7 Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit mit Subunternehmern

Ein Subunternehmer, in Verträgen und Gesetzen oft Nachunternehmer genannt, übernimmt einen Teil deines Auftrags mit eigenen Beschäftigten und auf eigene Rechnung. Gegenüber deinem Kunden bleibst du verantwortlich. Subunternehmer fangen Auftragsspitzen ab, decken Regionen ohne eigenes Team und übernehmen Spezialarbeiten wie Glas- oder Grundreinigung. Ob sich das rechnet, entscheidet sich an sieben Stellen, von der Auswahl bis zur Abrechnung. Zu jedem Faktor findest du am Ende einen Punkt in der Checkliste.

1. Den richtigen Partner auswählen

Die meisten Probleme mit Subunternehmern entstehen vor dem ersten Einsatz. Wer erst sucht, wenn das neue Objekt in zwei Wochen startet, nimmt den, der sich meldet. Bau dir deshalb einen kleinen Pool auf, bevor du ihn brauchst.

• Kanäle: Empfehlungen anderer Gebäudereiniger, Innung und Branchennetzwerke, regionale Anzeigen und Branchenportale. Wie du die Suche aufziehst, steht im Artikel Subunternehmer finden.
• Drei Filter: administrativ (Unterlagen vollständig, siehe Faktor 4), fachlich (Erfahrung mit deiner Objektart, etwa Büro, Klinik oder Glas, und Referenzen mit Ansprechpartner) und persönlich (erreichbar, feste Ansprechperson, ein Vorarbeiter, der sich mit deinem Objektleiter verständigen kann).
• Referenz anrufen: Frag den Referenzkunden nach Ausfällen, nach der Reaktionszeit bei Reklamationen und ob er den Subunternehmer wieder beauftragen würde.
• Klein anfangen: Starte mit einem kleinen Objekt oder einer Sonderreinigung und kontrolliere in den ersten vier Wochen zweimal, bevor du ein großes Objekt vergibst.

Richtige PartnerwahlMendato-Video · 3:22 Min.

2. Den Preis gegen den Mindestlohn rechnen

Ein Angebot weit unter deiner eigenen Kalkulation ist kein Schnäppchen, sondern ein Warnsignal. Zahlt der Subunternehmer seinen Kräften nicht den Branchenmindestlohn, haftest du dafür nach § 14 AEntG: für den Nettolohn wie ein Bürge, auch für Firmen, die dein Subunternehmer seinerseits beauftragt, und ohne dass du etwas falsch gemacht haben musst. Lässt du in erheblichem Umfang über Subunternehmer reinigen und hast die Unterbezahlung gekannt oder fahrlässig übersehen, droht zusätzlich ein Bußgeld bis 500.000 € (§ 23 AEntG). Mehr dazu im Artikel Generalunternehmerhaftung.

Rechne jedes Angebot deshalb auf eine Reinigungsstunde um: Monatspreis geteilt durch die Stunden, die das Objekt laut deinem Leistungsverzeichnis braucht. Diese Zahl vergleichst du mit den Lohnkosten, die jeder Betrieb tragen muss:

Annahmen wie im Artikel Stundenverrechnungssatz. Lohngruppe 6 gilt für Glas- und Fassadenreinigung. Hervorgehoben: die Untergrenze, unter der der Lohn nicht bezahlt werden kann.

Beispiel: Ein Subunternehmer bietet die Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes für 1.700 € im Monat an. Laut Leistungsverzeichnis braucht das Objekt 18,5 Stunden pro Woche, also rund 80 Stunden im Monat (18,5 × 4,33).

1.700 € ÷ 80 Std. = 21,25 € je Reinigungsstunde

Das liegt unter den 23,17 €, die allein Lohn, Lohnnebenkosten und Ausfallzeiten in Lohngruppe 1 kosten. Für 80 Stunden wären das 1.853,60 €. Entweder plant der Subunternehmer weniger Stunden, als das Objekt braucht, oder er zahlt weniger als 15,00 €. Beides landet bei dir, als Reklamation oder als Haftungsfall. Zwischen 23,17 € und 27,80 € deckt der Preis die Löhne, aber kaum Verwaltung, Fahrten und Material; frag nach, wie der Subunternehmer rechnet. Ab etwa 27,80 € ist der Preis plausibel.

3. Einen Werkvertrag schließen und auch so arbeiten

Mit einem Subunternehmer schließt du einen Werkvertrag. Er schuldet ein Ergebnis, die Reinigung nach Leistungsverzeichnis, und organisiert selbst, wer wann reinigt. Kritisch wird es, wenn seine Kräfte im Alltag wie deine eigenen arbeiten. Arbeitnehmerüberlassung liegt vor, wenn Beschäftigte in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingegliedert sind und seinen Weisungen unterliegen (§ 1 Abs. 1 AÜG). Was im Objekt passiert, zählt mehr als der Name des Vertrags.

Arbeitet der Subunternehmer allein und fast nur für dich, prüft die Rentenversicherung außerdem, ob er in Wahrheit bei dir beschäftigt ist. Stellt sie Scheinselbstständigkeit fest, zahlst du die Sozialversicherungsbeiträge nach, in der Regel für bis zu vier Jahre. Klarheit vorab gibt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung (§ 7a SGB IV).

In den Vertrag gehören: das Leistungsverzeichnis als Anlage, Abnahme und Mängelrüge, weitere Nachunternehmer nur mit deiner Zustimmung, die Pflicht zum Branchenmindestlohn mit Einsicht in Lohnabrechnungen und Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 19 AEntG, eine Freistellung für Haftungsfälle, die Vereinbarung des Gutschriftverfahrens (Faktor 7) und ein Kündigungsrecht bei Verstößen. Die Abgrenzung im Detail erklärt der Artikel Werkvertrag vs. Arbeitnehmerüberlassung.

Rechtssicherheit schaffenMendato-Video · 3:17 Min.

4. Unterlagen prüfen und das Objekt sauber übergeben

Bevor die erste Kraft des Subunternehmers ein Objekt betritt, brauchst du seine Unterlagen. Sie zeigen bei einer Prüfung durch den Zoll, dass du deinen Partner geprüft hast, und schützen dich vor dem Vorwurf, eine Unterbezahlung fahrlässig übersehen zu haben.

• Gewerbeanmeldung und Eintragung bei der Handwerkskammer. Gebäudereiniger ist ein zulassungsfreies Handwerk, eingetragen sein muss der Betrieb trotzdem.
• Betriebshaftpflicht mit ausreichender Deckung. Prüf, ob der Verlust fremder Schlüssel mitversichert ist. Der ist oft nur als Zusatzbaustein dabei, und eine neue Schließanlage kostet schnell mehrere tausend Euro.
• Unbedenklichkeits­bescheinigungen der Krankenkassen und der BG BAU sowie eine Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt. Sie zeigen, dass der Betrieb Beiträge und Steuern zahlt. Lass sie dir regelmäßig neu geben, zum Beispiel vierteljährlich.
• Erklärung zum Mindestlohn: schriftlich, dass dein Partner den Branchenmindestlohn zahlt und die Arbeitszeiten nach § 19 AEntG aufzeichnet, mit deinem Recht, Nachweise einzusehen.
• Bescheinigung USt 1 TG: Hier ist es umgekehrt. Du gibst dem Subunternehmer deine Bescheinigung vom Finanzamt, damit er ohne Umsatzsteuer abrechnet (Faktor 7).
• Subunternehmer aus dem Ausland: A1-Bescheinigung für jede Kraft und die Anmeldung beim Zoll vor Arbeitsbeginn (§ 18 AEntG).

Die vollständige Liste mit Mustern steht im Artikel Die 9 wichtigsten Dokumente für dein Subunternehmer-Onboarding.

Für die Arbeit im Objekt braucht das Team deines Partners dieselben Informationen wie deine eigenen Kräfte: Adresse und Zugang, Ansprechpartner beim Kunden, das Leistungsverzeichnis als Tagesplan, Lagerraum für Reinigungsmittel, Alarmanlage und Hausordnung. Übergib Schlüssel nur gegen Quittung und das Objekt bei einer gemeinsamen Begehung mit seinem Vorarbeiter. Seine Kräfte müssen bei der Arbeit ihren Ausweis dabeihaben (§ 2a SchwarzArbG). Änderungen schickst du an einen festen Ort, nicht per WhatsApp an einzelne Kräfte (Faktor 6).

Sauberes OnboardingMendato-Video · 3:40 Min.

5. Qualität messen statt auf Reklamationen warten

Bei eigenen Kräften siehst du jeden Tag, was passiert. Beim Subunternehmer erfährst du es oft erst durch den Kunden. Drei Dinge machen die Qualität messbar, ohne dass du in seine Arbeit hineinregierst:

• Leistungsnachweis je Einsatz: Datum, Zeit und erledigte Leistungen, bei Sonderreinigungen vom Kunden unterschrieben. Daran siehst du auch, ob die geplanten Stunden überhaupt geleistet werden.
• Kontrollen nach Plan: Prüf jedes Objekt in festen Abständen selbst, etwa monatlich und in den ersten drei Monaten häufiger. Nimm seinen Vorarbeiter mit und halte das Ergebnis mit Fotos fest. Wie ein Prüfbogen aussieht, steht im Artikel Qualitätskontrolle.
• Reklamationen als Ticket: Jede Beschwerde bekommt Objekt, Datum, Foto und eine Frist und geht an den Subunternehmer, nicht an seine Kräfte. Nach drei Monaten siehst du, welcher Partner wie oft nacharbeiten musste. Mehr dazu unter Ticketsystem.

Aus diesen Zahlen lässt sich ein Bonus-Malus vereinbaren, das beide Seiten nachvollziehen können. Ein Beispiel: Für jede berechtigte Reklamation, die nicht binnen 24 Stunden behoben ist, sinkt die Monatsvergütung des Objekts um 2 %, höchstens um 10 %. Nach drei Monaten ohne Reklamation gibt es 2 % Bonus. Halte die Regel im Vertrag fest und knüpfe sie an das Ergebnis, nie an die Anwesenheit einzelner Kräfte. Weitere Hebel beschreibt der Artikel Qualitätssicherung bei Subunternehmern.

Reinigungsqualität sichernMendato-Video · 6:55 Min.

6. Über einen Kanal führen, nicht über die Reinigungskräfte

Viel Ärger mit Subunternehmern ist ein Kommunikationsproblem: Der Objektleiter schreibt einer Reinigungskraft per WhatsApp, dein Partner erfährt nichts davon, und die nächste Reklamation landet bei dir. Leg deshalb fest, wer mit wem spricht:

• Ein fester Ansprechpartner beim Subunternehmer je Objekt, mit Vertretung. Er bekommt Aufträge, Änderungen und Reklamationen und gibt sie an seine Kräfte weiter. Das ist zugleich dein Schutz vor verdeckter Arbeitnehmerüberlassung.
• Ein Ort je Objekt, an dem alles hängt: Leistungsverzeichnis, Änderungen, Reklamationen, Nachweise. Was in einem privaten Chat steht, findest du bei einem Streit nicht wieder.
• Ein festes Gespräch im Monat oder Quartal mit Zahlen: geleistete Einsätze, Reklamationen, offene Punkte. Gute Subunternehmer wollen wachsen; sag ihnen, unter welchen Bedingungen sie weitere Objekte bekommen.
• Pünktlich zahlen. Der Branchenmindestlohn ist spätestens am 15. des Folgemonats fällig. Zahlst du die Gutschrift bis zum 10., kann dein Partner seine Löhne pünktlich zahlen, und dein Haftungsrisiko sinkt.

Wie du Subunternehmer im Alltag führst, steht im Artikel Subunternehmer führen.

7. Per Gutschrift abrechnen

Schreibt jeder Subunternehmer seine eigene Rechnung, prüfst du jeden Monat Formate, Beträge und Zeiträume und wartest auf Korrekturen. Im Gutschriftverfahren drehst du das um: Du erstellst die Abrechnung selbst aus den bestätigten Leistungen, dein Partner prüft sie. Das ist erlaubt, wenn ihr es vorher vereinbart habt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Das Dokument muss das Wort „Gutschrift“ tragen und alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, auch die Steuernummer oder USt-IdNr. des Subunternehmers. Widerspricht er, verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung.

Umsatzsteuer: Reverse Charge zwischen Gebäudereinigern

Erbringst du selbst nachhaltig Gebäudereinigung, schuldest du die Umsatzsteuer für die Reinigungsleistung deines Subunternehmers, nicht er (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 und Abs. 5 UStG). Den Nachweis führst du mit der Bescheinigung USt 1 TG deines Finanzamts, die höchstens drei Jahre gilt. Die Gutschrift weist dann keine Umsatzsteuer aus und trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Du meldest die Steuer in deiner Voranmeldung an und ziehst sie im selben Zug als Vorsteuer ab.

Ist der Subunternehmer Kleinunternehmer, fällt keine Umsatzsteuer an. Auch eine Gutschrift ist umsatzsteuerlich eine Rechnung: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, und mit dem Ende der Übergangsfristen 2027 und 2028 laufen Rechnungen zwischen Unternehmen als E-Rechnung, Gutschriften eingeschlossen.

Grundlage der Gutschrift sind nur bestätigte Leistungen: Einsätze mit Leistungsnachweis, abzüglich vereinbarter Minderungen aus Faktor 5. Sammle alle Abrechnungen zum Monatsende und verschick die Gutschriften in einem Lauf. Wie die Vergütung aufgebaut sein kann, steht im Artikel Subunternehmer-Abrechnung.

Smarte AbrechnungMendato-Video · 4:59 Min.

Checkliste vor dem ersten Einsatz

• Referenz angerufen, Start mit einem kleinen Objekt vereinbart
• Angebot je Reinigungsstunde über den Lohnkosten (23,17 € in Lohngruppe 1, 28,42 € in Lohngruppe 6)
• Werkvertrag mit Leistungsverzeichnis, Abnahme, Mindestlohn-Klausel, Zustimmung für weitere Nachunternehmer und Gutschriftvereinbarung unterschrieben
• Gewerbeanmeldung, Eintragung bei der Handwerkskammer und Haftpflicht mit Schlüsselverlust liegen vor
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Bescheinigung in Steuersachen nicht älter als drei Monate
• Deine Bescheinigung USt 1 TG an deinen Partner übergeben
• Bei ausländischen Subunternehmern: A1-Bescheinigungen und Anmeldung beim Zoll liegen vor
• Fester Ansprechpartner beim Subunternehmer mit Vertretung benannt
• Objekt mit dem Vorarbeiter begangen, Schlüssel gegen Quittung übergeben
• Erste Kontrolle in den ersten zwei Wochen im Kalender

Subunternehmer in Mendato

In Mendato steuerst du Subunternehmer im selben System wie deine eigenen Kräfte:

• Subunternehmer-Mappe: Ansprechpartner, Bankdaten, Notizen und Unterlagen wie Gewerbeanmeldung oder Haftpflicht als Dateien je Subunternehmer (Video zur Mappe).
• Planung: Der Subunternehmer ist Ausführer eines Auftrags mit seinen Schichten oder einzelner Einsätze. Sein Kalender zeigt, wann er in welchem Objekt ist (Video zum Kalender).
• Subunternehmer-Portal: Über einen Zugangslink sieht dein Partner seine geplanten Einsätze mit Objektadresse, Leistungen und Anweisungen, ohne eigenen Login. Dort ruft er auch die Leistungsbelege auf, bearbeitet sie und lässt sie vom Kunden digital unterschreiben (Video zum Portal, Video zu Leistungsbelegen).
• Ticketsystem: Reklamationen erfasst du als Ticket am Objekt und planst daraus einen Einsatz zur Nachbesserung (Video zum Ticketsystem).
• Gutschriften: Aus den abgerechneten Einsätzen entstehen Gutschriftsposten. Am Monatsende erstellst du die Gutschriften für alle Partner in einem Lauf und verschickst sie per E-Mail (Video zur Gutschrift, Video zum Gutschriftlauf).

Den Verwaltungsaufwand dafür senkt das nach unseren Erfahrungen um rund 70 %. Das Subunternehmer-Management gehört ab dem Pro-Paket dazu, Ticketsystem und Leistungsverzeichnis ab dem Starter-Paket, das Ergebnis je Subunternehmer im Controlling ab dem Pro-Plus-Paket.

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