LV, Objektplan, Personenplan: vom Leistungs­verzeichnis zum Reinigungsplan

Was ist der Unterschied zwischen LV, Objektplan und Personenplan?

Die drei Pläne beantworten verschiedene Fragen und ändern sich verschieden oft. Das Leistungsverzeichnis ändert sich nur mit dem Vertrag, der Objektplan, wenn sich Methode oder Zeitbedarf ändern, der Personenplan mit jeder Krankmeldung und jedem Personalwechsel.

Ein Leistungsverzeichnis (LV) ist nach Räumen gegliedert und für den Vertrag geschrieben. Deine Reinigungskraft braucht etwas anderes: eine Liste für heute, in der Reihenfolge, in der sie durchs Gebäude geht, mit der Zeit, die dafür vorgesehen ist. Dazwischen liegt der Objektplan. Jeder der drei Pläne beantwortet eine andere Frage:

Die Namen schwanken von Betrieb zu Betrieb. Der Objektplan heißt auch Reinigungsplan oder, wenn das Objekt in Reviere aufgeteilt ist, Revierplan. Der Personenplan heißt auch Tagesplan oder Arbeitsplan. Nicht dasselbe ist der Dienstplan: Er sagt, wann jemand arbeitet, der Personenplan, was in dieser Zeit zu tun ist.

Wie erstellst du einen Objektplan?

Ein Objektplan, auch Reinigungsplan oder Revierplan genannt, ist der interne Arbeitsplan für ein Objekt. Er legt je Raumgruppe fest, an welchen Tagen gereinigt wird, mit welcher Methode, in welcher Reihenfolge und in wie vielen Minuten. Grundlage sind das Leistungsverzeichnis und die Leistungswerte aus der Kalkulation.

Das Beispiel ist das Bürogebäude aus dem Leistungsverzeichnis-Muster: 600 m² in fünf Raumgruppen, Zeitfenster Mo–Fr von 17 bis 21 Uhr, Büros und Besprechungsraum montags und donnerstags, Flure, Teeküche und Sanitär an allen fünf Tagen. Daraus wird der Objektplan in fünf Schritten.

1. Tage bündeln

   Leg fest, welche Raumgruppen an welchem Tag dran sind. Im Beispiel gibt es zwei Tagesarten: lange Tage (Mo, Do) mit allen fünf Raumgruppen und kurze Tage (Di, Mi, Fr) mit Flur, Teeküche und Sanitär.

2. Minuten je Raumgruppe rechnen

   Fläche geteilt durch den Leistungswert ergibt die Stunden je Reinigung, mal 60 die Minuten. Es sind dieselben Werte wie in der Kalkulation, sonst passen Preis und Plan nicht zusammen.

   380 m² ÷ 220 m²/h = 1,73 Std. = 104 Min.

3. Methode und Material festlegen

   Je Raumgruppe: welche Tücher, welches Mittel in welcher Dosierung, welches Gerät. Verbreitet ist ein Farbsystem für Tücher und Eimer, damit nichts vom WC an den Schreibtisch kommt, etwa rot für WC und Urinal, gelb für Waschbecken und Fliesen im Sanitärraum, blau für Büromöbel, grün für Küche. Genormt ist die Zuordnung nicht, deshalb gehört sie in den Objektplan.

4. Reihenfolge bestimmen

   Von sauber nach schmutzig: Teeküche vor Sanitär, Büros vor Toiletten. Von oben nach unten: erst Flächen, dann Boden. Verkehrsflächen zuletzt, rückwärts zum Ausgang, damit niemand über den frisch gewischten Boden läuft.

5. Kontrollpunkte setzen

   Was prüft die Objektleitung bei der Qualitätskontrolle, wie oft, und bis wann wird nachgebessert? Am besten genau die Punkte, die der Kunde im LV als Qualitätsmaßstab stehen hat.

Das Ergebnis für das Beispiel:

Minuten = Fläche ÷ Leistungswert, auf zwei Stellen gerundet, × 60. Pro Woche 2 × 194 + 3 × 79 = 625 Minuten, das sind die 10,42 Stunden aus der Kalkulation.

Der Objektplan beschreibt die Arbeit, nicht die Personen. Er bleibt gleich, wenn eine Reinigungskraft wechselt. Rüst- und Wegezeiten stecken nur dann in den Minuten, wenn deine Leistungswerte aus der Nachkalkulation echter Objekte stammen. Bei Werten aus Tabellen planst du einen Puffer ein.

Revier, Kolonne oder gemischt

Bevor du die Arbeit auf Personen verteilst, entscheidest du die Organisationsform. Sie bestimmt, wie der Personenplan aussieht.

Das Beispiel ist gemischt: Reinigungskraft A hat Teeküche und Sanitär als festes Revier, Reinigungskraft B die Büros. Die Flure macht, wer an dem Tag zuletzt im Gebäude ist.

Wie erstellst du einen Personenplan?

Ein Personenplan, auch Tagesplan oder Arbeitsplan genannt, teilt die Minuten aus dem Objektplan auf einzelne Reinigungskräfte und Uhrzeiten auf. Er sagt jeder Reinigungskraft, welche Räume sie an welchem Tag in welcher Reihenfolge reinigt.

Im Beispiel arbeiten zwei Reinigungskräfte. Beide beginnen um 17 Uhr, die Reihenfolge folgt der Regel von sauber nach schmutzig, Flure zuletzt:

A: 2 × 55 + 3 × 79 = 347 Minuten pro Woche, B: 2 × 139 = 278 Minuten. Zusammen 625 Minuten, genau die Woche aus dem Objektplan.

An den langen Tagen wischt B die Flure, weil sie bis 19:19 Uhr im Gebäude ist. Würde A sie um 17:55 Uhr wischen, liefe B danach mit den Müllsäcken über den nassen Boden. An den kurzen Tagen ist A allein und macht die Flure selbst.

Aus dem Personenplan folgen auch die Vertragsstunden: A arbeitet im Monat 25,03 Stunden, B 20,05 Stunden. Mit dem Tariflohn der Lohngruppe 1 von 15,00 € sind das 375,45 € und 300,75 €, beide bleiben unter der Minijob-Grenze von 603 €.

Was die Reinigungskraft in der Hand hält, ist ihr Tagesplan. So sieht er für B am Montag aus:

Auf jeden Tagesplan gehören:

• Objekt, Zugang und Abschluss: Schlüssel, Alarmanlage, Licht, Fenster
• Räume in der Reihenfolge des Rundgangs, je mit Uhrzeit und Minuten
• Methode und Farbe der Tücher als Stichwort, nicht als Absatz
• Was heute anders ist: Sonderwunsch, Termin im Objekt, gesperrter Raum
• Wen sie anruft, wenn etwas fehlt oder kaputt ist

Vertretung vorher festlegen

Eine Vertretung, die erst um 16:30 Uhr am Telefon geklärt wird, endet oft mit „mach, was du schaffst“. Leg deshalb im Personenplan fest, solange alle da sind, wer übernimmt, ob es dann noch ins Zeitfenster passt und was Vorrang hat. Im Beispiel ist sie einfach, weil das Zeitfenster bis 21 Uhr Luft lässt:

• B fehlt am Montag: A macht den ganzen Tag. 194 Minuten ab 17 Uhr, Ende 20:14 Uhr, das passt ins Zeitfenster. Reihenfolge Teeküche, Sanitär, Büros, Besprechung, Flure.
• B hat zwei Wochen Urlaub: A übernimmt die vier langen Tage bis zum letzten Urlaubstag, danach gilt wieder der normale Plan. Das sind 556 Minuten mehr, also 9,27 Stunden und 139,05 €. A bleibt in diesem Monat mit rund 514,50 € unter der Minijob-Grenze.
• A fehlt am Dienstag: B übernimmt, weil sie das Objekt und den Schlüssel kennt. Sie ist dienstags frei, also fragst du sie vorher, ob sie im Ernstfall einspringen kann.
• Beide fehlen oder es wird knapp: Vorrang haben Sanitär, Teeküche und Papierkörbe. Teppich saugen kann auf den nächsten Tag rutschen, aber nur, wenn der Kunde es vorher weiß, denn das LV sagt Montag.

Wie du Vertretungsketten und einen Springerpool für mehrere Objekte aufbaust, steht im Artikel Vertretungsplanung.

Welche Änderung welchen Plan betrifft

Die Trennung in drei Pläne zahlt sich aus, wenn sich etwas ändert. Dann weißt du, was du anfassen musst und was nicht:

Die letzten beiden Zeilen ändern, was du schuldest. Sie gehören als Nachtrag mit neuem Preis ins LV, bei der Verlegung in die Nacht mit 30 % Nachtzuschlag ab 22 Uhr laut Rahmentarifvertrag. Die vierte Zeile ändert den Preis nicht, aber deine Marge: Dann ist der Leistungswert falsch, und du korrigierst ihn auch in der Kalkulation für das nächste Angebot. Und die neue Betriebsanweisung bedeutet eine Unterweisung für alle, die das Mittel benutzen.

Drei Fehler in der Planung

Objektplan und Personenplan in Mendato

In Mendato hängen die drei Pläne am selben Auftrag:

• Objektplan: Das Raumbuch mit Raumart, Bodenbelag und Fläche liegt am Objekt. Im Auftrag legst du je Leistung die Aufgaben mit Rhythmus, Räumen und Bereich an, dazu das Ausführungs­zeitfenster. Die Raumplanung rechnet aus Fläche und Leistungswert die Stunden je Reinigung. Methode und Farbsystem schreibst du in die Anweisungen zum Auftrag.
• Personenplan: Für jede Reinigungskraft legst du eine eigene Schicht an, mit abweichenden Zeiten oder Ausführenden je Wochentag, und wählst die Aufgaben dieser Schicht. Im Einsatz sieht die Reinigungskraft in der App genau diese Aufgaben und hakt sie ab. Der Tab Leistungsverzeichnis im Auftrag zeigt alle Aufgaben nach Wochentagen und markiert Tage ohne Schicht.
• Änderungen: Was du am Auftrag, an einer Schicht oder an einem einzelnen Einsatz änderst, sieht die Reinigungskraft sofort in der App. Bei einer Schichtänderung wählst du das Datum des Inkrafttretens, zukünftige, noch nicht abgerechnete Einsätze erhalten die neuen Aufgaben.
• Vertretung: Im Dienstplan weist du eine Reinigungskraft nur einem Einsatz zu, der Schicht bis zu einem bestimmten Datum, etwa für die Urlaubswochen von B, oder der ganzen Schicht ab diesem Einsatz. Fällt jemand kurzfristig aus, markierst du die Person im Einsatz als Ausfall und suchst Ersatz mit den Filtern „Ohne zeitgleichen Einsatz“, „Ohne Abwesenheit“ und „Kennt das Objekt“.
• Reklamationen: Als Ticket am Objekt, auf Wunsch mit Raum, und aus dem Ticket planst du direkt den Einsatz zur Nachbesserung.

Schichten und Aufgaben automatisch aus dem LeistungsverzeichnisMendato-Video · 6:18 Min.

Aufgaben, Leistungsverzeichnis und Tickets gehören ab dem Starter-Paket dazu. Wie Schichten und Einsätze geplant werden, zeigt das Modul Personalplanung.

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