen kommt: bei der Unterhaltsreinigung mit vielen Objekten, bei Ausnahmen wie Schließzeiten und Reklamationen, beim Zahlungsabgleich und bei der E-Rechnung.

Office-Werkzeug oder Branchensoftware

Word & Excel sind sehr flexibel. Rechnungen entstehen aus Vorlagen, Microsoft stellt dafür fertige Templates bereit. Dafür, dass die Rechnung aus den Daten des Betriebs entsteht, sind die Programme nicht gebaut.

Mendato behandelt Abrechnung als Ablauf: Objekte und Aufträge bilden die Basis, Leistungen und Nachweise die Abrechnungsgrundlage. Die Buchhaltung arbeitet mit denselben Daten wie die Einsatzplanung.

Dateien oder ein gemeinsames System

Word & Excel arbeiten mit Dateien: Die Rechnung ist ein Dokument, die Liste eine Tabelle. Gemeinsam bearbeiten lassen sich beide über OneDrive oder SharePoint. Offen bleibt dabei, wer was ändern darf und welche Datei der aktuelle Stand ist. Quelle: Microsoft

Mendato ist in Bereiche aufgeteilt: Aufträge, die Mitarbeiter-App, Buchhaltung und, im Pro-Plus-Paket, Controlling. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht, und die Daten bleiben im System, statt als Datei weitergereicht zu werden.

Kunde → Objekt → Auftrag

In der Gebäudereinigung hat ein Kunde selten nur ein Objekt. Sammelrechnungen, abweichende Rechnungsempfänger und unterschiedliche Leistungen pro Standort gehören zum Alltag.

Word & Excel lassen dich das mit Tabellen, Dropdowns und Seriendruck frei abbilden. Damit baust du dir ein eigenes kleines System, und sobald ein Kunde viele Objekte hat, laufen die Daten leicht auseinander.

Mendato folgt der Struktur der Branche: Kunde, Objekt, Auftrag. Sammel- oder Einzelrechnung und zentrale oder objektbezogene Empfänger sind dort Standardfunktionen.

Der Schritt vor der Rechnung

Abrechnung in der Gebäudereinigung ist selten jeden Monat gleich. Reklamationen, Schließzeiten und unterschiedliche Leistungsverzeichnisse sorgen dafür, dass vor fast jeder Rechnung drei Schritte stehen: prüfen, bündeln, freigeben.

Word & Excel: Du kannst eine Vorliste mit Status-Dropdowns bauen. Sie ist aber nicht mit den Einsatzdaten verbunden und erkennt keine Abweichungen. Hinzu kommen die GoBD: Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben, und in Excel stellst du das selbst sicher. Quelle: BMF GoBD

Mendato hat dafür die Postenliste: Die Posten werden geprüft und gebündelt, die Objektleitung gibt frei, die Buchhaltung fakturiert. Von diesem Zwischenschritt hängt ab, ob der Monatsabschluss 2 Stunden oder 2 Tage dauert.

Monatliche Unterhalts­reinigung und Dauerrechnungen

Bei der Unterhaltsreinigung ist die Abrechnung oft stabil. Wichtig ist ein Ablauf, der jeden Monat gleich läuft und Ausnahmen trotzdem berücksichtigt.

Word & Excel: Du arbeitest mit Seriendruck aus einer Excel-Liste oder kopierst jeden Monat eine Vorlage. Einen Ablauf für den monatlichen Versand gibt es nicht, ebenso wenig einen Stopp bei Ausnahmen oder eine Verbindung zu den Einsatzdaten. Quelle: Microsoft

Mendato verbindet bei wiederkehrender Abrechnung Betrieb und Buchhaltung. Die Leistungen hängen am Objekt, die Posten werden automatisch erzeugt und lassen sich vor der Rechnung prüfen. Dauerrechnungen legst du einmal am Objekt an. Die gesetzlichen Pflichtangaben gelten für jede Rechnung, die IHK fasst sie zusammen.

E-Rechnung: Ein PDF reicht nicht mehr

Word & Excel erzeugen PDF-Rechnungen. Für eine XRechnung oder ZUGFeRD brauchst du ein Zusatztool.

Mendato erstellt die E-Rechnung als Teil der Abrechnung, ohne Umweg über einen Export. Das hilft vor allem bei Behörden-Kunden, die eine Leitweg-ID verlangen. Was als E-Rechnung gilt, erklärt das BMF FAQ E-Rechnung.

Mengen, Zeiten & Arbeitsscheine

Wer nach Menge abrechnet, etwa Hotelzimmer, Container, Grundreinigung oder Glasreinigung, braucht jeden Monat die Antwort auf eine Frage: Was wurde tatsächlich geleistet?

Word & Excel: Die Daten aus dem Objekt sind nicht mit der Rechnung verbunden. Mengen und Zeiten sammelst du von Hand ein, die Nachweise liegen getrennt.

Mendato: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Daten in der Mitarbeiter-App, die Nachweise gehören zum Ablauf. Die Buchhaltung sieht die Abrechnungsgrundlage im selben System.

Zahlungsabgleich und offene Posten

Word & Excel: Du exportierst die Umsätze als CSV aus dem Banking und gleichst sie von Hand mit deiner Rechnungsübersicht ab. Wie zuverlässig das klappt, hängt an deiner Disziplin.

Mendato: Ab dem Starter-Paket gehört der Zahlungsabgleich zur Buchhaltung. Die Transaktionen werden importiert und den Rechnungen zugeordnet, offene Posten siehst du in der Übersicht.

Subunternehmer und Gutschrift­verfahren

Bei Subunternehmern brauchst du eine klare Zuordnung, saubere Nachweise und eine nachvollziehbare Abrechnung. Eine Gutschrift im Gutschriftverfahren ist umsatzsteuerlich eine Rechnung: Sie braucht die Pflichtangaben und eine vorherige Vereinbarung mit dem Subunternehmer.

Word & Excel: Gutschriften kannst du als Dokument schreiben. Vereinbarung, Pflichtangaben, Nummern und Nachweise stellst du dann selbst sicher, ebenso, dass nichts doppelt abgerechnet wird.

Mendato hat ab dem Pro-Paket ein Subunternehmerportal mit Gutschriften. Die Leistungen sind getrennt erfasst, die Posten mit den Auftragsdaten verknüpft. Wie das abläuft, zeigt ein Video zu Gutschriften.

Preise und Kostenstruktur

Bei Word und Excel bezahlst du pro Nutzer für allgemeine Werkzeuge (Microsoft 365 Preise). Bei Mendato richtet sich der Paketpreis nach der Zahl der Reinigungskräfte und enthält die Abläufe der Branche (Alle Mendato-Pakete).

Word & Excel vs. Mendato auf einen Blick

Wann Word/Excel, wann Mendato?

Word & Excel

Word und Excel passen, wenn du wenige Kunden hast, überschaubar viele Rechnungen schreibst und die Abrechnung gern selbst organisierst. Je mehr Objekte, Ausnahmen und E-Rechnungs-Kunden dazukommen, desto mehr Handarbeit entsteht.

Mendato

Mendato lohnt sich, wenn die Rechnung aus dem Betrieb entstehen soll: Objekt → Auftrag → Leistung → Nachweis → Rechnung → Zahlung. Dann musst du Daten nicht mehr von einer Datei in die nächste übertragen.

So hilft dir Mendato

In der Buchhaltung von Mendato schreibst du Einzel- und Dauerrechnungen, erstellst E-Rechnungen nach EN 16931 und verfolgst offene Posten über die Mahnstufen. Das ist in allen Paketen enthalten, die Bankanbindung für den Zahlungsabgleich ab dem Starter-Paket. Gutschriften für Subunternehmer erstellst du ab dem Pro-Paket im Subunternehmer-Management, einzeln oder gesammelt.

Häufige Fragen

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