Mendato vs. SAPHIR: Branchen-ERP und operative Software für Gebäudereiniger im Vergleich

Worum es in diesem Vergleich geht

SAPHIR und Mendato richten sich beide an professionelle Reinigungsbetriebe, verfolgen aber verschiedene Ansätze. SAPHIR ist seit über 40 Jahren als ERP-System etabliert, Mendato setzt auf die Steuerung des Tagesgeschäfts statt auf reine Verwaltung.

Dieser Vergleich zeigt, wie sich beide Systeme bei Zeiterfassung, Buchhaltung, Planung, Controlling und Preisen unterscheiden.

ERP-Verwaltung oder operative Steuerung

SAPHIR vereint Buchhaltung, Lohn, Faktura, Materialwirtschaft und Dokumentenmanagement in einem zentralen System. Der Schwerpunkt liegt auf der kaufmännischen Verwaltung, bewährt und mit viel Tiefe.

Mendato geht vom Tagesgeschäft aus, also von den Einsätzen im Objekt, der erbrachten Leistung und der Marge, die übrig bleibt. Buchhaltung und Controlling leiten sich direkt aus den Einsätzen ab.

Eine Oberfläche oder getrennte Apps

SAPHIR ist modular aufgebaut und bündelt alle Funktionen in einer zentralen Oberfläche, wie es für ERP-Systeme typisch ist: Buchhaltung, Personal, Lohn und Auftragsverwaltung laufen in einem Programm. Die Web Edition (SAPHIR 5.0) ergänzt inzwischen den Desktop-Client. Die Einarbeitung dauert entsprechend länger.

Mendato ist in eigene Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling (Pro-Plus-Paket) und Kundenportal (ab dem Pro-Paket). Jede Rolle sieht nur, was sie braucht: Der Objektleiter arbeitet in einer anderen App als die Buchhaltung. Das hält die Oberflächen schlank und senkt die Fehlerquote.

Wie die Software deinen Betrieb abbildet

SAPHIR arbeitet objekt- und verwaltungsorientiert. Leistungen, Zeiten und Abrechnung laufen über zentrale Verwaltungslogiken. Verschiedene Leistungsarten pro Objekt lassen sich abbilden, aber nicht als eigene Aufträge voneinander trennen.

Mendato folgt dem Aufbau der Branche: Kunde → Objekt → Auftrag. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Sonderreinigung sind jeweils eigene Aufträge mit eigener Planung, Abrechnung und Marge.

Zeiterfassung im Vergleich

Zeitmodelle

SAPHIR arbeitet mit den branchenüblichen Zeitebenen. Soll- und Istzeiten werden zentral verwaltet und stehen für Lohnabrechnung und Nachkalkulation bereit.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit zeigt, was in dieser Woche tatsächlich eingeplant ist, einschließlich Vertretungen, Urlaub und Krankheit. So erkennst du Abweichungen schon während der Woche und nicht erst am Monatsende.

Erfassungsmethoden

SAPHIR ist hier sehr breit aufgestellt: mobile App, NFC-Chips, QR-Codes, Hardware-Terminals (Datafox) und sogar telefonische Zeiterfassung. Für große Belegschaften mit unterschiedlicher Technikaffinität ist das ein klarer Vorteil. Offline erfasst SAPHIR über App und Terminals, zur Mehrsprachigkeit der App gibt es keine öffentlichen Angaben.

Mendato setzt auf eine mobile App, die auch offline funktioniert und in 34 Sprachen verfügbar ist, was mehrsprachigen Teams hilft. Beim Stempeln setzt die App einen GPS-Punkt, ein Dauer-Tracking gibt es nicht. Das Video zur Zeiterfassung zeigt den Ablauf.

Hybridmodell

SAPHIR bietet verschiedene Erfassungswege. Ein Hybridmodell mit Import von Papier-Stundenzetteln ist öffentlich aber nicht dokumentiert.

Mendato erlaubt beides: die Erfassung per App und den Import von Papier-Stundenzetteln (Video: Stundenzettel-Import). So kannst du schrittweise digitalisieren, ohne alles auf einmal umzustellen. Alle Zeiten fließen in Planung, Lohnvorbereitung und Abrechnung, im Pro-Plus-Paket auch ins Controlling, und ergeben einen durchgehenden Ablauf vom Einsatz bis zur Rechnung.

Lohnabrechnung oder Lohnvorbereitung

Die Lohnvorbereitung ist in der Gebäudereinigung aufwendig: Der Rahmentarifvertrag (RTV), Nacht- und Feiertagszuschläge, Lohngruppen und verschiedene Arbeitszeitmodelle müssen korrekt abgebildet werden.

SAPHIR hat hier eine seiner Kernstärken: eine voll integrierte, zertifizierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV-, ELSTER- und SEPA-Anbindung. Für Betriebe, die den Lohn komplett selbst abrechnen, ist das ein großer Vorteil.

Mendato übernimmt die vorbereitende Lohnbuchhaltung: Die RTV-Zuschläge werden automatisch berechnet, und die Lohndaten gehen per Klick als Export an DATEV oder an das Steuerbüro (Video: Lohndaten-Export).

Einsatz- und Schichtplanung

Unterhaltsreinigung

SAPHIR bietet eine klassische Einsatz- und Personalplanung. Die Zuordnung erfolgt über Objekte und Zeiträume innerhalb des ERP-Systems.

Mendato verknüpft die Schichtplanung direkt mit den Aufträgen. Der Dienstplan entsteht pro Auftrag und nicht pro Objekt, so ist klar, welche Reinigungskraft für welche Leistung eingeplant ist (Video: Dienstplan).

Sonderreinigung

SAPHIR kann Sonderleistungen im System abbilden. Eine eigene auftragsbasierte Planung für Sonderreinigungen ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato legt jede Sonderreinigung als eigenen Auftrag an, mit eigenem Team, eigener Kalkulation und eigener Abrechnung.

Subunternehmer und Standortpartner

SAPHIR ist vor allem auf die interne Personalverwaltung ausgelegt. Subunternehmer werden vermutlich über die integrierte Finanzbuchhaltung abgerechnet, eine eigene Struktur mit Portal und Planung ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato hat eine eigene Subunternehmer-Logik: Planung auf Auftragsebene, Gutschriften, die du einzeln oder gesammelt erstellst (Video: Gutschriften), ab dem Pro-Paket das Subunternehmerportal und im Pro-Plus-Paket das Ergebnis je Subunternehmer im Controlling. Ohne diese Trennung von Eigen- und Fremdleistung fehlt der Überblick über die echten Margen. Mit ihr siehst du, wo eigenes Personal und wo ein Subunternehmer wirtschaftlicher ist.

Kundenportal und Tickets

SAPHIR bietet CRM-Funktionen und Auftragsverwaltung innerhalb des ERP-Systems. Ein eigenes Kundenportal oder Ticketsystem ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato stellt deinen Kunden ab dem Pro-Paket ein eigenes Kundenportal bereit, mit Leistungsnachweisen, Rechnungen und Tickets für Reklamationen und Sonderwünsche. Das Ticketsystem selbst gibt es ab dem Starter-Paket. Wie beides aussieht, zeigen die Videos zum Kundenportal und zum Ticketsystem.

Preise und Einstieg

SAPHIR veröffentlicht keine Preise auf der Website. Die Konditionen werden je nach Projektumfang vereinbart, einschließlich Einrichtung, Schulung und laufender Lizenz. Das kann gut passen, erschwert aber die Kalkulation vorab.

Mendato hat Paketpreise ab 99 € im Monat, gestaffelt nach der Zahl der Reinigungskräfte, und lässt sich 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Alle Pakete stehen unter mendato.com/preise.

Bewertungen von Nutzern

Kundenbewertungen geben einen Eindruck davon, wie sich eine Software im Alltag bewährt.

Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

SAPHIR zeigt auf seiner Website Referenzen, hat aber keine öffentlichen Google-Bewertungen.

SAPHIR vs. Mendato auf einen Blick

SAPHIR oder Mendato: Welche Software passt?

SAPHIR

SAPHIR ist ein etabliertes Branchen-ERP mit über 40 Jahren Erfahrung und viel kaufmännischer Tiefe. Wer Lohn, Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft komplett im eigenen Haus abwickeln will, findet darin eine leistungsfähige Lösung. Für große Teams sind die vielen Wege der Zeiterfassung (App, Terminal, NFC, Telefon) ein Vorteil. Die Steuerung über Leistung und Marge, Subunternehmer und eine schlanke Oberfläche stehen bei SAPHIR weniger im Mittelpunkt. Preise gibt es nur auf Anfrage, der Einstieg läuft als Projekt.

Mendato

Mendato ist für Reinigungsbetriebe gebaut, die ihren Betrieb über Einsätze, Leistung und Marge steuern und nicht nur verwalten wollen. Dafür sorgen die Auftragsstruktur, das leistungsbezogene Controlling, die Funktionen für Subunternehmer und die Cloud-Architektur, was vor allem wachsenden Betrieben hilft.

Im Kern geht es um die Frage, ob du ein klassisches Branchen-ERP brauchst oder ein System, mit dem du Leistung, Marge und Wachstum im Tagesgeschäft steuerst.

So hilft dir Mendato

Mendato übernimmt die vorbereitende Lohnbuchhaltung, die Lohnabrechnung selbst macht dein Lohnprogramm oder dein Steuerbüro. Die Reinigungskräfte erfassen ihre Zeiten in der App für die Zeiterfassung, Mendato führt das Zeitkonto, berechnet Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach RTV und übergibt die Daten per Klick an DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware oder Agenda. In der Buchhaltung entstehen Einzel- und Dauerrechnungen, auch als E-Rechnung, mit Mahnstufen für offene Beträge.

Häufige Fragen

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