Mendato vs. sevdesk: Abrechnung, Banking und Preise für Gebäudereiniger im Vergleich

Worum es in diesem Vergleich geht

Dieser Vergleich stellt Mendato und sevdesk bei der Buchhaltung gegenüber: Rechnungsstellung, Mahnwesen, Bankabgleich, die Abrechnung der Unterhaltsreinigung, E-Rechnungen und Auswertungen.

Rechnungen schreiben können beide. Entscheidend ist, wie weit sich die Abrechnung automatisieren lässt und wie gut sie mit Zeiten, Mengen und Nachweisen aus dem Objekt verbunden ist.

In der Unterhaltsreinigung zählt ein verlässlicher monatlicher Ablauf, in der Sonderreinigung die schnelle Abrechnung von Stunden und Mengen. Dazu kommt die E-Rechnung, die seit dem 01.01.2025 im B2B-Alltag Pflicht ist.

Zwei verschiedene Produktansätze

sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige und KMU: Belege, Rechnungen, Mahnungen, Banking, Auswertungen (sevdesk.de/buchhaltungssoftware). Der Ansatz ist bewusst branchenübergreifend. Für die klassische Buchhaltung ist das ein Vorteil, für eine Abrechnung, die an der Objektlogik hängt, ein Nachteil.

Mendato ist auf Gebäudedienstleister spezialisiert und deckt die Prozesskette von der Abrechnung bis zum Controlling ab (Controlling im Pro-Plus-Paket). Die Buchhaltung hängt hier an Objekt, Auftrag, Mengen, Nachweisen und Reklamationen.

Eine Plattform oder getrennte Apps je Rolle

sevdesk ist eine Web-Plattform mit Teamarbeit über Benutzerrechte, kostenlosem Steuerberaterzugang und DATEV/ADDISON-Export (sevdesk.de/zusammenarbeit).

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb (Operations), Buchhaltung, Controlling (Pro-Plus-Paket) und Kundenportal (ab dem Pro-Paket). Jede Rolle sieht nur, was sie braucht.

Kontakte vs. Kunde → Objekt → Auftrag

In der Gebäudereinigung gilt selten „ein Kunde = eine Rechnung“. Filialkunden, Sammelrechnungen und objektbezogene Pflichtangaben gehören zum Alltag.

sevdesk: Kontakte und Adressen

sevdesk arbeitet mit Kontakten und Belegen. Bei einem Kunden kannst du mehrere Adressen hinterlegen. Bei wenigen Objekten reicht das als Behelf, eine eigene Ebene aus Kunde, Objekt und Auftrag gibt es nicht.

Mendato: Kunde → Objekt → Auftrag als Standard

Mendato bildet diese Struktur ab: der Kunde, darunter die Objekte, darunter Aufträge und Leistungen. Pro Kunde legst du fest, ob seine Objekte gemeinsam oder getrennt abgerechnet werden.

Offene Posten oder Prüfung vor der Rechnung

Das Schreiben der Rechnung ist selten das Problem. Schwieriger ist die Frage, ob alles abrechnungsreif ist. Wer Reklamationen, Schließzeiten und fehlende Nachweise nicht vorher prüft, verschickt falsche Rechnungen.

sevdesk zeigt offene Posten, Zahlungseingänge und fällige Termine, also das Forderungsmanagement nach der Rechnung (sevdesk.de Ratgeber). Die Vorbereitung der Abrechnung organisierst du in der Regel außerhalb der Software.

Mendato bietet mit der Postenliste einen Arbeitsbereich vor der Rechnung: prüfen → klären → freigeben → bündeln → Rechnung erstellen → versenden.

Wiederkehrende Rechnungen: Intervall oder Posten

In der Unterhaltsreinigung sollen die Rechnungen jeden Monat automatisch entstehen, Abweichungen aber trotzdem auffallen.

sevdesk bietet wiederkehrende Rechnungen: Du legst eine Vorlage an, wählst das Intervall, und die Rechnung wird automatisch erstellt. Der Versand per E-Mail ist optional, ein Briefversand ist derzeit nicht möglich (sevdesk Hilfe). Das funktioniert gut, solange sich an der Leistung wenig ändert.

Mendato bildet die wiederkehrende Abrechnung über abrechnungsreife Posten ab, die an Objekt und Auftrag hängen und vor dem Versand prüfbar sind. Abweichungen wie Reklamationen oder fehlende Nachweise fallen im selben Ablauf auf. Die Routine läuft also automatisiert, und vor der Rechnung gibt es trotzdem einen Kontrollpunkt.

Dauerrechnung oder jeden Monat eine neue Rechnung

Viele Gebäudedienstleister arbeiten mit Dauerschuldverhältnissen. Eine Dauerrechnung wird einmal ausgestellt und läuft dann unverändert weiter (IHK Pfalz).

sevdesk löst das mit den wiederkehrenden Rechnungen (sevdesk.de). Dabei entsteht in jedem Intervall eine neue Rechnung. Das ist eine Rechnungsserie, keine Dauerrechnung.

Mendato führt die Dauerrechnung als eigenen Ablauf: einmal anlegen, dem Objekt zuordnen und dauerhaft nutzen. Das spart Handgriffe.

E-Rechnungen und Mengen aus dem Objekt

E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)

sevdesk kann E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und prüfen, in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung (sevdesk.de). Damit ist sevdesk für die E-Rechnung gut aufgestellt. Mendato erstellt ebenfalls E-Rechnungen. Für Rechnungen an Behörden brauchst du oft die Leitweg-ID (BMF FAQ).

Operative Daten in der Buchhaltung

Rechnest du nach Menge oder Stunden ab (Hotelzimmer, Glasreinigung, Baureinigung), braucht die Buchhaltung jeden Monat Daten aus dem Betrieb.

sevdesk bietet ein Add-on, mit dem du Zeiten auf Kunden oder Projekte erfasst (sevdesk.de/zeiterfassung). Abnahmen auf Basis von Arbeitsscheinen oder mobile Mengenmeldungen pro Objekt gehören nicht zum Standard einer Buchhaltungssoftware.

Mendato verbindet die Daten aus dem Betrieb direkt mit der Abrechnung. Reinigungskräfte geben Mengen in der App ein, der Posten wird in Echtzeit angepasst, und Arbeitsscheine werden automatisch berücksichtigt. Wie das aussieht, zeigt das Video zur Zeiterfassung.

Umsatzsteuer und Zahlungsabgleich

Umsatzsteuer-Voranmeldung

sevdesk erstellt die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch und übermittelt sie per ELSTER direkt ans Finanzamt, mit Erinnerung, Protokoll und Korrektur (sevdesk.de). Das ist ein klarer Pluspunkt.

Mendato konzentriert sich darauf, die Daten sauber vorzubereiten und strukturiert an den Steuerberater oder ein Buchhaltungssystem zu exportieren.

Bankabgleich

sevdesk sieht das Banking als Kernfunktion: über 4.000 Banken, automatische Zuordnung, Import per CSV oder MT940 (sevdesk.de/online-banking). Hier ist sevdesk sehr stark.

Mendato bietet Import und Abgleich im Abrechnungsprozess: Posten → Rechnung → Zahlung → Status, die Bankanbindung ab dem Starter-Paket. Der Ablauf ist auf viele wiederkehrende Rechnungen über viele Objekte ausgelegt.

Subunternehmer und Controlling

Subunternehmer-Abrechnung

sevdesk unterscheidet zwischen Stornorechnung und Gutschrift und bietet die Gutschrift mit dem Grund „Honorar“ (sevdesk Hilfe). Die Steuerung von Subunternehmern als operativer Prozess gehört nicht zum Kern.

Mendato führt Subunternehmer ab dem Pro-Paket als operativen Prozess, mit eigenem Portal und Gutschriftensystem. Wie die Gutschriften entstehen, zeigt das Video zu Gutschriften.

Controlling & Kennzahlen

sevdesk bietet eine BWA nach DATEV-Vorbild (im Tarif „Buchhaltung Pro“), die Summen- und Saldenliste und Filter nach Kostenstellen (sevdesk Hilfe: BWA). Das sind solide buchhalterische Kennzahlen, sie hängen aber an Buchungen und Konten, nicht an Objekten.

Mendato setzt Controlling dort an, wo die Marge entsteht: im Objekt und im Auftrag. Im Pro-Plus-Paket siehst du das Ergebnis pro Auftrag, eine A/B/C-Analyse nach Ergebnis und die Minderungen durch Reklamationen.

Preise & Kostenstruktur

sevdesk ist im Einstieg günstiger. Die „Ab“-Preise gelten allerdings bei 24 Monaten Laufzeit, und Add-ons erhöhen die Kosten (sevdesk.de/preise). sevdesk kannst du 14 Tage testen, Mendato 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.

sevdesk vs. Mendato auf einen Blick

Welche Software passt zu dir?

sevdesk

sevdesk passt, wenn du eine klassische Buchhaltungs- und Rechnungssoftware suchst: wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen, Banking und UStVA per ELSTER, dazu E-Rechnungen und den Zugang für den Steuerberater.

Eng wird es, sobald die Abrechnung mehr ist als Rechnung und Zahlung: wenn du vorher prüfen musst, ob die Leistung stimmt, ob Nachweise vorliegen, ob es Reklamationen gab und welche Objekte zusammen abgerechnet werden. Dafür hat sevdesk keinen Standardablauf.

Mendato

Mendato passt, wenn die Buchhaltung Teil deiner Reinigungsprozesse sein soll. Die Postenliste macht die Abrechnung vor dem Versand prüfbar, Dauerrechnungen sind ein eigener Ablauf, und Subunternehmer werden ab dem Pro-Paket als Prozess geführt.

So hilft dir Mendato

In Mendato entstehen die Rechnungen aus den Aufträgen deiner Objekte. Du schreibst Einzel- und Dauerrechnungen, verschickst sie als E-Rechnung und verfolgst offene Posten über die Mahnstufen bis zum Zahlungseingang. Rechnungen und Zeiterfassung sind in allen Paketen enthalten, die Bankanbindung ab dem Starter-Paket und das Subunternehmer-Management mit Gutschriften ab dem Pro-Paket. Mehr dazu findest du auf den Seiten zur Buchhaltung und zum Subunternehmer-Management.

Häufige Fragen

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